Tipy pro vedení záznamů pro daňovou sezónu

Tyto tipy vám pomohou projít daňovou sezónou bez obvyklé bolesti.

Olga DeLawrence

Konec roku je rušný a často stresující. Koneckonců, máme dvě svátky zády k sobě, které vyžadují čas, peníze a přípravu. Na vrcholu se, že do prosince 31 ^st, je to venku se starými a s novým. Ach, nemluvím o vyčištění šatníků nebo kůlny. Ne, mluvím o finančních záznamech, souborech, účtenkách a o tom, jak dostat své kachny do řady, aby je předal strýci Samovi.

Skličující, že?

No, to nemusí být. Postupujte podle těchto tipů a úklid na konci roku je hračka. Stejně tak shromažďování záznamů v rámci přípravy na podání ročního daňového přiznání.

Tyto tipy mají usnadnit život těm z nás, kteří pracují z domova jako podnikatelé nebo sóloprenové. Lord ví, že jsme tak zaneprázdněni, tak proč neuspořádat své záznamy? Ušetří to čas a spoustu stresu. Věř mi!

Soubory aktuálního roku mějte vždy po ruce

Foto Shauna L Bowling

Uspořádejte své fyzické soubory

Mnoho z nás stále raději dostává své účty poštou a platí šekem. Věnujte zásuvku na stole nebo přenosný souborový systém pro uložení příjmů z aktuálního roku. Vytvořte složku pro každého věřitele a na kartě ji označte aktuálním rokem. Je také dobré mít složku pro léčebné výdaje, protože o tyto informace budete požádáni ve svém daňovém přiznání.

Pokud je to možné, vytvořte také složku s aktuálním rokem pro své obchodní výdaje. Po zaznamenání výdajů zahoďte všechny své příjmy do složky. Pokud se vaše příjmy shodují s výpisem z banky nebo kreditní karty, vytvořte kopii, kterou chcete umístit do své obchodní složky. (Více o záznamu výdajů souvisejících s podnikáním dále v tomto příspěvku).

Pokud máte registrační systém pro doklady, jako jsou oddací listy, pojistné smlouvy, záruky, tituly vozidel, daňová přiznání atd., (A měli byste!), Je konec roku, je čas jej vyčistit. Projděte každou složku a vyhoďte vše, co pro vaši domácnost vypršelo nebo již neplatí.

Budete chtít uchovávat bankovní výpisy, placené účty a podobně po dobu tří let. Uložte je do skříně se soubory, které dlouhodobě uchováváte. IRS má na audit návratnosti pouze tři roky, takže cokoli staršího než toho, můžete poslat do souboru třináct, včetně všech záloh.

Skartujte všechny vyřazitelné dokumenty a přidejte je na hromádku kompostu nebo je použijte jako podpal do krbu.

Nyní, když jste si uspořádali své fyzické soubory, je čas nastavit systém vedení záznamů, který budete pravidelně udržovat. To je místo, kde se udržuje vaše duševní zdraví.

Tabulky jsou vaši přátelé

Teď už na mě nechoď všechny bonkery. I kdybych neměl účetní zázemí, stále je používám. Jsou to nejjednodušší způsob, jak udržovat záznamy a mít informace k dispozici na první pohled. Naučit se vkládat vzorce do Excelu není těžké. A není nutné spustit pásku (na kalkulačce) přijít daňový čas je obrovská úspora času.

Pro ty z vás, kteří Excel neznají, je zde základní návod, který vás provede nastavením tabulky a formátováním vzorců:

Jak kopírovat a vložit v aplikaci Excel

Vždy nezapomeňte vymazat všechna data, s výjimkou vzorců. Tímto způsobem se výpočty provedou automaticky, jakmile přidáte nová data.

Jak vidíte na fotografii níže, vymazal jsem všechna data, ale vzorce stále existují a čekají, až pro mě budou pracovat!

Doporučené tabulky pro sledování obchodní aktivity

Mám několik tabulek, které jsem udržoval pro své podnikání a stále udržuji pro své osobní daňové přiznání. Níže doporučuji, aby vaše práce byla snadná. Tento typ vedení záznamů vám také dobře poslouží, kdykoli budete potřebovat poskytnout finanční informace subjektu, který o to požádá. Stisknutím jediného tlačítka můžete tyto tabulky připojit nebo převést do formátu PDF a odeslat je e-mailem požadujícím entitám

Sledujte své výdělky podle zákazníků

Foto Shauna L Bowling

Výdělky na volné noze

Otevřete nový sešit a pojmenujte jej Výdělek na volné noze nebo cokoli, co se vznáší na vaší lodi. Jen se ujistěte, že je to něco, co si pamatujete, když to potřebujete hledat.

Přidejte své jméno, název firmy, název sešitu a rok, ke kterému se vztahuje. (Viz foto).

Ve svém sešitu Freelance Earnings jsem přidal listy, které se týkají mého podnikání. Jsou to následující:

1. Výdělky 2015
2. Výdaje 2015
3. Najeto 2015
4. Režijní náklady 2015

Poznámka: Svou činnost na volné noze jsem ukončil v roce 2015, ale informace, které poskytuji v tomto článku, jsou vždyzelené.

Na kartě Výdělky jsem pojmenoval sloupce takto:

• Sloupec A - název projektu
• Sloupec B - datum fakturace
• Sloupec C - číslo faktury
• Sloupce D až M - každý je přiřazen zdroji příjmů (klientovi)
• Sloupec N - Mezisoučet (součet všech čísel v řádku)
• Sloupec O - celkem (to je ve skutečnosti nadbytečné)
• Sloupec P - datum zaplaceno
• Sloupec Q - Méně poplatků (někdy PayPal hodnotí poplatky pro neověřené plátce)
• Sloupec R - zaplacená částka (zaplacená čistá částka)
• Sloupec S — Zůstatek (nevyplacený zůstatek)
• Sloupec T - Měsíční součet (vyžaduje samostatný vzorec, který se liší podle toho, kolik řádků záznamů mám za měsíc)

Ve spodní části tabulky mám vzorce pro každý sloupec. Díky tomu na první pohled zjistím, kolik jsem od každého klienta vydělal. To se hodí, když přehodnocujete svoji klientskou základnu. Je to také užitečné na konci roku; víte, od kterých klientů očekávat 1099 (něco přes 600 $).

Pak tu běží vzorec, který mi dá celkový součet. Mělo by souhlasit s součty ve sloupcích Q, R, S a T. Tomu se říká „důkaz“. Pokud součty nekontrolují, máte někde chybu.

V tuto chvíli bych se chtěl prohodit. Pokud se některý z mých čtenářů cítí zahlcen nastavením tabulek, rád to pro vás udělám. Pak vše, co musíte udělat, je upustit od informací, jakmile se objeví. Zastřelte mi e-mail přes profilovou stránku Bravewarrior (podívejte se do části „mail od fanoušků“)

Sledujte své obchodní výdaje

Foto Shauna L Bowling

Výdaje

Dále se přesuneme do listu Výdaje. To je místo, kde budete sledovat všechny své výdaje spojené s podnikáním. Tenhle jsem nastavil trochu jinak. První tři sloupce jsou Datum, Příjemce a Celkem. Čtvrtý sloupec je ponechán prázdný, aby bylo možné zobrazit celkový součet, aniž byste museli přejít k poslednímu sloupci. Uvidíte, proč jsem to takto nastavil, až uvidíte sloupce, které jsem pojmenoval. Nezapomeňte zahrnout všechny daňově uznatelné provozní náklady, jinak známé jako náklady na podnikání (mimo režijní náklady - budeme se jim věnovat později).

Zde je to, co byste měli zahrnout do tabulky

• Kancelářské potřeby - papír, inkoust, toner, pera, tužky atd.
• Software
• Hardware - CRT, monitory, notebooky, reproduktory, tiskárny atd.
• Školení - jakékoli semináře, které navštěvujete, nebo online školení, za které zaplatíte poplatek
• Opravy a údržba (R & M) zařízení - opravy počítačů atd.
• Reklama / Marketing - to nezahrnuje počet najetých kilometrů, ale skutečné náklady na získání vašeho jména. Mohou to být nálepky na vaše vozidlo, vizitky, poplatky za tisk atd.
• Licence / daně - zde máte nárok na svou profesní licenci a poplatky za registraci vašeho obchodního jména. V tomto sloupci také uvádím své roční poplatky za doménové jméno a web.
• Pojištění - pokud máte samostatné pojištění pouze pro své podnikání, například profesní odpovědnost
• Poplatky za soutěž
• Poplatky (jiné) - jedná se o bankovní poplatky, poplatky PayPal a jakékoli další poplatky, které absorbujete za účelem zaplacení.
• Poštovné
• Zábava - pokud vezmete klienta na oběd nebo večeři, nezapomeňte na jeho příjmení napsat jméno klienta a to, o čem se diskutovalo, jinak jej nemůžete odepsat.
• Cestování - znovu to nezahrnuje počet najetých kilometrů; to je samostatný výpočet. To by zahrnovalo letenky, pobyty v hotelu, pronájem automobilů atd., Pokud jsou spojeny s obchodem.

Budete chtít, aby součet běžel po každém sloupci (svisle), který bude „důkazem“ součtu řádků (vodorovně).

Záložka Kilometry je docela přímočará. V zásadě to vypadá takto:

Zaznamenejte počet najetých kilometrů

Foto Shauna L Bowling

Když jedete na síťovou událost, na poštu, do obchodu s kancelářskými potřebami, abyste se setkali s klientem nebo pobavili klienta lokálně, váš počet kilometrů je odečitatelný. IRS zveřejňuje každý rok jinou sazbu. Jakmile zadáte celkový počet ujetých kilometrů, váš daňový software nebo účetní provede správný výpočet. Parkovné a mýtné jsou také odečitatelné, nezapomeňte si tedy uschovat účtenky a přihlásit je. Obvykle ponechávám samostatný sloupec v tabulce najetých kilometrů, abych sledoval parkování a mýtné (příklad viz list Lékařské výdaje dále v tomto příspěvku).

Poznámka: Používáte-li vozidlo pouze pro pracovní účely, můžete do oblasti provozních nákladů zahrnout plyn a olej, opravy a údržbu vozidla. Nelze však odepsat počet najetých kilometrů, pokud jde o tento způsob. Také byste měli amortizovat vozidlo (v závislosti na jeho stáří), pokud se jedná o skutečně firemní vozidlo.

Režijní náklady

Přechod na režijní náklady:

Pokud pracujete z domova a máte specializovanou kancelář (přeměnil jsem svou třetí ložnici na kancelář), můžete odečíst část svých režijních nákladů. Výpočty jsou založeny na metrech čtverečních vaší kanceláře děleno celkovými metry čtverečních vašeho domova. Váš daňový software provede matematiku na základě rozlohy, kterou zadáte.

Jedná se o položky, které byste měli zaznamenávat každý měsíc

• Splátka hypotéky - pokud jsou v platbě zahrnuty vaše daně a pojištění, budete muset při podávání daní tuto zásadu porušit. Jednoduše odečtěte čísla pojištění a daně z nemovitosti z celkové platby za rok, abyste přišli se správným rozpisem.
• Elektrický
• Plyn - k ochlazení a ohřátí vašeho domu / vody
• Voda
• Opravy v domácnosti - to platí pouze pro opravy, které se dotýkají celého domu, jako je sanace konstrukce, nové zapojení atd.
• Mobilní telefon - pokud jej používáte pro podnikání.
• Telefon - pokud máte vyhrazenou telefonní linku, zahrňte ji místo do tabulky výdajů.
• Internet - to platí zejména pro autory. Každý osoba samostatně výdělečně činná, která při podnikání spoléhá na internet, by měla zahrnovat tyto náklady.

Sledujte své režijní náklady

Foto Shauna L Bowling

Jednoduché tabulky pro všechny daňové poplatníky

Pro všechny daňové poplatníky, kteří rozpisují odpočty, je dobré udržovat tabulky vašich lékařských / zubních výdajů a charitativních příspěvků. Sledujte také počet najetých kilometrů pro obě kategorie, protože se započítává do vašich výdajů z kapsy a je odečitatelný.

Vaše tabulka pro lékaře / zubaře je velmi jednoduché rozvržení, jak uvidíte níže:

Sledujte své léčebné výdaje, včetně ujetých kilometrů

Foto Shauna L Bowling

Vaše pojistné je odpočitatelné, stejně jako recepty, návštěvy lékařů, pobyty v nemocnici, laboratorní práce, ambulantní ošetření atd. Pokud váš lékař předepsal plán hubnutí nebo členství v tělocvičně k léčbě konkrétního onemocnění, včetně obezity, jsou odpočitatelné jako studna. Zde je předepsáno klíčové slovo. Váš lékař, který zmínil, že byste měli zhubnout, vás nezakládá nárok na tento odpočet.

Pro