NVQ: vysvětlete postupy pro ukládání a načítání informací

Zjistěte více o účelu a postupech souvisejících s ukládáním a načítáním informací v podnikové správě.

Foto Simon Abrams na Unsplash

Tento článek je určen pro uchazeče, kteří pracují na získání diplomu NVQ úrovně 2 nebo 3 v oboru podnikání a správy. Toto je jednotka úrovně 2 s celkem 3 kredity. Tato jednotka se zabývá ukládáním a získáváním informací pro firmy nebo organizace na základě požadavků na bezpečnost a důvěrnost. Pokrývám první část výsledku učení, která člověku pomůže pochopit procesy a postupy pro ukládání a načítání informací.

Stručně probereme:

Účel ukládání a načítání požadovaných informací.
Různé typy informačních systémů a jejich vlastnosti.
Účel právních a organizačních požadavků na bezpečnost a důvěrnost informací.
Účel potvrzení informací, které mají být uloženy a načteny.
Způsoby kontroly přesnosti a proč.
Jak poskytovat informace v dohodnutém formátu a časovém měřítku.
Typy informací, které lze smazat.
Problémy, které se mohou vyskytnout u informačních systémů a jak s nimi zacházet.

Tento článek je zdrojem pro ty, kteří pracují na diplomech NVQ úrovně 2 nebo 3 v oboru podnikání a správy.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

Co jsou informace?

Informace lze definovat jako fakta, která někdo poskytl nebo o něčem nebo něčem zjistil, nebo fakta, která byla získána výzkumem nebo jinými prostředky. Lze jej také definovat jako zprávu, která je přenášena určitými prostředky. Informace lze zaznamenávat a přenášet, což je velmi důležité, protože pomáhá s výsledky a rozhodováním. Musí to být přesné a připravené včas. Musí to být konkrétní a držet se nutnosti nebo účelu (být relevantní), mít smysl a smysl, které pomohou získat porozumění.

Informace mohou být fyzické nebo elektronické a je třeba je spravovat efektivně. Za správu informací odpovídá organizace, kde je shromažďována, spravována, ukládána, sdílena, uchovávána, získávána a doručována.

1.1 Vysvětlete účel ukládání a načítání požadovaných informací

Ukládání informací je proces, při kterém jsou informace ukládány nebo ukládány do skladu (skříně, pevný disk, paměťová karta atd.) A načítání informací je proces získávání uložených informačních zdrojů, které jsou relevantní pro potřeby.

Hlavním účelem ukládání jakýchkoli informací je snadné vyhledávání v budoucnu, když budou požadovány. Je také součástí obchodní praxe společnosti. Ukládání dokumentů musí být provedeno správným postupem, aby bylo snazší je najít. V závislosti na typu informace mohou být informace uloženy buď v ohnivzdorných skříních pro tištěné kopie, nebo na pevné disky nebo v jiných elektronických úložných zařízeních pro tištěné kopie.

V závislosti na povaze společnosti, organizace nebo podniku budou muset být uloženy různé typy informací. Může to být tajemství týkající se společnosti, vysoce důvěrné soubory týkající se společnosti nebo zaměstnanců nebo zákazníků / klientů. Soubory tedy musí být ukládány v souladu se všemi postupy zachování důvěrnosti a chráněny podle zákona o ochraně údajů, protože se jedná o informace nezbytné pro poskytování kvalitních služeb a také pro hladký chod společnosti.

Účelem získávání informací je poskytovat kvalitní služby správné osobě ve správný čas se všemi požadovanými informacemi v ruce. Pouze pokud jsou data uložena procedurálním způsobem, lze je snadno získat. Informace mohou být získávány pro marketingové účely, pro komunikaci, pro účely monitorování, pro průzkumy a další průzkumy, které by mohla organizace nebo podnik provádět. Informace budou také získány v situacích, kdy bude pravděpodobně nutné informace sdílet s partnerskými společnostmi a s policií nebo Inland Revenue.

Ukládání a načítání dat hraje hlavní roli při zlepšování výkonnosti společnosti, což se může stát offline nebo online a v různých formátech.

1.2 Popište různé informační systémy a jejich hlavní vlastnosti

Informační systémy jsou soubor hardwarové a softwarové sítě, dat a postupů, které lidé a organizace používají pro postup ukládání a načítání informací. Stará se o sběr dat, vytváření dat, zpracování dat, distribuci dat a načítání dat. Pomáhá zlepšovat efektivitu a efektivitu organizace.

Dřívější informační systém měl pouze tři typy.

Systém zpracování transakcí: Tento systém je odpovědný za zpracování každodenních obchodních transakcí. Typy transakcí se liší od organizace k organizaci. Pomáhá s údržbou, přidáváním, změnami a odebíráním dat. Mezi příklady patří zadávání objednávek, fakturace, šeky, vklady, mzdové systémy, rezervační systémy, kontrola skladů atd. Tento systém používají pracovníci první linie.
Manažerský informační systém: Tento systém pomáhá při plnění úkolů potřebných pro řešení problémů a rozhodování. Jedná se o systémy na úrovni řízení a pomáhají s hladkým chodem organizace. Pomáhá s generováním zpráv nezbytných pro běh a monitorování úrovní výkonu a úrovní efektivity, dat pro účetnictví a dalších transakcí. Některé příklady jsou systémy řízení prodeje, rozpočtování, personál, kontrola zásob atd. Tyto informace musí být velmi přesné a relevantní.
Systémy podpory rozhodování: Tento systém pomáhá při dlouhodobém rozhodování a slouží jako pomoc manažerům. Tento systém využívá interní a externí zdroje a slouží k analýze stávajících informací a promítání účinků. Pomáhají se souhrnnými zprávami, předpovědi, grafy atd. Některé příklady jsou logistické systémy, modely tabulkového procesoru atd.

Nedávno bylo přidáno několik dalších informačních systémů a jsou

Výkonný informační systém: Tento systém pomáhá s tokem informací, vykazováním a analýzou dat pro organizaci. Používají jej vedoucí pracovníci a vedoucí pracovníci k předpovědi budoucnosti společnosti a tento systém prezentuje data z externích i interních zdrojů. Pomáhá se souhrnnými zprávami a předpovědi.
Data Warehouse: Tento systém pomáhá s elektronickým ukládáním informací a také pomáhá s analýzou, získáváním, sdílením a správou dat.
Office Automation: Tento systém je počítačový informační systém a pomáhá vytvářet, upravovat a skládat informace v digitálním formátu. Byly vyvinuty za účelem zvýšení efektivity administrativních pracovníků, administrativních asistentů, manažerů, profesionálů, sekretářek a kohokoli, kdo používá počítač k ukládání a načítání informací a dat.

1.3 Vysvětlete účel právních a organizačních požadavků na bezpečnost a důvěrnost informací

Veškeré informace uložené v organizaci musí dodržovat bezpečnostní a důvěrné postupy. Zabezpečení a důvěrnost informací je proces, při kterém jsou data chráněna před neoprávněným přístupem, prozrazením, zničením, použitím nebo změnami. Platí pro fyzické i elektronické údaje. Všechny organizace uchovávají velké množství důvěrných informací o svých zaměstnancích, zákaznících, stavu společnosti, produktech, průzkumech, financích atd. Při zacházení s těmito informacemi je tedy třeba dbát na dodržování bezpečnostních a důvěrných postupů, protože pokud informace nesprávné ruce, mohlo by to mít vážné negativní důsledky. Ovlivní to také etiku a chod organizace a povede k právním krokům.

Při předávání informací jiným organizacím nebo jednotlivcům je rovněž nutné dodržovat postupy zachování důvěrnosti a ochrany údajů. Důvěrné informace, jako je datum narození, údaje o kreditní a debetní kartě, náboženství, etnická příslušnost, finanční stav atd., Lze předávat pouze osobám, které mají autoritu nebo k nimž vlastník dal souhlas, a musí také dodržovat zákony o důvěrnosti a předpisy.

Je důležité zajistit, aby uložená data byla přesná a aktuální.

Public Domain, přes Pixabay

1.4 Vysvětlete účel potvrzení informací, které mají být uloženy a načteny

Organizace, podniky a společnosti ukládají velké množství informací, ale ukládání nesprávných informací je k ničemu. Před uložením informací tedy musíme být opatrní ve fázi, kdy jsou data shromažďována nebo shromažďována. Je třeba dbát na to, aby údaje byly správné a aktuální. Platí také pro vyhledávání dat. Jak již bylo zmíněno dříve, načítání dat je pro určitý účel a není k dispozici načítání dat, která jsou zastaralá. Systémy tedy musí být neustále aktualizovány pravidelnou kontrolou zastaralých záznamů v daném časovém období.

Účelem potvrzení informací, které mají být uloženy nebo načteny, je tedy zabránit nepřesným informacím, zabránit nesprávným informacím, zabránit chybám a také zabránit zbytečným nákladům a problémům, které mohou nastat v důsledku nesprávných informací. Chybné informace mohou vést k vážným výsledkům. Například zastaralá adresa zákazníka může vést k tomu, že veškerá komunikace zaslaná zákazníkovi skončí v rukou nesprávné nebo nebezpečné osoby, což může mít katastrofální dopady na společnost a zákazníka

1.5 Popište způsoby kontroly přesnosti informací

Přesnost informací je vždy třeba kontrolovat, protože nepřesné informace mohou vést k vážným výsledkům. Informace mohou být relativní ke všemu, co se týká organizace. Pokud jde o zákazníky, může to být jejich adresa, telefonní číslo nebo nevyplacené platby, pokud jde o zaměstnance, může to být jejich ocenění, platy, opět jejich adresa a telefonní čísla, a pro firmu to mohou být finance podniku, zisky, údaje o zaměstnancích a zákaznících a různé další informace.

Výstrahy lze nastavit na informace o zákaznících a zaměstnancích, aby bylo zajištěno, že jsou kontaktováni, aby byl systém aktualizován. Používání dobrého softwaru pro databázové účely pomůže s přesným udržováním informací. Externí a interní audity jsou dalším způsobem, jak udržovat informace aktuální.

1.6 Vysvětlete účel kontroly přesnosti informací

Všechny podniky a organizace musí zkontrolovat, zda jsou informace, které uložily, přesné. Například peníze, které přicházejí a odcházejí, musí být správně zaznamenány, jinak to bude vypadat, jako by společnost neměla velký zisk, a může to ovlivnit ceny akcií společnosti, ovlivnit zaměstnance, protože společnost nemusí být schopna zaplatit zaměstnancům a bude muset snížit počet zaměstnanců, věřitelé nebudou souhlasit s půjčováním peněz atd.

Nesprávné informace mohou mít vážné negativní dopady a mohou ovlivnit finanční stav a hodnoty společnosti. Přesnost informací pomůže vedoucím pracovníkům plánovat dopředu do budoucnosti a stanovit cíle. Rovněž budou moci nedostatky předem naplánovat.

1.7 Vysvětlete účel poskytnutí informací dohodnutému formátu a časovým harmonogramům

Informace na vyžádání musí být ve schváleném formátu a musí být předloženy nebo poskytnuty ve sjednaných časových harmonogramech. Každá organizace bude mít standardní obchodní formát pro všechny dokumenty, se kterými se zabývá. Rovněž při jednání s jinými společnostmi budou dohodnuty formáty, ve kterých bude třeba předkládat informace. Pokud informace nejsou poskytnuty v dohodnutém formátu, bude to vyžadovat přeformátování, což bude vyžadovat více času a také přinese organizaci špatnou pověst.

Velmi podobné tomuto, informace, pokud nejsou poskytnuty ve správném formátu, mohou nějakou dobu trvat, než se přeformátují, a zabrání tak podniku dodržet časový harmonogram. Pokud informace nejsou poskytnuty ve sjednaných časových harmonogramech a dorazí po stanoveném termínu, nebudou tyto informace poté použity, protože již uplynul čas, nebo nebude čas na interpretaci informací, pokud to bude nutné. Nepomůže to hladkému chodu organizace. Jako součást zásad a postupů organizace musí být informace poskytovány včas ve schváleném formátu.

1.8 Popište typy informací, které mohou být vymazány

Společnost může během podnikání pokračovat ve shromažďování / shromažďování informací. Například pokud má společnost záznamy o klientech nebo zákaznících, noví zákazníci budou přicházet neustále a databáze bude mít stále více informací, jak společnost roste, a nakonec bude mít stará, nepoužívaná data, irelevantní data, mimo -datovaná data atd., která zabírají pouze nežádoucí úložný prostor. Každá společnost bude mít zásady, které stanoví, jak dlouho je třeba uchovávat data v jejich databázi, nebo jak dlouho musí být fyzické soubory uloženy v kancelářských skříních. Po uplynutí této doby mohou být nežádoucí informace odstraněny a nežádoucí fyzické soubory mohou být zničeny pomocí postupů zabezpečení a důvěrnosti. Vymazání (elektronické soubory) a skartace (fyzické soubory) jsou procesy používané k mazání informací.Mělo by se pravidelně kontrolovat zaznamenané informace a měly by být zavedeny automatizované systémy, které by záznamy označily ke kontrole, a poté by měly být případně odstraněny.

Pokud jsou data sdílena mezi partnerskými společnostmi nebo organizacemi, je třeba uzavřít dohodu o tom, jak dlouho budou data uchovávána v jejich databázi a poté po uplynutí této doby odstraněna. Všechny zastaralé a nepřesné informace musí být bezpečně odstraněny, aby nedocházelo k chybám a škodlivým účinkům.

Popište problémy, které mohou nastat u informačních systémů, a jak s nimi zacházet, když je to nutné

Informační systémy jsou pro organizaci důležitým aktivem. Existuje mnoho problémů, které mohou způsobit problémy s informačními systémy. Na elektronické informace mohou útočit viry nebo hackeři. Informace o fyzickém souboru mohou být poškozeny v důsledku požáru nebo povodně. Lidé, kteří nemají oprávnění k přístupu k informacím, mohou narušit důvěrnost. Nedostatek komunikace může také vést ke zneužití nebo nesprávnému uložení informací.

Počítačový virus může infikovat programy a všechny informace v počítači nebo v síti. Aby se zabránilo virovým útokům a útokům hackerů, je třeba použít vhodný bezpečnostní (antivirový) software a brány firewall a je třeba neustále monitorovat systémy. Je třeba co nejvíce se vyhnout sdílení informací přes internet a v případě potřeby je třeba dodržovat zabezpečené e-maily a komunikační postupy. E-maily z neznámých, podezřelých nebo nedůvěryhodných zdrojů by měly být mazány. E-mailové přílohy, které jsou podezřelé, by nikdy neměly být otevřeny. Při stahování souborů z internetu je třeba postupovat opatrně, stahujte pouze z důvěryhodných zdrojů. Udržujte antivirový software aktualizovaný, aby rozpoznával a řešil nové viry.

Informace by také měly být chráněny heslem, aby k těmto informacím neměli přístup nesprávní / neautoritativní lidé. V případech, kdy je třeba data zkopírovat na externí přenosná zařízení, je nejlepší data zašifrovat. Je třeba dbát na to, abychom nesdíleli informace s lidmi, kteří nemají oprávnění k přístupu k informacím. Vždy je nejlepší mít zálohu všech dat, takže v případě jakýchkoli problémů se systémy bude mít společnost zálohu, se kterou bude pracovat, a neztratí všechny cenné informace. V případě fyzických informací je nejlepší je ukládat v ohnivzdorných skříních a na bezpečných místech, která jsou méně náchylná k přírodním katastrofám.

Informace musí být chráněny před korupcí a přístup k nim musí být kontrolován. Je třeba věnovat pozornost ochraně informací před neoprávněným načítáním zavedením autorizovaných postupů vyhledávání.

Hodně štěstí při studiu

Tento článek byl napsán s obecnou představou, pokud jde o ukládání a vyhledávání informací. Když si zapisujete úkol, připravte si odpovědi týkající se firmy nebo organizace, pro kterou pracujete. Tento článek byl předložen zde, aby vám poskytl přehled o tom, co se od vás očekává ve vašich dokumentech.

Hodně štěstí a doufám, že je to užitečné!

Otázky a odpovědi

Otázka: Jak jsou informace zaznamenávány přesně a bezpečně uloženy v souladu s požadavky systému?

Odpověď: Přečtěte si prosím tuto část mého článku: 1.5 Popište způsoby kontroly přesnosti informací.

Otázka: Jak by se vysvětlilo, jak jsou informace zaznamenávány přesně a bezpečně uloženy v souladu s požadavky systému?

Odpověď: Vaše otázka byla zodpovězena v bodech 1.3 a 1.6. Viz níže:

„1.3 Vysvětlete účel právních a organizačních požadavků na bezpečnost a důvěrnost informací

Veškeré informace uložené v organizaci musí dodržovat bezpečnostní a důvěrné postupy. Zabezpečení a důvěrnost informací je proces, při kterém jsou data chráněna před neoprávněným přístupem, prozrazením, zničením, použitím nebo změnami. Platí pro fyzické i elektronické údaje. Všechny organizace ukládají velké množství důvěrných informací o svých zaměstnancích, zákaznících, stavu společnosti, produktech, průzkumech, financích atd. Při manipulaci s těmito informacemi je třeba dbát na dodržování postupů zabezpečení a důvěrnosti, protože pokud se informace dostanou do nesprávné ruce, mohlo by to mít vážné negativní důsledky. Rovněž to ovlivní etiku a chod organizace a povede k právním krokům.

Při předávání informací jiným organizacím nebo jednotlivcům je třeba dodržovat postupy zachování důvěrnosti a ochrany údajů. Důvěrné informace, jako je datum narození, údaje o kreditní a debetní kartě, náboženství, etnický původ, finanční stav atd., Lze předat pouze osobám, které mají autoritu nebo k nimž vlastník dal souhlas, a musí také dodržovat zákony a předpisy o důvěrnosti. “

„1.6 Vysvětlete účel kontroly přesnosti informací

Všechny podniky a organizace musí zkontrolovat, zda jsou informace, které uložily, přesné. Například peníze, které přicházejí a odcházejí, musí být správně zaznamenány, jinak to bude vypadat, jako by společnost neměla velký zisk. To může ovlivnit ceny akcií společnosti a zaměstnanců, protože společnost nemusí být schopna zaplatit zaměstnancům a bude muset snížit počet zaměstnanců a věřitelé nebudou souhlasit s půjčováním peněz atd.

Otázka: Proč musí společnost propojit svůj plán vývoje systému s časovým rozsahem požadovaných informací?

Odpověď: Bez časového plánu rozvoje spojeného s časovým měřítkem nebude společnost schopna vytvořit plán nebo mít představu o tom, jak dokončí projekt. Bez ohledu na velikost nebo rozsah projektu je harmonogram vždy klíčovou součástí řízení projektu. To řekne společnosti a týmu, kdy by měla být každá aktivita provedena, co již bylo dokončeno a pořadí, ve kterém je třeba věci dokončit. Tímto způsobem se vize, kterou společnost pro projekt má, transformuje do časového plánu.