Formát instruktážní poznámky

Většina obchodních poznámek je informativní a je pravděpodobné, že pokud píšete jednu, budete psát instruktážní poznámku. Zde je několik ukazatelů pro psaní tohoto druhu poznámek.

Formát poznámky

Co je instruktážní poznámka?

Instruktážní poznámka je mini návod, který čtenářům poskytuje základní pokyny, jak něco udělat. Může to být něco tak jednoduchého, jako je použití kopírky, nebo něco složitějšího, například kodex chování pro randění v kanceláři. Může to být souhrn některých hlavních postupů, které byly právě implementovány, nebo některá pravidla nebo pokyny týkající se zabezpečení mimo pracovní dobu.

Několik tipů pro vyplnění instruktážního memoranda

Většina vaší zprávy se zaměří na pokyny nebo úkoly, kterými čtenáři dáváte pokyny. Tak:

1. Rozdělte pokyny na malé kroky
2. Seznam kroků v pořadí, ve kterém je chcete dokončit
3. Uspořádejte kroky pomocí odrážek nebo čísel
4. Začněte každý krok akčním slovesem.

Tam jsem právě vymodeloval maso vaší instruktážní poznámky, protože každý z těchto bodů začíná akčním slovesem.

Struktura vašeho instruktážního memoranda

Vaše instruktážní poznámka bude mít tři části:

1. Otevření (proč to píšete)
2. Pokyny (psané s aktivními slovesy nebo v imperativním rozpoložení)
3. Závěr: toto je ukončení, které končí zprávu na vědomí dobré vůle a žádá o zpětnou vazbu od čtenáře.

Formát poznámky

Vaše poznámka by samozřejmě měla být ve formátu poznámky. Pokud používáte MS Word, můžete najít mnoho šablon, které vám pomohou s nastavením poznámky. Formát poznámky má obvykle čtyři značky:

• Komu: (jméno / pozice odesílatele)
• Od: (Vaše jméno / pozice)
• Datum: (dnešní datum)
• Předmět: (Také známý jako re:)

Otevření poznámky

Šablona s laskavým svolením MS Word

Instruktážní body

Aktivní slovesa

Instruktážní poznámka na YouTube

Podívejte se na video níže. Všechny body, které jsem uvedl, jsou tam. Zahrnul jsem také příklad plné instruktážní poznámky.

© 2012 Rhonda Malomet