Obsah:
Julie DeNeen 2012
V době internetu se zdálo, že psaní poznámek vyšlo z módy. Kdo potřebuje poslat poznámku, když můžete posílat SMS nebo střílet e-maily? Faktem však je, že stále existuje spousta důvodů, proč jeden poslat, a pokud chcete vypadat profesionálně, musíte dodržovat pravidla. Zde je návod, jak to udělat správně.
Situace, které vyžadují tištěnou poznámku
- Faxování dokumentů organizacím, které vyžadují tištěné kopie namísto e-mailu (lékařské ordinace, úřady atd.)
- Odeslání balíčku, knihy nebo dokumentu, který vyžaduje poznámku s vysvětlením akcí pro příjemce
- Soukromá zpráva, kterou není vhodné odeslat e-mailem
- Hromadné doručování informací pracovníkům distribuovaným v jejich poštovních schránkách (pokud dosud neexistuje celoevropský e-mailový systém)
Mějte na paměti, že i když můžete posílat informace e-mailem, použití neformálního formátu poznámky v e-mailu je profesionální způsob komunikace.
Nadpis
Všechny poznámky začínají slovem „memo“ nebo „memorandum“. Pokud používáte Microsoft Word, najděte šablonu, která odpovídá stylu vaší firmy nebo organizace. Mnoho kanceláří používá hlavičkový soubor přizpůsobený pro jejich podnikání. Pak budete chtít nahoře zahrnout nejdůležitější informace, aby to čtenář měl snadno.
- Pro koho to je
- Odkud pochází
- Datum
- Kdo další mohl poznámku obdržet
- Předmět
Julie DeNeen 2012
Tělo
Psaní textu poznámky je poměrně jednoduché. Řekněte, co potřebujete, co nejmenšími slovy. Pokud můžete použít tučné podnadpisy a seznamy, pokračujte a udělejte to, protože to čtenáři usnadní rychle shromáždit důležité informace. Používejte stejná pravidla a gramatiku, jako byste psali online článek. Nepoužívejte slangová slova jako „chci“ nebo „chci“. Nepoužívejte zkratky jako „LOL“ nebo „TTL“. Jsou příliš neformální, dokonce i pro neformální poznámky.
Použijte kontrolu pravopisu v programu Word a ujistěte se, že nemáte překlepy a nepříjemné fráze. Velká a malá písmena všech jmen a míst, ale ne velká písmena slov v záhlaví (s výjimkou prvního slova).
Na konci dokumentu se přihlaste, jako byste to udělali dopisem. I když vložíte informace „od“ do záhlaví, je hezké je odhlásit. Vzhledem k tomu, že většina poznámek je kopírována napevno, nechte ji podepsat. Pokud jej pošlete e-mailem, není to nutné.
Julie DeNeen 2012
Různé typy poznámek
- Direktivy: Tento typ informuje vaše spolupracovníky o nové akci, kterou chcete sledovat.
- Odpovědi: Tento typ se obvykle píše v důsledku změny položky akce. Pokud vaše direktivní poznámka oznamovala změnu v týdenním čase schůzky, pak může být odpověď od spolupracovníka, který má konflikt.
- Zprávy o cestě: Tento typ poskytuje souhrnné informace o schůzce, služební cestě nebo jiném podniku, který vyžaduje, aby se zaměstnanec hlásil zpět nadřízenému nebo větší skupině.
- Polní zprávy: Tento typ je obvykle odpovědí na inspekci.
- Dobropisy: Tento typ má velmi odlišný formát, protože obvykle popisuje finanční informace týkající se služeb nebo zboží. Podívejte se na šablony aplikace Microsoft Word, kde najdete dobropisy, abyste viděli formát.
Memo se pokazilo!
Jako vždy…
Pamatujte, že žádné zapsané informace nelze stáhnout. Při formulaci dbejte na to, abyste zněli profesionálně a věcně, i když jde o neformální poznámku. S praxí se také vy stanete odborníkem na psaní poznámek!