Úroveň NVQ 3: Řešení obchodních problémů v podnikání a správě

Schéma procesu řešení problémů

Autor: Marcel Douwe Dekker (Vlastní práce), vi

Každá společnost a podnik má problémy. Rozdíl mezi úspěšným a neúspěšným podnikáním spočívá v tom, jak reagují na problémy a zacházejí s nimi tak, aby k nim již nedošlo. Podíváme se na porozumění obchodním problémům a jejich příčinám, porozumění technikám řešení obchodních problémů, pochopení faktorů, které ovlivňují řešení obchodních problémů a pochopení toho, jak hodnotit přístupy k řešení obchodních problémů.

Tento článek je napsán, aby pomohl kandidátům, kteří pracují na získání diplomu NVQ úrovně 2 nebo 3 v oboru podnikání a správy. Toto je jednotka úrovně 3 s hodnotou kreditu 4.

V této jednotce je sedm výsledků učení.

1. Porozumět obchodním problémům a jejich příčinám (1,1 až 1,3)

2. Porozumět technikám řešení obchodních problémů (2.1 až 2.5)

3. Porozumět faktorům, které ovlivňují řešení obchodních problémů (3.1, 3.2)

4. Pochopte, jak hodnotit přístupy k řešení obchodních problémů (4.1, 4.2)

5. Umět rozpoznat a analyzovat obchodní problémy (5.1 až 5.5)

6. Umět plánovat a realizovat vlastní řešení obchodního problému (6.1 až 6.9)

7. Umět vyhodnotit vlastní řešení obchodního problému (7.1 až 7.3)

Výsledky učení 1, 2, 3 a 4 budou hodnoceny na základě znalostí a porozumění; Zde jsem si zapsal informace založené na znalostech pouze pro první 4 výsledky učení. Výsledky učení 5, 6 a 7 budou hodnoceny pozorováním schopnosti kandidáta řešit obchodní problémy. Může se jednat o pozorování vašeho výkonu na pracovišti, důkazy o vyřešených problémech, zkoumání pracovních produktů, dotazování, odborná diskuse, svědectví svědků od kolegů nebo manažera, osobní prohlášení a další důkazy.

Poznámka : Jako laskavou poznámku prosím zapište výsledky založené na znalostech vztahující se k výsledkům vaší oblasti práce a uveďte příklady a zkušenosti, kdekoli můžete. Prosím nepředstavujte znovu to, co je zde zveřejněno. Děkuji. Vše nejlepší!

Pochopte obchodní problémy a jejich příčiny

V této části se podíváme na způsoby rozpoznání obchodních problémů, pokud existují, způsoby identifikace příčin těchto obchodních problémů a také způsoby analýzy obchodních problémů.

1.1 Popište způsoby rozpoznávání, kdy existuje obchodní problém

Problémy v podnicích existují ve všech malých i velkých podnicích / organizacích, ale ne každá organizace je uznává a řeší. Řešení obchodních problémů je velmi důležitou součástí podnikání a hraje velmi důležitou roli, aby byl podnik úspěšný.

Řešení problému

kent.ac.uk

Problémy mohou začít na nižší úrovni rizika, zůstat nějakou dobu bez identifikace a vyrůst z nich jako vysoce rizikový problém. Problémy mohou nastat najednou bez jakéhokoli varování nebo se mohou vyvinout pomalu po několik dní, týdnů nebo měsíců. Někdy to, co si myslíme, že je problém, nemusí být problémem vůbec. Aby se těmto situacím předešlo, měl by mít každý podnik nebo organizace metody nebo způsoby, jakými lze rozpoznat nebo identifikovat jakýkoli obchodní problém.

Zprávy o řízení a ukazatele výkonu jsou důležitá data, která pomáhají rozpoznat obchodní problémy. Ukazatele výkonu jsou hodnoceny oproti standardní očekávané hodnotě a předpovídají míru kvality služby, nákladů, rychlosti služby, spokojenosti zákazníků, ztráty a zisku a mnoha dalších faktorů. Variace těchto indikátorů směrem k negativní straně vás varuje a pomůže rozpoznat obchodní problémy. Některé problémy mohou být dočasné a mohou se jednat pouze o jednorázový problém, zatímco jiné mohou začít na menší úrovni a stát se vysoce rizikovými.

Obchodní problémy lze někdy pozorovat také prostřednictvím osobních pozorování a zkušeností. Zpětná vazba od zákazníků a zaměstnanců hraje důležitou roli při identifikaci nebo rozpoznávání obchodních problémů.

Existuje několik způsobů, jak lze rozpoznat obchodní problémy, a každý podnik má svůj vlastní způsob rozpoznávání problémů. Mezi způsoby, jak lze rozpoznat obchodní problémy, patří:

• První a nejdůležitější otázkou, na kterou je třeba se zaměřit, jsou cíle organizace. Cíle by neměly být stanoveny jen naslepo nebo jen stanoveny, ale musí se řídit cílem SMART (S pecific M easurable A ttainable R ealistic T imely). Musí být konkrétní s jasnou časovou osou, bez níž by tohoto cíle nikdy nebylo možné dosáhnout. Například upgrade existujícího softwaru. To by nemělo být nastaveno jen tak, ale místo toho by měly být nastaveny specifické funkce pro upgrade, vyšetřování toho, co bude požadováno k dosažení tohoto cíle, časový limit, do kterého by měl být tento cíl dosažen, a jeho realistické výsledky jsou určité věci být stanoven pro cíl.
• Zpětná vazba nebo průzkumy nebo dotazníky představují způsob shromažďování statistik výkonu a obchodních problémů od zaměstnanců. Pomůže také identifikovat problémy v řízení. Jedním důležitým bodem, který si zde musíme pamatovat, je, že výkon manažerů není založen na zisku, který přinášejí, ale také závisí na tom, jak jednají se zaměstnanci a jak jsou přístupní.

• Mnoho obchodních problémů lze napravit, pokud jsou zaměstnanci oceňováni a dobře se o ně starají, protože oceňují jejich práci, připomínají jim jejich důležitost a to, jak jejich dovednosti pomáhají, dávají úvěr, kdykoli je to nutné, povzbuzují je a komunikují s nimi.
• Je třeba často konat schůzky, aby se analyzovaly a prodiskutovaly problémy, jimž čelí podniky a oddělení. To lze využít jako příležitost k diskusi o cílech, stanovení cílů a sledování pokroku a ke stanovení plánů do budoucna.
• Hledejte problémy v peněžním toku. Pokud není udržován peněžní tok, může to blokovat vývoj a normální tok podnikání.
• Zkontrolujte údaje o akciích. Je dobré zkontrolovat, zda není zásob příliš mnoho, zkontrolujte, zda máte správný počet zaměstnanců, nic víc a nic méně.

• Dalším krokem je kontrola financí. Zkontrolujte, zda jsou prohlášení přesná a úplná, pokud ne, mohou být nebezpečná pro výkon podnikání. Zkontrolujte výdaje a identifikujte ty nezbytné a zbytečné ( eliminujte zbytečné ).
• Podívejte se na marketingovou stránku podnikání, abyste zjistili, zda se to děje a dělá se správným způsobem. Porovnávejte produkty a služby a jejich náklady se sousedními organizacemi nebo konkurencí, neobětujte kvalitu.
• Zkontrolujte, zda náborové procesy obsahují veškeré formální a právní doklady s pokyny a informacemi o zásadách přijímání zaměstnanců, pracovních normách, etice pracoviště, kázni, mzdě a všem relevantním. To pomůže podnikům, když se zaměstnanci snaží žalovat společnost nebo manažera za jakékoli problémy.
• Zkontrolujte, zda máte všechny technologie, abyste mohli úkoly plnit co nejlépe, a vždy je nejlepší držet krok s nejnovějšími technologiemi.

I když jsou všechny výše uvedené způsoby, jak rozpoznat problémy v podnikání, lze jim předcházet problémům tím, že jimi projdeme každý den, místo toho, abychom je vyřešili později. Dostaňte se do každého detailu, stanovte priority a pokračujte v práci na dosažení cíle.

1.2 Vysvětlete, jak identifikovat možné příčiny obchodních problémů

Jakmile zjistíte obchodní problémy, dalším krokem je identifikace příčin těchto problémů. Teprve potom budeme schopni problémy napravit nebo vyřešit. Příčinami obchodních problémů může být mnoho důvodů, například nedostatek organizace, špatné řízení, špatné plánování, nerealistické cíle, slabé strategie, nespokojenost zaměstnanců, špatné finanční řízení, nesledování obchodního toku atd.

Některé ukázkové ukazatele obchodního problému jsou pokles zisku, odchod zákazníků, žádní noví zákazníci, žádné nové cíle, odchod zaměstnanců nebo nespokojenost, nedostatek prodeje atd. Možnými příčinami mohou být špatná politika a postupy, špatné školení, špatné odměny, nekvalitní výrobky, příliš vysoká cena, nedostatek technologie, staré systémy, špatná údržba atd. Ve všech těchto situacích je třeba prozkoumat slovo „Proč“. Musíte zjistit, proč k tomuto problému došlo, a to vám pomůže zjistit příčiny problémů. Pomocí vývojových diagramů nebo histogramů si zapište postup pro analýzu.

Řešení problému

teachengineering.org

Identifikace mnoha nebo některých problémů nemůže být vždy snadný úkol, protože některé problémy mohly existovat po dlouhou dobu, některé mohou být skryté a obtížně identifikovatelné, některé mohou být způsobeny vnějšími faktory mimo organizaci a některé by byly problémy který existoval od začátku a vždy by byl takový, „ Vždy problém “.

Pojďme se podívat na to, jak lze tyto příčiny identifikovat. Mezi způsoby, jak lze identifikovat obchodní problémy, patří:

• Nejprve zkontrolujte správu a kdo je zapojen, protože špatná správa může být hlavní příčinou mnoha obchodních problémů. Shromážděte všechny zprávy o řízení, které předpovídají informace týkající se podnikání a jeho financí.

• Podívejte se na všechny strategie, které byly použity ke zlepšení nebo dokonce k řízení podniku. Zkontrolujte, zda byly pozitivní výsledky, a pokud ne, zkontrolujte, co se stalo k jejich nápravě.
• Podívejte se na všechny obchodní plány, na to, jak jsou stanoveny a co se dělá pro jejich realizaci. Zkontrolujte, jak plány fungují, kdo je zapojen a jaký je jejich příspěvek k podnikání.
• Zkontrolujte marketingové strategie, metody a co bylo dosaženo.
• Zkontrolujte finanční výkazy, výdaje, výnosy, zisk a to, jak se podnikání za poslední měsíce nebo roky zlepšilo nebo snížilo. Zkontrolujte důvody této změny.

• Zkontrolujte všechny zásady, postupy a legislativu týkající se podniku, jeho zaměstnanců a zákazníků. Zjistěte, zda jsou všechny aktuální a zda vyhovují zákonům. Zásady a smlouvy musí být k dispozici a musí být neustále aktualizovány.
• Dalším důležitým faktorem je pohled na vedení zaměstnanců, chování zaměstnanců, na to, jak se s nimi zachází, jak jsou spokojení a na jejich kariérní postup. Při práci na dosažení cílů také zkontrolujte, zda jsou zaměstnanci dobře vyškoleni a zda mají znalosti a dovednosti potřebné k výkonu práce atd.
• Získávejte názory a zpětnou vazbu od ostatních, než abyste sami hledali příčiny. Pořádejte schůzky, konzultace a diskuse a shromažďujte nápady a informace.
• Dávejte pozor na konkurenty a vždy se snažte být nejlepší.

1.3 Popište způsoby analýzy obchodních problémů

Nyní, když byly problémy rozpoznány a byly identifikovány jejich příčiny, je třeba tyto problémy analyzovat, abychom pro ně našli nejlepší řešení. Důležité body, které je třeba vzít v úvahu, jsou:

• Analyzujte a zjistěte, co se stalo, definujte problém
• Opravdu problém existuje?
• Analyzujte důvod, proč se to stalo
• Jak dlouho tento problém přetrvává?
• Řada příčin, které vedly k tomuto problému, peníze a zdroje, které to stálo
• Další drobné problémy, které vedly k tomuto hlavnímu problému
• Dopad nebo dopad tohoto problému na podnikání
• Vypracujte možná řešení a metody, jak to omezit a zabránit tomu, aby se to v budoucnu stalo a jak budou implementovány
• Existují nějaká rizika?

Existuje několik způsobů, jak můžete analyzovat obchodní problémy. Některé z nich jsou zde diskutovány.

• Prvním krokem by bylo definovat problémy. Potřebujete jasné informace o problémech, které jste identifikovali, včetně důvodů, proč k nim došlo, a co by bylo možné udělat lépe, abyste se jim vyhnuli. Poté byste měli být schopni navrhnout řešení tohoto problému a navrhnout metody nebo postupy, jak tomu v budoucnu zabránit.
• Musíte zjistit, co je špatně na operacích v podnikání a jak to ovlivňuje podnikání. Sledujte intervaly nebo čas mezi opakováním problémů. Hledejte dopady tohoto problému na podnikání a zaměstnance. Zjistěte, zda tento problém vytváří další problémy v různých aspektech nebo různých částech podnikání. Analyzujte úkoly, které jsou závislé na cíli, který je problematický. Shromážděte informace o tom, kdo je zapojen, o co jde, která část podniku je ovlivněna a čas, který probíhal, kolik to stálo podnik a také zda to bylo úmyslné.

• Během tohoto období neustále sledujte výkonnost podniku a všech zúčastněných, včetně zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů. To vám pomůže analyzovat problémy, jejich vedlejší účinky a vyvodit závěry k určitým faktům a číslům.
• Sledujte zaměstnance a jejich chování, protože to je při podnikání velmi důležité. Promluvte si s nimi a zjistěte jakékoli obavy, které mají. Podnikněte kroky, které jim pomohou.
• Během procesu analýzy musíte neustále sledovat čísla a porovnávat je s minulými statistikami, abyste zjistili, jak se výkon mění. Pokuste se omezit obrovské a složité problémy rozdělením na řadu malých problémů. To jim pomůže snáze třídit. Musíte posoudit dopady problémů na podnikání a poskytnout uspokojivé zdroje. Hledejte stopy, jak k tomuto problému mohlo dojít. Podívejte se, jaké další informace, zdroje a další věci by tento problém zastavily.

2. Porozumět technikám pro řešení obchodních problémů

V této části se podíváme na různé způsoby řešení obchodního problému, význam podpory a zpětné vazby od ostatních při řešení obchodních problémů, význam a účel kontroly pokroku a plánů a způsoby, jak zjistit, zda je problém skutečně vyřešen.

2.1 Popište různé způsoby plánování řešení obchodního problému

Pokud plánujete vyřešit obchodní problém, shromážděte relevantní lidi na diskusi nebo schůzku a proveďte brainstorming o opatřeních nebo řešeních, která je třeba podniknout k vyřešení problému. Nerozhodujte se sami. Formujte skupiny s lidmi z různých oddělení a úrovní zkušeností a shromažďujte jejich názory a nápady. Vyberte si vhodné akce nebo řešení z mnoha shromážděných nápadů. Uspořádejte další schůzky, abyste problém a řešení vylepšili, dokud nedosáhnete nejlepšího možného řešení.

Jakmile je dosaženo nejvhodnějšího řešení, zapište si akce potřebné k vyřešení problému. Zkontrolujte, zda všichni souhlasí. Zkontrolujte dopady tohoto řešení na podnikání. Vypracujte plány na odstranění příčin problému. Zkontrolujte náklady na implementaci řešení. To vše je třeba zaznamenat a analyzovat.

7 Krok řešení problémů

Ve zkratce,

• Identifikujte problém
• Zjistěte příčinu problému
• Analyzujte problém
• Vezměte nápady od lidí, abyste našli řešení
• Dorazte k nejlepším možným řešením
• Vyberte ty, které chcete implementovat
• Implementujte řešení
• Monitorujte a vyhodnocujte

Po dokončení všech výše uvedených akcí budete muset implementovat akce nebo řešení. Neustále sledujte dopad, který to má na problém a podnikání. Musíte být trpěliví a počkat, až uvidíte změnu. Pokud problém stále přetrvává, budete muset zajistit skupinové diskuse a brainstormingové relace a pokračovat v tom, dokud nebude problém vyřešen.

Po vyřešení problému je třeba vyvinout postupy ze získané lekce a uvést je do praxe, aby k tomu v budoucnu nedocházelo.

2.2 Popište různé způsoby řešení obchodních problémů

Existuje tolik způsobů, jak lze problém vyřešit. Každý problém je jiný a jeho řešení závisí na jeho zkušenostech, přístupu k problému, znalostech podnikání a při hledání nejlepšího řešení.

K řešení složitých problémů musíte použít metodu rozděl a panuj. Složité problémy mohou mít tolik dalších menších problémů, které se seskupují a tvoří složitý problém. Jak jsme již diskutovali dříve, musíme problém rozdělit na malé části ( rozdělit ) a nejprve vyřešit drobné problémy, dokud vám nezbude jen hlavní problém. Pak bude snazší soustředit se na tento jeden problém a vyřešit jej ( dobýt ). Hlavní kroky obsažené v této logice výše jsou:

• Nalezení přesného problému
• Zjistěte příčiny problému
• Analýza problému
• Vypracování plánů řešení problémů
• Provádění plánů
• Monitorování problému a hodnocení výsledků

Abychom mohli provést výše uvedený proces řešení problému, je třeba vzít v úvahu několik faktorů a zvážit různé způsoby, které jsou relevantní pro řešení konkrétního problému.

Shromažďujte všechny informace o problému, jeho řešeních a strukturujte je. Například vytvořte koncepční mapu ( vizuální znázornění skutečností a předpokladů a vztahů mezi nimi, ty jsou nakresleny nebo zapsány do rámečků ).

Jak můžete pomocí Mind Maps řešit problémy?

Další způsoby řešení problémů jsou:

• Představujeme nové technologie a nové produkty
• Najímání kvalifikovaných zaměstnanců
• Dobré organizační postupy a zásady
• Podpora zaměstnanců, dobré školení
• Sledování pokroku
• Správa financí a peněz
• Restrukturalizace zaměstnanců a oddělení
• Omezení nežádoucích zásob
• Vedení častých schůzek
• Spokojenost zákazníků a zpětná vazba
• Reakce na zpětnou vazbu
• Skladové hospodářství
• Vyjednávání s dodavateli
• Včasné zasílání faktur a včasné platby přijatých faktur

Všechny výše uvedené nebo některé z nich jsou způsoby řešení problémů v závislosti na každém problému.

2.3 Uveďte důvody podpory a zpětné vazby od ostatních při řešení problémů

Pokud jde o organizace a podniky a jakékoli problémy související s podnikáním, vždy je nejlepší pracovat společně jako tým nebo skupina hned od začátku do konce. Při řešení problémů existuje podpora a zpětná vazba od ostatních. Oni jsou:

• Necítíte se ohromeni a víte, že jsou s vámi lidé, kdykoli potřebujete pomoc.
• Při řešení problémů můžete být ve stresu nebo pociťovat úzkost a dělat nesprávná rozhodnutí. Možná nenajdete správné řešení. Možná jste problém nevyšetřili nebo neanalyzovali správně. Určité faktory možná nerozumíte. Podpora a zpětná vazba vám tedy pomohou překonat všechny tyto problémy.
• Všechny části a kroky procesu jsou sdíleny. Ať už je to úspěch nebo neúspěch, sdílí se.
• Za vše, co souvisí s tímto úkolem, nenesete výhradní odpovědnost.
• Zpětná vazba vám pomůže napravit chyby a chyby a pomůže vám učit se a stát se lepšími.
• Zpětná vazba také pomáhá zlepšit výkon a zlepšit způsoby plnění úkolů.
• Zpětná vazba a podpora vám pomůže identifikovat správné a špatné.

2.4 Vysvětlete účel pravidelného hodnocení pokroku a úpravy plánů během řešení problémů

Jakmile bude řešení implementováno, nemůžete to nechat tak. Je nutné neustále sledovat a kontrolovat. Je možné, že bude třeba stanovit / upravit různé plány a dosáhnout řešení během procesu řešení problémů, pokud předchozí řešení nefungovala. To také pomáhá s dlouhodobým úspěchem firmy. Účelem toho je:

• Dozvíte se a dozvíte se hodně o procesu řešení problémů, dostanete motivaci a přijdete s inovativními způsoby, jak řešit problémy a úspěšně podnikat.
• Víte, jak stanovit priority a co v podnikání.
• Přezkoumání vám pomůže identifikovat všechny výhody a nevýhody problému.
• Pomůže vám to často sledovat podnikání a problémy.
• Pomůže vám vyhnout se dalším problémům v budoucnosti.
• Pomáhá s podrobnou identifikací skutečné příčiny problému.
• Zapojíte se a zůstanete motivovaní.
• Pro nejlepší řešení jsou nezbytné úpravy plánů. Pokud jeden plán nefunguje, možná budete muset provést změny v již existujícím plánu nebo vytvořit úplně jiný plán.
• To vás udrží na správné cestě a pomůže vám najít nejlepší řešení konkrétních problémů v budoucnu.
• Tento proces vám pomůže identifikovat mezery a chyby v obchodní struktuře a jejích politikách a postupech.
• Můžete pracovat společně a to posiluje vztahy mezi zaměstnavatelem a zaměstnanci a vztahy mezi zákazníky a zákazníky, a tím pomáhá podnikání růst.
• To pomáhá šetřit čas, peníze a zdroje.

2.5 Popište způsoby rozpoznání, když byl problém vyřešen

Jakmile implementujete řešení a zjistíte, že problém byl vyřešen, musíte se ujistit, že je problém zcela vyřešen. Existuje mnoho způsobů, jak rozpoznat, zda byl problém vyřešen. Některé z různých způsobů jsou:

• Stanovte cíle a atributy problému, neustále je sledujte a kontrolujte, zda jich je dosaženo.
• Můžete provést různé testy a průzkumy, abyste zkontrolovali, zda byl problém vyřešen.
• Zpětná vazba od zaměstnanců, pokud se jedná o interní problém, a zpětná vazba od zaměstnanců a zákazníků, pokud jde o externí problém, jsou způsoby, jak zkontrolovat, zda byl problém vyřešen.
• Zkontrolujte, zda existuje šance na opakování.
• Proces v podnikání můžete ručně zkontrolovat, zda neobsahuje problémy.
• Sběr historických dat, porovnání posledních dat se starými jsou další způsoby kontroly, což vám pomůže podívat se na to, jak se obchodní výkonnost měnila po dlouhou dobu, kdy neměla žádné problémy a kdy měla problémy.
• Poté, co se výkon vrátí do normálu, musí proces monitorování nějakou dobu pokračovat, aby se zajistilo, že se problém znovu neobjeví.

Prosím o zpětnou vazbu!

Doufám, že vám všem zde byly užitečné informace a pokyny. Další část této části, která se týká výstupů učení 3 a 4, se nachází na níže uvedeném odkazu.

Vyřešit obchodní problémy - NVQ úroveň 3 diplom v oboru podnikání a správy - 2

Livingsta