Správný druh disciplíny zaměstnanců

Existuje mnoho přístupů ke změně chování zaměstnanců. Zjistěte více o progresivní disciplíně a proč to funguje.

Jack Moreh, CC-BY

Znát svá práva jako zaměstnanec

V této době politické korektnosti a odsouzení jakéhokoli vnímaného předsudkového zacházení je často těžké hovořit o kázni. Všechny organizace a instituce přesto musí stanovit pravidla a předpisy, které chrání práva a svobody ostatních a zajišťují efektivní výkon na všech úrovních organizace. Stanovení žádných omezení osobní svobody je receptem na chaos a neúspěch pro společnost a jednotlivce v ní zaměstnané.

Existuje tendence dívat se na průkopnické společnosti, jako jsou Google, Facebook a další obři ze Silicon Valley, a zjistit, co se zjevně zdá jako prostředí, kde si každý může dělat, co chce, pokud bude mít výsledky. Ukázalo se, že tento typ kultury podporuje tvůrčí myšlení. Zběžný vzhled však často klame, což platí pro každou organizaci.

Pravidla musí být součástí politiky každé společnosti, protože bez pravidel může organizace zbloudit. Na novou generaci se často hromadí obvinění, že mají tendenci být v pracovním prostředí více zaměřeni na sebe a nedisciplinovaní. To může být pravda, ale také jde o to, jak se praktikuje disciplína. Pokud se použije jako pozitivní síla k poskytnutí zpětné vazby, poslouží jako vhodná motivační a růstová pobídka. O tom by měla být progresivní firemní disciplína.

Definice progresivní disciplíny

Jedná se o proces, který blokuje kontraproduktivní chování a podporuje schopnost manažerů efektivně a důsledně řešit jeho důsledky. Tento typ chování je vážný, protože se může projevit nízkou morálkou a sníženou produktivitou. Ti, kdo to praktikují, mohou vážně infikovat ostatní zaměstnance. Cena může být docela významná, s přímým dopadem na výsledek.

Bohužel jen málo společností se pokouší pochopit finanční dopady nedisciplinovaného chování. Aby bylo možné dosáhnout a trvale udržovat dobré vztahy se zaměstnanci, musí všichni zaměstnanci pochopit povahu disciplinárního procesu. Musí si uvědomit, že při správném použití může být velkým přínosem pro všechny.

Osm inhibitorů disciplíny

Neochotu k disciplíně lze přičíst osmi běžně se vyskytujícím faktorům, které platí plošně pro téměř každou společnost a instituci. Tento seznam můžete použít k provedení sebehodnocení nebo k hodnocení ostatních na stupnici od 1–5.

1. Nikdy nebyl řádně proškolen: Některým supervizorům nikdy nebylo ukázáno, jak efektivně (progresivně) spravovat disciplínu, a proto jim chybí důvěra v řešení problémových jedinců.
2. Nedostatečná podpora managementu: Pokud je historickou zkušeností, že vrcholový management nepodporuje nebo je disciplinovaný, bude aplikován nahodile. Stanovení politiky a pravidel progresivní disciplíny by mělo být prioritou.
3. Strach z odplaty: V minulosti se mohly vyskytnout případy násilných odporů vůči nadřízenému. Je na vedení, aby zajistilo a podpořilo prostředí, kde se každý cítí bezpečně. Pro tento druh zastrašování by neměl být prostor.
4. Nedostatečná konzistence: Mají sklon klást si otázku, proč by měli jednat, když se zdá, že ostatní se nestarají nebo jsou zastrašováni.
5. Žádný čas: Provedení forenzního šetření na základě důkazů, pohovory se všemi zúčastněnými stranami zabere příliš mnoho času a úsilí. Na to lze odpovědět rozložením nákladů na kontraproduktivní chování.
6. Odražená vina: Pokud se nadřízený choval stejným způsobem v minulosti, může existovat pocit viny z disciplinování někoho jiného. Musí být uznáno, že jejich role se mění, když dostanou odpovědnost za ostatní.
7. Dopad na přátelství: Disciplinární opatření mohou způsobit ztrátu přátelství a odcizení od členů pracovní skupiny. Vedoucí by měli hledat respekt, nikoli přátelství, důsledným uplatňováním disciplíny.
8. Strach z konfliktu: Někteří lidé se vyhnou konfrontaci s obtížnou situací, zvláště pokud jde o mezilidské konflikty. Někteří lidé si pletou, že se jim líbí, že jsou respektováni.

Příčiny a důsledky kontraproduktivního chování

Dobré řízení zdůrazňuje pozitivní přístup k disciplíně. Bohužel strach z trestu je stále nejrozšířenějším odstrašujícím prostředkem mnoha manažerů. Na druhou stranu, když zaměstnanci pochopí a přijmou pravidla, která považují za rozumná a spravedlivá, stanou se samoregulačními a sníží negativní dopad kontraproduktivního chování. Tehdy se disciplína stává konstruktivní a pozitivní silou, která lidem umožňuje spolupracovat. Ve společnostech, kde je disciplína považována pouze v úzkém a represivním smyslu za reakci, která trestá a napravuje, vede ke špatné morálce a ovlivňuje produktivitu.

Existuje řada negativních vzorců chování, které jsou vážně rušivé a destruktivní. Mezi příklady patří neposlušnost, padělání pracovních záznamů, boje, krádeže, pití, užívání drog a sexuální obtěžování. Vyžadují okamžitou pozornost vedení a silnou reakci, která může zahrnovat pozastavení nebo dokonce ukončení po dokončení řádného procesu. Existují i ​​další chování, která jsou méně plodná, ale přesto významně brání efektivnímu výkonu:

Trvalá zpoždění

Je třeba pečlivě sledovat přetrvávající zpoždění a nepřítomnost některých zaměstnanců. I když v některých případech existuje ospravedlnění, chronické přestupky by měly být řešeny prostřednictvím progresivní disciplíny. Jedná se o velmi prominentní chování, které lze napravit prostřednictvím verbální a písemné zpětné vazby. Často je příčinou značných ztrát produktivity.

Špatná kvalita práce

Nedodržování pravidel a zanedbávání pravidel často vede ke špatné kvalitě. Nedisciplinovaní zaměstnanci mají tendenci se méně zajímat o kvalitu práce, kterou produkují. Dobrá správa vyžaduje přísný monitorovací program, který může tento druh neopatrného chování odstranit. Podstandardní kvalitu lze zjistit podle odmítnutí produktu nebo podle stížností zákazníků. Druhá možnost je vážnější, protože může vést k dodatečným nákladům a trvalé ztrátě budoucích prodejů.

Nedbalost vedoucí k nehodám

Výzkum naznačuje existenci přímého vztahu mezi nehodami a úmyslným porušováním bezpečnostních norem nebo nedbalostí. Je proto vhodné zahrnout nehody do seznamu kontraproduktivních činností.

Krádež nebo jiné přispívání k úbytku zásob

Zatímco určité zmenšení materiálu a produktů lze přičíst zastaralosti a běžnému odpadu, krádeže zaměstnanců, nedbalost nebo chybné vedení záznamů významně přispívají ke ztrátám zásob. To vyžaduje monitorování a používání pečlivě prováděné disciplíny.

Sabotáž, zanedbávání a zneužívání

Stroje a zařízení se opotřebovávají a vyžadují preventivní údržbu a opravy. Mohou však také podléhat sabotáži, zanedbáváním nebo zneužíváním zaměstnanců. Toto extrémní kontraproduktivní chování může být velmi nákladné, a to jak v nákladech na opravy, tak ve snížené úrovni produktivity a bezpečnosti.

Existuje zjevně více faktorů, které přispívají k neefektivnosti, ale kontraproduktivní chování může pro společnost představovat vysoké náklady. Všechny tyto negativní aktivity lze ovládat nebo omezovat pomocí osvícené disciplíny. Jejím cílem by mělo být vytvoření pracovního prostředí, které udržuje vysokou míru morálky a dosahuje cílů společnosti s minimem kontraproduktivního chování. Disciplína by měla vést k tomu, aby zaměstnanci dobře znali svá zaměstnání a spolupracovali na plnění úkolů a včasném dosažení cílů skupiny.

Jak funguje progresivní disciplína

Progresivní disciplína je definována jako postup, který využívá eskalaci disciplinárních varování a akcí, které jsou v rozporu s kontraproduktivním chováním - od verbálních a písemných varování po pozastavení a ukončení. Tento typ řízení splňuje testy rozhodců pro řádný proces a spravedlivý důvod a úspěšně reagoval na všechny výzvy v rozhodčím i soudním řízení. Účelem progresivní disciplíny je napravit chování zaměstnance a obnovit jeho roli jako produktivního člena pracovní skupiny. Funguje také jako připomínka ostatním zaměstnancům, že budou odpovědni stejným způsobem.

Progresivní disciplína je pevně založena na rozumných pravidlech, která odrážejí potřeby společnosti efektivně prodávat své výrobky nebo služby a efektivně sloužit zákazníkovi. Pravidla musí být projednána se zaměstnanci, aby bylo zajištěno, že jim každý zaměstnanec rozumí. Pravidla platí pouze na pracovišti. Neomezují životy zaměstnanců mimo společnost, s výjimkou záležitostí, které by mohly nepříznivě ovlivnit pověst firmy. Při prosazování pravidel musí existovat absolutní konzistence. S přestupky musí být zacházeno spravedlivě a trest je ukládán jednotně.

Šestistupňový proces k disciplinární analýze problémů

Při analýze problémů disciplíny je užitečné si uvědomit, že žádné dvě situace nejsou úplně stejné. Lidé jsou složití a situačních proměnných je mnoho. Proto musí supervizor pečlivě prozkoumat a důkladně zvážit sedm klíčových otázek, aby dosáhl stupně disciplinárních opatření, která mají být přijata:

1. Jde o závažné porušení předpisů, jako je zneužívání drog, které může vyžadovat dočasné pozastavení pracovní síly během řádného vyšetřování?
2. Jaké bylo časové rozpětí mezi aktuálním a jiným přestupkem způsobeným stejným zaměstnancem?
3. Je incident jedním z opakujících se vzorců nebo chování?
4. Jakou prioritu má společnost při řešení podobných situací?
5. Byly pracovní záznamy zaměstnanců spolehlivým a spolupracujícím pracovníkem?
6. Existují neobvyklé a polehčující faktory, které přispěly k situaci?
7. Existují jasně definovaná pravidla upravující chování zaměstnanců a sdělená zaměstnancům, nejlépe písemně; a lze od nich rozumně očekávat, že je budou znát?

Pouhá aplikace disciplíny

• Adekvátní varování před důsledky určitého nepřijatelného chování.
• Dokončení důkladného vyšetřování před zahájením disciplíny. Takové vyšetřování musí zahrnovat písemná prohlášení zúčastněných zaměstnanců a všech ostatních stran, které mohly být svědky incidentu.
• Vyšetřování musí být spravedlivé a objektivní.
• Nevyžaduje se, aby důkazy byly průkazné nebo mimo rozumnou pochybnost, kromě případů, kdy údajné pochybení má trestní nebo závažnou povahu, která může poškodit pověst zaměstnance a vážně narušit jeho šance na budoucí zaměstnání.
• Pravidla, příkazy a pokuty musí být uplatňovány rovnoměrně a bez jakékoli diskriminace. Pokud bylo vymáhání v minulosti laxní, vedení se nemusí najednou zvrátit a začít tvrdě zasahovat, aniž by nejprve na svůj záměr upozornilo zaměstnance.
• Trest musí přiměřeně souviset se závažností přestupku a minulou minulostí zaměstnanců. Je oprávněné, že dobré historické záznamy o zaměstnanosti by měly vést k lehčí reakci.
• Všichni zaměstnanci musí být posuzováni podle stejných standardů a pravidla musí platit stejně pro všechny. Pravidla musí být v příručce pro zaměstnance jasně uvedena.
• Všichni zaměstnanci musí být chráněni před nespravedlivou kázní a musí jim být umožněno napadnout jakoukoli akci společnosti, která by mohla zbavit jejich základních práv.