Jak říct svému šéfovi, že máte příliš mnoho práce

Foto Robert Bye na Unsplash

Cítíte se ohromeni veškerou prací, která se hromadí na vašem stole? Tuto zkušenost jsem měl, když jsem pracoval jako systémový analytik v podnikové kanceláři.

Objevil jsem nejlepší způsob, jak říct svému šéfovi, že mám příliš mnoho práce. Souvisí to se správným přístupem. Vysvětlím, jak jsem to udělal, s pozitivními výsledky.

Efektivně komunikujte se svým šéfem

Měl jsem spoustu práce s hromaděním úkolů, protože do našeho oddělení přišli pro podporu další lidé ve společnosti. Byli jsme oddělení systémových služeb pro podnikový počítačový systém.

Můj šéf možná ne vždy věděl, co ode mě ostatní pracovníci oddělení požadují, a věděl jsem, že je důležité mu to oznámit.

Máte podobnou situaci, kdy váš šéf neví, jakou práci vám přidělili jiní manažeři ve společnosti?

I když je váš šéf jediný, kdo vám dává práci přímo, nemusí si být vědom toho, kolik času je zapotřebí k dokončení všech úkolů.

Není snadné se s takovou situací vypořádat. Můžete mít pocit, že když si na to stěžujete, váš šéf na vás možná bude myslet méně.

Přemýšlel jsem, jak mohu přednést své dilema svému šéfovi, aniž by to znělo, jako bych si stěžoval. Přišel jsem s geniálním nápadem.

Vaše situace se může lišit, ale hlavní myšlenka, kterou vám představím, bude fungovat za jakýchkoli okolností.

Nebuďte obětí

Mnoho lidí se zaměřuje pouze na to, jak jsou ovlivněni přepracováním. Nepovažují druhou stranu, za svého vedoucího kanceláře.

Postoj pocitu oběti nenechává prostor pro řešení. Můžete však dosáhnout požadovaných výsledků tím, že svému šéfovi ukážete, že jste připraveni slyšet i jeho pocity.

Nechte svého šéfa upřednostnit vaši pracovní zátěž

Uvědomil jsem si, že vše, co musím udělat, bylo vyrovnat mé pracovní vytížení jedním úkolem najednou. Dalo by se uvažovat o „ správě pracovního vytížení “.

Abych toho dosáhl, abych mohl pracovat na jedné věci najednou, musel jsem nastavit prioritu pro každý úkol. Věděl jsem však, že to musím prodiskutovat se svým šéfem?

Potřeboval jsem představit své dilema konkrétním způsobem, aby mi to vypadalo dobře. Bylo životně důležité, abych na to nepřišel jako stěžující si.

Vešel jsem do kanceláře svého šéfa a zdvořile se zeptal, jestli s ním mohu mluvit. Vysvětlil jsem, že mám přiděleny tyto různé úkoly, které musím udělat.

Jasně jsem nastínil všechny úkoly, aby věděl, jaké jsou. Jejich popisem jsem ukázal, že jsem si dobře uvědomil důležitost každé práce.

Pokračoval jsem tím, že chci vědět, jakou prioritu by podle mého názoru měl každé položce dát. To byl rozhodčí. Tehdy jsem to nevěděl, ale to mělo silný vliv na jeho reakci.

Jeho reakce byla velmi pozitivní. Byl nesmírně potěšen, že jsem mu dal zdvořilost a nechal ho rozhodnout o prioritě každého úkolu.

Jen jsem se mu snažil dát najevo, že jsem přetížený prací, aniž bych to zněl jako stížnost. Díky tomu, jak jsem mu to představil, si uvědomil, že zvažuji jeho pocity v této věci.

Výsledek byl přesně to, co jsem potřeboval. Můj šéf mi řekl, jakou prioritu upřednostňuje pro každý úkol. To mi umožnilo pracovat pouze na jedné věci najednou. Výsledkem byl mnohem menší stres.

Dělat jednu věc najednou, bez obav, že nedokážu dělat další věci, bylo opravdu užitečné. Výsledkem bylo, že jsem každou práci zvládl lépe, protože jsem se dokázal soustředit na každý úkol po jednom.

Váš šéf vám bude chtít zvýšit

Je toho víc! Objevil jsem přínosný vedlejší účinek, o kterém jsem dříve neuvažoval. Váš šéf si bude pamatovat váš postoj.

Když přišel čas na moji recenzi na zvýšení, můj šéf mi připomněl, co jsem udělal.

Řekl mi: „Pamatuješ si, jak jsi se mě ptal na prioritu tvých úkolů?“

Nevěděl jsem, co o tom řekne, plachě jsem řekl: „Ano, pamatuji si to.“

Pak mi řekl, že můj přístup mu ukázal, že jsem ohleduplný k tomu, jak se cítí ohledně pořadí důležitosti.

Pokračoval: „A vy si zasloužíte nejlepší navýšení, které vám mohu dát.“

Společnost měla zřetelné rozmezí platů, které manažeři potřebovali dodržovat. Můj šéf mi však dal zvýšení na horním konci tohoto rozsahu. Moje metoda komunikace s ním mi pomohla nad moje očekávání.

Shrnutí klíčových bodů

Můžete to udělat taky. Nezapomeňte na klíčové body:

Jasně popište všechny úkoly.
Buďte zdvořilí při své prezentaci.
Ujasněte si, že chcete, aby váš šéf přispěl k prioritám.
Nepoužívejte slova, která znějí, jako byste si stěžovali.

Teď, když jsem vám řekl, jak jsem to řešil, budete vědět, jak efektivně komunikovat se svým šéfem způsobem, který vám vyhovuje.