Dělat minuty: část I.

Livingsta's Photography

Úvod

Tento článek je napsán, aby pomohl kandidátům, kteří získávají kvalifikaci v oboru podnikání a správy. To neznamená, že to nebude užitečné / užitečné pro ostatní. Tento článek bude přínosem pro každého, kdo pracuje pro firmu nebo organizaci a trvá několik minut, než vytvoří přesné záznamy diskusí a rozhodnutí přijatých během schůzek a protokolování akcí jako součást své pracovní role.

Aby člověk mohl na schůzce pořizovat zápisy, měl by mít dobré komunikační dovednosti, hodnotící schopnosti, mezilidské dovednosti, organizační a plánovací dovednosti. Minutování není jen posezení na schůzce a psaní poznámek. Zahrnuje to spoustu přípravy před schůzkou a po ní a také spoustu dovedností, jak vyjít s nejlepším záznamem minut.

Než schůzka skutečně proběhne, je třeba se na schůzku připravit, pokud jde o místo konání, účastníky, program, občerstvení, požadavky na přístup a potřebné dokumenty. Na jakékoli prezentace musíte být připraveni s veškerým vybavením, jako je notebook, zpětné projektory, materiály a dokumenty potřebné k prezentaci nápadů.

Před zahájením schůzky si poznamenejte všechny změny v programu na poslední chvíli. Vždy si uchovávejte kopii věcí, které vznikly na posledním setkání, a akčních bodů. Při zapisování minut je nejlepší mít šablonu, která odpovídá relevantním požadavkům, stylu a standardům organizace.

Po dokončení této jednotky bude mít kandidát dobrou znalost role schůzek, proč se schůzky konají, právní a organizační požadavky, které mohou platit pro pořizování zápisů, proč jsou pořizovány zápisy a jejich výhody, důvod, proč musí být zápisy přesné a různé dokumenty používané na schůzkách jako součást procesu zapisování minut, před a po schůzce.

Uchazeči budou mít rovněž znalosti o různých typech zápisů a stylech psaní zápisů, o tom, jak strukturovat zápisy a psát je správným jazykovým tónem, a také o tom, jak je bezpečně a spolehlivě ukládat a jak je účelně ukládat. O nich pojednává třetí část této série.

Před spuštěním této jednotky je třeba znát definici nebo význam minut.

Zápisy jsou formální dokumenty a jsou souhrnem záznamů ze schůzky. Jsou přesné a obsahují informace o tom, co bylo projednáno na schůzce, jaká byla doporučení, rozhodnutí diskusí a jejich body jednání.

Dobře napsané zápisy budou krátké, přesné a informativní a budou logicky prezentovány s jasnými diskusemi, doporučeními, rozhodnutími a akčními body.

Role schůzí

Slovník definuje schůzku jako „ Formálně uspořádané shromáždění “ nebo „ Společenský akt shromáždění pro nějaký společný účel .“

Setkání je setkání dvou nebo více lidí za účelem diskusí, sdílení informací a dosažení dohody. Setkání se mohou konat různými způsoby, například tváří v tvář, konferenční hovory, videokonference atd. Setkání by nemělo být ztrátou času a mělo by být efektivní. Efektivní schůzky probíhají se správným plánováním a měly by mít účel a výsledek.

Role setkání jsou:

• Ke koordinaci opatření ke společnému dohodnutému rozhodnutí.
• K dosažení rozhodnutí rychleji než pomocí telefonních hovorů a e-mailů. Například může být frustrující vyzvánět lidem a zanechávat hlasové zprávy nebo jim posílat e-maily a dlouho čekat na odpověď.
• Chcete-li například ušetřit čas, něco, co vám trvalo napsat více než 15 minut na e-mail, který by příjemci mohl být stále nejasný, lze probrat za dvě minuty, pokud se setkáte tváří v tvář.
• Sdílení informací, získávání nebo hledání nápadů a informací a objasňování věcí.
• Vyřešit problémy nebo naplánovat pracovní strategie.
• Podrobně prodiskutovat organizační nebo resortní záležitosti, když to může být obtížné prostřednictvím e-mailové komunikace.
• Aby nedocházelo ke zmatkům, konfliktům a nesrovnalostem.
• Diskutovat o projektech nebo cokoli společného s prací a způsoby, jak to dělat.
• Objasnit a vyřešit konflikty a urovnat spory.
• Přijímat rozhodnutí o projednávaných záležitostech a pomáhat sledovat kroky proti rozhodnutím učiněným v minulosti.
• Abychom se mohli rozhodovat rychleji, protože každý je na jednom místě k dispozici, aby diskutoval a rozhodoval.
• Vyjednávat o smlouvách a dohodách v závislosti na organizaci nebo záležitostech, kterých se to týká.
• Dát každému šanci promluvit a vyjádřit své myšlenky a nápady.
• Přijímat mimořádná rozhodnutí a akce v době nouze - krizový management.
• Pomáhat s budováním týmu a motivací.
• Pomáhat stanovovat cíle a cíle.

Úkolem schůzky je obecně vést určité důležité diskuse a přijímat rozhodnutí spojením všech zúčastněných členů na jednom místě. Tím se vyhnete velkému počtu telefonních hovorů, e-mailů a zmatkům, což vám pomůže přijmout jasná rozhodnutí a přiřadit akce příslušné osobě nebo lidem nebo oddělení.

Právní a organizační požadavky, které se mohou vztahovat na pořizování zápisů

Zápisy ze schůzky musí z mnoha důvodů splňovat právní a organizační požadavky organizace.

Minimální požadavky, které se od zápisu očekávají, jsou podrobnosti

• Kde se schůzka konala?
• Kdy se schůzka konala včetně data a času?
• Kdo byl na schůzi a jejich různé role na schůzce?
• Kdo chyběl?
• Jak setkání proběhlo?
• Co se stalo na schůzce?
• O čem se diskutovalo na schůzce?
• Co bylo rozhodnuto a oficiální akční body diskusí a rozhodnutí?

Zápisy slouží jako právně závazné dokumenty v mnoha situacích a v mnoha organizacích a mohou být předloženy jako důkaz určitých diskusí a rozhodnutí, pokud v budoucnu nastanou právní výzvy.

V zápisu musí být na konci uvedeno datum příští schůze a pokud možno také čas a místo konání. Zápis musí dokumentovat přítomnost usnášeníschopnosti, protože většina platných rozhodnutí vyžaduje pro rozhodnutí minimální počet lidí. Například v mé organizaci, když jsou rozhodnutí přijata na týmové schůzce Operations Managerem, očekávají, že bude přítomen vedoucí týmu, aby rozhodnutí bylo platné jako součást právních a organizačních požadavků naší organizace.

Výhody zápisu jako přesný záznam diskuse a rozhodnutí

Zápisy se pořizují na formálních i neformálních schůzích a schůzkou může být krátké zasedání nebo schůze výboru / správní rady nebo skupinová diskuse atd. Styl zápisu se liší podle účelu.

Zápisy jsou záznamem události nebo schůzky, a proto jsou zaznamenány, aby měly formální důkaz o tom, co se stalo, nebo o čem se diskutovalo a rozhodovalo na schůzce. Pomáhá lidem, kteří se schůzky nemohli zúčastnit, a také pomáhá organizaci nebo společnosti při budoucích referencích. Z tohoto důvodu musí být minuty přesné.

Účel a výhody zápisu jako přesného záznamu diskusí a rozhodnutí jsou:

• Mnoho společností bude mít nejen zaznamenané zápisy pro vlastní referenci a záznam, ale také bude muset tyto informace sdílet se svými partnerskými společnostmi a držiteli akcií. V těchto případech zápisy poskytují důkazy o výskytu schůzek a odrážejí také kvalitu a standardy organizace.
• Poskytují záznam diskusí a rozhodnutí, a proto slouží jako paměť a historie organizace.
• Pokud jde o veřejné řídící orgány, bude třeba sdělovat zápisy veřejnosti. Záznamy o schůzce budou tedy k dispozici veřejnosti, aby je mohli vidět, protože lidé budou chtít znát výsledky schůzek a diskusí a způsob, jakým byly přijaty.
• Zápisy lze použít ke sledování rozhodnutí a akcí zmíněných v případě, že v budoucnu dojde ke konfliktu.
• V minutách budou akční body, které je třeba provést, a které pomohou se změnami a vylepšeními pro organizaci, a proto budou minuty připomínkou těchto akcí, osoby, která je musí provést, a v jakém časovém rámci je třeba provést akci.
• Sdílením zápisů s dotyčnými lidmi, kteří se nemohli zúčastnit, je informujeme o všech změnách, diskusích a rozhodnutích.
• Obecně tyto minuty pomáhají organizaci růst a také pomáhají budovat oddělení a členy týmu.

Ukázková šablona pro program jednání

Livingsta - vytvořeno v MS Word

Dokumenty běžně používané na schůzích: Pořady jednání, Zápisy, Záležitosti vzniklé, Akční listy

Aby jakékoli jednání proběhlo procedurálním způsobem, je zde zahrnuto několik důležitých a nezbytných dokumentů, bez nichž se schůzka nezaobíde bez problémů.

Potřebné dokumenty pro schůzku jsou:

Agenda - Agenda je dokument, který je vytvořen buď sekretářkou, nebo administrátorem nebo kýmkoli v podobné pozici nebo pracovní roli. Poté je schválena předsedající osobou a rozeslána ostatním členům, kteří se schůze zúčastní. Může být distribuován buď elektronicky, nebo v tištěné podobě. Vždy je nejlepší mít několik náhradních kopií.

Agenda obsahuje v horní části podrobnosti o názvu schůzky, datu schůzky, čase schůzky a místě konání schůzky. Poté následují účastníci, omluvy a návštěvníci / řečníci. Poté následují položky pořadu jednání, kde jsou v horní části seznamu uvedeny naléhavé a důležité záležitosti. Povinnými položkami seznamu jednání jsou, předchozí zápis nebo Potvrzení předchozích zápisů, vzniklé záležitosti a další záležitosti. Zbytek jsou položky shromážděné od příslušných členů zapojených do schůzky.

Ukázková šablona pro prezenční listinu

Livingsta - vytvořeno v MS Word

Docházkový list - Tento dokument obsahuje seznam všech účastníků schůzky. Chcete-li mít přesné podrobnosti, je zde zahrnuto několik sloupců, například, Jméno, Pozice, Kontaktní číslo, E-mailová adresa. To pomůže příjemci zapsat jména do několika minut a také jim pomůže snadno je v případě potřeby kontaktovat, zejména když se schůzky účastní externí členové. Přečtěte si prosím formát vpravo, který používám ve své organizaci pro docházku.

To se obvykle nepoužívá pro interní schůzky, ale používá se pro schůzky, kde jsou zapojeni externí zákazníci nebo partnerské organizace. Vždy je ale dobré mít takový, kde se schůzky účastní tolik členů nebo různých oddělení a mohou existovat lidé, které nepoznáváte. Tím se také zkrátí váš čas při zapisování seznamu účastníků, zejména když je velký počet účastníků.

Glosář termínů a zkratek - Pokud bude součástí schůzky diskuse o podnikání, kde budou použity technické termíny a zkratky, a pokud existují účastníci, kteří nebudou s těmito termíny a akronymy obeznámeni, je vždy nejlepší dát jejich seznam s stručný popis nebo význam. To jim pomůže snadno sledovat schůzku a zastavit příliš mnoho zbytečných přerušení.

Ukázka šablony pro těžbu

Livingsta - vytvořeno v MS Word

Etický kodex / kodexy chování - Nepoužívá se na všech zasedáních, ale lze jej použít na zasedáních správní rady a na schůzích, na nichž se účastní veřejnost atd. Jedná se o soubor zásad a očekávání, která jsou stanovena členům, podle nichž při účasti na schůzce musí dodržovat. Jeho cílem je bezproblémová a úspěšná funkčnost schůzky. Na některých jednáních se používá k zachování svobody projevu.

Předchozí minuty - Jedná se o zápis z předchozí schůzky, který se přenese na schůzku, aby byl přečten a potvrzen. Zkontrolují se také akční body z předchozí schůzky, aby se zjistilo, zda byly provedeny, nebo v jakém stavu jsou akce, pokud nejsou provedeny, důvody pro to jsou shromážděny a zaznamenány v zápisu spolu s nezbytnými akcemi nebo rozhodnutími.

Pořizování poznámek (minut) - Pořizování poznámek je krokem k přípravě zápisu. Toto je hlavní dokument na schůzce, protože je zaznamenáváno vše, co se odehrává nebo je o něm diskutováno nebo rozhodnuto. Poznámky si zapisují sekretářky nebo administrátoři nebo podobná osoba v kanceláři a sepisují se dohodnutým stylem podle zásad a postupů organizace. Pro snadné psaní poznámek lze použít šablonu.

Ukázková šablona pro poznámky k akci

Livingsta - vytvořeno v MS Word

Přílohy k zápisu - Někdy na schůzkách může být nutné přečíst a odsouhlasit zásady nebo postup nebo zprávu. V takovém případě bude tento dokument přenesen na schůzi, přečten před členy a bude muset být přiložen k zápisu. Podrobnosti o tom, jak se to děje, budou probrány v jiné části této jednotky.

Prezentační materiály - Některá jednání budou mít prezentační materiály. Přestože se prezentace konají na velké obrazovce s zpětnými projektory, je vždy dobré dát všem účastníkům kopii, aby měli záznam o tom, co bylo prezentováno, a také jim to pomůže zapsat si důležité body, které budou užitečné nebo užitečné pro budoucí použití, protože prezentace bude pokračovat.

Akční listy - Tento list není povinný, ale pro přehlednost a správnou organizaci je možné shromáždit všechny akční body z předchozí schůzky a uvést stav u každé z nich, aby bylo snazší projít během schůzky. Na tomto listu lze také zaznamenat všechny akční body pro aktuální schůzku, zatímco některé akce mohou mít odkazy na předchozí akce. Na konci schůzky bude také snazší shrnout všechny akční body z tohoto listu. To však není povinné. Různí lidé fungují odlišně, takže můžete použít jakékoli metody, které jsou pohodlné a díky nimž vám procesy budou jednodušší a jednodušší.

Kromě toho, v závislosti na schůzi a jejím účelu, mohou být na schůzce použity různé další dokumenty, jako je oznámení o schůzce, finanční zprávy, zprávy o výzkumu, zprávy o projektu, korespondence, zpráva předsedy atd.

Pomocí následujícího odkazu přejděte do další části této jednotky, kde jsou role předsedy schůzky a jejich odpovědnosti, jak spolupracuje osoba provádějící minuty s předsedou během schůzky, jak efektivně poslouchat a dělat si poznámky a účel projednávají se vyjasnění případných pochybností během schůzky.

Psaní minut - část II

Doufám, že vám to pomohlo. Děkuji za přečtení. Neváhejte mě kontaktovat ohledně jakýchkoli dotazů nebo zpětné vazby týkající se tohoto článku. Pokud máte pocit, že to nezahrnuje relevantní témata, pošlete nám zpětnou vazbu!

Děkuji.

Livingsta