Dělat minuty: styl, struktura a jazyk

Livingsta's Photography

Tento článek je jednou ze tří skupin věnujících se zápisu (další dva jsou za účelem schůzek a zápisů a role předsedy schůzky a příjemce zápisu. Tento článek vysvětluje různé typy zápisů, různé použité styly psaní. při psaní zápisů, třídění, výběru a strukturování informací tak, aby vznikly zápisy a správný tón a používání odborného jazyka při psaní zápisů.

Různé typy minut

Existují různé typy minut a typ minut, které píšete, bude záviset na účelu nebo použití minut. Na schůzkách týmu se obvykle používá jednoduchý neformální typ zápisu, zatímco podrobný formální zápis se zapisuje, pokud je zápis určen pro externí publikum. Typ minut tedy závisí na typu publika a účelu.

V zásadě existují tři typy minut:

• Doslovně minuty
• Diskurzivní minuty
• Poznámky k akci

Doslovně minuty:Verbatim znamená „Přesně stejnými slovy, jaké používá spisovatel nebo řečník“ nebo „slovo od slova“. Tyto zápisy se používají zejména v případě sporů a každé slovo řečníků bude muset být zaznamenáno. Používá se na formálních zasedáních rady nebo na obecných výročních schůzkách nebo v právních situacích, kdy osoba zaznamenává diskusi slovo po slově. Všechny argumenty a komentáře jsou zaznamenány. Obvykle to bude situace, kdy je diskuse zaměřena na konkrétního jedince. Jelikož to může být zdlouhavý proces, v závislosti na citlivé povaze projednávaných otázek bude muset osoba, která zaznamenává, používat zvukový záznamník nebo bude muset použít zkratku a poté poznámky napsat později. Při záznamu zvuku je třeba postupovat opatrně, aby se zaznamenaný kousek nedostal do rukou nesprávných lidí.Příkladem situací, kdy se pořizují doslovné zápisy, jsou odvolání, veřejná slyšení, zasedání zastupitelstva, disciplinární komise, stížnosti atd.

Diskurzivní zápisy: Tyto typy zápisů se používají, když se konají formálnější schůze, jako jsou schůze výboru nebo správní rady. Mají hlavní obsah diskusních a akčních bodů. Tyto typy schůzek pravděpodobně budou mít externí publikum, které bude šířit informace diskutované na schůzce. Zápisy budou tedy ve formě odstavců, přehledně v sekcích a podle pořadí diskusí.

Je velmi vzácné vidět lidi oslovené jejich jmény v těchto typech zápisů, protože akce a diskuse budou prováděny radou nebo výborem, a proto budou v zápisu zmíněny jako rada nebo výbor. Zápis pořídí sekretářka nebo osoba v podobné roli, která se diskuse nezúčastní, a proto bude mít možnost zápis přesného záznamu zaznamenat. Sekretářka v tomto případě bude odpovědná za přípravu pořadu jednání, zajištění schůzky, jako je místo konání, občerstvení, následná opatření, akce, instruování předsedy a distribuce dalších příslušných dokumentů.

Akční body: Jedná se o nejběžnější typ minut a obvykle se zaznamenávají jako krátké poznámky s podrobnostmi o rozhodnutích a akčních poznámkách. Diskuse nejsou zaznamenány podrobně, ale pouze zmíněny. Tyto zápisy se pořizují na schůzkách týmu, diskusích v malých skupinách, interních jednáních, diskusích o projektech atd. Jak název napovídá, tyto zápisy obsahují pouze seznam rozhodnutí nebo stručné poznámky s akčními body. Zaměřují se na výsledek a budoucí opatření. Má neformální styl a lze jej zapsat jako odrážky, protože jsou šířeny pouze interně. Minutista se také často účastní schůzky v diskusích. Tyto minuty jsou jednoduché, lze je zapsat rychleji a jsou přesné. Tyto schůzky mají také pořad jednání, který připravují administrátoři nebo kdokoli, kdo má schůzi na starosti.Jsou chvíle, kdy jeden z účastníků jen píše poznámky, jak schůzka pokračuje.

Všechny výše uvedené jsou typy minut a důležité je používat každý styl vhodně a efektivně.

Různé styly psaní, které se používají při psaní minut

Styl psaní minut je nejdůležitějším úkolem procesu minutování. Zaznamenávání minut znamená, že poznámky zaznamenané během schůzky nebo během schůzky. Musíte si zapsat způsobem, kterému budete rozumět později při vytváření zápisu. Neexistuje žádné zvláštní pravidlo, které je třeba dodržovat, protože každý má svůj vlastní styl psaní zápisů.

Při psaní minut se používají různé styly psaní:

• Je dobré mít osnovu podle pořadu jednání, takže si můžete snadno dělat poznámky pod každou položkou, jak bude diskuse pokračovat
• Připravte si seznam účastníků a zaškrtněte je při vstupu do místnosti. Získáte tak také seznam lidí, kteří nejsou přítomni. To vám pomůže, protože nemusíte zapisovat jména všech účastníků, protože v případě velké skupiny to může být časově náročné a matoucí.
• Zapište si název schůzky, datum, čas a místo konání schůzky, uveďte položky, které z nějakého důvodu zůstaly bez diskuse, protože je v budoucnu bude třeba vrátit zpět. Nezapomeňte také na konec uvést datum a čas příští schůzky.
• Nepokoušejte se zachytit vše, pokud to nejsou doslovné minuty. Pečlivě poslouchejte a zachyťte důležité podrobnosti. Nepište dlouhé věty, jednoduše si zapisujte body (odrážky) přímým jazykem. Vyhněte se také opakování a buďte konkrétní.
• Pokud se pořizování poznámek stane příliš obtížným v důsledku příliš mnoha diskusí, křížových odkazů atd., Můžete si vždy vzít svolení, abyste zjistili, zda lze schůzku zaznamenat na zařízení pro záznam zvuku. Ujistěte se, že o tom účastníci vědí. To hodně pomáhá při objasňování věcí při vytváření zápisu.
• Pokud jde o doslovné zápisy, zapište si vše slovo po slovu do příslušných nadpisů, protože to bude užitečné při vytváření zápisu. Musíte být rychlým spisovatelem a je nejlepší znát zkratku. Je důležité si zapsat co nejvíce a cokoli, co není nutné, můžete později vynechat, protože pokud vynecháte určité informace, možná si je nebudete moci později zapamatovat, když budete sepisovat zápis.
• Pro diskurzivní minuty si zapište důležité body pro každou diskusi, aby vám při vytváření zápisu připomněli, o čem se diskutovalo. Nejlepší je opět psát do příslušných nadpisů, abyste při vytváření minut nedocházeli k nejasnostem.
• U poznámek k akci si pomocí odrážek zapište důležité body. Můžete použít šablonu se sloupci pro diskutovaný předmět, rozhodnutí a akce
• Při psaní je dobré používat zkratky, a to i pro jména členů, protože tak bude psaní rychlejší. Ujistěte se, že používáte zkratky, které používáte, protože jiné zkratky nebudou dávat smysl, když se při vytváření zápisu podíváte na poznámky později. Některé příklady jsou: Minuty (minuty), Řídící orgán (GB), Příprava (prep), Důležité (imp) atd.
• Diskuse si vždy zapisujte v pořadí, v jakém byly diskutovány, stále však můžete mít číslo položky podle pořadu jednání. Například pokud byla položka 7 na pořadu jednání projednána jako třetí na schůzi, zapište si ji jako třetí diskusi, ale pro snadnou orientaci v agendě můžete mít číslo 7 vedle ní.

Všechny zápisy musí být stručné a přesné, a aby toho bylo možné dosáhnout, musí být poznámky psány přesně ve správném pořadí a stylu. Udělejte si psaní poznámek co nejjednodušší provedením několika pokročilých příprav před schůzkou, a pokud psaní poznámek proběhne dobře, bude úkol vytváření minut mnohem jednodušší. Zápis by měl také pomoci každému, kdo se schůzky nemohl zúčastnit, aby jasně pochopil, co se na schůzce odehrálo, aniž by bylo nutné další schůzku objasňovat ke stejným diskusím.

Jak třídit, vybírat a strukturovat informace tak, aby vznikly minuty

Vytváření minut je dalším úkolem v minutovém procesu. Nejlepší je sepsat zápis co nejdříve po schůzce, protože si věci budete pamatovat lépe. Při psaní zápisu nemusí být zahrnuto vše, co bylo během procesu psaní poznámek zapsáno. Mělo by být dostatek informací, aby lidé, kteří se schůzky nezúčastnili, mohli sledovat a zachytit obsah bez záměny nebo potřeby dalších informací. Takže si zapište hlavní / důležité body.

Prvním bodem, který si musíte pamatovat, je číslování minut. Každý bod projednávaný na schůzi nebo každý bod programu, který byl projednáván, má krátkou poznámku nazvanou minuta. Minutes together is a collection of short notes. Pro snazší čtení a sledování a pro odkazování je tedy nejlepší dát každé minutě číslo.

Každý bod programu nebo každá diskuse by měla mít vysvětlení (jsou-li diskurzivní zápisy) nebo krátkou poznámku (jsou-li poznámky k akci) toho, o čem se diskutovalo s hlavními body diskuse, případnými neshodami, rozhodnutími a činy. Je dobrým zvykem mít standardní šablonu pro minuty, pokud se schůzka opakuje pravidelně, protože tím se úloha zápisu minuty zjednoduší. K šabloně zápisu lze přidat jakékoli položky pořadu jednání, které jsou standardní.

Standardní položky ve všech minutách jsou:

• Název / název schůze / správní rady / výboru
• Datum schůzky
• Čas schůzky
• Místo / místo
• Seznam účastníků - jedná se o lidi, kteří byli pozváni na schůzku
• Seznam omluv - lidé, od kterých byly omluvy přijaty
• Seznam nepřítomných - lidí, kteří byli pozváni, ale ani se nezúčastnili, ani nezaslali omluvu
• Potvrzení předchozích minut spolu s datem předchozí schůzky
• Změny vyplývající z předchozích minut
• Záležitosti vznikající
• Shrnutí diskusí, rozhodnutí a akcí
• Probíhající záležitosti nebo odložené nebo dokončené
• Jakýkoliv jiný obchod
• Datum příští schůze

U ostatních položek přidejte / vytvořte záhlaví šablony. Nyní máte rozložení s nadpisy pro všechny položky diskutované na schůzce. Nyní projděte své poznámky a přidejte relevantní informace, jako jsou diskuse, rozhodnutí a akční body, napříč nebo pod každou hlavičku, a vyhoďte tak irelevantní informace.

Strukturování zápisu není příliš obtížný úkol, protože k zápisu zápisu slouží dohodnutý standard nebo styl nebo šablona. Struktura zápisu závisí také na pořadu jednání, protože zápisy jsou psány v pořadí, v jakém byly projednávány body pořadu jednání.

V případě, že na zasedání byly schváleny jakékoli zprávy nebo zásady nebo postupy, musí být tyto připojeny k zápisu. Pokud mají minuty přílohy, objeví se na okraji zápisu poznámka Att . Na přední straně přílohy je rovněž uveden odkaz na název schůze nebo výboru nebo správní rady, datum schůze a bod zápisu, ke kterému příloha patří. Tato příloha musí být podána spolu se zápisem po schválení.

Jakmile sepsáte zápis, může být zaslán předsedovi k vysvětlení a následnému schválení. Po schválení předsedou mohou být distribuovány příslušným lidem, tj. Lidem, kteří se zúčastnili, a lidem, kteří potřebují jednat podle rozhodnutí. Může být užitečné, pokud je k akci přiložen seznam akcí spolu s datem uzávěrky spolu se zápisem, takže je pro příslušné lidi snazší jednat.

Pokud po distribuci lidé požádají o provedení oprav, mohou být zaznamenáni a odvedeni na následující schůzi, aby je předseda mohl ověřit a objasnit spolu s dalšími členy přítomnými na schůzi. Teprve po provedení všech změn je zápis odsouhlasen a odhlášen jako přesný.

Správný tón a používání odborného jazyka během několika minut

Při psaní je velmi důležitý tón pisatele, který sděluje zprávu a ukazuje postoj nebo emoce k předmětu od pisatele a má vliv na čtenáře. Vhodné použité tóny závisí na tom, kdo je publikum, a také na napsaných informacích.

Zápisy jsou profesionální dokumenty, které si prohlížejí nejen interní lidé, ale mohou si je prohlížet všichni mimo organizaci, i když se jednalo o interní schůzku v době, kdy se jedná o právní záležitosti. Je tedy důležité si je zapsat profesionálním způsobem se správným profesionálním / formálním tónem a jazykem. Také se ujistěte, že dokument obsahuje krátké a jasné věty, které se drží věci, a používejte jednoduchá slova, která jsou snadno srozumitelná.

Zápisy by měly být psány v minulém čase, protože se týkají schůzky nebo diskuse, která se konala v minulosti. Při psaní minut používejte pasivní hlas, kde můžete, protože to eliminuje použití jména každého jednotlivce, ale použití pouze pasivního hlasu nebude mít smysl a bude obtížné porozumět. Při psaní zápisu tedy vždy používejte kombinaci aktivních a pasivních hlasových vět.

Zápisy obsahují podrobnosti o tom, o čem diskutovala a rozhodovala na schůzi skupina členů, a proto je nejlepší sepsat zápis jako třetí osoba. Tímto způsobem se distancujete od psaní a věci zapisujete neutrálně. Použijte fráze jako „předseda uvedl, že“, „bylo poznamenáno“, „výbor rozhodl, že“, „bylo rozhodnuto“ atd. V případech, kdy body přednesla konkrétní osoba nebo pokud byl učiněn souhlas jednotlivce, je důležité specifikovat tuto osobu a to, co řekla, protože to pomůže při budoucích referencích.

Mluvená slova na schůzce by neměla být zapsána přesně do zápisu, ale musí být převedena do jiného jazyka, který je přijatelný pro profesionální dokumenty. Pokud členové na schůzce použili slangy, nezahrnujte je do zápisu, ale nahraďte je vhodnými slovy. Pokud nejsou pro rozhodnutí relevantní nebo nejsou důležité, jednoduše je vynechejte. Podobně, když se na schůzkách vyskytnou argumenty nebo neshody, nezapisujte je jako argumenty, místo toho použijte alternativní fráze jako „byly vyjádřeny různé názory“ nebo „byly vyjádřeny různé názory“. To neurčuje osobu, která nesouhlasila, ale čtenáři říká, že kvůli neshodě proběhla diskuse.

Používejte fráze nebo slova jako: „obávali se“, „zdůraznil ředitel“, „představenstvo vysvětlilo“, „požádal generální ředitel“, „vyjádřil znepokojení nad“, „navrhl schůzi“, „nastolil otázku“, Dalším důležitým bodem je kontrola pravopisu, gramatiky a interpunkce. Nespoléhejte se pouze na kontrolu pravopisu a gramatiky v editoru dokumentů. Nejlepší je ručně si přečíst minuty poté, co jste je vytvořili, a také přimět další osobu, aby četla a poskytla zpětnou vazbu.

Doufám, že vám to pomohlo. Děkuji za přečtení. Neváhejte mě kontaktovat ohledně jakýchkoli dotazů nebo zpětné vazby týkající se tohoto centra. Pokud máte pocit, že to nezahrnuje relevantní témata, pošlete nám zpětnou vazbu!

Děkuji.

Livingsta