Porozumění způsobu správy rozpočtů

Aby bylo možné spravovat rozpočty efektivně a efektivně, je nutné…

sledovat, kontrolovat a zaznamenávat všechny finance (příjmy a výdaje),
vědět, jak minimalizovat náklady v oblastech, za které zodpovídáte,
být schopen vyšetřit nebo identifikovat problematické oblasti a napravit je a
efektivně spravovat a autorizovat výdaje.

Tento článek je založen na jednotce NVQ úrovně 4 „Správa rozpočtů“. Chcete-li získat jasnou představu a pochopení účelu rozpočtů, přečtěte si tento článek. Získáte porozumění účelu rozpočtů, včetně výhod efektivního a efektivního řízení finančních zdrojů; právní, regulační a organizační požadavky na správu rozpočtu; a různé typy rozpočtových systémů a jejich rysy.

Nyní budete potřebovat důkladné pochopení toho, jak spravovat rozpočty. Za rozpočtový proces obvykle zodpovídají vedoucí pracovníci a finanční pracovníci. Tito zaměstnanci musí mít přesné a aktualizované informace a znalosti o účinných rozpočtových postupech.

Rozpočty jsou sestavovány pro každý finanční rok. Manažeři a zaměstnanci, kterých se to týká, budou muset vypracovat rozpočty pro své vlastní oblasti odpovědnosti a poté je předat finančnímu oddělení. Tyto návrhy rozpočtů jsou poté přezkoumány vyšším vedením a později schváleny výborem nebo podobně v závislosti na organizaci.

Metody pro monitorování, ovládání a zaznamenávání příjmů a výdajů

Znáte účel rozpočtů. Nyní je vaší odpovědností je spravovat. Správa rozpočtů vyžaduje, abyste neustále sledovali, kontrolovali a zaznamenávali příjmy a výdaje, abyste mohli sledovat každý finanční pohyb a jeho výsledek. Jak toho dosáhnete? Podívejme se na několik způsobů nebo metod.

Monitorování příjmů a výdajů

Monitorování rozpočtu se provádí, aby se zajistilo, že zdroje jsou využívány podle plánů uvedených v rozpočtu. Sledování nebo sledování způsobu využití finančních zdrojů je pro každé oddělení a organizaci velmi důležité. Jedná se o nepřetržitý proces zajišťující plnění cílů stanovených v rozpočtu. Prostřednictvím tohoto monitorování budete moci rozhodovat o rozpočtu a přijímat vhodná opatření, kdykoli a kdekoli to bude nutné.

Je třeba sledovat příjmy a výdaje, aby se zjistila jakákoli změna ve vzorcích, aby bylo možné přijmout vhodná opatření. Tento monitorovací postup lze provádět v pravidelných intervalech, například každý měsíc. Při sledování dat berte v úvahu, že rozpočet byl plánován na příští rok a dosavadní výdaje a příjmy.

Podívejte se na zůstatek zbývající po zbytek období v aktuálním finančním roce a proveďte prognózu, jaká bude situace s takovým tempem do konce finančního roku. Podívejte se na jakékoli variace, pozitivní i negativní, a proveďte nezbytná opatření k jejich nápravě. V každém kroku je důležité zdokumentovat (zaznamenat) všechna fakta a akce.

Nejlepší je sledovat příjmy a výdaje u držitele rozpočtu a vyšších úrovní řízení prostřednictvím pravidelných schůzek. Musí existovat efektivní řízení peněžních toků, protože je velmi důležité pro služby a produkty, které podnik poskytuje.

Rozpočty lze rozdělit podle nákladových středisek nebo jiných kódů nebo úrovní, aby bylo snazší je sledovat. To pomůže identifikovat oblasti, které překračují a nedosahují.

Měli byste být schopni analyzovat a poskytnout vysvětlení jakékoli odchylky od navrhovaných výdajů, ať už pozitivní nebo negativní. K tomu musí být připojen akční plán. To zajistí, že zdroje byly použity hospodárně, efektivně a efektivně.

Kontrola příjmů a výdajů

Další důležitou otázkou je kontrola příjmů a výdajů. Bez tohoto kroku bude jeden utrácet peníze z cesty. Za účelem kontroly příjmů a výdajů je nejlepší při přípravě rozpočtu přímo zapojit osobu odpovědnou za kontrolu financí a výkonu oddělení. Dostupný rozpočet by měl být komunikován se všemi příslušnými zaměstnanci.

Mohou existovat různé oddíly rozpočtu, které budou kontrolovány různými zaměstnanci, takže je nejlepší přidělit a dát autoritu lidem, kteří jsou přímo zapojeni - například schvalovatel rozpočtu a rozpočtový manažer. Oddělení nebo týmy by měly být informovány o osobě odpovědné za kontrolu příjmů a výdajů.

Celková výše finančních prostředků dostupných pro konkrétní rok by měla odrážet celkové výdaje plánované pro daný rok.

Zaznamenávání příjmů a výdajů

Zaznamenávání příjmů a výdajů lze provádět ručně nebo elektronicky. Záznam musí být proveden okamžitě a denně. Všechny účty související s příjmy a výdaji, veškeré příjmy, které jsou splatné, veškeré přijaté platby, vystavené příjmy a faktury, dluhy atd., Musí být jasně zaznamenány s datem a účelem.

Zaznamenávání příjmů je způsob, jak určit, zda podnik vytváří zisk, či nikoli, protože zahrnuje podrobnosti o přijatých a vynaložených penězích.

5 skvělých nástrojů pro sledování obchodních nákladů

Zaznamenávejte podrobnosti o oblastech podnikání podle pořadí, od nejziskovějších po nejméně ziskové. To vám automaticky pomůže analyzovat a podniknout kroky v oblastech, které vytvářejí obrovské ztráty.

Pro malé výdaje je dobré použít drobný hotovostní účet k použití a sledování malých výdajů. Jejich zaznamenání pomůže s účinným vrácením peněz a budou vráceny pouze zaznamenané peníze. Jedná se o efektivní způsob zaznamenávání malých výdajů, které by jinak mohly zůstat bez povšimnutí.

Způsoby, jakými mohou být náklady minimalizovány v oblasti odpovědnosti člověka

Snížení nákladů v podnikání je jedním z účinných způsobů správy rozpočtů nebo dostupných finančních prostředků. Pokud každý minimalizuje náklady ve své vlastní oblasti odpovědnosti, celkem to pro podnik přinese obrovské úspory. Je třeba vědět, jak správně zvolit, pokud jde o utrácení peněz za konkrétní oblasti podnikání.

Způsoby, jakými lze minimalizovat náklady v oblasti vlastní odpovědnosti, jsou:

Efektivní využívání technologie

V dnešní době je k dispozici mnoho pokročilých technologií, od online nakupování po placení účtů atd. Efektivně využijte následující technologie, abyste ušetřili čas a peníze.

Setkání lze pořádat pomocí telekonferencí, což znamená, že ušetříte peníze za cestování, zařizování místností / míst, ušetříte čas při organizaci a plánování zasedacích místností atd.
Technologie můžete efektivně využívat tím, že netisknete na papír a používáte elektronické úložiště pro soubory a další obchodní data. To šetří čas, peníze a životní prostředí.
Některé podniky lze spravovat online v závislosti na povaze nebo alespoň marketing lze provádět online. To vám pomůže ušetřit spoustu peněz vynaložených na marketingový personál, kancelářské prostory, vybavení atd.

Dluhy

Kreditní karty mají vysoké úrokové sazby, a proto musí být zaplaceny co nejdříve. To pomůže podnikání v dlouhodobém horizontu.

Rozpočet

Vždy vytvořte rozpočet pro svou oblast odpovědnosti a dodržujte jej. Jakákoli odchylka od ní může být docela škodlivá, ale dá vám jasný plán, co dělat a co nedělat a čeho se vyvarovat.

Snížení nákladů

Kupujte pouze potřebné stacionární zařízení, vybavení, nábytek, software nezbytné pro každodenní provoz firmy. Snižte další nežádoucí výdaje. Kupte si energeticky úsporné stroje a používejte energetické žárovky, abyste ušetřili za účty za energii. Používejte řádně izolované dveře a okna. Někdy výrobci prodávají repasované výrobky za mnohem nižší ceny a pokud se zdají být kvalitní, jděte do toho.

Pracování z domova

Jedná se o efektivní způsob, jak ušetřit peníze z kancelářských prostor a náklady na palivo. Při snižování nákladů je rozumné je snižovat ve správných oblastech, protože snižování nákladů ve špatných oblastech může mít katastrofální nebo negativní dopad. Vždy hledejte dobrou hodnotu za peníze, čehož lze dosáhnout udržováním dobrých vztahů s dodavateli a partnerskými organizacemi.

Jak identifikovat situace, ve kterých může být nutné provést nápravné opatření

V oblastech, které neodpovídají zásadám, postupům nebo procesům organizace, jsou nutná nápravná opatření. Je třeba identifikovat důvody těchto neshod a v budoucnu je třeba přijmout preventivní opatření, která se vyskytnou, a to se nazývá nápravná opatření. Nápravná opatření by mohla být přijata na základě stížnosti nebo auditu nebo nepříznivých dopadů na finance společnosti atd. Aby bylo možné přijmout správná opatření, je třeba provést šetření týkající se konkrétní záležitosti.

Některé situace, které mohou vyžadovat nápravná opatření, jsou:

Rozpočty projektů se vymkly kontrole. je možné se mu vyhnout, pokud pečlivě dohlížíte na rozpočet a také pokud zaměstnanci vědí, že dohlížíte na rozpočet. Každý týden kontrolujte a předpovídejte rozpočet.
Práce, která trvá déle, než bylo plánováno, a proto vyžaduje další rozpočet, úsilí a čas.
Když jeden nebo více členů týmu vyloží projekt.

Když je úkol nebo projekt v rozporu s plánem nebo přesahuje rozpočet kvůli technickým nebo finančním omezením.
Chybí důležitý úkol nebo projekt nebo cíl.
Když práce nebo prováděné úkoly nesplňují cíle.
Zákazníci, kteří nejsou spokojeni se službami nebo produkty, protože nesplňují specifikace ani očekávání.
Když selže zdroj nebo sponzor.
Během hodnocení rizik, auditů nebo inspekcí zajištění kvality.

Nápravná opatření mohou být něco jako přeplánování projektů, přerozdělení zdrojů, reorganizace týmů, odlišné řízení projektů, redesign procesů nebo produktů atd. Identifikujte hlavní příčinu a proveďte nezbytná opatření.

Rozsah vlastního oprávnění pro správu rozpočtu a schvalování výdajů

Správa rozpočtu není jen o udržování správného počtu financí, ale také o řízení zapojených lidí. Například zaměstnanci nebo členové týmu. Pro správu rozpočtů a schvalování výdajů je třeba mít dobré manažerské dovednosti. Držitel rozpočtu nese odpovědnost za peníze přidělené na konkrétní rozpočet, a proto musí zkontrolovat, zda jsou výdaje legitimní, a poté rozpočet schválit. Oprávnění utrácet neznamená, že lze jednoduše utratit přidělené peníze, právě tak; to znamená, že peníze je třeba vynakládat zodpovědně a moudře. Člověk se může dostat do potíží, pokud dojde k selhání ve správě rozpočtu, a také může být odměněn, pokud ve správě rozpočtu uspěl.

Při řízení rozpočtů a vynakládání rozpočtových peněz musí držitel rozpočtu mít na paměti cíle a záměry organizace. Budou existovat konkrétní cíle a odpovědnosti, které je třeba vzít v úvahu k dosažení cílů nebo cílů. Při manipulaci / správě rozpočtů je třeba mít na paměti právní předpisy a organizační požadavky. Vždy proveďte nezbytná opatření k minimalizaci nákladů a také příslušná opatření pro případ, že by došlo k překročení rozpočtu.

Monitorujte, kontrolujte a zaznamenávejte příjmy a výdaje. Vytvářejte dokumenty, které nastiňují výkon organizace oproti rozpočtu. Udržujte všechny záznamy aktuální a přesné.

Doufám, že vám zde byly užitečné informace. Neváhejte zanechat své myšlenky a zkušenosti. Všechno nejlepší a děkuji, že jste se zastavili.