Proč je důležité aktualizovat popisy úloh

Je důležité pravidelně aktualizovat popisy úloh, abyste věrně odráželi vykonávanou úlohu.

Autor

Popisy pracovních míst jsou účinnými nástroji, které mohou mít zaměstnavatelé na pracovišti. Souhrn úkolů a povinností přidělených na pozici může zaměstnavateli popisy pracovních míst hodit z různých důvodů: pro nábor nových zaměstnanců, pro dokončení hodnocení výkonu, pro vyšetřování stížností na pracovišti a pro pochopení základních funkce úlohy, protože se vztahují k ADA.

Pravidelně aktualizované a přesné popisy pracovních míst mohou být zvláště důležité pro přiřazení povinností, protože se týkají plnění cílů a záměrů organizace. Jsou to velmi užitečné nástroje, které pomáhají vedoucím a zaměstnancům, kteří vykonávají práci.

Aby bylo možné správně vytvořit popis úlohy, musí obsahovat několik prvků úlohy.

Autor

Co je to popis práce?

Je užitečné znát definici popisu práce, abyste porozuměli jejich roli na pracovišti. Popisy úloh se vytvářejí po provedení analýzy úlohy. Tato analýza se zabývá základními funkcemi úlohy a tím, jaké minimální požadavky jsou nutné k úspěšnému provedení přiřazených funkcí. Seznam specifikací nebo „popisu“ se stane popisem úlohy. SHRM Learning System (Modul 2, Workforce Planning and Employment 2006) definuje popis úlohy jako shrnutí důležitých vlastností úlohy, včetně:

Lidé ze Společnosti pro správu lidských zdrojů (SHRM) uznávají důležitost přesného zobrazení pracovních míst prostřednictvím efektivních popisů pracovních míst na pracovišti. Další informace o popisech pracovních míst a dalších záležitostech týkajících se lidských zdrojů najdete na webových stránkách SHRM www.shrm.org.

Všechny úlohy, včetně dočasných, by měly mít aktualizované popisy úloh, aby poskytovaly přesné zobrazení úlohy.

Autor

Proč by manažeři měli pravidelně aktualizovat popisy úloh?

Manažeři mají často za úkol přezkoumávat a upravovat popisy úloh, aby zajistili, že úlohu budou správně popisovat. Existuje několik důvodů, proč aktualizovat popisy úloh. Zvažte následující:

1. Nábor a nábor

Dojde-li na pracovišti k uvolnění místa, musí nadřízený podniknout kroky k nalezení náhradníka k vyplnění prázdného místa. Jedním z prvních kroků v náborovém procesu je vytáhnout nejnovější popis pracovní pozice, aby se zkontrolovaly minimální požadavky a základní funkce obsažené pracovní pozice.

Jelikož cíle a cíle jsou ovlivňovány změnami v celkových strategických plánech organizace, vedoucí zjistí, že popisy pracovních míst již někdy skutečně nezobrazují úlohu, která má být obsazena. Přesunutí priorit v důsledku omezeného počtu zaměstnanců a / nebo změn na pracovišti v organizační struktuře často způsobí změnu toho, co je v práci skutečně třeba dosáhnout. Jakmile bude popis práce aktualizován, aby odrážela práci, kterou je třeba vykonat, bude zaměstnavatel připraven zveřejnit volné místo pro uchazeče o zaměstnání.

Někteří zaměstnavatelé navíc zveřejní popis zaměstnání na svých webových stránkách, aby je uchazeči před vyplněním online žádosti o zaměstnání zkontrolovali. Když mají uchazeči o zaměstnání přístup k popisu práce, mohou lépe pochopit, zda se jejich dovednosti shodují se schopnostmi zveřejněného místa. Zaměstnavatel i zaměstnanec se mohou vyhnout spoustě promarněného času, když je zveřejněn popis práce nebo je zpřístupněn uchazečům o zaměstnání, kteří mají o zveřejněnou práci zájem.

2. Nová orientace na zaměstnance

Noví zaměstnanci by měli dostat kopii popisu své práce první den v práci. Například během nové orientace na zaměstnance dostávají noví zaměstnanci spoustu papírování o politikách zaměstnavatele, výplatních informacích, zdravotních výhodách a / nebo jiných výhodách poskytovaných zaměstnancům na plný úvazek. Zároveň obdrží tyto informace a mohou také získat kopii popisu své práce.

Opět by měl být tento popis práce aktualizován, aby nový zaměstnanec měl přesný popis úlohy, na kterou byli najati. Nový zaměstnanec bude z nového zaměstnání snadno rozčarovaný, když se zaměstnání, o kterém si myslel, že se uchází, výrazně liší od toho, co bylo zveřejněno na webu. Zaměstnavatelé mohou přijít o dobré zaměstnance, kteří z tohoto důvodu nezůstanou u svého nového zaměstnavatele.

Je také vhodné nechat zaměstnance podepsat popis úlohy, aby mohla být podepsaná kopie umístěna do personálního souboru. Podepsaná kopie jednoduše označuje, že daná osoba obdržela kopii popisu úlohy, která zobrazuje práci, na kterou byla najata.

3. Ubytování ADA

Aby bylo možné určit, zda je možné zajistit přiměřené přizpůsobení pro zaměstnance nebo uchazeče o zaměstnání se zdravotním postižením, musí organizace zkontrolovat popis práce. Soudy budou pravděpodobně nepříznivě sledovat zaměstnavatele, který tvoří popis práce poté, co zaměstnanec požádá o ubytování. Uspořádání lze provést, pouze pokud pro úlohu existuje aktualizovaný popis úlohy.

4. Stížnosti zaměstnanců

Zaměstnanci, kteří přicházejí do oddělení lidských zdrojů nebo k přímým nadřízeným, aby si stěžovali na aspekt své práce, budou mít z pohledu na jejich pracovní náplň často prospěch. V popisu práce je uvedena základní funkce práce, která často přichází do sporu pro zaměstnance, který má pocit, že je od něj požadováno, aby plnil povinnosti, které jsou mimo jeho pracovní náplň.

Zatímco mnoho zaměstnavatelů má v popisu práce řádek „pro všechny ostatní přidělené povinnosti“, nadřízení nesmí ukládat zaměstnancům úkoly, které jsou mimo jejich pracovní náplň. Takový jazyk je zahrnut, aby poskytoval určitou flexibilitu zaměstnavateli, když může existovat dočasná práce nebo práce mimo běžnou odpovědnost. Pokud budou zaměstnancům tyto úkoly pravidelně přidělovány, nakonec se objeví nespokojený nebo nespokojený zaměstnanec, který má pocit, že s nimi není zacházeno spravedlivě.

5. Problémy s odškodněním

Profesionálové v oblasti odměňování hodnotí popisy práce a určují mzdy, které by měly být vypláceny za výkon práce. Stanovení mezd za práci je dalším zásadním důvodem, proč jsou popisy pracovních míst přesné a aktuální. Protože není neobvyklé, že na pracovišti dochází k významným změnám, mělo by vedení každoročně nebo podle potřeby přezkoumávat a / nebo aktualizovat popisy pracovních míst.

Zaměstnanci mohou navíc zaměstnavatele vyzvat, pokud mají pocit, že mají nedostatečnou mzdu za práci, která je mimo jejich pracovní náplň, kterou pravidelně vykonávají. Tento problém může být obzvláště obtížný, pokud existují zásady, které jsou odborovým smluvním jazykem, který určuje, jak by měl být zaměstnanec placen za další vykonanou práci.

6. Poplatky EEOC

Když zaměstnavatel obdrží poplatek za diskriminaci od zaměstnance nebo bývalého zaměstnance prostřednictvím systému pro podávání stížností v komisi pro rovné pracovní příležitosti (EEOC), má vedení za úkol vyšetřit nárok a poskytnout písemnou odpověď na podrobnosti poplatku. Poskytovaná dokumentace často obsahuje popisy pracovních míst. Popis úlohy, který je získán z personálního spisu zaměstnance nebo z vysílání, poskytne vyšetřovateli EEOC dobrý popis povinností a požadavků na práci.

7. Hodnocení výkonu

Když se nadřízení připravují na dokončení hodnocení výkonu zaměstnance, je užitečné zkontrolovat popis pracovní pozice a vyplnit různé hodnotící faktory ve formuláři hodnocení. Poskytne strukturu, ze které se bude kontrolovat výkon, který se týká různých úkolů a odpovědností práce.

Přesný popis úlohy je důležitý

Popisy práce musí být přesné, aby splňovaly potřeby výše uvedených povinností na pracovišti. I když nejsou zamýšleny tak podrobně v přesném počtu provedených úkolů nebo ve všech možných scénářích, kterým zaměstnanec při své práci může čelit, měly by zahrnovat obecný rozsah a úroveň prováděné práce.

Vedoucí by měli pravidelně přezkoumávat popisy pracovních míst, aby zajistili dobrý obraz o tom, jaké jsou pracovní povinnosti. Zaměstnanecká činnost, jako je fluktuace, stížnosti zaměstnanců a další problémy se zaměstnanci, často tento bod vedou do popředí.

Udělejte z popisu úlohy prioritu na pracovišti

Popisy pracovních míst jsou důležité dokumenty, které je třeba uchovávat na pracovišti. Jak již bylo zmíněno výše, popisy pracovních míst lze použít v mnoha lidských zdrojích, které se vyskytují buď pravidelně, nebo v méně častých činnostech (poplatky EEOC, roční hodnocení výkonnosti atd.). Informace obsažené v souboru se používají jako prostředek vedení záznamů.

Stejně jako jakýkoli jiný dokument by měl být popis úlohy uchováván v evidenci pro okamžiky, kdy musí být na pracovišti použity k určitému účelu. Pokud jejich význam není uznán a nejsou efektivně využívány k tomu, aby odrážely práce, které zobrazují, jsou zaměstnavatelé pověřeni celou řadou zbytečných problémů.