Software pro zpracování textu: diplom nvq v oboru podnikání a správy a část II

Vytvářejte a upravujte rozložení a struktury pro textové dokumenty

Dokument nelze psát jen tak, že text a obrázky jsou rozptýleny sem a tam. Všechny dokumenty vyžadují úhlednou prezentaci se standardní strukturou a rozvržením. Aby toho bylo možné dosáhnout, je třeba vědět, jak strukturovat dokument, jaké techniky a nástroje jsou k tomu potřebné a kde je lze najít.

2.1 Určete požadavky na dokument týkající se struktury a stylu

Jakýkoli dokument, který byl vytvořen, musí pro snadnou čitelnost a zachování profesionality dodržovat určité standardy. Podíváme-li se obecně na standardní strukturu jakéhokoli dokumentu, bude mít titulní stránku, obsah, úvod, tělo dokumentu atd.

Ukázková titulní stránka dokumentu

nsf.gov

Každá část dokumentu má svůj vlastní styl a strukturu.

Například titulní stránka dokumentu bude mít název zprávy, datum, stav dokumentu atd., Obsah bude mít všechny sekce a pododdíly dokumentu s příslušnými čísly stránek atd..

V závislosti na typu dokumentu musíte nastavit standardní rozložení stránky pro stránky v textovém editoru. Některá ze základních nastavení zahrnují velikost papíru, typ papíru, orientaci papíru, základní písmo, jazyk, nastavení data, zarovnání obsahu dokumentu, okraje, řádkování, sloupce, záhlaví, zápatí, čísla stránek, názvy odstavců, tabulky a mnoho dalších v závislosti na účelu.

Kromě toho musíme nahlédnout do grafické části dokumentu. Grafika použitá v dokumentu bude také muset být v souladu s určitými normami. Musí být jednoduché a musí jít s obsahem dokumentu (být smysluplné) , být náležitě označeny titulky, v případě potřeby označeny popiskem s legendami.

Dalším důležitým aspektem, který je třeba v dokumentu zohlednit, je gramatika, čitelnost a styl dokumentu. Kontrola pravopisu a kontrola případných chyb v gramatice. Některé základní standardy jsou vyhnout se podtržení textu, použití jednoduchých uvozovek místo dvojitých uvozovek, ponechání prostoru mezi větami a odstavci, kontrola interpunkčních znamének atd. Při psaní dokumentu je také lepší používat aktivní hlas než pasivní hlas.

Poté, co se postaráte o všechny styly a strukturu dokumentu, je třeba upravit nastavení stránky tak, aby dokument vypadal úhledně a reprezentativně pro tisk a čtení.

2.2 Zjistěte, jaké šablony a styly jsou k dispozici a kdy je použít

Soubor specifikací, jako je velikost stránky, orientace stránky, okraje, písma, řádkování atd., Se nazývá šablona. Každý dokument vytvořený v aplikaci Word je založen na šabloně.

Například když otevřete nový dokument v aplikaci Word, použije Word výchozí šablonu s některými normálními nebo výchozími nastaveními a toto se nazývá Normální šablona.

Šablona také přichází se styly pro dokument.

Například pro normální šablonu je výchozím stylem normální styl. Bude mít výchozí písmo, velikost písma, řádkování, okraj atd. V samotném aplikaci Word jsou k dispozici různé další styly ( Formát -> Styly a formátování ), ze kterých si můžete jeden vybrat, nebo upravit existující styl nebo vytvořit vlastní styl.

V závislosti na každé organizaci a oddělení, kde pracujete, můžete již mít různé šablony, které byly dříve navrženy pro konkrétní účely s ohledem na potřeby a požadavky organizace a jejích standardů. Šablony mohou mít různé formáty pro stránku, různé styly a nějaký standardní text, vše v závislosti na potřebách a standardech organizace.

Například hlavičkový papír, který má každá organizace, je příkladem šablony. Může obsahovat základní informace a kontaktní informace o společnosti. Tyto šablony lze upravit nebo můžete vytvořit své šablony a uložit je na snadno přístupné místo na pevném disku. Vzhled dokumentu je určen styly a specifikacemi dokumentu.

Šablony mohou být normální výchozí šablony nebo šablony s makry. Pokud potřebujete vytvořit šablonu pro dokumenty, které budete vytvářet poměrně často, pak musíte udělat: Vytvořit šablonu s požadovaným stylem a specifikacemi a přidat text, který se objeví pokaždé, když bude vytvořen nový dokument, poté šablonu uložte se smysluplným názvem. Pokud chcete upravit již existující šablonu podle svých potřeb, otevřete již existující šablonu, proveďte požadované úpravy a uložte ji pod jiným názvem.

Výukový program Word 2003 pomocí šablon

Existují dva typy šablon: vestavěné šablony a vlastní šablony.

Integrované šablony mají přednastavenou strukturu, která byla navržena pro různé typy dokumentů.

Například fax, poznámky, dopisy, životopisy, zprávy atd.

Vlastní šablony jsou šablony vytvořené uživatelem, pokud není k dispozici vestavěná šablona pro jejich účel a požadavek nebo není k dispozici ta, která je k dispozici. Uživatel vytvoří šablonu pomocí vlastního formátování a stylů a uloží ji spolu s dalšími šablonami, aby byly k dispozici pro budoucí použití.

Soubor - Šablony - zaškrtněte políčko „Automaticky aktualizovat styly dokumentů“

michaelgoerz.net

V případech, kdy chcete přeformátovat styly existujícího dokumentu na styly, které jste vytvořili v nové šabloně, toho dosáhnete připojením nově vytvořené šablony k dokumentu, který vyžaduje přeformátování.

Chcete-li připojit šablonu k dokumentu, Soubor -> Šablony -> Zaškrtněte možnost „Automaticky aktualizovat styly dokumentů“ -> Klikněte na Ok

Word přepíše styly, které mají ve starém dokumentu shodné názvy, a do seznamu stylů budou přidány nové šablony a nové styly. V tomto procesu se změní pouze styly a další specifikace, jako je okraj, záhlaví, zápatí atd., Se nemění, protože se jedná o nastavení na úrovni dokumentu. Nastavení úrovně dokumentu vždy nahrazuje nastavení úrovně šablony.

Chcete-li se podívat na dostupné formátování a styly, klikněte na Formát - Styly a formátování

Vkládací stůl

Tabulky se používají v různých typech dokumentů pro různé účely a existují různé typy tabulek. Podíváme se na různá nastavení a funkce, které jsou k dispozici pro úpravu tabulky a uspořádání informací v ní.

Vytvořte nebo vložte tabulku - Tabulka -> Vložit -> Tabulka -> Nastavit počet řádků a sloupců -> Můžete použít Automatické přizpůsobení obsahu, který upraví tabulku podle obsahu, nebo vybrat automatické přizpůsobení oknu, které roztáhne tabulku až po okraje stránky.

Přidat a upravit strukturu tabulky - Vždy můžete kliknout pravým tlačítkem na tabulku a přejít do vlastností tabulky a provést tolik změn ve vlastnostech tabulky. Můžete také přidat a odstranit řádky a sloupce, změnit šířku, ohraničení, stínování a mnoho dalších vlastností tabulky.

Chcete-li převést text na tabulku, nejprve zadejte data oddělená tabulátory nebo čárkou, zde jsem oddělil data tabulátory

Chcete-li sloučit buňky v tabulce, vyberte buňky, které chcete sloučit - klikněte pravým tlačítkem na vybrané buňky - zvolte "sloučit buňky"

Sloučit a rozdělit buňky v tabulce - ke sloučení buněk vyberte buňky, které chcete sloučit -> klikněte na ně pravým tlačítkem myši -> klikněte na sloučit buňky.

Chcete-li rozdělit buňky -> klikněte pravým tlačítkem na buňku, kterou potřebujete rozdělit -> klikněte na rozdělené buňky -> nastavte počet řádků nebo sloupců, na které chcete buňku rozdělit

Zarovnání textu vodorovně nebo svisle v tabulce - Vyberte buňky, ve kterých chcete text zarovnat. Klikněte na ně pravým tlačítkem myši -> klikněte na možnost Směr textu -> a poté vyberte zarovnání, které potřebujete

Okraj buňky, ohraničení a stínování v tabulce - Klikněte pravým tlačítkem na tabulku -> klikněte na Ohraničení a stínování -> změňte nastavení okrajů, ohraničení a stínování

Jak vytvořit formulář?

Podíváme se také na to, jak vytvořit a upravit formulář. Formuláře jsou textové dokumenty, které obsahují pole formuláře, která v případě potřeby vyplníte. Tyto formuláře lze použít v počítači nebo vytisknout a vyplnit. Podobně jako u jiných dokumentů lze formuláře také uložit jako šablonu. Chcete-li vytvořit formulář, MS Word -> Nový -> Prázdný dokument -> Podle potřeby můžete zadat potřebný název a další podrobnosti. Můžete také použít tabulku k profesionálnímu rozvržení formuláře.

Zobrazit - Panely nástrojů - Formuláře, zobrazí panel nástrojů formulářů

Chcete-li přidat odrážky a styly seznamu - Formát - Odrážky a číslování

Integrované styly usnadňují práci při vytváření stylů nadpisů, odstavců a obsahu. Například když ručně vyberete nadpis, změníte písmo, velikost písma, barvu písma, provedete akce ve třech krocích k dosažení výsledku a budete to muset opakovat pro každý nadpis. Ale když změníte styly pomocí vestavěných nebo již vytvořených stylů, dokončíte úlohu jediným kliknutím.

Propojené styly mění styly znaků i odstavců dohromady a na konci jsou označeny znakem „ ¶a“. Tyto styly se chovají buď jako odstavec nebo jako znakový styl a lze je použít kliknutím kdekoli uvnitř odstavce a použít tak celý odstavec, nebo můžete vybrat konkrétní část odstavce a použít styl, pokud potřebujete použít styl pouze na část odstavce.

Styly seznamů se používají ke změně vzhledu seznamů. Má úrovně hierarchie se styly odsazení a číslování.

Styly tabulek se používají ke změně vzhledu tabulek. Přicházejí s různými pohledy na ohraničení, stínování, zarovnání a písma v tabulkách.

Zpětná vazba:

Doufám, že o tom všichni víte

• Studium požadované struktury a rozvržení požadovaného pro dokument
• Dostupné styly a šablony
• Pomocí tabulek a dalších informací požadovaných pro dokument
• Aplikování výše uvedených technik na dokument

Snažil jsem se ze všech sil připojit k většině zde vysvětlených akcí snímky obrazovky. Některé snímky obrazovky pocházejí z aplikace Microsoft Word 2010 a co nejdříve je nahradím aplikací Word 2003.

Doufám, že vám tyto informace byly užitečné. Pokud máte nějaké dotazy, neváhejte nás kontaktovat. První část této jednotky najdete na níže uvedeném odkazu

Část 1 - Přesné zadávání a kombinování textu a dalších informací v rámci textových dokumentů (Software pro zpracování textu, Otázky 1.1 až 1.7)

Další část této jednotky se nachází na níže uvedeném odkazu

Část 3 - Používejte softwarové nástroje pro zpracování textu k efektivnímu formátování a prezentaci dokumentů tak, aby splňovaly požadavky (Software pro zpracování textu, Otázky 3.1 až 3.6)