Skutečné náklady na odloženou údržbu

Úvod

Pokud jde o vlastnictví nemovitého majetku, a dokonce i osobního majetku, rozpočty a finance vždy zastíní vše, co děláme. Nikdy jsem neměl projekt s neomezeným rozpočtem a nikdy jsem nečekal, že ho budu mít. Poté, co jsem většinu své kariéry strávil prohlížením věcí z pohledu architekta, strávil jsem posledních sedm let tím, že jsem viděl tytéž problémy z pohledu vlastníka. Když musíte dohlížet na více než 143 milionů čtverečních stop, jsou dokonce desítky milionů dolarů (což zní jako spousta peněz) ve vztahu k potřebám a požadavkům skutečně zanedbatelné. Je třeba učinit rozhodnutí s omezenými dostupnými prostředky, jak tyto prostředky co nejefektivněji rozdělit. Jak dosáhnete nejvyšší návratnosti vynaložených prostředků?

Skutečnou otázkou v tomto prostředí je, jak maximalizovat hodnotu těchto omezených fondů? K dosažení tohoto závěru je třeba zvážit mnoho faktorů. Tento článek se pokusí představit některé z těchto složitých vzájemně souvisejících faktorů a zkontrolovat tyto problémy ve snaze vyvinout metodiku, která by umožnila osobám s rozhodovací pravomocí vytvořit nástroje, které umožní efektivnější stanovení priorit nákladů na správu kapitálových aktiv. Ve skutečnosti jde o výdaje, ale pokud jsou využívány strategickým způsobem, ve skutečnosti se stávají spíše investicí s návratností investic (ROI) a dalšími výhodami.

Nadace - TNSTAFL

V jedné z mých prvních lekcí ekonomie 101 můj instruktor začal třídu psaním na tabuli TNSTAFL. Zeptal se nás, jestli někdo ví, co tyto dopisy znamenají. Poté, co to nikdo nezískal správně, řekl: „Neexistuje žádná taková věc jako oběd zdarma.“ Zeptal se, kolik lidí věří, že toto tvrzení je pravdivé. Mnozí říkali, že to není správné, protože existuje něco jako oběd zdarma. Pokud to zaplatí někdo jiný, je to důvod, proč byl oběd zdarma. Mnoho členů třídy s tímto tvrzením souhlasilo. Náš instruktor s námi nadále nesouhlasil a prohlásil, že náklady jsou i v případě, že za oběd neplatíte; je to váš čas, který je extrahován z nákladů. Rozhodli jste se strávit čas na tom obědě, který platil někdo jiný, takže oběd stále měl cenu vašeho času. Následující diskuse se stala poučnou.Hovoříme-li o čistě ekonomickém pohledu na náklady, určitě to bylo a určitě to bylo správné, jen ne myšlenkový proces, který většina z nás před touto diskusí měla.

Tento koncept měl po zbytek semestru obrovský dopad, zvláště když jsme hovořili o nákladech na příležitosti. Tato diskuse položila základ pro mé studium ekonomie, díky kterému jsem si uvědomil, že všechno stojí všechno; otázka vždy zní, jsem ochoten zaplatit tyto náklady za obdrženou dávku? Když se začneme dívat na skutečné a osobní vlastnictví z pohledu vlastníka, stane se z toho prvořadý koncept. Nezáleží na tom, zda děláte tato rozhodnutí jako jednotlivec nebo jako součást skupiny. Nic se nemění; základ je pro tato rozhodnutí stejný.

Odpovědnost za vlastnictví

Jakmile je rozhodnuto o nabytí skutečného nebo osobního majetku, odpovědnost je nevyhnutelným vedlejším produktem tohoto nabytí. Například při nákupu automobilu je implikována vaše odpovědnost za nákup paliva. Pokud si toto palivo nezakoupíte, auto se nebude nadále pohybovat. Vnější síly mohou vyžadovat další odpovědnosti. Stejně jako v předchozím příkladu automobilu může stát požadovat, abyste na tomto vozidle měli a udržovali pojištění, abyste mohli řídit. To je také implicitní, protože se očekává, že budete při řízení tohoto automobilu dodržovat zákony státu.

Součástí těchto povinností se stává také výměna oleje. Pokud olej nevyměníte, zkrátíte životnost tohoto vozu. Nejsem sám sebou, ale ti, kteří trochu stárnou, si možná pamatují reklamu na Fram Oil Filter: „Můžete mi zaplatit hned, nebo mi můžete zaplatit později.“ Princip stále existuje a je stále stejný. Když jsem byl mnohem mladší, měl jsem někoho, koho znám, pronajmout auto na pět let. Když se blížil pátý rok, jeho auto se pokazilo a já jsem ho poté, co jsem tam odtáhl auto, vzal k mechanikovi. Mechanik se zeptal, kdy naposledy vyměnil olej, a řekl, že nikdy. V té době nebyl na trhu žádný ze syntetických olejů, takže výměna oleje byla přibližně 20 USD každé tři měsíce. Náklady na výměnu oleje v jeho autě za těchto pět let činily přibližně 400 $, zatímco instalace nového motoru ho stála přibližně 5 000 $.To je podstatné zvýšení nákladů na odloženou (nebo žádnou) údržbu.

Zdatný vlastník skutečného nebo osobního majetku to bude schopen rozpoznat a najít způsob, jak vyvážit zvýšený tlak na snižování rozpočtů a zároveň vyvažovat prodloužení životnosti kapitálových aktiv. Tento článek se pokusí poskytnout návod, jak vyvážit mnoho z těchto vzájemně závislých faktorů a maximalizovat životnost intenzivně investovaných kapitálových aktiv.

Rozdílné důsledky údržby

Začněme tuto diskusi definováním toho, co přesně je odložená údržba. Největší chybou, když lidé nebo skupiny využívají tuto myšlenku odložené údržby, je úplné nesprávné použití tohoto principu. Ve snaze vyhnout se šíření této nesprávné aplikace musíme nejprve pochopit některé základní pojmy přesně toho, co odložená údržba ve skutečnosti je. Vrátíme-li se k tomu, co bylo dříve uvedeno, ke všemu jsou spojeny náklady, odložená údržba není výjimkou. Abychom zjistili, jaké jsou skutečné náklady na odloženou údržbu, musíme nejprve začít stanovením toho, jak náklady na údržbu vypadají. K ilustraci tohoto principu použiji čísla, ale tato čísla nelze vykládat jako vztahující se k něčemu konkrétnímu.

U jakékoli kapitálové investice řekněme, že roční náklady na udržení této investice v dobrém provozním stavu jsou 1 000 $ ročně. Toto číslo by se ve skutečnosti mělo zvyšovat, jak kapitálová aktiva stárnou, ale tento faktor v tomto příkladu nepoužijeme, protože to zkomplikuje ilustraci nad rámec porozumění mnoha čtenářům. Takže výnosy v běžném roce klesly, na tuto požadovanou údržbu tohoto kapitálového aktiva není potřeba 1 000 $; je třeba rozhodnout, co dělat s krátkým poklesem rozpočtu. K dispozici je mnoho možností, z nichž každá má své vlastní náklady spojené s každým konkrétním rozhodnutím, takže každá z nich je jedinečným řešením situace pro krátkodobý pokles rozpočtu.

Nejběžnějším řešením dnes je prostě to ignorovat, nezaplatit 1 000 $ a vypořádat se s nimi později, až budou příjmy lepší. To je naprosto nesprávný přístup. Obvykle nepoužívám slova s tak neomezenou hodnotou, když mluvíme o řešeních, ale toto je jeden z mála případů, kdy je v oblasti řešení použito tak silné slovo, které bude demonstrováno, jak budeme pokračovat v této diskusi. Každý rozhodující člověk nebo skupina zapojená do těchto typů rozhodnutí jsou fiduciáři v té či oné podobě. To znamená, že jsou povinni co nejlépe využívat dostupné finanční prostředky. Po zbytek této diskuse tedy budeme pokračovat pod tímto konkrétním parametrem; všichni, kdo rozhodují, jsou fiduciáři. Tato ideologie by měla naznačovat, že nejudržitelnější pozice je cílem každého rozhodnutí o správě kapitálových aktiv.

Dalším bodem, který je třeba uznat, je skutečnost, že kdykoli v budoucnu (okamžité nebo vzdálené) jsou nejnižší náklady na jakékoli zlepšení kapitálu / obnovu budovy v současnosti. Kdykoli v budoucnu, dokonce i za několik týdnů, se potenciálně zvýší náklady a čím dále v budoucnosti, tím více se zvýší náklady. Toto zvýšení bude způsobeno nesčetnými potenciálními důvody, náklady na suroviny, inflací, nabídkou a poptávkou, nedostatkem atd. Jakékoli odložené dopady údržby tedy musí být vyjádřeny v podmínkách těchto zvýšení. Tyto předpokládané náklady jsou vždy jen takové, jaké se předpokládají, takže se budou lišit. Naděje je, že odchylka bude jen malá. Pokud se liší více než to; poté byla projekce z nějakého důvodu vypnutá, což je nutné identifikovat, aby budoucí projekce byly přesnější.

Díky tomuto vztahu mohou být zvýšené náklady budoucích výdajů vyrovnány skutečným vyčleněním některých prostředků od dnešního dne na účtu, kdy bude odložená práce dokončena. Tento účet důvěryhodnosti / úschovy by měl být použit k vyrovnání zvýšených nákladů z dodatečných odložených nákladů na údržbu, jinak bude nutné v budoucnu absorbovat celkový dopad těchto dodatečných nákladů, což vytvoří další tlak na tyto budoucí výnosy. Trik v této metodě spočívá v tom, že projekce musí být velmi přesná, jinak mohou plánované výdaje neočekávaně vyletět. Pak existuje hybridní systém, který je křížencem obou těchto přístupů, který vyčleňuje více než nic, ale méně než úplné náklady na odloženou údržbu. Pokud jsou vyčleněny veškeré náklady na údržbu,pak je otázka, proč odložit údržbu? To je důvod, proč by to za normálních okolností bylo něco menšího než úplné náklady na údržbu.

Uvědomte si, co odložená údržba skutečně stojí

Pro zjednodušení ilustrací se vraťme zpět k ceně 1 000 $, kterou je třeba odložit. Pokud by bylo rozhodnuto odložit údržbu o jeden rok, pak by zvýšené náklady byly přinejmenším inflační. Pokud by tyto inflační náklady byly pouhé dvě procenta, pak by nárůst na 1 000 $ byl 20 $. Pokud náklady na suroviny v témže roce vzrostly, řekněme o jedno procento, pak budou do nákladů na údržbu odloženy další náklady ve výši 10 USD, což bude celkem 30 USD, čímž se náklady na odloženou údržbu zvýší na 1030 USD. Nyní to nezní moc, ale co by to bylo, kdyby počáteční náklady na tuto údržbu byly 10 000krát nebo 100 000krát nebo více? Určitě vidíte, jak tato čísla rostou opravdu rychle.

Nyní řekněme, že ti, kdo přijímají rozhodnutí, odložili vyčleněné zvýšení samotné, řekněme 30 $. Nyní v rozpočtovém cyklu příštího roku budou k provedení požadované údržby zapotřebí pouze původní náklady ve výši 1 000 USD. To by mělo čistý nulový dopad na tlak na rozpočet příštího roku, protože původních 1 000 USD je stále jedinou požadovanou povinností splnit tuto potřebu, ale vyžadovalo by to, aby 30 $ bylo drženo v nějakém druhu úschovy nebo svěřeneckého účtu z letošního rozpočtu. Pokud by však v letošním rozpočtu bylo vyčleněno 515 USD, náklady na údržbu v rozpočtu pro příští rok by činily pouze 515 USD, což by snížilo tlak na rozpočet pro příští rok. To by nyní mělo velmi pozitivní dopad na rozpočty obou let, což by ušetřilo náklady v každém rozpočtovém cyklu a stále provádělo požadovanou odloženou údržbu. I když náklady stouply,dopad na rozpočet každého roku byl menší. Tyto zvýšené náklady mají v každém roce mnohem menší dopad. Opět si představte, zda se tyto veličiny zvýšily 10 000 nebo 100 000krát. Toto je plánování dopředu, nebo, jak bylo řečeno v mém programu MBA, strategické myšlení. Je to opravdu velmi jednoduchá věc.

Nyní se podívejme na odloženou údržbu o pět let. Inflace by byla složená, takže stejná inflace se dvěma procenty ročně zvyšuje inflační náklady na přibližně 104 USD. Pokud se náklady na suroviny zvýší o jedno procento složené ročně, jak bylo dříve diskutováno, náklady na materiál se zvýší na přibližně 51 USD, což činí veškeré náklady na odloženou údržbu 1 155 USD. Opět si můžete představit dopad těchto nákladů, pokud by byly zvětšeny 10 000 nebo 100 000krát. Nezapomeňte, že tyto výpočty nepředpokládají zvýšení nákladů v důsledku nabídky a poptávky, jako je nedostatek, nebo zvýšené náklady v důsledku stárnutí systému (systémů), což bude dále zvyšovat tyto odložené náklady na údržbu.

Vždy je třeba si pamatovat, že vždy, když někdo hazarduje s odloženou údržbou, jsou s tím spojené náklady. Nikdo opravdu nevidí do budoucnosti, takže předvídání budoucích tržních podmínek a nákladů vždy s sebou nese riziko nesprávné projekce. Tvorba těchto projekcí je stejně umělecká forma jako věda a nepřesnosti se mohou extrémně rychle sčítat.

Nyní to není jediný myšlenkový směr týkající se odložené údržby. Další přístup, na který jsem narazil, byl ještě zajímavější a vzhledem k omezeným údajům, které mám v naší agentuře, najděte koncept, který by měl být alespoň v ballparku. Tento koncept byl označován jako „pravidlo inverzního čtverce pro odloženou údržbu“, které vytvořil David Geaslin ze skupiny Geaslin. Když jsem se poprvé seznámil s tímto konceptem, budu upřímný, moje myšlenka byla „sakra ne“, neexistuje způsob, jak by to mohlo být dokonce blízko ballpark. Čísla rostla příliš rychle na to, aby byla přesná. Nyní připustím, že jako ten, který je v údržbě zařízení, se mi opravdu líbila skutečnost, že tato čísla rychle rostla, což by mi pomohlo vybudovat solidní případ pro naše potřeby obnovy budov,ale jako analytik jsem tam nemohl umístit data pro běžnou spotřebu, která nemohla být podporována nebo mohla být podstatně zpochybněna. I náměstek ředitele pro finance mé agentury měl stejné pocity a obavy. Pak jsem vzal několik projektů, které naše agentura nedávno dokončila, abych „zpětně analyzoval“ náklady, abych otestoval, zda je to ještě blízké, a k mému úžasu se to v zásadě ukázalo. Nyní budu první, kdo připustí, že nejde o matematickou ekvivalenci, protože to nevyšlo přesně s cenou, ale blízkost byla nepřekvapivá. Jeho stínování bylo téměř překvapivé. Takže bych tento koncept předložil nikoli jako matematický axiom nebo zákon, ale spíše jako obecný koncept nebo princip.Pak jsem vzal několik projektů, které naše agentura nedávno dokončila, abych „zpětně analyzoval“ náklady, abych otestoval, zda je to ještě blízké, a k mému úžasu se to v zásadě ukázalo. Nyní budu první, kdo připustí, že nejde o matematickou ekvivalenci, protože to nevyšlo přesně s cenou, ale blízkost byla nepřekvapivá. Bylo téměř zarážející při jeho zastínění. Takže bych tento koncept předložil nikoli jako matematický axiom nebo zákon, ale spíše jako obecný koncept nebo princip.Pak jsem vzal několik projektů, které naše agentura nedávno dokončila, abych „zpětně analyzoval“ náklady, abych otestoval, zda je to ještě blízké, a k mému úžasu se to v zásadě ukázalo. Nyní budu první, kdo připustí, že nejde o matematickou ekvivalenci, protože to nevyšlo přesně s cenou, ale blízkost byla nepřekvapivá. Jeho stínování bylo téměř překvapivé. Takže bych tento koncept předložil nikoli jako matematický axiom nebo zákon, ale spíše jako obecný koncept nebo princip.Jeho stínování bylo téměř překvapivé. Takže bych tento koncept předložil nikoli jako matematický axiom nebo zákon, ale spíše jako obecný koncept nebo princip.Jeho stínování bylo téměř překvapivé. Takže bych tento koncept předložil nikoli jako matematický axiom nebo zákon, ale spíše jako obecný koncept nebo princip.

Tento koncept je velmi základní. Pokud vezmete náklady na počáteční údržbu, kterou je třeba provést, a umožníte, aby požadovaná údržba postoupila na další úroveň selhání, než začnete jednat, zjistíte, že náklady na provedení této opravy při zvýšené úrovni selhání budou stát skutečně blízko čtverec počátečních nákladů na nesplněnou údržbu. Například netěsnost střechy má náklady na opravu 500 $ a je stanoveno, že oprava se zpozdí, protože v letošním rozpočtu není místo. Příští rok, protože se nejednalo o nahlášený problém, odložil další rok atd. Nakonec musí být pod úniky během dešťových bouří umístěny vědra. Nyní je nutné vyměnit izolaci, záruka na krytinu zaniká, protože netěsnosti nebyly opraveny ani nahlášeny. Nyní bude možná nutné vyměnit část střešního pláště,je třeba vyměnit část stropu, voda se dostala do svítidel, která je třeba vyměnit, možná byly poškozeny stěny a je třeba vyměnit a znovu natřít sádrokarton, možná je třeba odstranit a vyměnit část podlahy, může se tvořit organický materiál (plíseň); můžete vidět, jak sekundární poškození z nedostatku počáteční akce nyní narostlo do obrovských rozměrů. Celá oprava nyní bude stát 10 000 $. Během oprav nezapomeňte připočítat náklady na přemístění uživatelů tohoto prostoru. O kolik více rostou celkové náklady? Začíná to vypadat opravdu velké, opravdu rychlé.organický materiál se může formovat (forma); můžete vidět, jak sekundární poškození z nedostatku počáteční akce nyní narostlo do obrovských rozměrů. Celá oprava nyní bude stát 10 000 dolarů. Během oprav nezapomeňte přidat náklady na přemístění uživatelů tohoto prostoru. O kolik více rostou celkové náklady? Začíná to vypadat opravdu velké, opravdu rychlé.organický materiál se může formovat (forma); můžete vidět, jak sekundární poškození z nedostatku počáteční akce nyní narostlo do obrovských rozměrů. Celá oprava nyní bude stát 10 000 dolarů. Během oprav nezapomeňte přidat náklady na přemístění uživatelů tohoto prostoru. O kolik více rostou celkové náklady? Začíná to vypadat opravdu velké, opravdu rychlé.

Nyní se chci vrátit ještě předtím, než byla stanovena oprava 500 $. Tento typ opravy se téměř nikdy nenajde, dokud není vypracován protokol a není vydán příkaz k údržbě, což znamená, že některý cestující učinil hlášení o viditelném problému. Do té doby je už příliš pozdě; sekundární poškození již dochází. Pokud by se střešní PM provádělo alespoň dvakrát ročně, jak by mělo, byla by tato otázka s největší pravděpodobností objevena dlouho předtím, než se úniky vody dostanou do obsazeného prostoru. I když jste zaplatili člověku 25 dolarů za hodinu za to, že jste chodili po střeše dvakrát ročně, a prohlídku této střechy trvalo řekně hodinu, což by zkušenému inspektorovi střechy nemělo trvat ani tak dlouho, možná jste zjistili, že potenciální únik oprava by stála téměř nic. Mimochodem, co je 25 dolarů na druhou? Odpověď 625 $,není to tak daleko od opravy 500 $, že? Možná existuje toto pravidlo obráceného čtverce? Ty budeš soudce.

Obnova budovy - nejlepší zajištění proti nákladům na výměnu

Jak budeme pokračovat v této diskusi, chci všem připomenout dříve zmíněný příklad výměny oleje. Pokud se osobám s rozhodovací pravomocí nedaří udržovat kapitálová aktiva v dobrém stavu, předčasně se opotřebují, což bude mít nepříznivý dopad na budoucí rozpočty, a protože vědí, že Murpheyův zákon nikdy nebude v pravý čas. Při investování do kapitálové investice, jako je budova, jsou miliony dolarů vystaveny potenciálnímu riziku. Pokud se budova předčasně opotřebuje, prostředky se promrhaly; naopak, když se prodlouží nad jejich očekávanou délku života, buduje se spravedlnost. To by měla být velmi jednoduchá rovnice.

Tohoto prodloužení životnosti kapitálového aktiva je dosaženo dvěma charakteristickými procesy, obnovou budovy a preventivní údržbou. Oba jsou v zásadě stejné, nahrazení systémů určených k opotřebení jako prostředku k oživení kapitálových aktiv. Většina všech systémů je navržena tak, aby se v určitém okamžiku v podstatě opotřebovala; ať už mluvíme o brzdách, pásech, zapalovacích svíčkách atd. v automobilu; nebo střecha, HVAC, požární poplachový systém atd. v budově mají všechny své životní cykly. Hlavním cílem je prodloužit životnost budovy. Primárním rozdílem mezi preventivní údržbou (PM) a obnovou budovy je cyklus, ve kterém tyto systémy fungují. Obecný přístup akademické / studijní literatury, kterému jsem byl vystaven, je ten, že pokud je náhradní cyklus méně než rok, je to PM,déle než rok staví obnovu. Jiné než cykly PM a obnova budovy jsou v podstatě stejné. Když je prováděna údržba v rámci PM nebo obnovy budovy, je přidána nebo prodloužena životnost kapitálového aktiva. To nyní vyvolává další otázku, jaké je vhodné množství prostředků, které je třeba přidělit na tuto obnovu PM / budovy?

Pro začátek je toto množství vždy vyjádřeno jako náklady na novou výstavbu. Toto se také někdy označuje jako náklady na výměnu. Důvodem, proč jsou tyto náklady na obnovu PM / budovy vyjádřeny jako náklady na novou výstavbu, je to, že konečné náklady na obnovu systému se nacházejí na konci životního cyklu, kdy musí být systém zcela vyměněn. V tomto případě je konečnou výměnou výměna celého systému budovy jako konečná cena na konci životnosti. Proto je to vyjádřeno v pojmech nákladů na novou výstavbu. Tato cena je vyjádřena jako jedno - dvě procenta nových stavebních nákladů ročně, na základě akademické / studijní literatury, kterou jsem četl.

Abychom tento koncept posunuli dál, pokud jsou náklady na výměnu konkrétního typu budovy a obsazenosti 225 $ za čtvereční stopu, částka vynaložená na tuto budovu za obnovu PM / budovy by se měla pohybovat mezi 2,25 - 4,50 $ za čtvereční stopu za rok. Pokud by budova měla rozlohu 100 000 metrů čtverečních, znamenalo by to pro tuto budovu něco mezi 225 000–450 000 $ ročně. Jak se to rychle sčítá, uvidíte. Tato údržba by však mohla prodloužit životnost budovy. Přidáte-li k životu budovy, vytvoří se spravedlnost. To je místo, kde náklady na údržbu mohou začít chovat spíše jako investice.

Nyní, pokud má portfolio čtverečních stop miliony čtverečních stop, můžete vidět, jak rychle se mohou zvýšit náklady na obnovu PM / budovy, což může vytvořit potřebu efektivního odloženého programu údržby.

Závěrečné myšlenky

Největší investice, kterou jednotlivci a organizace realizujeme, je do našich kapitálových aktiv. Poskytnutí těchto aktiv s nejdelší střední délkou života je zásadní pro model udržitelného přežití pro každého jednotlivce nebo organizaci. Když proměníme výdaje v investice, budujeme kapitál, čímž přinášíme přidanou hodnotu jako vlastníci. To je primární (a jediná) odpovědnost fiduciáře. Odložená údržba, stejně jako všechny věci řízené rozpočtem, se musí čas od času uskutečnit, když výnosy nejsou takové, jaké se očekávaly, ale pokud se použijí správně, nebude to jednotlivce nebo organizaci stát předčasně ani v budoucích rozpočtových cyklech.

I v naší „vyhazovací“ společnosti by většina budov měla mít životnost ne méně než 50 let, ale pokud převezmeme (nezvyšujeme nutně) své počáteční stavební náklady, můžeme tuto životnost prodloužit na 70 let. Když vhodně použijeme PM a obnovu budov, můžeme tuto životnost budovy prodloužit ještě déle. Jakmile budova přežije nad svou původní délku života, nyní vytváří spravedlnost, kterou lze použít k opětovné výstavbě, jakmile bude překročena životnost budovy. To je místo, kde přehled o údržbě skutečně přináší návratnost investic, ale to je dlouhodobá hra na počkání, a ne to, co má každý rozhodující činitel.