Jak efektivně trvat minuty

Pořizování minut během schůzky.

Livingsta's Photography

Také někdy, když se diskuse odchýlí od hlavního problému k jinému problému podobnému hlavnímu, může předseda zapomenout rozhodnout o tomto bodu v důsledku odchylek od jiných problémů. V takových případech může úzká spolupráce s předsedou pomoci zapisovateli připomenout předsedovi, že je třeba o této záležitosti rozhodnout, než přejdeme k dalšímu bodu.

Pokud máte pochybnosti o tom, zda něco zaznamenat či nikoli, vždy to potvrďte židlí. Tím se vyhnete záznamu zbytečných věcí a ušetříte čas a úsilí.

Před a po jednání

Ještě před začátkem schůzky může osoba, která zápis provedla, projednat s předsedou diskusi o tom, jak bude schůzka probíhat, o položkách, které budou projednány, o tom, jak bude diskuse probíhat a co je nezbytně nutné rozepsat.

Po schůzce, pokud má zapisovatel nějaké potíže s něčím, co je relevantní pro diskuse, měli by si během zápisu zapsat minutu s předsedou, aby věci vyjasnili, protože váhání s tím skončí nepřesnými informacemi v minut.

Jak efektivně poslouchat

Poslech je velmi důležitá dovednost a přichází s praxí. Většina lidí dnes jen slyší věci nebo jen poslouchá, ale neposlouchá aktivně ani efektivně. Mezi sluchem, poslechem a aktivním poslechem je velký rozdíl. Nedávno jsem hodně prozkoumal tyto dovednosti a techniky a dokonce jsem napsal rozbočovač aktivního poslechu. Pomáhá člověku ve všech oblastech života, ať už osobním nebo profesionálním, a také pomáhá zlepšit jeho osobnost.

Co je tedy efektivní poslech?

Livingsta

Během zápisu posloucháte řečníky, kteří aktivně absorbují všechny informace týkající se diskuse, se zájmem a důležitostí, a poté tyto informace reprodukujete ve formě dokumentu s názvem zápis, který pomáhá lidem, kteří se schůzky nezúčastnili, získat informace o tom, co byl projednán na schůzce. To také slouží jako právní dokument pro organizaci a pomáhá s hledáním do budoucna a je také trvalým záznamem všeho, co se na schůzce stalo.

Poslechové dovednosti se časově rozvíjejí, ale určitě se rozvíjejí s praxí. Většina lidí umí dobře mluvit, ale neposlouchá. Také vhodným způsobem parafrázovat to, co jste slyšeli, vyžaduje hodně kreativity. Poslechem přednášek, debat a jiných podobných materiálů, které vyžadují soustředění, lze procvičit poslechové dovednosti. Zde budeme diskutovat o tom, jak efektivně naslouchat na schůzce, jak probíhají diskuse, hádky a neshody.

Tipy pro efektivní poslech

Efektivně poslouchat:

• Je třeba nejprve pochopit skutečnost, že proces poslechu nezahrnuje pouze přijímání zpráv, ale také závisí na dalších složkách, jako je myšlení, soustředění a aktivní reakce.
• Člověk se musí soustředit na mluvčího a nenechat svou mysl bloudit. Musíte být pozorní a uvolnění
• Dělejte si poznámky, jakmile je slyšíte, protože vám to pomůže soustředit se na diskusi.
• Poslechněte si každé slovo, které reproduktor řekne, a představte si situaci nebo logiku diskuse ve vaší mysli
• Soustřeďte se, i když je diskuse nudná, protože jste to právě vy, kdo potřebuje v minutách sdělit přesné informace.
• Nepřerušujte, když probíhá diskuse nebo když někdo mluví. Místo toho počkejte na ukončení diskuse nebo na dokončení řečníka a poté objasněte své otázky
• Budování slovní zásoby z vás dělá lepšího posluchače, jinak byste mohli poslouchat slova, kterým nerozumíte
• Vždy si poznamenejte všechna nová slova, kterým jste nerozuměli, a objasněte je židlí
• Provedení nějaké základní studie o otázkách diskuse před schůzkou vám pomůže efektivně poslouchat a zcela vás zapojí do procesu poslechu.
• Buďte připraveni s perem a papírem, než reproduktor začne mluvit.
• Musíte se naučit fyziologicky a psychologicky se přizpůsobit situacím v zasedací místnosti a fyzickým faktorům v místnosti, protože některé z nich mohou mít negativní účinek a jiné pozitivní účinek.
• Akcenty řečníků mohou někdy bránit efektivnímu poslechu, ale je třeba zlepšit jejich dovednosti v překonávání všech těchto překážek, aby se stal efektivním posluchačem.
• Žádné dvě schůzky nebudou stejné, žádné dvě diskuse nebudou stejné a žádní dva řečníci nebudou mluvit stejným způsobem, takže se musíte naučit přizpůsobit situaci.
• Vždy se zaměřte na klíčové / důležité body
• Poslouchejte, jako by se od vás později požadovalo, abyste tyto informace znovu představili jinému publiku (stejně to uděláte ve formě minut), což vám pomůže soustředit se a efektivně poslouchat každé slovo, které reproduktor řekne
• Na schůzkách, kde se diskutuje o citlivých otázkách, se také nezapomeňte dívat na řeč těla mluvčího, místo aby vaše hlavy při psaní poznámek byly vážné.
• Nenechte se ničím a nikým rozptýlit a neobracejte pozornost na lidi, kteří přicházejí nebo opouštějí místnost, zatímco mluvčí mluví.
• Použijte vhodné způsoby, jak si dělat poznámky v závislosti na typu diskutovaných záležitostí, což vám pomůže zapojit se do poslechové aktivity.
• Nepište si všechno, ale jen hlavní body
• Nehýbejte se a nehrajte si s ničím ve vašich rukou, nedoodle a nesledujte hodiny. To vám nepomůže poslouchat a může to ovlivnit i lidi kolem vás.
• Na závěr si představte, jak byste chtěli, aby vaše publikum poslouchalo, kdybyste mluvili, a byl stejný druh posluchače, což vám pomůže být efektivním posluchačem

Jak si dělat poznámky během diskusí

Dělat si poznámky je důležitý úkol nebo součást procesu minutování. Při psaní poznámek člověk nezaznamenává slova, která byla použita v diskusi, ale zaznamená diskuse, které proběhly na schůzce.

Citace z internetu

Jedná se o velmi důležitý a poměrně obtížný úkol v závislosti na povaze schůzky a na tom, o čem se diskutovalo. To také závisí na tom, jak dobře schůzka probíhá, jak členové spolupracují, jak židle pomáhá a shrnuje a co je nejdůležitější, jak dobře jste na schůzku připraveni. Prohlédněte si všechny dokumenty relevantní ke schůzce, které byly distribuovány nebo rozeslány před schůzkou, abyste věděli, o čem se diskutuje.

Tipy pro zapisování poznámek do diskuse

Během diskusí dodržujte následující postup a tipy pro psaní poznámek:

• Nejprve důkladně rozumějte tomu, co jsou minuty, proč jsou pořizovány a důležitost minut. To vám pomůže sledovat diskusi a poznamenat si důležité a nezbytné informace, jak diskuse pokračuje. Jak již bylo zmíněno výše, pokud jsou k dispozici dokumenty, vždy se ujistěte, že shromažďujete základní informace o tom, o čem se bude diskutovat. Díky tomu bude psaní poznámek mnohem jednodušší.
• V situacích, kdy jsou diskuse nebo konverzace zdlouhavé a komplikované, se vždy zaměřte na důležité aspekty diskuse, jako je zaměření diskuse, jaké je rozhodnutí, pokud je k dispozici, proč bylo toto rozhodnutí přijato, kdo musí jednat rozhodnutí a kdy / v jakém časovém rámci musí být rozhodnutí provedeno.
• Než začnete psát o diskusi, nezapomeňte na začátku zahrnout shrnutí diskuse, protože to poskytne přehled a představu o diskusi lidem, kteří se nemohli zúčastnit. Pokud se tito lidé také museli zúčastnit budoucího setkání, tato minuta jim poskytne všechny potřebné informace, které budou požadovat.
• Zapište si důležité názory a názory všech přítomných lidí.
• Sledujte diskusi aktivně a efektivně, aniž byste se nechali bloudit nebo přemýšlet o něčem jiném. Takto vám neunikne nic důležitého.
• Vyberte nejlepší a snadnou metodu, která vám pomůže při psaní poznámek.
• Při záznamu akčních bodů je vždy nejlepší to udělat způsobem, na který se dá snadněji dívat, jasně se jmény lidí, kteří to musí udělat, a časovým harmonogramem.
• Použijte nadpisy, protože to vám pomůže postupovat podle poznámek později, a můžete mít různé části schůzky pod různými nadpisy. Pod každou sekcí ponechejte nějaký prostor, aby bylo snazší přidávat poznámky pod ni, pokud kdokoli během schůzky přijde s novými body nebo nápady.
• Pokud znáte krátké ruky, je nejlepší psát poznámky pomocí krátké ruky a také používat zkratky, kdykoli je to možné.
• Procvičte si používání odrážek, protože díky tomu budou čitelnější, budou vypadat úhledně a jednodušeji při přípravě zápisů.
• Vždy objasněte nejasné body nebo diskuse se svým předsedou.
• Nezapomeňte mít jedno nebo dvě náhradní pera a tužky.

Účel objasnění bodů, o kterých si nejste jisti

Objasnění je proces, při kterém řešíte oblasti záměny s řečníkem a kontrolujete, zda vaše chápání diskuse je správné. Aby byl zápis přesný, je třeba objasnit všechny body, kterým nerozumí, jak schůzka pokračuje

Účel objasnění bodů, kterými si nejste jisti, jsou:

• Řekne řečníkovi, že posloucháte a snažíte se porozumět zprávě
• Ujistěte se, že jste pochopili správné informace
• Pomáhá kontrolovat porozumění
• Povzbuzuje řečníka, aby mluvil otevřeně
• Pomůže vám bezchybně napsat zápis
• Předchází nedorozuměním a dezinterpretacím
• Zlepšuje mezilidské dovednosti

Chcete-li si přečíst o roli schůzek, důvodech, proč se schůzky konají, právních a organizačních požadavcích, které se mohou vztahovat na pořizování zápisů, proč se pořizují zápisy a jejich výhodách, důvodech, proč musí být zápisy přesné, a různých dokumentech použitých na schůzích jako součást procesu zapisování minut, před a po schůzce, přečtěte si tento článek: Vytváření minut.