Jaké to je být projektovým manažerem: den v životě

Uvažujete o kariéře projektového manažera? Číst dál…

Canva.com

S jakoukoli kariérou může být pro outsidera to, co vypadá zajímavě a okouzlující, často složité a stresující aspekty práce. Výběr správné kariéry je důležitý, takže musíte provést svůj průzkum. Když se podíváte za lesklé stránky náboru a seznámíte se trochu s každodenní realitou práce, pomůže vám to informovaněji se rozhodnout, zda je tato kariéra pro vás to pravé.

V tomto článku jsem spojil své vlastní zkušenosti a zkušenosti ostatních projektových manažerů, abych vám nahlédl do toho, jak vypadá běžný den. Projděte si článek a zjistěte, zda jde o kariéru, kterou byste si mohli představit.

Samozřejmě ve skutečnosti je každý den jako projektový manažer velmi odlišný, ale pro účely tohoto článku jsem strukturoval některé typické činnosti v průměru 9–5 dní.

8:00: Začněte pracovat. Zkontrolujte e-maily.

Čtenář s orlíma očima si již rozpor v mém článku všiml. V úvodním odstavci jsem se zmínil, že bych vám dal typický 9-5 den, a teď jsem místo toho začal den v 8 hodin ráno.

Toto je první realita projektového manažera: den je velmi zřídka 9-5.

Řízení projektů je náročná kariéra. To platí zejména, když jste v kritickém bodě projektu. Projekty jsou tak neodmyslitelně spjaty s časovým harmonogramem, že když se situace zkomplikuje, není čas zastavovat a pozastavovat. Ve skutečnosti to znamená, že během rušných období možná pracujete dlouhé hodiny, abyste podpořili svůj tým, zvládli své úkoly a zajistili dodržení termínů.

Aby zvládli tak náročnou práci, mnoho projektových manažerů začne pracovat před ranním návalem telefonátů a schůzek, aby měli čas dohnat e-maily. Není neobvyklé, že projektový manažer začne pracovat v 7 nebo 8 hodin ráno. A samozřejmě velká společná e-mailová schránka. Musíte být dostatečně organizovaní, abyste mohli dobře spravovat svou doručenou poštu a odpovídat na důležité e-maily.

9:00: Konferenční hovor

Konferenční hovory převzaly z jednání jako nejběžnější způsob komunikace na projektech. Proč? Protože mnoho projektů má nyní vzdálené týmy. Když pracujete s lidmi na mnoha místech, čas cestovat na schůzky se stává nereálným. A s tak pokročilou technologií může být stejně účinná i telefonická nebo videokonference. (No, to není vždy pravda. Jen pro zábavu jsem propojil video níže, které dává jedinečný pohled na to, jak by konferenční hovor vypadal v reálném životě. Pokud jste někdy konferenční hovor zažili, rozhodně vás rozesměje.)

Jako manažer projektu bude často vaší odpovědností pořádat konferenční hovory a při dalších hovorech souvisejících s vaším projektem budete možná muset jednat jako obchodní zástupce. Výzvy k projektu jsou často naplánovány tak, aby poskytovaly týmu pravidelnou příležitost povídat si o tom, jak se jim daří v projektu, a diskutovat o problémech, které by mohly mít.

Konferenční hovor v reálném životě

10:00: Zkontrolujte problémy konferenčního hovoru / projektu

Předpokládejme tedy, že konferenční hovor v 9 hodin je dlouhý hodinu. To je na větším projektu docela typické. Jako projektový manažer dokončíte konferenční hovor sadou poznámek, které jste si po celou dobu dělali. Váš tým vás pravděpodobně upozornil na dokončenou práci, nedokončenou práci a hlavní problémy projektu. Pravděpodobnost je, že po odchodu z konferenčního hovoru budete muset provést urgentní nebo polo urgentní práci, která vám pomůže řešit právě nastolené problémy.

V tuto chvíli tedy budete pravděpodobně dělat několik věcí:

1. Aktualizace projektové dokumentace, např. Plán projektu, aby odrážel vše, co vám bylo právě řečeno v konferenčním hovoru
2. Proveďte několik počátečních prací k řešení jakýchkoli naléhavých problémů, na které jste byli upozorněni, např. Pokud se dodavatel zpozdí s dodávkou, můžete zkontrolovat dopad, který to bude mít na váš projekt, zavolat dodavatele nebo eskalovat problém.
3. Pravděpodobně proběhnou další e-maily / telefonní hovory / diskuse a mohou vám zabrat obrovské množství rána. Je běžné, že projektový manažer dostává nepřetržitý proud e-mailů, problémů a telefonních hovorů po celý den, takže budete mít nové věci, s nimiž se můžete vypořádat, i když jste zaneprázdněni řešením problémů, které již máte.

11:00: Plánování projektu / více volání

V návaznosti na předchozí schůzku jste pravděpodobně zjistili, že váš plán projektu nyní potřebuje aktualizaci. Neočekávejte však, že to uděláte hodně času. Pravděpodobně vás vyruší více hovorů a e-mailů. Přesto však plán začnete.

11:30: Setkání specialistů

Pro tento nadpis jsem použil obecný termín „odborná schůzka“, ale ve skutečnosti by to mohlo být jakékoli setkání související s konkrétním tématem vašeho projektu. Pokud jste například manažerem IT projektu, může to být kontrola softwaru.

Zde však jde o to, že schůzky vám zaberou značnou část vašeho dne. A nezapomeňte, že dobrý projektový manažer bude mít čas na obou stranách schůzky, aby se ujistil, že z toho času dostane maximum. Mohou předem srovnávat referenční materiály nebo si přečíst základní informace a poté si mohou zapsat a distribuovat poznámky, které si udělali během schůzky.

12:30: Oběd

Takže nechci malovat příliš bezútěšný obraz, pokud jde o to, jak může být rušný život projektového manažera. Ve 12:30 je tu tedy zastávka na oběd. Je to dobrý nápad, ať už je vaše práce jakkoli hektická, vždy si během dne odpočinout. Zjistíte, že máte na odpoledne více energie a můžete se lépe soustředit.

13:00: Prezentace vedoucím pracovníkům

Jako projektový manažer se od vás očekává, že bude muset dělat spoustu prezentací. Možná zjistíte, že váš nadřízený, vedoucí pracovníci nebo sponzor projektu pečlivě sledují vysoce profilovaný projekt, který vás může požádat o pravidelnou aktualizaci.

Pravidelná prezentace samozřejmě není jen hodinovým setkáním mimo váš pracovní týden. Sestavení podrobností, které očekávají vrcholoví manažeři v prezentaci, zabere nějaký čas, a možná zjistíte, že budete muset po skončení schůzky posílat následné informace, abyste mohli odpovědět na jakékoli dotazy nebo obavy, které mají. Být zručný v získávání spousty důležitých dat a jejich přeměně na jasnou a přímou prezentaci je velmi důležitý, pokud chcete ve své práci podat dobrý výkon.

14:00: Psaní zpráv

Projektoví manažeři věnují dokumentaci značné množství času, protože o projektu je třeba ukládat a pravidelně aktualizovat spoustu informací. Kromě prezentací pro vedoucí pracovníky možná budete muset pravidelně poskytovat písemné zprávy širšímu publiku nebo zákazníkovi. Mít solidní dovednosti v psaní je důležité, protože chcete, aby vaše zprávy vypadaly profesionálně a aby je lidé mohli snadno číst a rozumět jim.

15:00: Dohánět tým

Vaším hlavním úkolem jako projektového manažera je udržovat kontrolu nad projektem a nemělo by se podceňovat, jak rychle se může projekt začít posouvat. Jediným způsobem, jak tomu zabránit, je navázat pevné vztahy se svým týmem a pravidelně s nimi komunikovat. Je důležité, aby se váš tým s vámi cítil dostatečně pohodlně, aby vás mohl probrat s jakýmikoli problémy, které mají a které by mohly způsobit problémy vašemu projektu, takže dobré mezilidské dovednosti jsou nutností.

Během této doby můžete proaktivně dohánět jednotlivé členy týmu telefonicky nebo osobně, nebo můžete určit priority některých členů týmu, pokud právě řešíte konkrétní problém ve vašem projektu.

16:00: Aktualizovat rozpočet

Udržování kontroly nad finančními prostředky projektu je zásadní. Na začátku každého projektu budete muset sestavit rozpočet, abyste odhadli, co a kdy utratíte. Chcete-li mít nad svým projektem pečlivou kontrolu, budete muset pravidelně kontrolovat rozpočet a porovnávat ho se skutečnými údaji o výdajích. Vynikající pochopení čísel je pro projektového manažera velmi důležité.

16:30: Finanční jednání

Pokud na projektu vyčerpáváte rozpočet, možná se ocitnete na schůzce s finančním týmem, abyste zkontrolovali své výdaje. Nebo může vaše organizace jednoduše chtít pravidelné finanční prověrky vašeho projektu, aby se zkontrolovalo, zda je na správné cestě. Na každém projektu však určitě najdete to, že budete často žádáni o účast na schůzkách s interními odděleními, která mají na vašem projektu zájem nebo podíl.

17:00: Naléhavý konferenční hovor

Je to vzácný den, kdy vše na projektu běží hladce. Často se může stát, že budete muset změnit svůj pečlivě naplánovaný harmonogram, abyste zvládli rostoucí krizi projektu. Například budete možná muset naplánovat pozdní konferenční hovor, abyste dohonili třetí stranu ohledně problému, který s vámi ráno vznesli. Nezapomeňte také, že pokud jednáte s týmy v různých časových pásmech, pravděpodobně zjistíte, že musíte naplánovat hovory buď brzy ráno, nebo pozdě večer. Jedním z mnoha důvodů, proč je práce na řízení projektů zřídka 9-5.

17:30: Odpověď na e-maily

E-mail je stále důležitým komunikačním nástrojem pro jakékoli podnikání, a přestože jste během dne měli 10 až 20 minut na čtení a odpovídání na e-maily, pravděpodobně zjistíte, že se váš e-mail rychle rozrostl. Často se tedy na konci pracovního dne můžete zmáčknout za dalších 30 minut, abyste stihli e-maily a dostali se na seznam zbývajících úkolů, než budete připraveni odejít z práce.

18:00: Zkontrolujte seznam úkolů na zítra

Takže v 18:00 teď můžete mít pocit, že jste ve své práci udělali nějaký pokrok a že jste připraveni opustit kancelář. Chcete-li si však dát náskok ve velmi rušný den, který jste si zítra naplánovali, můžete strávit 10 minut prohlížením seznamu úkolů. Seznam úkolů je samozřejmě nezbytným nástrojem pro každého projektového manažera, protože vám pomůže zvládnout váš čas a žonglovat s velmi náročným plánem.

Závěr: Žádné dva projekty / organizace nejsou stejné

Pokud vás některý z těchto bodů překvapí, pamatujte, že se jedná pouze o průvodce, a ve skutečnosti se všechny projekty liší a liší se i to, jak na nich budete řídit svůj čas. Kromě toho jsou všechny organizace odlišné. Někteří mohou mít kultury, které od vás očekávají, že budete pracovat dlouhé hodiny a budete mít minimální oběd; jiní mohou mít velmi odlišný přístup a mohou aktivně povzbuzovat zaměstnance, aby si udělali správné přestávky, snížili své pracovní vytížení a odpracovali přiměřenou dobu. Ať už se rozhodnete pro jakýkoli projekt, z tohoto příkladu si můžete vzít jednu lekci, že schopnost zůstat organizovaná, ostražitá a efektivní je pro projektového manažera neuvěřitelně důležitá. Správné řízení času významně ovlivňuje to, jak dokážeme držet krok se složitými požadavky a nepředvídatelností, která přichází s dohledem nad projektem.