Struktura rozdělení práce (WBS) a seznam aktivit k úspěšnému projektu

Seznam WBS a činností: Existuje rozdíl?

Mnoho projektových manažerů nezná rozdíl mezi strukturou pracovního rozdělení (WBS) a seznamem činností. Na malých projektech na rozdílu moc nezáleží. Jak se však věci komplikují, je zásadní pochopit rozdíl a udělat dobrou práci při vytváření každého z nich.

Seznam WBS a aktivit: Jaký je rozdíl?

Mnoho projektových manažerů používá pojmy Work Breakdown Structure (WBS) a Activity List zaměnitelně. To je v pořádku u malých, jednoduchých projektů. Ale může nás dostat do spousty problémů, protože se staneme odpovědnými za větší a komplikovanější projekty, zejména ty, které zahrnují týmy se speciálními dovednostmi nebo využívají subdodavatele.

Zde je matoucí způsob, jak to říci:

• WBS je seznam toho, co děláme.
• Seznam aktivit je seznam toho, co děláme.

Přemýšlejte tímto způsobem a zní téměř stejně… a máš namířeno do potíží.

Pojďme na to tedy myslet jinak.

• WBS je seznam komponentů dodávky.
• Seznam aktivit je seznam aktivit, kterým se budeme během projektu věnovat.

Nyní zní úplně jinak. Potřebujeme obojí a správné pořadí je: Nejprve vytvořte strukturu rozpisu práce a potom seznam aktivit.

Jak důležité je oddělit WBS od seznamu aktivit?

Jednou jsem narovnal projekt v hodnotě 10 milionů dolarů, který již promarnil 600 000 dolarů a šest měsíců nikam nevedl. Neudělali samostatný seznam aktivit ze svého WBS a každý dělal špatnou práci. Pracoval jsem s týmem jen dva týdny a všechno jsme to napravili. Jakmile členové týmu přemýšleli o své vlastní práci a vytvořili si vlastní seznamy aktivit, vše se vyjasnilo a upřímně a projekt byl zpět na správné cestě.

Přemýšlejte o večeři…

Představte si, že jste kuchař a děláte seznam položek, které budou podávány na předem připravenou večeři bez zvláštních objednávek. Můžete mít takový seznam:

• Mořské plody bisque
• Caesarův salát
• Kuřecí marsala
• Dušená míchaná zelenina
• Těstoviny
• Tiramisu

Půvabný! A to, co vidíte výše, je Work Breakdown Structure (WBS) této večeře. Seznam aktivit by vypadal takto:

• nákupní plán - do kterých obchodů přejít a co koupit v každém obchodě
• recepty pro každou položku s pokyny k vaření
• práce na pokovování, servírování a následném čištění

WBS uvádí položky; seznam činností popisuje procesy.

Kdy vytvoříme WBS a seznam aktivit?

Zlomovým bodem v plánování projektu je vytvoření struktury rozpisu práce a seznamu činností. WBS je vytvořen jako nejjemnější detail definovaného rozsahu projektu po postupném zpracování. Dokončuje naši práci na plánování rozsahu a připravuje nás na plánování všech osmi dalších oblastí projektového řízení, včetně času. Prvním krokem v podrobném odhadu času a nákladů je vytvoření Seznamu aktivit. Seznam aktivit musí být připraven, abychom mohli vytvořit náš PERT graf.

Dobrý WBS usnadňuje přechod od plánování rozsahu k plánování času. Jakmile víme jasně, co děláme, je snadné naplánovat, jak to zvládneme.

Kdo vytváří WBS a seznam aktivit?

Mezi WBS a seznamem aktivit dochází k velkému posunu v tom, kdo na projektu pracuje. Vytvoření WBS vyžaduje mnoho zákaznických vstupů. Komunikaci se zákazníkem provádí nebo koordinuje projektový manažer. Práce na budování WBS se provádí především projektovým manažerem nebo designéry, kteří vědí, jak vyvolat požadavky zákazníků.

Naproti tomu seznam aktivit nejlépe připravují skuteční pracovníci, kteří budou práci dělat. Pokud popíšou, jak budou dělat svou vlastní práci, pak je seznam aktivit přesnější. Ještě důležitější je, že pod vedením projektového manažera může tým najít velmi účinné způsoby, jak rychle pracovat a předcházet problémům. Týmy, které plánují vlastní práci a jsou samy řízeny, vytvářejí skvělé věci za nízkou cenu. Když členové týmu připravují seznam aktivit, získávají vysokou motivaci a soustředění, takže projekt je na cestě k úspěchu.

Ve stavebnictví je WBS vyroben architektem nebo architektonickým designérem v jeho týmu. Poté generální dodavatel zkontroluje a upraví WBS a ve spolupráci se skutečnými stavebními mistry vypracuje seznam činností.

V dnešním počítačovém programování často máme programátorské analytiky, kteří provádějí design i vývoj aplikací. V takovém případě se osoba provádějící práci nezmění. Ale role dělá změny. Pokud děláte tento typ práce - a já to dělám - je dobré představit si sebe, jak měníte klobouky. Nasaďte si jeden klobouk, abyste naslouchali zákazníkům a dělali design, a jiný klobouk, abyste byli sami a plánovali činnosti své práce.

My Utility Police

Sada užitkových polic, které jsem postavil pomocí WBS a jednoho ze seznamů aktivit v tomto článku.

Sid Kemp

Případová studie: Budování užitkové police

Tato případová studie by měla úplně vyjasnit rozdíl mezi strukturou rozložení práce (WBS) a seznamem činností.

Ve své prádelně jsem postavil sadu užitkových polic. Na jedné zdi jsou tři police, každá 3 stopy dlouhá. Zde je WBS:

Struktura rozpisu prací na regálech

3 dřevěné police, 3 'x 8 "x 3/4"

6 vzpěr, 9 "dlouhé, dvě k uchycení každé police

2 nastavitelné držáky na zeď k uchycení vzpěr

6 šroubů k přišroubování polic ke stěně

6 kotev k uchycení šroubů do zdi

Fotografie vlevo vám mimochodem ukazuje, jak police vypadají.

Tři možné seznamy aktivit pro jeden projekt

Abych vám ukázal, jak odlišný je seznam aktivit od WBS, vytvořím tři různé seznamy aktivit, z nichž každý používá stejný WBS k vytvoření stejné sady polic:

• Seznam DIY (udělej si sám) může udělat někdo se tesařskými dovednostmi.
• Domácí fanda to dělá sám, ale ne tesařství.
• Pronájem profesionálního řešení vypadá úplně jinak!

Seznam aktivit č. 1: Přístup „udělej si sám“ (kutilství)

1. Kupte si kotvy, šrouby, úchyty na zeď a vzpěry.
2. Kupte si dvě police z borovicového dřeva o rozměrech 8 'x 8 "x 3/4" a mořidlo z ořechu
3. Vyřízněte tři 3 'police z desek.
4. Desky obarvíte a necháte uschnout.
5. Změřte umístění ve zdi pro úchyty na zeď.
6. Označte umístění otvorů pro šrouby.
7. Zkontrolujte umístění otvorů pro šrouby na úrovni.
8. Vyvrtejte 6 otvorů a vložte 6 kotev do stěn.
9. Namontujte 2 nastavitelné držáky na zeď pomocí 6 šroubů, šrouby jsou umístěny volně.
10. Utáhněte všechny šrouby.
11. Připevněte šle k držákům na zeď.
12. Zkontrolujte rovnátka s úrovní.
13. Umístěte police na šle.
14. Uklidit.

Seznam aktivit č. 2: Domácí opravářská fanda

1. Kupte si všechny položky v seznamu úkolů, včetně předřezaných a obarvených polic.
2. Změřte umístění ve zdi pro úchyty na zeď.
3. Označte umístění otvorů pro šrouby.
4. Zkontrolujte umístění otvorů pro šrouby na úrovni.
5. Vyvrtejte 6 otvorů a vložte 6 kotev do stěn.
6. Namontujte 2 nastavitelné držáky na zeď pomocí 6 šroubů, šrouby jsou umístěny volně.
7. Utáhněte všechny šrouby.
8. Připevněte šle k držákům na zeď.
9. Zkontrolujte rovnátka s úrovní.
10. Umístěte police na šle.
11. Uklidit.

Seznam aktivit č. 3: Najměte si profesionální řešení

1. Kupte si všechny položky v seznamu úkolů, včetně předřezaných a obarvených polic.
2. Najměte si kutila, který vám nainstaluje police a uklidí po sobě.
3. Zaplaťte kutilovi.

Tři různé seznamy aktivit pro jeden WBS

Jak říká staré rčení, existuje více než jeden způsob stažení kůže z kočky. Nahoře vidíte tři různé způsoby provedení stejného projektu; tři různé seznamy aktivit. A můžete vidět, že každý z nich by měl také jiný plán a jiný rozpočet.

WBS a seznam aktivit

Udržujte svůj WBS a svůj seznam aktivit rovný

Lekce tedy zní: Udržujte svůj WBS a seznam aktivit odděleně a udržujte je rovně.

Na malém projektu, zejména pokud děláte veškerou práci, je můžete spustit společně.

Ale na projektu s týmem nebo na projektu, kde mohou existovat různé přístupy, které stojí za zvážení, nejprve proveďte WBS a poté vytvořte seznam aktivit. A pokud můžete, nechte tým sestavit vlastní seznam aktivit.