Oddělení lidských zdrojů: proveďte analýzu práce - klady a zápory

Typickým cílem analýzy práce je udržení stávajícího personálu, aniž by došlo k přetížení práce. Konečným účelem analýzy úlohy je však definovat popis úlohy. Popis práce je nutný, aby bylo možné najmout nejkvalifikovanějšího zaměstnance na konkrétní pozici. Jakmile dokončíte analýzu práce, nejlépe pochopíte, jaké úkoly a odpovědnosti pozice potřebuje.

To může vedení pomoci určit, zda najmout zaměstnance na plný nebo částečný úvazek, smlouvy nebo dočasného zaměstnance. Při jeho provádění také pomůže znát nevýhody analýzy práce. Pokud by došlo ke střetu mezi zaměstnanci, budete vyzbrojeni k boji.

Tento článek se bude zabývat historií analýzy práce, různými perspektivami analýzy práce, formální definicí analýzy práce, když se provádí, proč se provádí, nevýhodami provedení, způsobem provedení úkolu (jedinečným a tradiční metody) a odkazy pro další informace.

Michele Jones

Michele Jones

Teorii analýzy práce vytvořili dva psychologové, Fredrick Taylor a Lillian Moller Gilbreth, na počátku 20. století (Muchinsky, 2012).

Představte si sebe jako zaměstnance…

Jsi zaneprázdněn. Máte celý den. Vždy jste věděli, že vy a úředník zaznamenáváte některé stejné informace, takže se vaše práce překrývají. Také však víte, že díky zaneprázdnění vám den uběhne rychleji, takže jste na to nikdy neukazovali.

Najednou jste vyrušeni. Jste povoláni na schůzku a dostanete pokyny, jak dokončit svou část analýzy práce, která z toho, čemu rozumíte, je jen fantazijní slovo pro to, co říkáte během dne.

Nejistá část z vás si myslí: „Proč potřebují vědět, co celý den dělám? Dostal jsem práci, že? Snaží se celý den učit, co dělám, aby mohli předávat povinnosti ostatním? Jsou uprostřed toho, že mě nechali jít? Možná bych neměl být úplně upřímný. Možná bych měl ke svým pozičním požadavkům přidat další povinnosti… “

Představte si sebe jako zástupce lidských zdrojů…

Představenstvo se rozhodlo, že chce, abyste provedli analýzy pracovních míst u všech zaměstnanců ve společnosti. Znáte mnoho způsobů, jak tento úkol splnit, ale také víte, že jsou v tom i úskalí.

V současné době problémy, které řešíte v oblasti lidských zdrojů, zahrnují spory mezi zaměstnanci ohledně toho, kdo je za ně odpovědný, spory mezi zaměstnanci ohledně toho, kdo je odpovědný za které úkoly, a spory mezi zaměstnanci ohledně toho, kdo kterého úspěchu dosáhl.

Jinými slovy, hádáte se mezi zaměstnanci po krk. Samozřejmě je to součást práce. Problém je v tom, že tyto spory přímo ovlivňují tento úkol. Pokus o zjištění, kdo je „skutečným“ supervizorem, kdo dělá který úkol a kdo dosáhl toho, čeho dosáhl, jsou položky, které musí být součástí analýzy práce.

Jednou z výhod pracovní analýzy je, že může omezit politické hádky vyjasněním vztahů a oblastí odpovědnosti při podávání zpráv, takže se tento problém může určitým způsobem vyřešit sám (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

I když existují výhody a důležité účely pracovních analýz, zaměstnanci i analytici úloh mohou mít s tímto úkolem problémy. Ať už jste zaměstnanec nebo analytik práce, pokuste se vizualizovat druhou stranu mince, abyste zjistili, jaké potíže mohou nastat.

Michele Jones

Co je analýza práce?

Analýza pracovních míst je postup, při kterém oddělení lidských zdrojů shromažďuje, dokumentuje a analyzuje informace o obsahu pracovních míst a požadavcích. Ukazuje jasný vztah mezi pracovními úkoly a znalostmi, dovednostmi a schopnostmi potřebnými k plnění úkolů (US Office of Personnel Management, 2007).

Aby bylo možné získat přesnou analýzu, mělo by se oddělení lidských zdrojů spolehnout na nadřízené a zaměstnance, aby mohli poskytnout kompletní analýzu pracovních míst, organizační schéma oddělení a jakékoli další informace o všech změnách v oddělení, které ovlivnily danou pozici.

Michele Jones

Kdy oddělení lidských zdrojů obvykle očekává, že provede analýzu práce?

• Když dojde ke sloučení nebo akvizici
• Když nové společnosti převezmou staré
• Když společnost provádí hodnocení výkonu
• Při provádění změn ve společnosti

Michele Jones

Ministerstvo práce Spojených států vytvořilo databázi 20 000 popisů pracovních míst na základě analýz pracovních míst, které provedly útvary lidských zdrojů. Databáze se jmenuje O'NET. Vyhledávání je zdarma a obsahuje Nástroj pro průzkum kariéry, který pomáhá uživatelům dozvědět se o nové kariéře. Prozkoumejte online slovník pracovních titulů (O'NET) vytvořený ministerstvem práce Spojených států dnes, abyste se dozvěděli více.

Michele Jones

Proč jsou analýzy úloh hotové?

1. Chcete-li zjistit, co je zapotřebí k úspěšnému vykonání práce, pochopením:

• Jak se práce provádí
• Když jsou potřeba pracovní úkoly
• Koho se práce týká
• Jaké vlastnosti jsou potřebné k výkonu práce
• Jaké funkce a povinnosti jsou pravidelně dokončovány
• Jaké psychické a fyzické požadavky jsou považovány za nutné

2. Přerozdělit, vyloučit, objevit nebo rozdělit další odpovědnosti a povinnosti

3. Vytvořit popis úlohy a zdokumentovat atributy pozice

4. Vylepšovat procesy nebo postupy

5. Rozvíjet lepší výkon zaměstnanců

6. Efektivně řídit výcvikové a propagační systémy

7. Pomáhat zaměstnancům maximalizovat jejich talent a kariérní postup

8. Najít nejlepší kvalitu zaměstnanců pro každou konkrétní pozici

9. Zjistit, zda je postižený jedinec schopen vykonávat úkoly na pozici se zvláštním ubytováním nebo bez něj

10. Pomáhat při právní ochraně při výběru nebo vyloučení obsazení pozic společností; Další informace o tom, jak analýza pracovního místa souvisí se zákonem, najdete na webových stránkách Komise pro rovné příležitosti v zaměstnání.

11. Správně klasifikovat pracovní místa z hlediska jejich příslušného názvu a rozsahu platů

Proč jsou při analýze pracovních míst nevýhody?

• S každou osobou lze zacházet odlišně, protože vykonává různé povinnosti.
• Mnoho pracovníků se neradi přizpůsobuje novému prostředí.
• Pokud se lidé cítí v zaměstnání ohroženi, mohou nastat rušivé postoje.
• Mentální kvalifikaci je obtížné zjistit, protože ji nelze přímo pozorovat.
• Po dokončení analýzy je možné určit, že některé pozice budou odstraněny.
• Osobní předpojatost analytika úloh může shromážděná data zkreslit.
• Pokud se lidé budou cítit nejistě ve své současné pozici, mohou zkreslit pravdu o tom, co za den skutečně dělají.
• Analýza úlohy je časově velmi náročná, protože jsou požadovány přesné informace.
• Pokud pracovníci nechápou, co je analýza práce, nemusí se účastnit užitečným způsobem.
• Dokončení analýzy úlohy může být velmi obtížné, pokud se úlohy často mění.
• Koordinace komplexní analýzy práce vyžaduje spoustu pracovní síly a spolupráce.

• Šokující příběh o neúplnosti analýzy úlohy

  Tento příběh je příkladem nevýhody spojené s analýzou úlohy. Přijetí kandidáta, který nemá kvalifikaci na pozici, bylo výsledkem neúspěchu této společnosti v úspěšné analýze zaměstnání.

Michele Jones

Jak se provádějí analýzy pracovních míst?

Oddělení lidských zdrojů často přichází s vlastním způsobem provádění analýzy pracovních míst, aby na základě jejich metod vytvořily jednotné popisy pracovních míst. Existují však i jiné způsoby, jak lze provádět analýzy úloh.

Existuje mnoho jedinečných a tradičních metod, které lze implementovat při provádění analýz úloh, aby se zaměstnanci během tohoto postupu ulehčili. Níže bude uvedeno šest příkladů způsobů provedení tohoto úkolu.

Michele Jones

1. Účast zaměstnanců

Nechte každého zaměstnance vyplnit analýzu práce. Od všech zaměstnanců by mělo být požadováno, aby provedli analýzu práce. V případě jakýchkoli dotazů nebo problémů s vyplňováním analýzy práce by mělo oddělení lidských zdrojů pomáhat každému zaměstnanci.

Díky tomu bude mít oddělení lidských zdrojů příležitost zjistit, kde dochází k přetížení nebo kde je možné přesunout povinnosti. Oddělení může analyzovat informace získané od zaměstnanců a nadřízených a určit, zda je třeba provést nějaké změny.

Pokud je pozice zaměstnance považována za vyloučenou, je obvykle cílem společnosti najít pro ně jinou roli a v případě potřeby je rekvalifikovat. Dobrá společnost by měla věřit, že talentovaní jedinci uvítají výzvu nové role, a užít si kariérní růst s přidanou odpovědností, která s tím souvisí.

Michele Jones

2. Bonusový systém

Po dokončení analýzy každého pracovního místa může společnost rozhodnout o vydání bonusu těm, kteří jsou uznáni za způsobilé. Tuto způsobilost lze určit na základě nejnovějšího hodnocení výkonu nadřízeného a délky doby, kdy byl zaměstnanec ve společnosti zaměstnán. Procentní částka bonusu by měla být stejná pro všechny způsobilé zaměstnance.

Stanovený harmonogram bonusů, jako je tento, by motivoval vedoucí a zaměstnance, aby se ochotně a rádi zúčastnili analýzy práce. Možná by to považovali spíše za příležitost než za hrozbu.

Spolu s bonusovým plánem by mohl být nastaven motivační systém, aby byli motivováni i ti, kdo jsou bonusem přehlédnuti. Systém by v zásadě mohl dát bonusovým pracovníkům „naději“. Mohli se dozvědět, proč nedostali bonus a co mohou v budoucnu udělat pro zlepšení výkonu své pozice.

Michele Jones

3. Podrobnosti o analýze úlohy

Pro získání přesné analýzy pozice může být nutné, aby si zaměstnanci několik dní vedli deník svých aktivit, aby mohli sledovat, jak tráví čas v práci. Analýzu práce by měl také schválit každý nadřízený.

Analýza by měla obsahovat:

• Název oddělení
• Souhrn pozic jejich celkových povinností nebo hlavního účelu
• Podrobný popis všech úkolů, které jsou zahrnuty do vykonávání jejich pozice
• Odhad průměrného množství času stráveného prováděním každého úkolu v celkové výši sto procent a jejich seřazení podle důležitosti
• Seznam zaměstnanců, jejichž činnosti tato pozice koordinuje nebo nad nimi vykonává dohled
• Seznam identifikující typy příslušných povinností v oblasti dohledu, jako je přidělování práce, najímání nebo hodnocení výkonu

Vedoucí by měl stručně popsat minimální zkušenosti, vzdělání a veškeré licence vyžadované pro danou pozici.

Michele Jones

4. Dva přístupy k analýze pracovních míst

Dva populární přístupy k analýzám úloh jsou zaměřené na úkoly a pracovníky. Metoda zaměřená na úkoly se soustředí na úkoly spojené s prováděním úlohy. Metoda zaměřená na pracovníka se snaží zkoumat lidské kvality potřebné k úspěšnému provedení práce.

Tyto charakteristiky jsou obvykle rozděleny do čtyř částí zvaných KSAO:

• Znalost
• Dovednosti
• Schopnosti
• Jiné (osobnost, zájmy a zkušenosti)

Michele Jones

5. Metody analýzy úloh

Některé ze způsobů provedení analýzy práce zahrnují tradiční metody a jedinečné metody. Mnoho personálních oddělení přichází s vlastními způsoby provádění analýz pracovních míst. Mohou to chtít udělat kvůli způsobu, jakým plánují použít svou analýzu práce.

Hlavním důvodem pro provedení analýzy práce je vymyslet vhodný popis práce. Mnoho specialistů na lidské zdroje chce, aby byly všechny jejich popisy práce podobné. Chtějí, aby měli stejný formát a byly vytvořeny stejnou metodou.

Unikátní způsoby provedení analýzy práce
Pracovní vzorky
Analýza pozadí
Dotazníky
Pozorování - přímá i nepřímá
Rozhovory se zaměstnanci nebo nadřízenými
Vyšetřování kritických incidentů
Pracovní deníky
Technika Repertory Grid
Kontrolní seznamy
Hierarchická analýza úkolů

Co je to PAQ? PAQ je nástroj pro analýzu úloh, který je dokončen profesionálním analytikem úloh a měří platnost komponenty úlohy vlastností nalezených při testování způsobilosti. Co je JASR? Tato metoda je zaměřená na úkoly a rychlá.

Tradiční způsoby provádění analýzy pracovních míst
Osobní pohovory
Průzkumy
Pracovní hodnocení
Telefonické rozhovory
Procesní a procesní kontroly
Dotazník pro analýzu polohy (PAQ)
Rozhovory týkající se chování
Analýza práce rychlostí reality (JASR)
Pracovní listy analýzy práce

Michele Jones

6. 6stupňový proces analýzy úlohy

Mnoho společností používá šestikrokový proces, pokud jde o provádění analýzy pracovních míst. Obvykle je uspořádán následovně:

1. Shromážděte data a rozhodněte se, jak je nejlépe využít. To může zahrnovat psaní popisů pracovních míst, stanovení standardů výkonu nebo provádění dalších profesních studií.
2. Seznam úkolů a kvalifikací požadovaných k úspěšnému provedení úlohy. Zkontrolujte organizační schémata a procesní schémata.
3. Určete kritické úkoly nebo reprezentativní úlohy pro hlavní analýzu.
4. Analyzujte úlohu shromažďováním údajů o pracovních činnostech, pracovních podmínkách a schopnostech požadovaných k provedení úlohy. Ohodnoťte schopnosti a určete, které kompetence jsou nejdůležitější.
5. Přezkoumejte závěry s pracovníkem a jeho nadřízeným. Po potvrzení odstraňte úkoly, které nesouvisejí s kompetencemi.
6. Zdokumentujte všechna zjištění a vytvořte přesný popis úlohy se specifikacemi úlohy.

Michele Jones

Pravděpodobně nejobtížnější, ale také nejdůležitější věcí při analýze práce je dostat každého na palubu. V tomto článku bylo uvedeno mnoho možností, které vás provedou, jak toho dosáhnout. Nejlepší může být poznámka, formální schůzka nebo individuální pohovor. Vysvětlení účastníků analýzy práce, proč se dokončuje, jim může pomoci pochopit rozhodnutí společnosti.

Demonstrace O'NET - analýza práce

Reference

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF a Shaw, JB (2006). Řízení lidských zdrojů (6. vydání). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psychologie aplikovaná na práci. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Americký úřad pro správu personálu. (2007). Příručka pro delegované vyšetřovací operace: Průvodce pro vyšetřovací kanceláře federálních agentur. Citováno 30. listopadu 2013 z