Naplánujte si úspěšný zážitek z veletrhu

Důvody, proč by vaše společnost měla vystavovat na veletrhu

Veletrhy jsou skvělý způsob, jak generovat nové potenciální zákazníky a setkat se s potenciálními prodejci a partnery. Vystavování na veletrzích vyžaduje značné množství času na plánování, silné řízení projektů, schopnost plánovat a spravovat rozpočet a pracovat s různými lidmi. Vzhledem k tomu, že veletrhy jsou investicí, je třeba pečlivě zvážit umístění, publikum a další vystavovatele.

Pokud víte, že se vaši zákazníci a vyhlídky každoročně účastní konkrétního veletrhu a máte produkt, službu nebo řešení, které je jasným odlišení od vašich konkurentů, měli byste se zaregistrovat a vystavovat. V závislosti na odvětví a nabídce služeb neočekávejte, že uzavřete obchody ve svém stánku. Spíše se na to dívejte jako na začátek budování nových vztahů s potenciálními partnery, prodejci a agenturami.

Důvody, proč by vaše společnost neměla vystavovat na veletrhu

Pokud vaše společnost rok co rok vystavuje na stejné akci a nezíská žádné nové obchody, měla by se diskutovat o tom, zda na akci nadále vystavovat.

Pokud se publikum nezmění, vystavovatelé se nezmění, a pokud nemáte co nabídnout, můžete pravděpodobně najít efektivnější způsob, jak utratit tyto rozpočtové dolary. Tyto dolary můžete například vložit do svých kampaní s platbami za kliknutí nebo do remarketingových reklam. Remarketingové reklamy záměrně udržují vaši značku a hodnotovou nabídku před návštěvníky webových stránek.

Pokud se chystáte zúčastnit, protože chcete přístup k ceníkům a tajné omáčce vašich konkurentů, nenajdete je na veletrhu. Pokud nemáte zájem o budování vztahů, pak veletrh pravděpodobně není dobrá investice.

otázka v dotazníku

Plánujete vystavovat na každoročních obchodních výstavách a konferencích

Plánování veletrhu může trvat několik měsíců a je důležité, aby vedoucí projektu vedl tento typ plánování událostí. Tím zajistíte, že budou dodrženy časové osy, rozpočty zůstanou na správné cestě a všechny příležitosti budou důkladně prověřeny.

Většina průmyslových veletrhů se řídí kalendářním rokem, ale liší se podle místa. Například veletrh se obvykle koná každý rok na podzim, ale data se mohou pohybovat o týden nebo dva. K tomu může dojít z důvodu plánování místa konání, nebo jednoduše proto, že show vždy začíná v neděli a končí vždy ve středu.

Správa rozpočtu na veletrh vyžaduje, aby manažer vybral veletrhy, na které mohou mít největší dopad. Projděte si online materiál a vyhledejte společnosti, které událost sponzorují. Zjistěte, kdo budou reproduktory, a určete, zda téma odpovídá vaší strategii pro daný rok.

Pokud neexistuje žádná kompatibilita, podívejte se na další konference, které budou kompatibilní s vaší značkou, publikem a budou mít správný typ potenciálních zákazníků.

Mluvené příležitosti jsou obvykle součástí velkého sponzorského balíčku. Pokud však může manažer ve vašem týmu ovlivnit, zvažte, jak bude sponzorství prospěšné pro vaši společnost.

Rozvržení stánku by mělo mít místo k sezení

Účastníci ocení možnost posadit se na pár minut.

Jak vybrat nejlepší výstavní prostor pro vaši společnost

Výběr výstavního prostoru vyžaduje pečlivé plánování. Pokud si konkurent s dlouhou historií na každoroční obchodní výstavě nejprve vybral svůj prostor, pak možná nebudete chtít být přes uličku nebo vedle ní. Společnost, která spravuje výstavní prostor, obvykle zveřejní na svém webu rozložení podlahy s vybraným prostorem stánku a názvy společností dalších vystavovatelů. Je nemožné konkurovat společnosti, která má velké LED displeje a dva tucty prodejců. Je tedy velmi důležité pečlivě vybrat svůj prostor. Jinak se váš stánek v hluku ztratí.

Skladování exponátů je nákladem na podnikání

Je snazší zaplatit za skladování a nechat profesionály spravovat vaše stánky s boxy.

Výhody platby za skladování stánku

Stánek 20 x 30 byl zabalen do několika velkých beden a pro pohyb vyžadoval vysokozdvižný vozík. Bylo příliš velké na to, aby bylo možné ho ubytovat nebo spravovat v podnikové kanceláři. Mohli jsme si přinést 6 'stánek interně a řídit přepravu na různé akce a z nich. Výhodou jeho umístění ve výstavní společnosti bylo, že panely a rámy stánku byly zkontrolovány na opotřebení a poškození při každém vrácení do skladu. Pokud byl panel poškozen, mohli jej před vrácením kabiny do skladu vytisknout a vyměnit.

Poté, co byly do online portálu zadány informace a byly v rámci zásilky vybrány položky nabídky „a la carte“, vystavovatelská společnost mi zašle návrh e-mailem. Návrh byl odhadem pro zpáteční dopravu. Návrh zahrnoval zabalení, přepravu a vrácení stánku.

Prospekt veletrhu a servisní sada pro vystavovatele

Společnost, která veletrh pořádá, bude mít prospekt a servisní sadu pro vystavovatele. Prospekt obsahuje informace o datech, umístění, přiřazení prostoru stánku a rezervaci hotelu. Bude také obsahovat informace o partnerských programech, statistiky o předchozím roce, demografické údaje účastníků a příležitosti pro reklamu a sponzory během akce.

Vystavovatelská servisní sada má více podrobností a je relevantnější pro konkrétní náklady a příležitosti na výstavě. Kit bude také obsahovat informace o dodavatelích show. Pokud má váš stánek světla, budete si muset objednat elektřinu. Pokud plánujete pomocí skenerů ve svém stánku zachytit informace o návštěvnících na jejich odznaku, budete potřebovat bezdrátový internet nebo Wi-Fi. Pokud plánujete využívat zeleň ve formě falešných rostlin, bude mít dekorátor přehlídky k dispozici bohaté možnosti.

Pokud je veletrh pořádán v kongresovém centru, budete muset pochopit očekávání ohledně práce na místě. Mnoho velkých přehlídek využívá odborové práce k sestavení a rozebrání stánků. Pokud je to váš případ, je velmi důležité vědět, co můžete a nemůžete udělat ve formě nastavení a rozpisu.

Reklama na veletrhu je drahá

Utraťte reklamní dolary tam, kde je uvidí vaše publikum.

Sponzorské a reklamní příležitosti

Během doby, kdy plánujete stovky detailů kolem vašeho stánku na veletrhu, budete dostávat mnoho e-mailů a telefonních hovorů o příležitostech být sponzorem a inzerovat.

Rozdíl mezi sponzorováním a reklamou může být 10 000–25 000 $. Výhody sponzorování show budou nabízeny ve formě odstupňovaných výdajů. Sponzorství ve výši 25 000 USD vám může poskytnout výhodu e-mailů před představením a umístění loga vaší společnosti na různá místa v okolí kongresového sálu nebo hotelového sálu.

Může vám být dána příležitost inzerovat v časopise organizace a můžete získat digitální prostor na webových stránkách veletrhu (s vaší úrovní sponzorství) a na webových stránkách organizace. Nesponzorovaná reklama má vlastní vysvětlení. Jednoduše platíte za tisk nebo digitální prostor bez výhod sponzorství.

E-mailové seznamy na veletrzích a výzva k akci

Musíte porozumět svému publiku a účastníkům akce. Hostitelská společnost zašle e-mailem seznam vystavovatelů 30 dní před akcí. Seznam však bude obvykle omezen na následující: Jméno, Příjmení, Název společnosti, Název pozice, Město a Stát. Podmínky, které s hostitelskou společností budete dodržovat, budou obvykle zahrnovat ustanovení, že vy (společnost) nebudete ostatním vystavovatelům zasílat e-maily. Pokud však jste sponzorskou společností, může k dohodě existovat výhrada.

Jednou z výhod sponzorské společnosti vám může být přístup k nasazení e-mailu před uvedením třetí strany. Podle mých zkušeností jako sponzorské společnosti jsme dostali příležitost poskytnout text e-mailu a odkazy na schválenou společnost třetí strany. Společnost měla přístup k e-mailovým adresám a nasadila dva e-maily naším jménem. Úzce jsem spolupracoval se společností na plánování dat a časů a testování e-mailů napříč více kanály, aby zpráva fungovala jako responzivní design pro různá zařízení a pro různé prohlížeče. Pro oba e-maily bych zahrnoval předmět, tělo e-mailu, výzvu k akci a odkaz na naši vstupní stránku.

Cílem obou e-mailů bylo přesměrovat příjemce na konkrétní vstupní stránku na našem webu. Předmět byl navržen tak, aby vzbudil zájem příjemce, aby e-mail otevřeli. Výzva k akci byla pozvánkou k registraci a získání ceny za špičkovou technologii u losování, které se bude konat po představení. Tři různé odkazy v e-mailu by příjemce přenesly na vstupní stránku soutěže. Zadání jejich informací, včetně jejich e-mailové adresy a telefonního čísla, by je automaticky zahrnulo do naší soutěže a mohli si vyzvednout kartu Starbucks v hodnotě 5 $ během výstavních hodin.

Druhou výzvou k akci bylo pozvání požádat o schůzku ve stánku během výstavních sálů. První rok, kdy jsem použil tuto taktiku, jsme obdrželi 24 žádostí o schůzku. Ve druhém roce jsme obdrželi 48 žádostí o jmenování. Každé ráno akce jsem zaslal osobní e-maily lidem, kteří požádali o schůzku, jako připomínku času, který požadovali. Oba roky jsme měli silné představení, ale ne každý se objevil podle plánu. Avšak tyto zmeškané schůzky byly dány našemu prodejnímu týmu, aby po show pokračoval.

Mnoho konferencí nesdílí e-mailový seznam účastníků

Mnoho konferencí používá k nasazení e-mailů do seznamu účastníků třetí strany. Abyste mohli účastníkům poslat e-mail, musíte si obvykle zakoupit balíček veletrhu, který zahrnuje výhodu e-mailového marketingu.

Podle mých zkušeností budete (značka) psát e-mail a spolupracovat s poskytovatelem e-mailových služeb partnera. Partner nabídne sadu dat a časů k nasazení vašeho e-mailu na seznam veletrhů účastníků, prodejců a dalších partnerů.

Vyzkoušejte e-mail před datem nasazení

Testování vašeho e-mailu je naprosto kritické. Některé z nejhorších e-mailů, které jsem dostal, byly odeslány prostřednictvím partnera, ale značka e-mail netestovala. Dostal jsem e-maily, které začínají;

- Drahá, - Dobrý den, {First_Name}

spolu s řadou dalších katastrof, kterým lze zabránit e-mailovým marketingem.

Moje nejlepší rada je spolupracovat s e-mailovým partnerem a důkladně otestovat vaše e-maily, abyste zajistili, že značka je vhodně zastoupena a příjemce ji bere vážně.

Použijte promyšlený a poutavý předmět e-mailu

Účelem vašeho e-mailu je dostat další účastníky do vašeho stánku. Existuje mnoho různých způsobů, jak se tam dostat, ale nejprve je musíte přimět k otevření e-mailu.

Zahrňte do e-mailu výzvu k akci

Soutěže jsou skvělým způsobem, jak přilákat lidi do vašeho stánku. Soutěže však přitahují lidi, kteří chtějí vyhrát soutěž, takže na to musíte být připraveni.

Prvním cílem vašeho e-mailu je dostat do stánku správný typ lidí. Druhým cílem e-mailu je přilákat lidi, kteří mohou být kvalifikováni v reálném čase osobami s rozhodovací pravomocí nebo prodejním týmem. Kvalifikovaní účastníci jsou ti, se kterými se chcete velmi brzy po představení seznámit, takže si vás budou pamatovat a můžete tak dále rozvíjet vztah.

Trade Show Collateral Versus Product Giveaways

Tištěný kolaterál je drahý a je okamžitě datován. Jediní lidé, kteří dostali tištěný materiál, jsou ti, kteří se dostavili na schůzku nebo požádali o schůzku, když se zastavili u stánku. Zahrnuli jsme složku, která obsahovala firemní brožuru, bílé knihy, případové studie a list s výkonným týmem. Také jsme jim dali velmi pěkné značkové pero Balmain, které obsahovalo logo společnosti, telefonní číslo a web. Také jsme jim dali odpovídající USB disk. Měli jsme další předměty, které jsme mohli rozdat lidem, kteří chtěli mít podepsanou Trail Map. Každý rok jsme rozdávali desítky levnějších značkových per, stovky karet Starbucks v hodnotě 5 $ a kbelíky cukrovinek.

Jde o to dát tištěný kolaterál pouze lidem, kteří se skutečně zajímají o řešení společnosti. Jinak se veškerý tištěný materiál vyhodí do koše a zabírá místo na našich skládkách. Cílem levnějších pera bylo dát návštěvníkům stánku něco dostatečně malého, aby si je mohli vzít domů, které bylo značkové a mělo URL a telefonní číslo webové stránky. Položka byla něco, co mohli používat každý den, a byla dost hezká pro domácnost nebo kancelář.

Funkce zaměstnanců a velikost stánku



Velikost stánku	# Pracovníci stánku	Funkce
10x10	1-2	Odbyt
10x30	2	Odbyt
20x30	6-8	Prodej a marketing

Poučení z vystavování

Jednou z mnoha poučení je přestat dělat to, co jste vždy dělali, pokud to nefunguje. Vyhodnoťte úspěch a neúspěch každého veletrhu a pomocí těchto lekcí zjistěte, zda se v následujícím roce vyplatí investovat.

Vyzkoušejte nové taktiky, například sponzorování společnosti. Sponzorování je velmi drahé, ale může poskytnout viditelnost a výhody, které jste dříve neměli.

Nedávejte tištěný materiál každému, protože ne každý je potenciálním zákazníkem.

Následné sledování po představení je důležité. Během představení se setkáte s desítkami lidí, takže se ujistěte, že jste kontaktovali do týdne nebo dvou, než na vás zapomenou. Naplánujte si čas na zasílání e-mailů potenciálním klientům a partnerům nebo pokračujte telefonickým hovorem.

A především si chvilku rozmyslete nad dokonalým provedením akce, než se ponoříte do plánování pro následující rok.