Jak napsat efektivní stížnost společnosti: podrobný průvodce a vzorové dopisy

Psaní stížností

Všichni jsme tam byli, když nás společnost nenechá spokojenými se svým produktem. Nákup zboží, které je vadné, nekvalitní nebo jednoduše nepřekračuje vaše očekávání, by mělo být vždy vyřešeno. Někdy vám restaurace může dát jídlo, které není to, co jste očekávali (vlasy v mase, kdokoli?).

I když jsou lidé obecně spokojeni s produktem nebo službou, někdy může společnost udělat výjimku nebo vás úplně nechat.

Přijetí vadného produktu nebo špatné zacházení číšníkem by nemělo zůstat bez povšimnutí! Problémy jako tyto lze snadno vyřešit - dopisem nebo e-mailem se stížností.

Jak napsat silně formulovaný stížnost: shrnutí

Každý z těchto kroků je podrobně popsán níže.

Kroky	Co musíte říct	Příklad - produkt
Krok 1: Ujistěte se, že jej odesíláte na správné místo	Adresa oddělení a společnosti vlevo. Pozdravte s Vážený pane / paní	Adresa, Vážený pane / paní nebo Vážený pane / paní Blakey
Krok 2: Začněte dopis správným tónem	Produkt jste zakoupili v _store_ dne _date_. Uveďte další relevantní informace, jako jsou referenční kódy, podrobnosti o záruce, záruky a data expirace potravin.	Nedávno jsem 12. září 2020 koupil záclony Pastel Lavender o rozměrech 1,5mx 2m v Super Stores, Bakers Lane. Referenční kód pro záclony je 338J.
Krok 3: Efektivně vysvětlete problém	Co se stalo s produktem nebo službou? Buďte struční, přesní a struční. Přesně uveďte, co je s výrobkem špatně.	Záclony měly na vnějším švu roztržení, které je velmi nápadné a nelze jej opravit bez poškození látky.
Krok 4: Navrhněte řešení	Uveďte, jak chcete, aby byl problém vyřešen. Co problém změní? Může se jednat o vrácení peněz / opravu / výměnu / změnu služeb / kupón / produkty zdarma	Chcete-li tento problém změnit, chtěl bych plně placenou náhradu výše zmíněného typu závěsu.
Krok 5: Přiložte nebo připojte příslušné a nezbytné dokumenty	Můžete také zmínit, že jsou přiloženy příslušné dokumenty, tj. Záruky, stvrzenky	V příloze naleznete přiložený doklad s potřebnými podrobnostmi a 1letou zárukou.
Krok 6: Nastavte časový limit	Poskytněte vhodný časový rámec pro odpověď.	Byl bych rád, kdybyste mohli zaslat náhradní kdykoli od 6. června do 15. června.
Krok 7: Napište silný konec	Na závěr řekněte, že doufáte, že problém vyřeší a odhlásí se.	Jsem maximálně přesvědčen, že pošlete náhradní a problém upravíte. S pozdravem….

Jak napsat efektivní stížnost

Krok 1: Ujistěte se, že jej odesíláte na správné místo

První věc, kterou potřebujete, je

- adresu sídla společnosti ve vaší zemi a -
oddělení, kam jej pošlete.

Zpočátku může být obtížné najít místo, kam napsat, protože společnosti nemusí velmi efektivně ukázat, kde jsou jejich základny. S největší pravděpodobností budete moci najít jejich kontaktní informace na:

záruční nebo záruční stránka dodávaná s výrobkem
jejich webové stránky. Klikněte na odkazy „Kontaktujte nás“ nebo „O nás“, které obsahují příslušné informace
samotný produkt. Potraviny a nápoje mají obvykle na obalu kontaktní informace, proto je nezapomeňte zkontrolovat! Byli byste překvapeni, že informace jsou na nejjednodušších místech.

Jakmile budete mít jejich adresu, nezapomeňte zkontrolovat příslušné oddělení, kterému budete dopis zasílat. U malých služeb, jako jsou restaurace, není potřeba, ale u společností s vysokým výkonem (například Unilever nebo Pepsi) bude zapotřebí oddělení. Společnost na svých webových stránkách uvede, kam má váš dopis zaslat, ať už jde o technický, zákaznický servis atd.

Krok 2: Začněte dopis správným tónem

Jakmile zjistíte tuto otravnou adresu a budete připraveni, můžete začít psát!

První věcí, kterou musíte udělat, je umístit adresu odesílatele do pravého horního rohu a vaši adresu do levého rohu. Je to z důvodu formality, která vašemu dopisu vždy dodá příjemný nádech.
Dále napište Vážený pane / paní, pokud nevíte, kdo je zástupce oddělení služeb zákazníkům. Pokud píšete manažerovi nebo generálnímu řediteli, napište Vážený pane / paní…..

Poté začnete s vlastním tělem dopisu, které bude středem pozornosti každého, kdo ho bude číst!

Začněte tím, že jste si zakoupili zboží v jakémkoli obchodě k jakémukoli datu. U jídla uveďte datum expirace a kód obchodu. Pro cokoli jiného je to relevantní. např.: Nedávno jsem koupil 2L láhev Pepsi Max v Super Stores 19. listopadu 2014. Datum vypršení platnosti lahve bylo 30. listopadu 2014 a kód na úzkém hrdle zněl 113A.
Řekněme, že jste od této společnosti a konkrétního dne vždy očekávali nejvyšší kvalitu, vaše očekávání byla utlumena, např.: Vždy jsem si vysoce cenil TechnoPC a důvěřoval každému vašemu notebooku. Šel jsem do Super Stores koupit notebook se stejnými očekáváními, ale moje zkušenost s notebookem považuje toto prohlášení za nepravdivé.

Krok 3: Efektivně vysvětlete problém

Další část je nejdůležitější, protože zmiňuje přesně to, co se stalo, když jste produkt použili nebo jste se zúčastnili služby.

Řekněte, v jakém stavu byl produkt, když jste otevřeli obal, a co přesně s ním není v pořádku. Pokud nemůžete určit, co je interně špatně, řekněte, že to nefunguje správně a společnost to prozkoumá, např.: Zjistil jsem, že kamera nefunguje správně. Pokaždé, když jsem zapnul fotoaparát, vstoupil do fotogalerie. To mi nedovolilo vyfotit, protože mi to umožnilo pouze přístup do galerie.
Pokud mluvíte o službě, uveďte, co se stalo při vaší návštěvě, např.: Když jsem měl schůzku s kadeřnicí jménem „Lizze“, strávila 30 minut rozhovorem se svými přáteli a nakonec jsem čekala na velmi dlouho!

Tipy pro podání správného tónu:

Vždy zůstaňte v klidu. Nenechte se rozzuřit, máte plné právo být, ale představte si, kolik stížností dostal tým zákaznických služeb v ten den. Čtenář by mohl být frustrovaný, naštvaný na vás a odhodit to, což by považoval za falešné nebo spam.
Pobyt stručné, ne mlží svůj dopis s irelevantní prohlášení, jako říkat, co je to plýtvání penězi to bylo, jak moc jste trpěli nebo to, co špatnou produkt se jedná. Prostě chtějí vědět, co je špatně, a napravit to, obvykle nikdy nečtou ani polovinu dopisu, pouze klíčové věty.
Když říkáte, co je s výrobkem nebo službou špatné, buďte co nejpřesnější. To společnosti ušetří spoustu času.

Pokud máte stížnost, neváhejte! K tomu slouží zákaznický servis. Jít na to!

Krok 4: Navrhněte řešení

V této části řeknete, co chcete udělat pro vyřešení problému. Máte řadu možností, které můžete společnosti vyžádat, včetně:

Vrácení peněz za produkt
Poukaz na použití s jakýmkoli z jejich sortimentu
Produkt, který má být opraven
Změna jejich služeb, jako je podávání více kvalitního jídla, zvyšování hygieny nebo změna přístupu zaměstnanců.
Potravinové kupóny

Příklady: Chtěl bych získat plnou náhradu za svůj fotoaparát, protože bych si místo toho chtěl koupit alternativní fotoaparát.

Řekněte, jak by se vám líbil produkt v budoucnu, pokud byste si jej měli koupit znovu, např.: Doufám, že se tento problém u dalších zákazníků už neopakuje a že od vašich produktů vždy dostanu tu nejvyšší kvalitu.

Krok 5: Přiložte nebo připojte příslušné a nezbytné dokumenty

Pokud máte nějaké obrázky, které chcete přiložit (zejména pro e-maily), referenční stránky, jako jsou záruky, záruční stránky nebo stvrzenky, budete to muset zmínit v dopise.

Řekněme, že je přiložena záruka / záruka / potvrzení.

Příklady: „V příloze naleznete kopii mého původního dokladu spolu se stránkou záruky budíku a informacemi o sériovém čísle.“

Pokud máte poškozený výrobek, který byste chtěli opravit, nezapomeňte to také uvést.

Příklad: Naleznete také přiloženou vadnou kameru, na kterou jsem odkazoval ve svém dopise.

Krok 6: Nastavte časový limit

Proč stanovit časový limit? Společnosti dostávají každý den desítky dopisů, ne-li stovky. Je pravděpodobné, že odpověď od společnosti může trvat 6 týdnů až 3 měsíce, a pokud chcete opravu, bude to trvat ještě déle. Nyní je to docela dlouhé čekání!

Většina společností se na váš dopis podívá asi 2 týdny po jeho odeslání z důvodu nevyřízených položek. Abyste se vyhnuli tomu, že to hodí na backburner, můžete nastavit časový rámec, kdy chcete odpověď. Teď je to šikovné.

Příklady: Chtěl bych odpověď co nejdříve, kdykoli od 16. srpna do 30. srpna. To by bylo velmi oceněno.

Krok 7: Napište silný konec

Svůj dopis můžete dokončit tím, že doufáte, že problém bude vyřešen, a podepište se s pozdravem Yours - pokud neznáte jejich jméno nebo s pozdravem - pokud znáte jejich jméno.

Příklad: Doufám, že tento problém bude vyřešen, a mám maximální důvěru v to, že problém upravíte.

Zašlete svůj dopis a měli byste očekávat odpověď ve vámi uvedeném časovém rámci.

Důvody k napsání stížnosti

Mnoho lidí ignoruje produkt, který je zklamává tím, že nedělá vůbec nic. Jako spotřebitel máte právo na vrácení nebo výměnu vašeho produktu. Zde je několik důvodů, proč je psaní stížnosti účinné:

Společnost bude informována o všech vadných produktech v jejich linii, které by mohly způsobit větší nebezpečí pro ostatní. Když je kontaktují, mohou zjistit, proč došlo k chybě, a zabránit tomu, aby se to opakovalo.
Společnosti nerad vidí nespokojeného zákazníka, takže máte dobrou šanci na výměnu nebo vrácení vašeho produktu.
U nápojů a potravin můžete místo náhrady získat kupóny zdarma nebo dokonce produkty zdarma! Společnosti je vždy drží, aby vás osladily.
Na restauraci nebo jinou společnost poskytující služby lze upozornit zaměstnance, který nemusí správně vykonávat svou práci.
Pokud něco není v pořádku, udělejte to! Za tento produkt nebo službu jste zaplatili peníze, takže byste měli mít vysoce kvalitní produkt. Nikdy o tom nemlčte, protože váš problém bude vyřešen docela rychle!

Následující dopis je stížnost na vadný smartphone.

William, veřejná doména, přes Pixabay

Ukázkový dopis pro vadný smartphone

Vážený pane / paní, Nedávno jsem 17. července zakoupil smartphone Samsung Galaxy S5 v Super Stores, Baker Street, Londýn. Záruka platí jeden rok a referenční číslo na krabici uvedené SSF319.

Chytrý telefon byl vadný a jsem velmi zklamaný z vašich produktů. Smartphone stále zobrazuje obrazovku nabídky, ale neumožňuje mi přístup k aplikacím nebo otevření nového okna. Na obrazovce nabídky zůstane zamrzlá obrazovka.

Žádám vás, abyste telefon opravili co nejdříve, nejlépe v časovém rámci uvedeném níže.

V příloze naleznete záruku dodanou s telefonem a stvrzenku, kterou mi obchod dal při zakoupení. Na těchto dokumentech najdete všechny potřebné referenční kódy.

Chtěl bych obdržet odpověď v časovém rámci 27. července - 10. srpna a chtěl bych, aby byl telefon plně opraven a fungoval normálně.

Doufám, že se to již nestane a dalším zákazníkům. Pokud bude problém pozměněn, budu i nadále vaším zákazníkem. Doufám, že problém bude vyřešen, a já mám maximální důvěru v to, že bude.

S pozdravem, Susan Wells

Ukázkový dopis pro špatnou službu v restauraci

Vážený pane / paní, Píšu, abych podrobně popsal své neuspokojivé zkušenosti v chatě Taco ve středu 26. července. Jako váš pravidelný zákazník jsem velmi rozrušený, když mohu říci, že jsem měl ve vaší restauraci ten nejhorší zážitek.

Když jsem si objednal své tacos, zaměstnanci úplně odložili proces ignorováním mé objednávky! Když jsem se jich zeptal, jestli si mohu objednat, vzali to, ale byli velmi chytří a hrubí. Jeden zaměstnanec jménem "Emma" sloužil objednávce, ale to nebylo to, co jsem si objednal. Nezměnila by pořadí a já jsem zůstal jíst jídlo, které jsem vůbec nepožádal!

Myslím, že zaměstnanci potřebují změnit přístup k zákazníkům. Chtěl bych, aby svou práci vykonávali správně a byli přátelští a nápomocní. Jejich pohotovost a přístup „fuj, jiný zákazník“ by měl zmizet. a Jedinou cestou k úspěšné restauraci je přátelský personál, který je ochoten pomoci.

I po změně problému budu nadále vaším zákazníkem. Prosím, informujte mě, když došlo ke změně.

S úctou, Susan Wells.

Jaký je nejlepší způsob stížnosti: dopis nebo e-mail?

Může být těžké se rozhodnout, zda napíšete e-mail nebo dopis. Oba mají své výhody a nevýhody, ale obecně se dává přednost, pokud jste napsali ručně psaný dopis. Je to proto, že vás společnost bude brát vážněji a opravu / výměnu vám může poslat mnohem rychleji.

Některé společnosti (například Apple) však nemají platnou adresu, na kterou byste mohli napsat opravu, takže je budete muset zaslat e-mailem příslušnému oddělení.

Nejlepší tipy

Následující hlavní tipy vám pomohou ve vašem kurzu k vyřešení problému!

Buďte struční. Jakýkoli chmýří nebo chvástání o této otázce bude mít za následek pouze zmatek a frustraci čtenáře, a to je to poslední, co chcete! Společnosti požadují stručné formální dopisy, které lze snadno naskenovat a poté použít k získání důležitých informací, například o tom, co je špatně, o časovém rámci, na který chcete odpovědět, a o tom, jak problém vyřešit. Díky tomu bude proces rychlý a snadný.
Nenadávejte, nebuďte oškliví ani neukažte! To je velmi špatná atmosféra, kterou můžete rozdávat, a všechno to jen zhorší!
Pokud se neporadíte s právníkem, nedělejte společnosti žádné hrozby. U drobných problémů, jako jsou vadné produkty, není třeba dělat žádné právní hrozby.
Ujistěte se, že na ně budíte dojem, že i nadále budete jejich zákazníkem, pokud problém vyřeší. Pokud řeknete, že už nikdy nekoupíte jejich produkty, mohou váš dopis ignorovat a problém nikdy nevyřeší. Ale tím, že pokud vám vrátí peníze / změní záležitosti, udělají to proto, aby vás udrželi jako zákazníka.
Pokud chcete odpověď nebo rozlišení, dejte časový rámec. Díky tomu bude vše rychlé a hladké. Bez časového rámce společnost nemusí odpovídat týdny.

Všechny komentáře jsou vítány! Zažili jste někdy neuspokojivý produkt nebo službu? Podělte se o své zkušenosti níže. Děkuji za přečtení!