Úroveň NVQ 3: Práce v obchodním prostředí

Práce v podnikatelském prostředí je skupina A, povinná jednotka se třemi kredity pro diplom 3. úrovně národního odborného vzdělání v oboru podnikání a správy, nabízený v Anglii, Walesu a Severním Irsku. Tento modul pomáhá uchazeči dosáhnout důkladného pochopení mezilidské dynamiky, bezpečnosti na pracovišti, efektivity, udržitelnosti a bezpečnosti.

Tento článek se bude věnovat každému z výsledků modulu, vysvětlí, co to znamená a jak jich dosáhnout. Pomůže vám pochopit, co se od kandidátů obecně očekává, že budou psát. V závislosti na vaší konkrétní práci budete muset při přípravě vlastního portfolia upravit, co je zde napsáno, pro vaši vlastní práci a organizaci.

Jak používat tuto stránku

Tento článek pojednává o jednotce 303 pro diplom NVQ úrovně 3 v oboru podnikání a administrativa, který se zabývá prvky komunikace na pracovišti.

Tato příručka je informativní a má vás vést procesem sestavování vlastního portfolia. Nekopírujte sem přímo nic pro svůj soubor, protože váš soubor musí být přizpůsoben specifikům vaší práce a organizace. Přímé kopírování jazyka z tohoto článku je nejen nepoctivé, ale také to oslabí váš soubor.

Výsledek 1: Pochopte účel a výhody respektování a podpory ostatních lidí v práci

1.1 Vysvětlete účel podpory ostatních lidí při práci

Týmová práce přispívá k celkovému úspěchu organizace. Jako jednotlivec byste měli zvážit, jak vaše akce pomáhají nebo brání cílům vašeho týmu. Podobně má váš tým roli jako součást oddělení nebo celkových cílů společnosti. Jednotlivci v týmu se musí navzájem podporovat a považovat práci toho druhého za svoji.

Týmová práce má mnoho výhod:

• Může to být přínosnější než individuální práce, protože úspěch je sdílen a zesílen mezi skupinou.
• Když se členové týmu navzájem podporují, je vše hotové rychleji.
• Pokud se potýkáte s individuálním úkolem, můžete požádat o pomoc spolupracovníka a naopak.
• Pocit sdílené odpovědnosti povzbudí lidi, aby své úkoly brali vážně, aby nezklamali své kolegy.

1.2 Vysvětlete účel pomoci ostatním lidem pracovat efektivně a efektivně

Pomoc dalším lidem při práci zlepšuje produktivitu, vztahy uvnitř kanceláře a morálku. Kromě toho jsou podpůrná a kolaborativní pracoviště efektivnější, protože spolupráce urychluje řešení problémů a zajišťuje dodržování termínů.

Práce s dalšími jednotlivci vám pomůže:

• Efektivněji komunikujte a naučte se respektovat ostatní.
• Sdílejte pracovní cíle, cíle, priority a odpovědnosti.
• Pracujte tak, abyste co nejlépe využili své konkrétní schopnosti a umožnili členům týmu specializovat se na jejich osobní silné stránky.
• Řešte problémy rychleji a efektivněji.
• Zajistěte práci včas a v rozpočtu.
• Získejte a poskytněte zpětnou vazbu a pomozte všem v týmu se zlepšovat.

Tento prvek také vyžaduje, abyste pochopili účel spolupráce s jinými organizacemi, jako je jiná společnost nebo jiné oddělení ve vaší společnosti. Spolupráce s jinými organizacemi vám pomůže:

• Pochopte různé pracovní etiky a hodnoty a jak se přizpůsobit různým očekáváním.
• Naučte se nové strategie pro problémy podobné vašim.
• Získejte přístup k novým službám nebo technologiím.
• Sdílejte informace a vyhledejte radu.

1.3 Vysvětlete, co znamená rozmanitost a proč by měla být oceňována

Oceňovat rozmanitost v obchodním prostředí znamená respektovat kolegy bez ohledu na jejich rasu, pohlaví, dědictví, zvyky, přesvědčení, sexualitu, fyzický vzhled, mentální nebo fyzické schopnosti atd.

V dnešním pracovním světě musíme všichni pracovat s lidmi, kteří se liší od nás buď v pozadí, nebo ve víře. Nejen, že byste měli tolerovat takové rozdíly, ale měli byste pochopit, jakým způsobem obohacují organizaci.

Různá pracoviště:

• Vystavte lidi různým hodnotovým systémům, pracovní etice a typům osobnosti a naučte se nové způsoby, jak přistupovat k problémům.
• Obsahují řadu názorů a názorů a nutí každého, aby vylepšil a upravil své vlastní postoje, přičemž zohledňuje názory ostatních.
• Najděte kreativní řešení problémů s využitím různých úhlů.

1.4 Náčrt výhod rozmanitosti pro organizaci

Úspěch organizace závisí na její schopnosti přijmout rozmanitost a realizovat výhody.

Výhody rozmanitosti pracoviště:

• Získáte řadu řešení problémů v provozu, zajišťování zdrojů a přidělování zdrojů.
• Zaměstnanci z různých prostředí přinášejí různé talenty, zkušenosti a výhledy.

Výzkumy ukazují, že rozmanitost není dobrá pouze z hlediska lidských vztahů, ale může podnikům přidat skutečnou hodnotu a přispět k výsledkům.

1.5 Vysvětlete, jak zacházet s jinými lidmi způsobem, který je citlivý na jejich potřeby

Tenhle je docela jednoduchý: zacházejte s ostatními tak, jak byste chtěli, aby se s nimi zacházelo, kdybyste byli v jejich situaci. Zacházet s kolegy laskavě znamená:

• Být empatický a vztahující se k tomu, jak se někdo cítí.
• Pozorně a pozorně posloucháme.
• Zeptat se, co lidé potřebují, a pokusit se těmto potřebám vyhovět.

Zkuste si představit sebe v kůži jiné osoby a představte si, jak byste se cítili, kdybyste jimi byli. Tímto způsobem obvykle zjistíte, jak by se s touto osobou chtělo zacházet. V případě pochybností buďte laskaví a zdvořilí.

Bez ohledu na to, co děláte, někteří lidé budou dráždiví, frustrující nebo zlí a budete se muset naučit, jak s nimi zacházet. Zvažte následující:

• Než někoho odsoudíte, zkuste mu dát výhodu pochybnosti. Můžete být tím, kdo je na vině, nebo mohou mít něco, co se děje v jejich osobním životě, což jim způsobuje, že budou jednat v práci.
• Snažte se s nimi mluvit častěji a podívejte se, jak reagují. Možná se budete muset lépe poznat.
• Pokud vše ostatní selže, zaujměte postoj tolerantní tolerance a nadále dávejte člověku projev respektu, který byste chtěli získat.

1.6 Vysvětlete, jak zacházet s jinými lidmi způsobem, který respektuje jejich schopnosti, původ, hodnoty, zvyky a přesvědčení

Abyste mohli fungovat v práci i ve svém osobním životě, musíte neustále zvažovat názory a pocity lidí.

K dosažení tohoto cíle musíte:

• Pochopte názory ostatních lidí a to, odkud pocházejí. Zeptejte se jich, proč vidí věci tak, jak to dělají.
• Buďte citliví a diplomatičtí. Než promluvíte, přemýšlejte a zeptejte se sami sebe, zda by to, co se chystáte říct, někoho urazilo.
• Chovejte se ke všem důstojně a s respektem.
• Vezměte v úvahu sociální a kulturní zázemí ostatních, a to jak pro lepší porozumění, tak pro větší taktnost.
• Poslouchejte ostatní během neshod.

Různí lidé budou mít různé hodnoty a priority a musíte si promyslet, jak váš jazyk a vystupování na pracovišti tuto rozmanitost respektují.

1.7 Popište způsoby, jakými je možné se v práci učit od ostatních

Učení se od ostatních je v podnikání velmi důležité. Každý má své silné a slabé stránky, dovednosti a talent. Různí lidé se při řešení obtížných problémů řídí různými strategiemi. Měli byste využít každou příležitost, abyste se učili od spolupracovníků, abyste si vylepšili své dovednosti a naučili se nové.

Tady je několik způsobů, jak se můžete v práci učit od ostatních:

• Věnujte pozornost tomu, jak vaši kolegové jednají a reagují v obtížných situacích.
• Když se chcete naučit něco dělat, požádejte o předvedení.
• Požádejte o radu, když máte potíže nebo si nejste jisti, jak se pohnout kupředu.
• Pokuste se v práci potkat nové lidi, které vás mohou naučit novým dovednostem.
• Zeptejte se na názory svých kolegů na vaši práci a požádejte je o kariérní poradenství.
• Síť v kanceláři i mimo ni.
• Budujte pozitivní vztahy s kolegy a nadřízenými.
• Využívejte vysoce úspěšné lidi jako zdroj inspirace.

Výsledek 2: Pochopte, jak zachovat bezpečnost a důvěrnost v práci a jak se vypořádat s obavami

2.1 Nástin účelu a výhod zachování bezpečnosti a důvěrnosti při práci

• Zabezpečení informací a dat znamená ochranu digitálního materiálu a citlivých dokumentů před neoprávněným přístupem. Počítačové systémy, kde jsou data uložena, by měly být chráněny. Informační bezpečnost zahrnuje jak zákonné požadavky na ochranu soukromí, tak standardy specifické pro podnikání.
• Sítě jsou chráněny jak technologií, tak lidmi, kteří je používají. Zjistěte, jaké informace na vašem pracovišti jsou důvěrné a kdo k nim může mít přístup. Nikdy nedávejte informace někomu, kdo by k nim neměl mít přístup.

• Údaje týkající se náboru, odměňování a správy zaměstnanců jsou vysoce citlivé a důvěrné. Ve špatných rukou by tyto informace mohly být použity ke spáchání podvodu nebo krádeže identity.
• Důvěrnost je charakteristickým znakem profesionality. Zaměstnanci nesmějí bez povolení zveřejňovat informace o organizaci nebo spolupracovnících.

2.2 Základní požadavky na bezpečnost a důvěrnost v organizaci

Důvěrnost a bezpečnost informací jsou důležité funkce každé organizace. Úniky informací mohou vést k právním problémům nebo ke ztrátě příjmů.

Požadavky na bezpečnost a důvěrnost jsou:

• Všechny informace by měly být ve skutečné a původní podobě a neměly by být žádným způsobem upravovány nebo nepoctivě upravovány.
• Organizace by měla být připravena poskytnout přístup k systémům, které ukládají, zpracovávají a dodávají informace správným lidem ve správný čas.

Všechny společnosti by měly mít své vlastní zásady a postupy týkající se zabezpečení a důvěrnosti a všichni zaměstnanci musí tyto zásady a postupy dodržovat. Zákon o ochraně osobních údajů, zákon o lidských právech a zákony o právech spotřebitelů pokrývají otázky důvěrnosti a informací na pracovišti.

2.3 Požadované právní požadavky na bezpečnost a důvěrnost podle požadavků

Každá organizace by měla být opatrná, jak zachází se svými údaji.

Datové informace plynoucí dovnitř a ven ze společnosti mohou mít jakoukoli z následujících forem:

• E-maily
• Dopisy a příspěvky
• Papírové pilníky
• Dokumentace ke kurzu
• Slovní konverzace
• Paměťové karty a disky
• Počítačové soubory
• Odmítnout a vyhodit do koše

Následující materiál lze považovat za citlivý, protože obsahuje osobní údaje jednotlivce:

• Životopis a životopisy
• Finanční informace o zákaznících a zaměstnancích
• Zdravotní informace
• Osobní údaje získané prostřednictvím verbální konverzace
• Pojmenování uživatelů služby během školení

Měli byste znát protokol vaší organizace pro manipulaci s citlivým materiálem. Některé obecné pokyny:

• S dočasnými zaměstnanci kanceláře, klienty a návštěvníky je důležité to, co je pro jejich podnikání zásadní, a ujistěte se, že dočasní zaměstnanci znají zásady společnosti týkající se důvěrnosti.
• Než vyjmete informace z kanceláře, přemýšlejte, včetně počítačů, paměťových karet a papírových dokumentů.
• Pokud je třeba zveřejnit informace, odhalte pouze to, co je naprosto nezbytné, a nic víc.
• Zajistěte bezpečnou likvidaci dat a dokumentů.
• Pokud máte jakékoli obavy ohledně bezpečnosti nebo důvěrnosti, informujte vedoucí pracovníky

Následující právní předpisy se týkají ochrany a důvěrnosti údajů:

• Zákon o ochraně osobních údajů z roku 1998
• Zákon o lidských právech z roku 1998
• Společné právo důvěrnosti

2.4 Popište postupy pro řešení obav o bezpečnost a důvěrnost v organizaci

Každý zaměstnanec by měl být informován o pravidlech a předpisech své organizace. Pokud zjistíte, že se ve vaší kanceláři děje něco, co by mohlo představovat riziko nebo narušení, musíte to nahlásit správnému oddělení nebo nadřízenému.

Postupy pro řešení obav o bezpečnost a důvěrnost v organizaci jsou:

• Identifikujte potenciální problémy.
• Zjistěte možnou ztrátu kvůli problému.
• Stanovte možná preventivní opatření.

Výsledek 3: Pochopte, jak hodnotit, řídit a sledovat rizika na pracovišti

3.1 Popište zdroje rizika v organizaci, včetně bezpečnosti a ochrany zdraví

Zdroje rizika zahrnují:

• Nehody
• Klouže a padá
• Požár, včetně elektrických problémů
• Těžké zvedání
• Vloupání a krádež
• Zveřejňování soukromých a omezených počítačových dat
• Neoprávněné používání internetu

Uvědomte si tato rizika a vězte, komu by se ve vaší organizaci mělo hlásit.

3.2 Vysvětlete, jak hodnotit a sledovat rizika v organizaci

• Identifikujte a vyhodnoťte potenciální rizika zajištěním zavedených testovaných zásad a postupů pro jejich efektivní správu.
• Vzhledem k tomu, že k nehodám může a bude docházet, mějte připraven plán, jak se s nimi vypořádat, abyste se vyhnuli tomu, aby se z nich staly větší problémy.

3.3 Popište způsoby minimalizace rizika v organizaci

K nehodám a dalším problémům může a bude docházet. Díky flexibilním strukturám a ovládacím prvkům můžete minimalizovat riziko větší katastrofy. Dodržujte také bezpečnostní postupy a údržbu kanceláře, které mohou minimalizovat riziko úrazů při práci.

Výsledek 4: Pochopte účel minimalizace odpadu v podnikatelském prostředí a postupy, které je třeba dodržovat

4.1 Popište účel a výhody minimalizace odpadu na pracovišti

Na pracovišti omezte množství odpadu na minimum.

• Efektivně využívat čas.
• Moudře distribuujte kancelářské potřeby a nedoporučujte krádeže.
• Pokud nepoužíváte světla, počítače a další zařízení, šetřete energii.
• Recyklujte papír a další recyklovatelný odpad.

Tyto kroky zajistí pořádek na pracovištích a ušetří organizacím peníze.

4.2 Popište hlavní příčiny odpadu, který se může vyskytnout v podnikatelském prostředí

• Při odchodu z místnosti nebo kanceláře se ujistěte, že světla nesvítí.
• Minimalizujte plýtvání papírem a nadměrné používání jednorázových kancelářských potřeb. Dokumenty tiskněte pouze v případě potřeby a zkuste přejít na bezpapírovou digitální práci.

4.3 Popište způsoby minimalizace odpadu, včetně použití technologie a dalších postupů

• Udržujte faxy, tiskárny a kopírky v dobrém provozním stavu, aby se papír a čas neztrácely, pokud se rozbijí. Objednejte si kvalitní papír, který je doporučenou gramáží pro kancelářské stroje.
• Změňte nastavení faxu a kopírky, aby se nevytiskla stránka s potvrzením nebo jiný cizí papír.
• Požádejte zaměstnance, aby pravidelně zametali stoly kvůli přebytečným perům, lepícím štítkům a jinému spotřebnímu materiálu.
• Objednávejte pouze omezené množství spotřebního materiálu na krátkou dobu.
• Poraďte zaměstnancům, aby si nebrali zásoby domů.
• Nevytvářejte nadměrné kopie.
• Uspořádejte zásoby a odstraňte zastaralé.

4.4 Vysvětlete účel a výhody recyklace

Recyklace je proces, při kterém se odpadní materiál přemění na použitelné zboží.

• V kancelářích by měl být zaveden recyklační program, který umožní recyklaci papíru, plastů, skla a kovů místo toho, aby byly vyhodeny, a zaměstnanci by měli být povzbuzováni k recyklaci co největšího množství odpadu.
• Pokud je to možné, měly by kanceláře nakupovat kancelářské potřeby - například papírové zboží - vyrobené z recyklovaných materiálů od spotřebitelů.
• Pokud je to možné, znovu použijte kancelářské potřeby nebo je znovu použijte, například opětovným použitím tištěných dokumentů jako stíracích papírů.

Recyklace:

• Snižuje tuhý odpad, čímž šetří přírodní zdroje, jako jsou stromy.
• Pomáhá snižovat globální oteplování a znečištění.
• Snižuje velikost skládek.
• Pomáhá šetřit peníze.

4.5 Popište organizační postupy pro recyklaci materiálů a jejich účel

Je důležité, aby vaše organizace recyklovala jak pro snížení dopadu na životní prostředí, tak pro dobrý příklad pro zaměstnance. Každá kancelář bude mít své vlastní postupy a zásady pro recyklaci, které by měly být k dispozici prostřednictvím vašeho vedoucího kanceláře, příručky zaměstnanců nebo štítků po kanceláři.

4.6 Popište způsoby, kterými lze odpad minimalizovat pravidelnou údržbou zařízení

• Všechny stroje mají dobu, během které musí být opraveny a certifikovány pro použití. Když jsou tyto kontroly prováděny pravidelně, stroje vydrží déle, což organizaci šetří peníze.
• Dobře udržované stroje také spotřebovávají méně energie.

Výsledek 5: Pochopte postupy pro likvidaci nebezpečných materiálů

5.1 Vysvětlete účel postupů recyklace a likvidace nebezpečných materiálů

• Pokud pracujete v lékařském nebo vědeckém zařízení nebo v průmyslovém prostředí, můžete často přijít do styku s nebezpečným odpadem.
• Pokud na takovém místě nepracujete, možná budete muset zacházet s materiály, které by vás nebo vaše spolupracovníky mohly zranit nebo infikovat. Například nouzové postupy první pomoci by měly zahrnovat protokol pro bezpečnou manipulaci s krví nebo zvracením.

Přesný postup se bude v jednotlivých kancelářích lišit a bude záviset na tom, jakým typům rizik budete s největší pravděpodobností čelit.

5.2 Popište postupy pro recyklaci a likvidaci nebezpečných materiálů pro organizaci

• Znát vhodné nádoby pro jakýkoli druh nebezpečného odpadu, jako jsou jehly, obvazy nebo chemický odpad.
• V některých situacích možná budete muset hlásit mimořádné události určené osobě v místě nebo se obrátit na pohotovostní služby.

Výsledek 6: Pochopte způsoby podpory udržitelnosti v organizaci

6.1 Vysvětlete výhody pro organizaci při zvyšování efektivity a minimalizaci odpadu v průběhu času

Osvědčené postupy v oblasti životního prostředí mohou snížit náklady společnosti snížením používání nových materiálů, energie, vody a obalů.

• Pro úsporu energie vypínejte stroje a světla v noci.
• Pokud je to možné, přepněte na energeticky úsporná zařízení a žárovky. Hledejte stroje se štítkem Energy Star.
• Šetřete vodu investováním do vodohospodářských instalací, odstraňováním úniků a povzbuzováním zaměstnanců k úsporám vody.
• Pokud balíte výrobky, minimalizujte množství použitého papíru a polystyrenu.

6.2 Popište způsoby neustálého zlepšování pracovních metod a využívání technologií k dosažení maximální efektivity a minimálního odpadu

• Pokud je to možné, přepněte z papírové na digitální komunikaci, jako je e-mail nebo textové zprávy.
• U dokumentů zvažte použití cloudového úložiště namísto tisku věcí pro soubory. To bude záviset na zásadách vaší kanceláře ohledně cloudového úložiště a digitálního zabezpečení (ne všechny důvěrné dokumenty lze uložit na jakékoli platformě cloudového úložiště).
• Tiskněte pouze finální verzi dokumentu a upravujte psaní v textovém editoru.

6.3 Náčrt způsobů výběru zdrojů materiálů a zařízení, které poskytují nejlepší poměr ceny a kvality

Efektivita a trvanlivost pomáhají snižovat spotřebu energie, výdaje na náhradní díly a opravy, čímž šetří peníze organizaci.