Obsah:
- Úvod:
- 4.6 Vysvětlete, jak obsluhovat zařízení používaná k výrobě a odesílání písemné nebo elektronické komunikace.
- 4.7 Vysvětlete důležitost informování zákazníka, pokud je pravděpodobné, že dojde ke zpoždění při reakci na komunikaci.
- 4.8 Vysvětlete rizika spojená s důvěrností písemných nebo elektronických komunikací.
- E-maily
Úvod:
Komunikace prostřednictvím psaní a elektronicky často vyžaduje použití zařízení. Aby uchazeč úspěšně komunikoval, měl by vědět, jak efektivně obsluhovat dané zařízení. Pokud dojde k předpokládanému zpoždění v reakci na komunikaci, je třeba zákazníka průběžně informovat o situaci a vývoji.
Elektronická a písemná komunikace může být riskantní, pokud se dokumenty nedostanou do rukou správné osoby. Je třeba věnovat pozornost zajištění bezpečného dodání výše uvedených komunikačních prostředků.
Jedná se o jednotku úrovně 3 s kreditní hodnotou 6. Tato jednotka byla rozdělena do dvou částí pro snazší pochopení a nenaplnění příliš velkého množství informací do jednoho rozbočovače.
Chcete-li si přečíst první část této jednotky, postupujte podle níže uvedeného odkazu:
Jednejte se zákazníky písemně nebo elektronicky - 1. část
123rf.com
4.6 Vysvětlete, jak obsluhovat zařízení používaná k výrobě a odesílání písemné nebo elektronické komunikace.
Písemnou a elektronickou komunikaci lze provádět různými způsoby a pro různé typy komunikace se používá různé vybavení. Aby bylo možné tyto komunikace efektivně odesílat a přijímat, je třeba vědět, jak tato zařízení obsluhovat.
U písemné komunikace je třeba mít dovednosti psaní a také používat správné pero, papír a tužky vhodné pro tuto komunikaci. Pokud se má komunikace vytisknout a odeslat, je třeba vědět, jak tiskárnu používat. V elektronické komunikaci používáme buď počítač, nebo fax. Osoba, která komunikuje, tedy musí vědět, jak ovládat počítač, notebook a fax. Faxované materiály mohou být psány ručně nebo tištěně a mohou vyžadovat znalost obsluhy faxu, počítače a tiskárny.
K výrobě dokumentů potřebujeme
- Počítač s klávesnicí, myší a monitorem nebo notebook nebo pero a papír
- Tiskárna
K zasílání dokumentů potřebujeme
- Fax
- Počítač s klávesnicí, myší a monitorem nebo notebookem
- Obálky a razítka
Provoz počítače:
- Jeden potřebuje počítač nebo CPU s klávesnicí, monitorem a myší a připojenou tiskárnou.
- Počítač musí mít operační systém, kterým je v naší organizaci Windows XP.
- Před zapnutím počítače je třeba se ujistit, že jsou napájecí šňůry dokonale připevněny na zadním panelu CPU, video kabely na monitoru a kabely k zásuvce, a také zda jsou myš a klávesnice připojeny odpovídajícím způsobem porty.
- Po této kontrole je v CPU zapnuto tlačítko napájení.
- Zařízení si vyžádá uživatelské jméno a heslo pro přihlášení do systému. To se bude lišit pro každou organizaci v závislosti na tom, jak jsou počítače nastaveny u.
- Mohou existovat další přihlášení pro systémy nebo software specifické pro společnost, aby bylo možné používat prostředky a software, přistupovat k pevným diskům atd.
- Jeden by měl vědět, používat software pro zpracování textu, aplikace Microsoft a další aplikace, které organizace používá k výrobě dokumentů.
Po přípravě dokumentu byste měli vědět, jak jej připojit k e-mailu a poslat je pomocí e-mailových služeb poskytovaných organizací, například Microsoft Outlook, nebo tisknout, pokud je třeba jej odeslat poštou, v závislosti na metodě, která bude použita odeslat komunikaci.
Někdy může být nutné odeslat dokument zašifrovaný na flash disky, CD nebo DVD. V těchto situacích je třeba vědět, jak kopírovat soubory na jednotku flash a zašifrovat je, a pokud je vypalujete na disky CD nebo DVD, musíte vědět, jak používat vypalovací nebo zapisovací software.
wikihow.com
Provoz faxu:
Faxy se většinou používají, když není možné odesílat dokumenty e-mailem, nebo když se organizace domnívají, že e-mailová komunikace není pro daný typ dokumentu zabezpečena, nebo může doručení dokumentů poštou trvat i dny. Abyste mohli odesílat dokumenty faxem, musíte vědět, jak obsluhovat fax. K provozu faxového zařízení potřebujete faxové číslo, faxové číslo příjemce, kazetu nebo pásku nebo toner v závislosti na modelu faxového zařízení, požadované dokumenty, které je třeba odeslat, spolu s krycím listem a prázdnými bílými papíry, pokud přijímáte fax.
Než budete moci fax používat, musíte jej nastavit a nakonfigurovat. Nejprve je třeba zapojit napájecí a telefonní linku a zapnout napájení. Telefonní linka musí být zapojena do správné zásuvky podle pokynů v návodu. Zkontrolujte, zda je slyšet oznamovací tón. Většina organizací má vyhrazené telefonní číslo pro faxovou linku, a proto lze fax nastavit na automatický příjem. Ujistěte se, že je vložen toner / kazeta / páska a že v zásobníku papíru je vždy potřebné množství papíru pro příjem faxu.
Pro účely záznamů je dobré nastavit potvrzovací stránku pro fax, která vám sdělí, zda bylo odeslání úspěšné nebo zda došlo k chybám. Pomáhá při odesílání důvěrných a důležitých nebo právních dokumentů. Pokud ale používáte fax pouze pro jednoduché záležitosti, můžete tuto funkci vypnout, abyste ušetřili papír.
Dalším užitečným nastavením je možnost záhlaví, která bude obsahovat řádek v horní části dokumentu, kde bude uvedeno, odkud je fax, plus datum, čas a faxové číslo. To bude velmi užitečné pro identifikaci údajů o odesílateli a také pro komunikaci s odesílatelem v případě potřeby faxem.
Při odesílání faxu se ujistěte, že je zapnuto napájení, a vždy odešlete krycí papír pro fax s uvedením podrobností odesílaných dokumentů, kdo je odesílá a za jakým účelem se odesílá. Díky tomu budou věci velmi jasné a snadné. Umístěte dokumenty do správného zásobníku na správnou pozici a vytočte číslo, na které chcete fax odeslat. Stiskněte tlačítko Odeslat a počkejte, až budou naskenovány všechny papíry a odeslán fax. Po dokončení procesu fax vytiskne potvrzovací zprávu v závislosti na nastavení.
Pokud je zařízení správně nastaveno, je vložen zásobník papíru a kazeta nebo toner jsou připraveny, příjem faxu je velmi snadný proces. Pokud je fax nastaven na automatický příjem faxů, po zazvonění faxové linky zařízení automaticky přijme fax a vytiskne jej. Nastavení automatického přijímání faxů je velmi užitečné, abyste si nenechali ujít důležité dokumenty, které přicházejí v kteroukoli denní dobu.
Provoz tiskárny:
Abyste mohli odeslat strojově psaný dokument prostřednictvím poštovních služeb nebo faxu, musíte si je nejprve vytisknout. K tisku dokumentů potřebujete tiskárnu připojenou k počítači nebo k síti, ke které je počítač připojen. Podobně jako u faxu se musíte ujistit, že je tiskárna zapojena a je zapnuto napájení. V závislosti na typu tiskárny, ať už inkoustové nebo laserové, budou mít tiskárny inkoustovou kazetu nebo tonerovou kazetu. Zkontrolujte, zda je v přihrádce na kazetu inkoust nebo toner. V závislosti na typu tiskárny můžete mít různé zásobníky pro různé typy papíru a různé velikosti papíru. Zkontrolujte, zda jsou vloženy zásobníky papíru. Proveďte na tiskárně počáteční nastavení kvality tisku, oboustranného tisku atd.
Chcete-li vytisknout dokument, použijte nabídku Soubor na dokumentu, který jste vytvořili, a vyberte možnost tisku. Pole, které se zobrazí, bude mít tlačítko možností nebo vlastností pro nastavení tisku. V případě potřeby lze barevné výtisky provést na barevné tiskárně. Oboustranný tisk lze provést za účelem úspory papíru.
I když se všechna tato zařízení používají každý den v kancelářském prostředí, nezapomeňte kvůli úspoře energie každý den vypnout počítače a tiskárny. Pomáhá také s dlouhou životností zařízení.
4.7 Vysvětlete důležitost informování zákazníka, pokud je pravděpodobné, že dojde ke zpoždění při reakci na komunikaci.
Péče o zákazníky je velmi důležitým prvkem v každé organizaci. Kontakty a vztahy se zákazníky jsou velmi důležité a je třeba je neustále udržovat, aby organizace fungovala hladce. Informování zákazníků je velmi důležitý úkol a součást zákaznických služeb. Pomůže to vyhnout se tolika problémům, nedorozuměním a frustraci a většinu času pomůže posílit vztah se zákazníky. Zákazníci budou rádi, když se o problému dozvědí od společnosti nebo organizace, místo aby ho zjistili sami. Proaktivní přístup je tedy mnohem lepší než reaktivní přístup.
Například (z pohledu mé práce), pokud víte, že nastal problém a na přijatých doporučeních je seznam čekatelů, můžete vyzvat zákazníky, aby je informovali o zpoždění a důvodu, proč ke zpoždění došlo a také jim dát časový rámec, ve kterém bude problém seřazen. Můžete také zaslat dopis s uvedením důvodů zpoždění a kdy bude provedeno. Pokud tak neučiníte, zákazníci zazvoní znovu, a pokud se jim dostane negativní odpovědi, budou frustrovaní nebo se budou obracet po jiných organizacích či společnostech.
Sdílení informací se zákazníky o zpožděních služeb nebo jakýchkoli zpožděních v reakci na komunikaci nebo služby řekne zákazníkům, že se o ně společnost starala. Rovněž zastaví zákazníky v tom, aby věnovali péči o zákazníky a byli znepokojeni nebo frustrováni. To pomůže posílit vztah se zákazníkem. Vždy se stavte do pozice zákazníka a myslete na to, co byste očekávali. Stejné a další bude muset být poskytnuto zákazníkům.
Když obdržíte požadavek od zákazníka, čeká zákazník v očekávání, zda bude jeho požadavek splněn. Mohli by se dokonce divit, zda se jejich žádost k vám dostala. Jako první krok je tedy dobré potvrdit přijetí a informovat zákazníka, že jste obdrželi požadavek a že se ním budeme zabývat nebo na něm pracovat. Pokud se jedná o požadavek, jehož vyřešení bude nějakou dobu trvat, informujte zákazníka o postupu. To pomůže zákazníkovi zůstat v klidu s vědomím, že práce právě probíhá a že je o něj postaráno.
Až bude problém vyřešen, ujistěte se, že jste zavolali zákazníkovi a informovali ho, než abyste čekali, až vám zákazník pošle informace. To pomůže zákazníkovi zůstat v klidu a stát se produktivním, jinak podle zákazníka problémy stále přetrvávají nevyřešené.
Neustálé informování zákazníka zvyšuje jeho spokojenost. Ať už jde o dobré nebo špatné zprávy, musí být informováni, aby věděli, že si je pamatují a nejsou ignorovány.
viseven.com
4.8 Vysvětlete rizika spojená s důvěrností písemných nebo elektronických komunikací.
Všechny formy komunikace nejsou zcela bezpečné. Ve všech formách komunikace existují mezery a nevýhody.
Rizika spojená s důvěrností písemné komunikace:
Jakákoli forma písemné komunikace bude uložena jako tištěná kopie nebo odeslána prostřednictvím poštovních služeb. Komunikace může obsahovat důvěrné informace, které neoprávněným osobám není dovoleno číst ani do nich nahlédnout.
Rizika spojená s důvěrností elektronické komunikace:
Elektronické formy komunikace zahrnují telefony, mobilní telefony, faxy a e-maily.
- Telefony: Komunikace, která probíhá přes pevnou linku, není zcela bezpečná, protože existují případy, kdy došlo k odposlechu telefonních linek. V rámci procesu a postupů mohou telefonní společnosti sledovat telefonní hovory, což je opět vážný problém, pokud jde o důvěrnost. Existují také řádky, které mohou mít více rozšíření, kde konverzaci jedné osoby mohou zaslechnout ostatní lidé, a tím porušit důvěrnost.
- Mobilní telefony: Komunikace prostřednictvím mobilního telefonu využívá rádiové vlny, které lze snadno zachytit. Jakékoli zprávy přijaté mobilními telefony, pokud telefon není uzamčen heslem, může vidět kdokoli, pokud se dostanou do rukou nesprávných lidí. Také smartphony mají jednodušší možnosti nastavení e-mailů a dalších funkcí. Pokud nejsou zabezpečeny heslem, mohou tyto funkce smartphonu způsobit vážné problémy s důvěrností, pokud pošlou informace do rukou lidí, kteří nemají oprávnění k přístupu k těmto informacím.
- Faxy: Přestože faxové přístroje představují bezpečný způsob odesílání a přijímání informací, je třeba při odesílání informací faxem postupovat velmi opatrně. Pokud při odesílání faxu zadáte nesprávné číslo, i když je jedna číslice nesprávná, mohou se důvěrná data dostat do rukou nesprávných lidí, a to i v právní záležitosti protistraně. Než stisknete tlačítko Odeslat nebo Odeslat, je třeba zkontrolovat číslo, na které odesílají fax. Na konci přijímače může být také neoprávněný přístup k faxům. Vždy je dobré si u příjemce ověřit, zda je správný čas na odeslání faxu a zda příjemce obdržel dokumenty v ruce. Dokonce i ve vaší kanceláři musí být faxové přístroje uchovávány tam, kde k nim mají přístup pouze oprávněné osoby, protože jinak mohou přijaté důvěrné dokumenty získat nesprávní lidé.
- E-maily: Stejně jako u faxového přenosu je třeba při komunikaci prostřednictvím e-mailů být velmi opatrný. Je třeba se ujistit, že jste správně zadali e-mailovou adresu a zkontrolovali správnost, jinak mohou e-maily přejít do doručené pošty nesprávného příjemce. Komunikace prostřednictvím e-mailů zahrnuje i další hrozby. E-maily a jejich přílohy mohou číst a vidět správci systému a hackeři. Při odesílání důvěrných a citlivých informací byste se tedy měli vyvarovat používání veřejných sítí a používání šifrovaných metod.
Obecně je vždy dobré upozornit zákazníky nebo všechny příjemce komunikace, že s písemnou a elektronickou komunikací jsou spojena rizika a že nejlepší metodou jsou osobní schůzky.
Naše organizace přijala opatření k udržení bezpečnosti dat při používání výpočetní techniky.
E-maily
Chcete-li si přečíst první část této jednotky, postupujte podle níže uvedeného odkazu:
Jednejte se zákazníkem písemně nebo elektronicky - část 1
Doufám, že vám byly informace v tomto centru užitečné. Toto je pouze pro referenční účely. Pokud máte nějaké dotazy nebo se chcete podělit o své zkušenosti, udělejte to v sekci komentáře níže.
Vše nejlepší!