5 Otravné chyby v obchodním psaní a jak se jim vyhnout

Písemná komunikace Řekněte o sobě hodně

Vypadá to, že tvá kariéra nikam nevede? Máte pocit, že jste uvízli na spodní příčce podnikového žebříčku? Pokud ano, možná si budete chtít důkladně prohlédnout vaši písemnou komunikaci. Možná vás brzdí otravná interpunkce a gramatické chyby.

Dobré obchodní psaní je na dnešním pracovišti zásadní. V průzkumech, které od zaměstnavatelů a profesionálních náborářů požadují, aby u zaměstnanců uvedli vlastnosti, které hledají, jsou efektivní obchodní psaní hned na začátku seznamu. Zaměstnavatelé chtějí zaměstnance, kteří mohou komunikovat informace organizovaně a soudržně a bez nedbalosti při psaní, které brání dobré komunikaci. Nesprávně použité slovo nebo čárka na nesprávném místě mohou sdělit něco jiného než zamýšlenou zprávu. Nedostatečná jasnost obchodních dokumentů může vést k nespokojeným zákazníkům nebo dokonce k soudním sporům.

I bez strašlivých právních důsledků se dokument plný gramatických a interpunkčních chyb špatně odráží na autorovi. Špatné psaní postrádá důvěryhodnost a přesvědčivost. Nevzbuzuje důvěru. Je to otravné.

Za více než 20 let jako podnikový právník jsem zkontroloval mnoho obchodních sdělení. Na vlastní oči jsem viděl, jak časté chyby v gramatice a interpunkci vedly ke zkomolené komunikaci, otravovaly zákazníky a zastavily kariéru. Tady je můj seznam pěti nejotravnějších chyb v obchodním psaní a jak se jim můžete vyhnout.

1. Ztracený apostrof

Možná nebude existovat žádná další chyba při psaní, která může u čtenářů vyvolat stejnou reakci nehtů na tabuli jako ztracený apostrof, použití přivlastňovací formy k označení něčeho více. Tato chyba je nepříjemná, protože je tak rozšířená a neomezuje se pouze na obchodní psaní. Všichni jste to viděli:

• Na snídani jsem měl palačinky.
• Smithovi koupili nové auto.
• Šedesátá léta byla šílenou dekádou.

Navzdory epidemii apostrofů, které mají ukázat plurály, apostrof potřebují pouze plurály, které mají něco, a tento apostrof se obecně řídí písmenem „s“:

• Nadýchaná struktura palačinek
• Nové auto Smithů
• Sociální zmatek šedesátých let

Existuje jen několik případů, kdy je přijatelné použít apostrof k označení množného čísla. V těchto případech je apostrof nezbytný, aby nedošlo k záměně:

• Na vysvědčení měla tři A. (Použijte apostrof, abyste zabránili záměně se slovem „jako“.)
• Objednejte si pět # 371KV. (Pomocí apostrofu zobrazte, že „s“ není součástí sériového čísla.)

2. Zmatek O mně, sobě a mně

Kolikrát jste si přečetli obchodní sdělení, které dospělo k závěru: „Máte-li jakékoli dotazy, obraťte se na Jane nebo na mě.“? Autor se buď pokouší znít sofistikovaně pomocí elegantněji znějícího „sebe“ místo „mě“, nebo je s Jane v mixu zmatený, zda použít „já“ nebo „já“, a usazuje se na sobě. “ Výsledkem je nepříjemné a až příliš časté zneužití zvratného osobního zájmena.

Stejné chybě se můžete vyhnout použitím jednoduchého testu. Nechte Jane mimo obraz a podívejte se, jak zní věta. Řekli byste: „Máte-li jakékoli dotazy, kontaktujte mě prosím“? Ne, řekli byste: „Kontaktujte mě prosím.“ Že jo? Pokud byste v tomto případě použili „já“, musíte si přečíst další informace o gramatice.

„Já, já a já“ jsou tři různé případy osobního zájmena. Případ se mění v závislosti na tom, zda zájmeno funguje jako předmět nebo předmět věty.

Pro předmět věty (podstatné jméno, které říká, o čem je věta), použijte „I“:

• Napsal jsem dopis.

Pro předmět věty (podstatné jméno, které dává slovesu význam nebo doplňuje předložkovou frázi), použijte „já“:

• Máte-li dotazy, můžete se mě zeptat.
• Otázky mohou směřovat na mě.

Pokud jsou předmět akce a předmět akce stejné, použijte zvratné zájmeno „já“:

• Udělal jsem to sám.
• Podíval jsem se na sebe do zrcadla.

Stejně jako potřebujete zrcadlo, abyste se viděli, reflexivní zájmeno jako „já“ (nebo sebe, sebe atd.) Potřebuje další podstatné jméno nebo zájmeno ve větě, aby to odráželo. Pokud žádný neexistuje, použijte případný subjektivní případ (I) nebo objektivní případ (já).

3. Náhodné čárky

Váhám s psaním o čárkách, protože to mohou být záludné věci. Ve skutečnosti bych mohl pokračovat v několika odstavcích o tom, zda by se mezi slovy „čárky“ a „protože“ v předchozí větě měla objevit čárka. Ale nebudu, protože můj problém s čárkami je ještě zásadnější než to, zda by měla být před spojkou spojující dvě nezávislé klauze použita čárka. (V případě, že vás zajímá, moje odpověď je zde ne; doložky jsou krátké a úzce související v myšlenkách.)

Nejneotravnějším problémem s čárkami je, když se objevují náhodně, ve větách, kde nejsou potřeba, a nepatří. (Ano, snažím se tu něco zdůraznit.)

Je mi jedno, jestli používáte sériovou čárku v jednoduchých větách nebo ne. Nebudu příliš rozčilovat nad nedostatkem čárky mezi přídavnými jmény souřadnic. Moji britští přátelé mi říkají, že stejně používáme příliš mnoho čárek v americké angličtině. Náročná americká pravidla používání mohou být právě tím důvodem, proč je tolik autorů podnikání zneužívá.

Problém s čárkou spočívá v tom, že říká oku, aby na chvíli přestala číst. To je v pořádku, když potřebujete pauzu, jako byste se při mluvení nadechli. Ale nečekané čárky jsou jako škytavka. Jsou otravní.

Existují desítky pravidel, kdy je použít, ale pokud si některá z nich pamatujete, pamatujte na toto: Pokud vás nenapadá konkrétní důvod čárky, nepoužívejte ji.

Nikdy nepoužívejte čárku v těchto situacích:

• Mezi popisným slovem a podstatným jménem popisuje: „Přečetl jsem špatně napsaný dopis.“ Nesprávný
• Mezi tématem a slovesem: „Špatně napsaný dopis mě naštval.“ Nesprávný
• Mezi dvěma klauzulemi s jediným předmětem, které jsou spojeny spojkou: „Přečetl jsem si dopis a opravil všechny interpunkční chyby.“ Nesprávný
• Chcete-li uvést omezující klauzuli (která je podstatná pro význam věty): „Dopis, který inspiroval tento článek, byl plný otravných interpunkčních chyb.“ Nesprávný

4. Zneužití slova „jako takového“

V obchodním psaní se fráze „jako taková“ až příliš často používá jako choulostivější způsob, jak říci „proto“, jako by bylo zapotřebí formálnější slovo. Například v dopise může být uvedeno: „Tato korespondence slouží jako upozornění, že jste v prodlení s naší dohodou. Máte tedy 10 dní na to, abyste vyléčili default, jinak bude smlouva ukončena.“ V tomto příkladu se „jako takové“ používá místo „proto“ ve smyslu „z tohoto důvodu“ nebo „následně“. To je špatně.

Fráze „jako taková“, která se používá správně, odkazuje čtenáře na identitu, povahu nebo kapacitu podstatného jména nebo podstatného jména, které mu předchází:

• „Jsem štamgast gramatiky. Jako takový mě štve, když spisovatel houpá příčestí.“ Opravit

Abyste se vyhnuli nesprávnému použití „jako takového“, zeptejte se sami sebe: „co?“ Pokud zapadá podstatné jméno předchůdce, je použití správné:

• „Jako štamgasta na gramatiku mě rozčiluje, když spisovatel houpá účastníky.“ Opravit

Pokud „jako takový“ neodkazuje čtenáře na předchozí podstatné jméno, je použití nesprávné:

• „Protože nevěnoval pozornost pravidlům gramatiky, spisovatel házel příčestí. Jako takový otravoval své čtenáře.“ Nesprávný

Zeptejte se, zda můžete nahradit výraz „such“ jakýmkoli blízkým předcházejícím podstatným jménem nebo podstatnou větou:

• Jako pravidla gramatiky otravoval své čtenáře.
• Jako spisovatel otravoval své čtenáře.
• Jako účastníky otravoval své čtenáře.

Pokud substituce nedává smysl nebo v případě druhého příkladu plně neodpovídá zamýšlenému významu, je použití „jako takového“ nevhodné. Abyste svým čtenářům nedráždili, použijte „proto“ nebo nahraďte přechodnou frázi smysluplnějším slovem nebo frází.

5. Nesprávné použití výrazu „Verbiage“

Tady nejde o gramatiku nebo interpunkci, ale o běžné, ale záhadné zneužití nelichotivého slova. Jako podnikový právník jsem téměř každý den dostával e-mail s takovýmito slovy: „Mohl byste si přečíst slovesnost ve druhém odstavci přiloženého dokumentu a dejte mi vědět, jestli je to v pořádku?“ Pokaždé, když jsem se musel bránit střelbě útržkovité odpovědi: „Pokud je to slovesnost, proč ztrácíš čas?“

Verbiage neznamená „text“, „slova“, „formulace“, „obsah“ ani žádná další slova, která by autor e-mailu mohl použít k vyžádání mé právní kontroly. „Verbiage“ znamená řeč nebo psaní, které používají příliš mnoho slov nebo příliš technických výrazů. To není dobrá věc. Spisovatel by se měl vyhýbat slovesnosti, nepoužívat tento výraz k popisu své písemné práce.

Bonusový tip: Zjednodušte svůj jazyk

To přináší jednu závěrečnou lekci o psaní v obchodním stylu. Nepokoušejte se na lidi zapůsobit fantazijními slovy, když je lepší volba jasná a popisná. Business-speak je plný smyšlených a efektně znějících slov. Nespadejte do pasti jejich používání. Neříkejte „využít“, když „použít“ funguje dobře. Vypadáte jako domýšlivý a horší, zvláště pokud nerozumíte, co znamená vaše fantazie.

Anketa obchodní psaní

Další pomoc s psaním