Psaní obchodního dopisu s cílem doručit špatné zprávy (s příklady)

Kaitlyn Baker přes Unsplash.com

Někdy se v podnikání jednoduše nevyhnete psaní dopisu, který má špatné zprávy. Můžete se však pokusit napsat dopis takovým způsobem, aby byl zachován dobrý vztah s příjemcem a nejjednodušší způsob předávání špatných zpráv. Nechcete v podnikání spálit žádné mosty, takže je skutečně vaší výhodou napsat efektivní dopis se špatnými zprávami.

Cíle, na které byste se měli při psaní dopisu zaměřit

1. Minimalizace poškození vztahu: Špatné zprávy by neměly vztah definovat.
2. Ukažte, že rozhodnutí je spravedlivé a rozumné: Představte si sebe v kůži čtenáře a pokuste se nabídnout nejlepší možné vysvětlení.
3. Jasné a pevné prohlášení o špatných zprávách:

• Otvor by měl mít vyrovnávací paměť, aby se minimalizovalo jakékoli poškození vztahu. K udržení dobré vůle použijte pozitivní nebo neutrální otvor.
• Tělo by mělo obsahovat důvody, které čtenáři pomohou vidět to z vašeho pohledu. Chcete ukázat, že jste spravedliví a rozumní. Buďte o špatných zprávách jasní a pevní, ale buďte k nim stručný, pozitivní a nenápadní.
• Závěr by měl obsahovat vhodné gesto dobré vůle a možná potenciální řešení problému čtenáře.

Příklad špatného obchodního dopisu č. 1

Dopis byl přímý a zdvořilý. Spisovatel poskytl vynikající důvod pro odmítnutí pozice, ale také nechal otevřené dveře pro budoucí vztah. Spisovatel také na konci poskytl možné řešení.

Příklad špatného obchodního dopisu č. 2

Tento špatný zpravodaj pokrývá skutečnost, že objednaná paní Hodgesová z woku není k dispozici upgradem na lepší, větší wok. Je také natolik pozitivní, že si čtenář nemusí uvědomit, že celá sada, kterou si objednala, nedorazila včas, protože dva kusy z ní dorazí později. Tento špatný zpravodaj se vůbec nezaměřoval na negativní, ale své sdělení předal pozitivním způsobem. Harry Figby také rozšířil příležitost pro budoucí vztah tím, že informoval paní Hodgesovou o nadcházejících prodejích a událostech.