Jak efektivněji spravovat svůj e-mail v práci

Nebylo by hezké, kdyby vaše doručená pošta mohla vypadat jako hromádka papíru napravo, ne ta nalevo? Zde je návod, jak začít třídit e-maily.

Jak efektivně zacházet s e-mailem v práci

Máte pocit, že v práci dostáváte příliš mnoho e-mailů? Otvíráte oči a vzdycháte, když otevřete svůj e-mailový účet a najdete stovky zpráv, které čekají na otevření, skenování, smazání nebo vyřízení?

Někdy se zdá, že věnování se e-mailovým úkolům trvá déle, než jakákoli skutečná práce. E-mail nebyl určen k tomu, aby naše pracovní dny byly rušnější. E-mail byl vyvinut jako způsob, jak urychlit doručování důležitých zpráv a snížit přebytečný papír. Realita je však taková, že e-mailová technologie není všelékem na zlepšení efektivity vaší obchodní komunikace. Proč? Protože stejně jako všechny technologie, i e-mail zcela závisí na tom, jak se jej rozhodnete použít k uspokojení svých potřeb. Slovo „odpadky, odpadky“ se vztahují na to, jak používáte (nebo zneužíváte) své pracovní e-mailové účty.

Ve své knize Správa vašeho e-mailu: Myšlení mimo doručenou poštu poskytuje odbornice na komunikaci Christina Cavanagh tipy, jak:

Účinně kontrolujte a filtrujte, co skončí ve vaší Doručené poště

Identifikujte a spravujte triviální zprávy s nízkou hodnotou, které vytvářejí nepořádek ve vaší Doručené poště

Pochopte a spravujte problémy způsobené skupinovými e-mailovými a distribučními seznamy

Kniha také nabízí užitečné tipy a návrhy, jak se vyhnout právním problémům způsobeným nevhodným používáním e-mailů na pracovišti. Zde je několik jednoduchých připomenutí, která vám pomohou vyhnout se běžným nástrahám e-mailů.

1. Vždy si pamatujte, že e-maily jsou trvalé záznamy.

Neexistuje nic jako smazaná elektronická pošta. I když se e-mail může zdát odstraněn z vašeho systému, nemáte způsob, jak zjistit, zda byla vaše zpráva příjemcem odstraněna. Ve skutečnosti, jakmile odešlete e-mail, neexistuje způsob, jak vědět, co se s ním stane. Lze jej přeposlat, zkopírovat nebo uložit jako snímek obrazovky. Pracovní e-mail používejte pouze pro profesionální a legitimní zprávy. Do svých e-mailů souvisejících s prací se vždy vyhněte zahrnutí informací, které by vás nechtěly veřejně znát nebo kontrolovat vaši nadřízení.

2. Nikdy nenechávejte svůj e-mail bez dozoru.

Chraňte svůj e-mailový účet vždy pomocí hesel a zajistěte, aby vaše e-mailové programy nebyly ponechány otevřené na vašem notebooku nebo stolním počítači. Cavanagh poznamenává, že pokud někdo jiný přistupuje k vašemu e-mailovému účtu za účelem zasílání urážlivých, potenciálně nezákonných nebo škodlivých informací vaším jménem, může být velmi obtížné prokázat, že nejste autorem této zprávy.

3. Buďte transparentní ohledně zásad vaší organizace ohledně používání, ukládání a monitorování e-mailů na pracovišti.

Pomocí bannerů na konci e-mailů informujte uživatele (odesílatele i příjemce) o jejich zákonných právech a povinnostech týkajících se e-mailových přenosů. Transparenty lze použít k upozornění uživatelů e-mailu, zda a jak budou sledovány jejich e-mailové přenosy. Výňatek ze správy vašeho e-mailu poskytuje ukázkové znění banneru, který upozorňuje uživatele vládní e-mailové sítě na omezení ochrany osobních údajů:

Až příště pošlete nebo přijmete e-mail od korporace nebo vládního orgánu, pozorně se podívejte a zjistěte, zda ve svých e-mailech používají informační banner.

Stojí ta bezplatná elektronická kniha, kterou jste dostali za registraci k odběru elektronického zpravodaje, opravdu za ten nepořádek ve vaší Doručené poště?

4. Přestaňte se přihlašovat k odběru e-mailů, které nikdy nečtete.

Jednou jsem měl další e-mailový účet, který vypadal stejně jako tento. Stále jsem odkládal vyřizování e-mailů, a tak se jen hromadily. Nakonec jsem se rozhodl celý účet zavřít. Nastavil jsem to na čtení elektronického zpravodaje, informačních kanálů a dalších bezplatných předplatných, ale prostě jsem neměl čas číst všechny bezplatné e-dopisy, ke kterým jsem se přihlásil.

5. Používejte e-maily méně často.

Řízení počtu vygenerovaných e-mailů pomáhá kontrolovat množství e-mailů, které dostanete na oplátku.

Pokud chcete omezit množství nevyžádaných e-mailů a zbytečných informací, které dostáváte, pamatujte na to, kolik e-mailů posíláte dalším lidem. Cavanagh poznamenává, že to, co se nám na e-mailu nejvíc líbí, je také to, co na něm nejvíc nenávidíme. Říká: „Milujeme to, protože můžeme poslat stejnou zprávu mnoha lidem jediným stiskem klávesy; nenávidíme to, protože dostáváme příliš mnoho těchto zpráv.“

Od používání funkce „odpovědět všem“ místo toho, abychom si našli čas na výběr vhodných příjemců, až po přeposílání „inspirativních nebo zábavných“ řetězových dopisů, se většina z nás dopustila špatných e-mailových praktik, které nás i naše spolupracovníky zpomalují. Zkuste si osvojit několik dobrých e-mailových návyků, jako jsou tyto:

Udržujte své zprávy krátké a k věci.

Udržujte své distribuční seznamy aktuální a odeberte příjemce e-mailů, kteří již nejsou součástí oddělení nebo se aktivně účastní sdíleného projektu.

Nepoužívejte distribuční seznamy vaší organizace k propagaci osobních projektů nebo k dalšímu získávání finančních prostředků vašeho dítěte. Sdílejte tyto typy oznámení v jídelně nebo na společné nástěnce.

Co myslíš? Jaké jsou vaše největší výhody pro správu vašeho e-mailu? Podělte se o své myšlenky v komentářích.

Připomenutí: Nebuďte příliš závislí na e-mailu!

Bez ohledu na to, jak efektivně zvládnete správu e-mailu a nedovolí vám převzít váš pracovní den, někdy je nejlepší způsob řešení situace osobní telefonní hovor. Pokud vás ale myšlenka na zvednutí telefonu a mluvení se skutečnou lidskou bytostí znervózňuje, uvolněte se, jste v dobré společnosti. Existuje mnoho lidí, kteří by raději poslali textovou zprávu nebo e-mail, než mluvit po telefonu. Online článek v The Science of Us nabízí několik tipů a postřehů psychologů, proč se někteří z nás bojí telefonovat a co můžeme udělat, abychom tento strach překonali.

Psychologové vysvětlují úzkost vašeho telefonu a jak ho překonat

Tip na zaslání bonusu e-mailem: Pokud je jednou z věcí, které vás k používání e-mailů přivádí k šílenství, skutečnost, že lidem trvá věčnost, než budou odpovídat na vaše zprávy, možná je na čase prozkoumat jejich konec. Končíte svou e-mailovou zprávu konkrétní jasnou výzvou k akci nebo je vaše odhlášení příliš chytré?

Místo uzavírání zdlouhavé zprávy: „Co si myslíte o tomto plánu?“ zkuste položit konkrétnější otázku. Mohli byste se zeptat: „Který z pěti bodů, které jsem uvedl, si myslíte, že bychom měli implementovat hned?“ Ptáte se na konkrétní otázku týkající se bodů, které jste uvedli ve svém e-mailu, a vytváříte pocit naléhavosti tím, že se ptáte, které položky si právě teď vyžadují největší pozornost.