Co zahrnout do týdenní zprávy o stavu projektu

Úvod

Psaní týdenních aktualizací stavu projektu se může cítit jako fuška, ale jsou důležitým nástrojem, který pomáhá projektovým manažerům udržovat projekt na správné cestě. Týdenní zprávy o stavu projektu udržují vedoucí vedení a projektový tým v aktuálním stavu stavu projektu, poskytují vám fórum, kde se rizika a problémy dostávají před každého, a poskytují vám další cestu, jak neustále tlačit data milníků před všechny zajistit, aby se na ně lidé soustředili. Tento článek prochází kritickými prvky, které byste měli zahrnout do každé týdenní zprávy o stavu projektu.

Jednoduchý zelený, žlutý nebo červený indikátor semaforu může velmi rychle komunikovat o stavu projektu.

Americké ministerstvo zahraničí

Stav semaforu

Stav semaforu je zelený, žlutý nebo červený indikátor. Zelená označuje, že projekt je naplánován a nejsou žádné problémy. Žlutá znamená, že se rýsují rizika, která, pokud nebudou řešena, budou mít jednoznačný dopad buď na harmonogram projektu, nebo na rozpočet projektu. Červená označuje, že projekt má závažné problémy a že je nevyhnutelný dopad na rozsah, časovou osu nebo rozpočet. Po adresování projektu, který je v červeném stavu, budete muset znovu sestavit základní plán projektu, kdy jej můžete přesunout ze stavu červeného semaforu.

Aktualizace stavu

Sekce aktualizace stavu je krátké, vypsané shrnutí označující, kde se projekt aktuálně nachází. V ideálním případě by to mělo být omezeno na několik vět, které zasáhnou vysoké tóny. Obecně to vyvolá otázku, kde se tým nachází, pokud jde o dosažení milníku dalšího projektu. Alternativně, pokud projekt v současné době prochází velkým neúspěchem, je to dobré místo, kde to zavolat, aby se dostal na radar vyššího vedení. Kromě toho, pokud má váš projekt více fází, zahrňte krátkou aktualizaci stavu spojenou se stavem každé fáze nebo klíčové části projektu.

Zahrnutí milníků projektu a jejich přidružených dat dává každému možnost na vysoké úrovni zkontrolovat, zda je projekt na správné cestě.

Novinky akcelerátoru projektu

Milník Harmonogram

Milníky jsou důležitá data, která musí projektový tým zasáhnout během vývoje projektu. Milníkem může být například ukázka toho, na čem pracujete pro investory nebo klíčové zúčastněné strany, nebo očekávané datum dokončení. Musíte zavolat na milníková data uvedená ve vaší týdenní zprávě o stavu projektu, abyste zajistili, že klíčoví účastníci projektu i projektový tým je neztratí ze zřetele.

Během letu a nadcházející práce

Zahrňte do své týdenní aktualizace stavu projektu část, která shrnuje, na čem členové projektového týmu aktuálně pracují a na jakou práci se poté budou pohybovat. Měli byste být schopni shromáždit tyto informace z kombinace plánu projektu a struktury rozpisu práce. To také pomáhá udržovat projektového manažera pod kontrolou, protože ho to nutí spojit se základnou se všemi, aby ověřili, na čem pracují a na jaké úkoly se budou přesouvat. Poskytuje také členům projektového týmu další cestu, jak předložit jakékoli problémy, se kterými se potýkají, nebo rizika, která jsou na horizontu.

Rizika a problémy

Poslední, ale stále kritické části, které musíte zahrnout do týdenní zprávy o stavu projektu, jsou pro rizika a problémy. V části s výzvou k riziku je třeba jasně označit všechna potenciální rizika pro projekt, který vidíte na obzoru, a plán, který musíte zmírnit tato rizika v případě, že se stanou problémy. Toto není přesná věda a neexistuje způsob, jak se na všechno připravit, ale chcete zajistit, abyste identifikovali vše, co můžete, a že máte zhruba představu o tom, jak byste to ovládali v případě, že se stane problém. Sekce vydání by měla obsahovat seznam všech problémů, se kterými se projekt v současné době setkává, a opatření, která jsou přijímána k jejich řešení.