Jak napsat komunikační plán

Komunikace slovo koláž

catherinecronin prostřednictvím služby Flickr Creative Commons

Pokud jste někdy čelili odporu tváří v tvář změnám v práci, dobrý komunikační plán vám může pomoci podpořit vaši iniciativu v oblasti řízení změn. Dobrý komunikační plán vám nejen pomůže zajistit, že o tom budete mít přehled všechny své zúčastněné strany, ale může také pomoci vaší organizaci získat podporu pro projekt nebo organizační změnu.

Co je komunikační plán?

Komunikační plán vám pomůže zorganizovat, co je důležité sdělit všem zúčastněným stranám, jaké je sdělení, které chcete sdělit, jak jej vyslovit a kdy jej vyslovit. Komunikační plán by měl pokrývat 5 velkých otázek - Kdo? Co? Proč? Jak? Když?

Začněte vytvořením jednoduché matice, jako je ta níže, která vám pomůže udržet váš plán organizovaný a kterou můžete vyplnit při procházení každým z níže uvedených kroků.

Publikum	Zpráva (Co)	Účel (Proč)	Metoda (Jak)	Cíl (kdy)
Interní zúčastněné strany
Externí zúčastněné strany

Níže se podívejte na tyto jednoduché kroky, které vám pomohou začít budovat úspěšný komunikační plán pro vaše podnikání.

Krok 1. Poznejte své publikum

Nejjednodušší místo, kde začít budovat svůj komunikační plán, je identifikovat své publikum. Pokud váš projekt vyžaduje, abyste informovali lidi zevnitř i zvenčí vaší organizace a byli aktuální, začněte vytvořením seznamu interních a externích zúčastněných stran.

Některé příklady interních vs. externích zúčastněných stran

Příklady interních zúčastněných stran:	Příklady externích zúčastněných stran:
Vedení na výkonné úrovni	Výkonní sponzoři projektu
Manažeři oddělení	Majitelé firem
Zaměstnanci v první linii	Přední zákazníci

Jakmile budete mít seznam všech svých interních a externích zúčastněných stran, může vám pomoci udělat si pod každou poznámku, která odpoví na následující otázky:

• Co vědí?
• Co potřebují vědět?
• Které skupiny mají vyšší prioritu před ostatními?
• Vyžadují různé skupiny různé zprávy?

Jakmile jste odpověděli na základní otázky o každém segmentu publika, je na čase určit, co s každým z nich komunikovat.

Ve vaší komunikační matici by nyní měl být sloupec publika dokončen:

Publikum	Zpráva (Co)	Účel (Proč)	Metoda (Jak)	Cíl (kdy)
Interní zúčastněné strany
Výkonné vedení
Manažeři
Zaměstnanci
Externí zúčastněné strany
Výkonní sponzoři
Majitelé
Přední zákazníci

Krok 2. Jaká je vaše zpráva?

Při přemýšlení o tom, jakou zprávu potřebujete sdělit svému publiku, jednoduše přemýšlejte o odpovědi na otázku „co?“ Účel zprávy a způsob, jakým bude doručena, přijde později.

Následující kontrolní seznam vám pomůže určit, co vaše publikum potřebuje vědět:

• Co v současné době ví vaše cílová skupina? (identifikujte to pro seznam všech segmentů publika, které jste vytvořili v kroku 1).
• Co potřebují vědět?
• Co nemusí vědět?
• Jaký tón hlasu budete potřebovat u každého publika? (S výkonnou komunikací můžete zaujmout profesionální a přímý přístup, zatímco vaše komunikace přímo se zákazníky může být energičtější a hmatatelnější)
• Jaké jsou obavy vašeho publika? Zajistěte, aby vaše zprávy pro každé publikum odpovídaly na jejich jedinečné a individuální otázky a obavy. Pamatujte, že otázky interního zaměstnance týkající se projektu nebo změny se mohou zcela lišit od otázek, které se týkají výkonného sponzora.

Po zodpovězení těchto otázek vyplňte ^2. sloupec matice:

Publikum	Zpráva (Co)	Účel (Proč)	Metoda (Jak)	Cíl (kdy)
Interní zúčastněné strany
Výkonné vedení	Obchodní hodnota změny.
Manažeři	Co váš tým potřebuje vědět o změně.
Zaměstnanci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.
Externí zúčastněné strany
Výkonní sponzoři	Výhody změny pro organizaci.
Majitelé	Jak tato změna ovlivní váš konečný výsledek.
Přední zákazníci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.

Krok 3. Jaký je účel vaší zprávy?

Během tohoto kroku odpovězte na otázku „proč?“ Proč je nutné sdělit každou zprávu (Co) každému vašemu publiku? Odpověď na tuto otázku vám pomůže pochopit, proč je důležité sdělit každou informaci vašim zaměstnancům a zákazníkům, a hodnotu, kterou sdělování těchto informací přinese vašemu podnikání a hodnotě pro zákazníka.

Některé běžné důvody pro sdělení klíčových sdělení zúčastněným stranám:

• Pro lepší pochopení změn a projektu
• Zdůraznit výhody projektu nebo změny
• Vyvolávat pozitivní dopady na hospodářský výsledek organizace
• Aby diváci věděli, jaké dovednosti nebo informace se budou muset při přípravě naučit
• Abychom pomohli vašemu publiku pochopit, jak ho ovlivní

Pamatujte, zkuste odpovědět „Co pro mě obsahuje?“ při identifikaci účelu každé komunikace, abyste zajistili, že budete mít všechny své publikum dobře informované.

Jakmile budete vědět, „co je v něm“ pro každou ze svých zúčastněných stran, vyplnit 3 ^třetím sloupci vašeho matice:

Publikum	Zpráva (Co)	Účel (Proč)	Metoda (Jak)	Cíl (kdy)
Interní zúčastněné strany
Výkonné vedení	Obchodní hodnota změny.	Informovat o finanční a zákaznické hodnotě.
Manažeři	Co váš tým potřebuje vědět o změně.	Připravit týmy na změnu, než k ní dojde.
Zaměstnanci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.	Umožnit zaměstnancům naučit se dovednosti a každodenní změny dříve, než ke změně dojde.
Externí zúčastněné strany
Výkonní sponzoři	Výhody změny pro organizaci.	Informovat o úsporách nákladů a výhodách.
Majitelé	Jak tato změna ovlivní váš konečný výsledek.	Získat podporu pro změnu zvýrazněním dopadu na spodní řádek.
Přední zákazníci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.	Připravit zákazníky na změny; zdůraznit výhody.

Mobilní sociální média

jasonahowie prostřednictvím služby Flickr Creative Commons

Krok 4. Jaký je způsob doručení?

Nyní, když víte, komu komunikujete, co chcete říct a proč to řeknete, musíte určit nejlepší způsob, jak zprávu předat. V závislosti na vaší organizaci může být užitečné ponechat si „cheat sheet“ všech různých komunikačních kanálů, které jsou k dispozici.

Některé běžné komunikační kanály mohou zahrnovat:

• E-mailová komunikace
• Písemná komunikace doručovaná poštou
• Připomenutí textových zpráv
• Zprávy ze sociálních médií
• Setkání radnice
• Smíšená média
• tiskové zprávy
• Letáky nebo plakáty

Spropitné

I když e-mailová komunikace může být pohodlná, neváhejte publikovat stejnou zprávu pomocí více kanálů. Zaslání přátelského připomenutí není na škodu. Příliš mnoho komunikace je lepší než nedostatečná.

Nyní můžete vyplnit 4 ^tém sloupci vašeho matice:

Publikum	Zpráva (Co)	Účel (Proč)	Metoda (Jak)
Interní zúčastněné strany
· Výkonné vedení	Obchodní hodnota změny.	Informovat o finanční a zákaznické hodnotě.	E-mailová komunikace
· Manažeři	Co váš tým potřebuje vědět o změně.	Připravit týmy na změnu, než k ní dojde.	E-mailová komunikace
Zaměstnanci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.	Umožnit zaměstnancům naučit se dovednosti a každodenní změny dříve, než ke změně dojde.	E-mailová komunikace, plakáty, letáky, radnice
Externí zúčastněné strany
· Výkonní sponzoři	Výhody změny pro organizaci.	Informovat o úsporách nákladů a výhodách.	E-mailová komunikace
· Majitelé	Jak tato změna ovlivní váš konečný výsledek.	Získat podporu pro změnu zvýrazněním dopadu na spodní řádek.	Písemný dopis zaslaný poštou
· Přední zákazníci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.	Připravit zákazníky na změny; zdůraznit výhody.	Písemný, zaslaný dopis, e-mailová upomínka

Poznámka

Vždy, když je to možné, za každou položku, kterou uvedete ve sloupci „metoda“, přiřaďte „vlastníka“, abyste zajistili odpovědnost za to, že zprávy jsou doručovány včas a přesně.

Krok 5. Kdy je nejlepší čas na komunikaci?

Váš komunikační plán je téměř dokončen! Identifikovali jste své publikum, zprávu, kterou chcete sdělit, účel každé zprávy a způsob, jakým ji budete doručovat; Nyní musíte zjistit nejlepší načasování doručování těchto zpráv každému vašemu publiku. Níže uvádíme několik otázek, které byste si možná měli promyslet, abyste mohli určit nejlepší načasování každé zprávy.

• Kdo musí být informován jako první?
• Kdy dochází ke změně?
• Jak brzy předem musí být všichni informováni?
• Existují termíny, které musíte mít na paměti?
• Bude některý z vašich účastníků publika nedostupný nebo má data, která potřebujete vyřešit?
• Poskytujete své zprávy pomocí více než jedné metody pro každé publikum? K čemu je třeba dojít jako první, druhý, třetí atd.?

S těmito otázkami, na které jste odpověděli, byste měli být schopni snadno vyplnit poslední sloupec své matice s daty zahájení a ukončení, abyste se ujistili, že odpovídáte za svou časovou osu:

Publikum	Zpráva (Co)	Účel (Proč)	Metoda (Jak)	Cíl (kdy)
Interní zúčastněné strany
Výkonné vedení	Obchodní hodnota změny.	Informovat o finanční a zákaznické hodnotě.	E-mailová komunikace	Začátek: mmddyyyy Konec: mmddyyyy
Manažeři	Co váš tým potřebuje vědět o změně..	Připravit týmy na změnu, než k ní dojde.	E-mailová komunikace	Začátek: mmddyyyy Konec: mmddyyyy
Zaměstnanci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci	Umožnit zaměstnancům naučit se dovednosti a každodenní změny dříve, než ke změně dojde.	E-mailová komunikace, plakáty, letáky, setkání radnice	Začátek: mmddyyyy Konec: mmddyyyy
Externí zúčastněné strany
Výkonní sponzoři	Výhody změny pro organizaci.	Informovat o úsporách nákladů a výhodách.	E-mailová komunikace	Začátek: mmddyyyy Konec: mmddyyyy
Majitelé	Jak tato změna ovlivní váš konečný výsledek.	Získat podporu pro změnu zvýrazněním dopadu na spodní řádek.	Písemný dopis zaslaný poštou	Začátek: mmddyyyy Konec: mmddyyyy
Přední zákazníci	Jak tato změna ovlivní vaši každodenní práci.	Připravit zákazníky na změny; zdůraznit výhody.	Písemný dopis zaslaný poštou; e-mailové připomenutí	Začátek: mmddyyyy Konec: mmddyyyy

Krok 6. Poskytněte svůj plán!

Gratulujeme! Úspěšně jste dokončili svůj komunikační plán. Jakmile svůj plán sdílíte se zúčastněnými stranami projektu, můžete se nyní pustit do vytváření vašich zpráv, finalizace vzhledu a chování vašich materiálů a doručování vašich zpráv vašim partnerům v souladu s vaší časovou osou.

S trochou pokročilého plánování pomocí maticové šablony vám vytvoření komunikačních plánů pro vaše projekty umožní informovat všechny zúčastněné strany, vyhnout se nejasnostem, nedorozuměním a podpoře projektu. Pro mnoho lidí na pracovišti může být změna nepříjemná. Vyčlenění času na vytvoření dobrého komunikačního plánu může pomoci i těm nejnepříjemnějším čelit neznámému čelu s důvěrou a porozuměním.