Jak zůstat organizovaný pomocí kontrolního seznamu

V tomto článku se dozvíte, jak používat kontrolní seznamy, abyste si udrželi pořádek.

mohamed_hassan, CC0, přes PIxabay

Máte pocit, že jste ztratili kontrolu?

Už jste někdy měli jeden z těch dnů, kdy odcházíte z práce s pocitem, že jste nic nedosáhli?

Váš stůl vypadá přeplněnější, než když jste dorazili.
Vaše doručená pošta se minulý týden maximálně zvýšila.
Post-it notes pokrývají obrazovku vašeho počítače.
Pod psacím stolem nezbylo místo pro vaše nohy.
A to ranní setkání konečně skončilo před hodinou.

Udržet si pořádek je výzva. Informace nás bombardují ze všech směrů. O naši pozornost se zajímají textové zprávy, sociální média, e-mail, odpovědi na webové formuláře, žádosti o schůzku, projíždějící konverzace, telefonní hovory a standardní pošta.

Není divu, že jsou vysoké úrovně stresu. Americká psychologická asociace (APA) uvádí, že 39% Američanů v roce 2017 trpělo „poněkud významným“ až „výrazným stresem“ způsobeným „příliš velkou pracovní zátěží“ na pracovišti.

Organizace pracoviště

Nerealistické nebo nejisté role patřily také mezi pět největších stresů na pracovišti v průzkumu APA v roce 2017. Tyto negativní aspekty spolu s příliš velkou prací ztěžují pobyt na špičce vaší práce.

A nejsou to jen zaměstnanci kanceláře, kdo zápasí s přetížením úkolů a omezeními v řízení času. Obchodníci, pracovníci maloobchodu a baviči se také snaží dostat věci do pořádku.

Většina pracovišť vám poskytne popis práce, který zdůrazňuje povinnosti a úkoly. Někdy jsou zastaralé nebo nepokrývají vše, co děláte. A i když mohou sdělit seznam odpovědností, chybí jim specifika.

I když jsou na pracovišti podrobně zdokumentovány postupy, stále toho můžete mít příliš mnoho. Vědět, jak stanovit prioritu a zvládnout velkou zátěž pomocí kontrolního seznamu, má výhody. A kontrolní seznamy slouží jako základní organizační nástroj.

Pokud se v práci cítíte ohromeni, uspořádejte si to pomocí seznamu úkolů. Na začátku každého rána si zapište vše, co musíte udělat. Buď konkrétní.

Uchovávejte denní seznam, který se přenáší

Denní seznam úkolů a aktivit:

Působí jako připomínka
Pomůže vám upřednostnit váš den
Ukazuje, zda se nadměrně zavazujete
Šetří váš čas

Spravujte svůj čas a priority nahoru

Kontrolní seznam také pomáhá s pracovním tokem. Pokud jste sekretářka nebo osobní asistentka, která odpovídá více než jednomu přímému manažerovi, kontrolní seznam vám pomůže se správou vzhůru. Zahrnutím sloupce do seznamu zaznamenáte odhad času na dokončení každého úkolu.

Povzbuďte své manažery, aby si úkoly, které vám dávají, zaznamenávali na seznam úkolů. Kontrolní seznam rozšiřuje jejich povědomí o vaší pracovní zátěži. Vidí, co dalšího musíte udělat, a kdy je to nutné. Seznam řídí jejich očekávání.

I když máte pouze jednoho nadřízeného, kontrolní seznam je zásadním důkazem vaší pracovní zátěže. Pomocí seznamu úkolů můžete:

Objevte efektivnější pracovní procesy
Odlehčete své pracovní vytížení
Požádejte o pomoc
Hádejte se o asistenta nebo nového člena týmu

To, o co se s vámi chystám podělit, však není jen obyčejný seznam úkolů. Je to organizátor kontrolního seznamu.

Co potřebujete k vytvoření kontrolního seznamu

Notebook (doporučil jsem použít knihu velikosti A5.)
Nejméně čtyři barevná pera, například zelená, žlutá, fialová a červená
Pravítko (volitelné)
Hvězdné samolepky (libovolné barvy)

Až dokončíte všechny úkoly na stránce, udělejte si hvězdičku.

Organizátor kontrolního seznamu v 7 krocích

Otevřete poznámkový blok na první dostupnou stránku.
Na začátek napište dnešní datum.
Zapište si všechny věci, které musíte dokončit, než půjdete domů.

* Zahrňte nové úkoly, a to i ty, které ten den nemusíte dokončit.

* Použijte jeden řádek na úkol.

* Upřednostněte každý úkol barevnými pery (viz níže uvedený barevný průvodce).

Tip: Možná budete chtít rozdělit některé povinnosti na více úkolů, abyste je mohli snáze spravovat.
Po dokončení každého úkolu ovládejte přímku. Nebo zaškrtněte políčko na konci řádku.
Zítra začněte nový seznam na nové stránce.
Vraťte se každý den ve své knize a najděte stránky bez hvězdiček. Posuďte všechny nedokončené úkoly. Pokud potřebujete úkol přenést na novou stránku, dokončete úkol na staré stránce, abyste se k němu neustále nevraceli.
Až se dokončí denní seznam, odměňte se hvězdou. Umístěte hvězdnou nálepku na stránku, kde ji snadno uvidíte. Když své úsilí vizuálně odměníte, znamená to také, že každá položka na stránce je dokončena. Stránka bez hvězdičky má nedokončenou práci.

Hvězdné nálepky znamenají, že položky na seznamu jsou buď dokončeny, nebo přeneseny do jiného dne.

Upřednostněte svůj seznam pomocí barev

Červené úkoly mají pocit naléhavosti. Musí být dokončeny ten den.
Modré úkoly se opakují.
Zelené úkoly jsou pro dlouhé projekty. Očekáváte, že jejich dokončení bude trvat déle než týden.
Černé úkoly jsou obecné úkoly, které můžete najít v popisu úlohy.

Pro další kategorizaci můžete použít jiné barvy. Můžete například použít různé barvy k rozlišení mezi denními a týdenními opakujícími se úkoly.

S kontrolním seznamem zůstaňte doma doma

Organizátor kontrolního seznamu funguje kdekoli. Možná si budete chtít nechat dva notebooky: jeden pro práci a druhý pro osobní život.

Udržujte svůj dům čistý a trávník pokosený přidáním práce do kontrolního seznamu domácího organizátoru. Můžete jej také použít k:

Uspořádejte svou svatbu
Hledání práce
Naplánujte si odchod do důchodu strýčka Bena
Stanovte priority a plaťte účty
Uspořádejte svou příští zámořskou dovolenou

Můžete jej použít ke správě většiny typů událostí nebo životních okolností.

Organizátoři digitálního kontrolního seznamu

Máte proces na pracovišti, který vyžaduje časté kontroly? Zvažte automatizaci organizátoru kontrolního seznamu pro použití na smartphonu nebo tabletu. Vytvořte formulář PDF nebo vyzkoušejte některou z níže uvedených aplikací.

Formulář organizátoru kontrolního seznamu PDF

Pracoviště, kde zákazníci přistupují k zařízením, často začínají den auditem místa za účelem kontroly vybavení a zařízení. Vytvořte prioritní seznam, jako je ten níže, pro určeného zaměstnance k odhlášení nebo komentování. Po dokončení zaměstnanec uloží kontrolní seznam auditu a odešle e-mailem manažerovi nebo vedoucímu úřadu BOZP.

Kontrolní seznam aplikací pro PC, chytré telefony a tablety

Pokud nechcete mít po ruce notebook, mohou vám tyto aplikace také usnadnit organizaci.

IOS společnosti Apple je dodáván se standardní aplikací Připomenutí. Použijte to jako alternativní proces, abyste měli pořádek.

Naleznete aplikaci Apple Reminder, která omezuje nebo nepoužívá zařízení IOS? Vyzkoušejte Todoist: Seznam úkolů a Správce úloh. Je k dispozici zdarma na více zařízeních, ale přichází také s prémiovou volbou. Přihlaste se do aplikace pomocí svého účtu Google nebo Facebook nebo vytvořte nový. Používám to na svém počítači s Windows 10.

Mezi další kontrolní seznamy a organizační aplikace (některé mají malý poplatek nebo obsahují nákupy v aplikaci) patří:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (gamifikovaný seznam úkolů)
OmniFocus 2
2Do (seznam úkolů, úkoly a poznámky)

Aplikace versus papírové kontrolní seznamy

Aplikace automatizují kontrolní seznamy. Usnadňují sdílení a integraci vašeho pracovního toku s ostatními lidmi, programy a pracovními procesy. Když se však počítačový systém zastaví nebo dojde k výpadku napájení, organizátor manuálního kontrolního seznamu vám zajistí kontrolu.

Kontrolní seznam v papírové podobě je základním nástrojem pro případ nouze. Zvažte, zda si po ruce ponechat vytištěnou kopii svého digitálního kontrolního seznamu.

Pokud máte kontrolu nad bezpečností svého pracoviště, uschovejte schránku a výtisky kontrolních seznamů zdraví a bezpečnosti na pracovišti na snadno dostupném místě. Může být také dobrý nápad mít kontrolní seznam pro postupy výpadku proudu.

Uchovávejte papírové kontrolní seznamy pro případ výpadku proudu.

Proč byste měli zůstat organizovaní pomocí kontrolního seznamu

Pomocí organizátoru kontrolních seznamů, jako je seznam úkolů, získáte zpět kontrolu nad svou prací. Spíše než neustálé vzpomínání na vše, co musíte udělat, zapisování úkolů uvolní vaše myšlenky a soustředí se na danou práci.

Organizátor kontrolního seznamu také přesahuje rámec každodenního seznamu úkolů. Použijte jej k dokončení konkrétního procesu, jako je kontrola bezpečnosti a ochrany zdraví při práci nebo audit místa. Nebo uspořádat vše, co musíte udělat, abyste si odpočinuli a užili si víkend venku.

Tím, že se kontrolní seznam stane součástí vašeho dne, zmírníte stres na pracovišti. Seznam úkolů můžete také použít k:

Navrhněte obchodní případ pro více zdrojů
Aktualizujte popis úlohy a přiřaďte odpovědnosti

Kontrolní seznamy především pomáhají vizuálně spravovat a organizovat proces nebo věci, které musíte udělat. Výsledkem je, že poslední zatrhnutí vás zbaví hromady tlaku.

Jak si zachováte organizovanost? Používáte seznamy?

Will English 1. května 2013:

neorganizovaný? To jsem každý den lol. Není divu, že jsem stále zdravý. Vlastně mám iphone a používám aplikaci „Připomenutí“ pořád, nevím, jak jsem díky ní organizovaný, ale hodně mi to pomůže. Dobrý rozbočovač.