Obsah:
- Proč jsou pravidelné schůzky zaměstnanců přínosné?
- Efektivní komunikace pro manažery a zaměstnance
- Charakteristika úspěšných týmových setkání
- Pomocí schůzek diskutujte o probíhajících problémech
- Komunikace je klíčová
Schůze zaměstnanců jsou užitečným místem, kde mohou zaměstnanci všech úrovní konverzovat, vzájemně se aktualizovat a klást otázky.
Autor
Proč jsou pravidelné schůzky zaměstnanců přínosné?
Pravidelné pořádání schůzek zaměstnanců se zaměstnanci na pracovišti výrazně zvýší komunikační úsilí, které tvoří základ každé pracovní skupiny. Zaměstnanci, kteří mohou počítat s neustálým setkáváním se spolupracovníky a manažery, pocítí větší odpovědnost za práci, kterou dělají, kvůli častým příležitostem na těchto setkáních spolu komunikovat.
Tito zaměstnanci navíc pocítí důvěru ve své vedení, protože jsou zahrnuti do plánování a dalších procesů, díky nimž je na pracovišti lepší místo pro všechny. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci tráví v práci velkou část svého života, je důležité, aby měli pocit, že jsou součástí úspěchu organizace, která splňuje její strategické cíle.
Efektivní komunikace pro manažery a zaměstnance
Schůze zaměstnanců umožňují zaměstnancům být součástí rozhodovacího procesu organizace prostřednictvím sdělování jejich názorů, nápadů atd. Na strukturovaném, ale běžně přijímaném fóru. Zatímco konečná autorita a rozhodování patří do vedení organizace, vedoucí často oslovují své zaměstnance za jejich cenné podněty.
Manažeři, kteří tyto schůzky využívají jako komunikační nástroje, otevírají zaměstnancům skvělou příležitost sdílet své pracovní zkušenosti. Některé společné charakteristiky efektivní schůzky zaměstnanců jsou následující.
Charakteristika úspěšných týmových setkání
- Pravidelný plán: Aby byl skutečně účinným prostředkem pro sdělování informací a shromažďování informací od zaměstnanců, měly by být schůzky zaměstnanců naplánovány předem, aby je zaměstnanci mohli předvídat a podle toho plánovat podle zbytku svého harmonogramu / kalendáře. Zaměstnanci, kteří mohou počítat s tím, že se tyto schůzky budou konat pravidelně, je budou vnímat jako příležitost ke konzistentnímu sdílení informací s ostatními.
- Včasný začátek: Pokud manažeři chtějí, aby se jejich zaměstnanci dostavili na schůzku včas, musí také nastavit příklad včasného příjezdu na schůzku. Začátek schůzky by měl být navíc naplánován tak, aby zdrženliví účastníci věděli, že musí vyvinout úsilí, aby na příští schůzku nepřijeli pozdě. Jako manažer, který vede schůzku, bude včasné zahájení schůzky a její včasné předvedení, jak důležitá je pro vedoucího schůze.
- Připravená agenda: Vzhledem k tomu, že zaměstnanci pravděpodobně budou mít informace, o které se mohou podělit, je užitečné mít připravenou agendu, která bude dodržovat určitou strukturu a pořádek schůzky. Je snadné se dostat z cesty, když zaměstnanci nabízejí informace, které mohou do určité míry nesouviset s připravovanou agendou. Programy také slouží jako užitečné záznamy, které může nadřízený vrátit a podívat se, zda určitá témata byla pokryta.
- Povinná docházka: Pravidelně naplánovaná schůzka zaměstnanců, která se provádí za účelem sdílení a shromažďování důležitých informací o pracovišti, by měla mít obvykle požadavek na povinnou účast zaměstnanců. Zaměstnanci musí být součástí tohoto komunikačního „think-tanku“, protože je efektivní pouze tehdy, pokud jsou všichni k tomu, aby si poslechli diskusi a nabídli svůj jedinečný vhled do diskutovaných témat. Povolení přeskočit schůzku zaměstnanců pro další pracovní závazek by mělo být spíše výjimkou než běžnou událostí.
- Profesionalita: Vzhledem k tomu, že osobní názory a postřehy budou sdíleny na schůzkách zaměstnanců, je zásadní, aby manažer monitoroval schůzku, zatímco ostatní mluví, aby byla zajištěna odborná a uctivá veškerá diskuse. Zaměstnanci často ukládají určitá témata k otevřené diskusi na schůzce zaměstnanců. Tito lidé mohou velmi vášnivě pociťovat svůj názor a zranit je nebo se stát defenzivními, když ostatní sdílejí jiný názor. Je velmi důležité, aby vedení u stolu udržovalo každého profesionála tím, že mu připomíná, že každý má svůj názor, a měli bychom respektovat jeho příležitost hovořit se svými spolupracovníky na takovém fóru. Pokud v tomto ohledu nebude na schůzce zaměstnanců žádná kontrola, silnější osobnosti předčí ostatní, což by mohlo vést k tomu, že se někteří zaměstnanci budou v budoucnu zdráhat aktivně se účastnit.
- Potřeba zrušit schůzky zaměstnanců: Manažeři mohou mít příležitost zrušit schůzku kvůli vlastním nevyhnutelným problémům s plánováním nebo kvůli tomu, že v té době neexistují žádné skutečné problémy vyžadující vstup zaměstnanců. Protože není efektivní mít schůzku jen kvůli schůzce, zrušení schůzky je moudré, protože zaměstnanci ocení uvolnění času podle harmonogramu na jinou práci. Může být rozumné rozesílat e-maily, aby zaměstnanci věděli, že jsou vítáni mluvit s vedoucím osobně, pokud mají nějaké nevyřešené problémy, které potřebují projednat. Povolení mluvit s manažerem nebo propagace „politiky otevřených dveří“ po neočekávaném zrušení schůzky zaměstnanců umožní zaměstnanci vědět, že nemusí čekat na další schůzku, aby projednali něco, co je pro ně důležité.
Schůze zaměstnanců, které ztělesňují tyto vlastnosti, přinesou efektivní výsledky, které budou přínosem pro organizaci i pro všechny, kteří tvrdě pracují, aby byla úspěšná.
Abraham Lincoln přednesl svůj projev „House Divided“ ve státním hlavním městě Illinois (Old State Capitol) ve Springfieldu ve státě Illinois 16. června 1858. Organizace nepřežijí, pokud zaměstnanci nedostanou příležitost otevřeně komunikovat.
Autor
Pomocí schůzek diskutujte o probíhajících problémech
Pravidelně pořádaná schůze zaměstnanců vytváří fórum pro důslednou diskusi o jakýchkoli probíhajících nebo nových neshodách nebo mezilidských problémech, které se mohou vyskytnout mezi jednotlivci, kteří mezi sebou pravidelně komunikují. Pokud vezmeme v úvahu, kolik z jejich dne, a tedy i jejich života, je věnováno práci, není divu, že mohou nastat mezilidské situace kvůli generačním rozdílům, hodnotám a celkovým životním zkušenostem.
Faktem je, že každý přichází do práce s vlastními „zavazadly“, která tvoří to, kým ve skutečnosti jsou. Pravidelně naplánované setkání se spolupracovníky umožňuje plánovanou, a proto spolehlivou příležitost hashovat problémy dříve, než se stanou krizovými situacemi.
Pracovní vztah je jako každý jiný osobní vztah - potřebuje dostatečnou příležitost k řešení problémů, které by mohly bránit v dokončení práce a plnění cílů organizací. Když jsou vztahy „rozděleny“ a nadále hnisají bez zásahu vedení, mohou nastat významná narušení pracoviště, protože různé týmy nebo strany se navzájem vyzývají k dominanci nad určitým hlediskem.
Komunikace je klíčová
Využití všech příležitostí ke vzájemné komunikaci na pracovišti je klíčem k profesionálnímu úspěchu zaměstnanců a jejich vedení. Pokud jsou schůzky zaměstnanců prováděny pravidelně, profesionálně a způsobem, který podporuje všechny účastníky, aby se aktivně účastnili, může organizace těžit z výhod kvalitního pracovního týmu, kde je důvěra získávána produktivní interakcí. Sdílení informací mezi lidmi, díky nimž organizace plní své cíle, vytváří harmoničtější prostředí pro všechny.