Obsah:
- Co jsou to minuty?
- Jak se připravuji na schůzku
- Co dělám během setkání
- Kontrola a distribuce zápisu
- Použijte toto pouze jako referenci
Trvá minuty.
Co jsou to minuty?
Zápisy jsou krátké poznámky, které si pořizuji během schůzky nebo diskuse. Zaznamenávám je, aby nám neuniklo nic, co bylo projednáno nebo dohodnuto na schůzce. Zápisy jsou oficiálně schváleny předsedou a vedeny jako záznam, který patří organizaci. Mohou pomoci s jakýmkoli vyšetřováním, které proběhne v budoucnu. Poskytují také záznam o tom, jaká rozhodnutí byla na schůzce učiněna a kdo bude podle nich jednat.
Zápisy jsou vždy krátké a prosté, psané jednoduchým jazykem, protože je musí šířit nebo k nim mít přístup lidé s různými úrovněmi standardů v tomto jazyce, v mém případě anglicky. Kdokoli, kdo se schůzky nemohl zúčastnit a kdo potřebuje vědět, co se na schůzce stalo, bude mít prospěch z prostého písemného zápisu.
Jak se připravuji na schůzku
Organizuji a připravuji se na schůzku shromažďováním informací k pořadu jednání, souhlasem s předsedou se zařazováním bodů, které mají být zařazeny na pořad jednání, rozdáváním pořadu jednání s podpůrnými dokumenty, rezervací zasedací místnosti, informováním zúčastněných o datu, čase, místě účel a organizováním občerstvení. Mám také podrobnosti o všech návštěvnících a omluvě potřebné pro schůzku.
Mám program v ruce a všechny potřebné poznámkové bloky a pera připravené na zápis. Pečlivě poslouchám diskusi a zapisuji důležité body.
Co dělám během setkání
S průběhem schůzky neustále komunikuji se svým předsedou a dbám na to, aby program byl sledován tak, jak byl projednán a schválen. Zřídka, kvůli některým nevyhnutelným okolnostem, bude nutné změnit pořad jednání nebo postupovat mimo pořadí, ale účastníci budou o změně a důvodu, aby nedocházelo k nejasnostem, informováni. Rovněž se ujistím, že předseda shrnuje důležité body a že veškerá přijatá rozhodnutí jsou schválena účastníky s přihlédnutím ke konfliktům názorů. Zajistím také, aby byly pro každý bod pořadu jednání vykresleny akce.
Soustředím se na psaní toho, co bylo rozhodnuto a kdo to udělá. Každému bodu dávám samostatný nadpis a brzy po schůzce se pokusím napsat své hrubé poznámky. Zajistím, aby zápisy byly přesné, metodické, gramaticky správné a výstižné a aby byly napsány v jasném a snadno srozumitelném jazyce. Zajistím, aby byly konzistentní ve své formě a obsahu a soustředil se na přijatá rozhodnutí. Zápisy se rovněž sepisují ve schváleném formátu podle bodů pořadu jednání, s úhlednými nadpisy, kdykoli je to nutné.
Kontrola a distribuce zápisu
Po zapsání zápisu si udělám čas, abych jej zkontroloval a spustil u předsedy ke schválení a případným potřebným změnám, než je rozešlu potřebným členům. Zápis je distribuován jako chráněný dokument e-mailem potřebným zaměstnancům. Zajistím, aby všechny akce, které je třeba sledovat, byly vyřízeny v požadovaném časovém rámci.
Minuty jsou uloženy na pevném disku pro budoucí použití. Slouží jako záznam pro každou osobu, která v budoucnu převezme jakékoli pozice, pro referenční účely.
Použijte toto pouze jako referenci
Jako laskavou poznámku prosím nekopírujte nic, co zde zadáte, a zobrazte to ve svém souboru. Toto bylo zveřejněno zde, čistě proto, aby vám pomohlo získat představu o porozumění tomu, co od vás očekávají a jak musíte psát. Když připravujete své vlastní soubory, budete se muset vztahovat k vaší vlastní pracovní oblasti a organizaci a držet se jí. Děkujeme vám za spolupráci.