Jak rozvrhnout plán řízení projektu

Plán projektu: Co a proč?

Plán je nezbytný pro úspěch každého projektu. Upřímně řečeno, většina projektů selhává, i ty s dobrými plány. Ale projekt bez plánu je beznadějný. Projektový tým určitě dodá jednu věc, když zákazník chce jinou, nebo dojde pozdě nebo překročí rozpočet. Dobrý plán projektu nás může připravit na úspěch tím, že se vyhneme všem těmto a mnoha dalším problémům.

Plán projektu nás nastaví na správu projektu. Co přesně to znamená? S plánem budeme schopni:

• postupujte podle kroků v plánu
• koordinovat úsilí týmu s mnoha dovednostmi
• být dostatečně flexibilní, aby se vypořádala se změnami, včetně nových dobrých nápadů a řešení problémů
• přinést požadované výsledky včas a pod rozpočtem

Jako projektový manažer je mým cílem více než spokojenost zákazníků - je to potěšení zákazníka. A plán řízení projektu je můj nejdůležitější nástroj.

Dobrý plán řízení projektu pokrývá všechny aspekty projektu. Podle Institutu pro řízení projektů (PMI) existuje devět oblastí, které musíme naplánovat a podřídit, abychom uspěli v projektu. Pojďte se mnou a já vám ukážu, jaké jsou a jak rozvrhnout plán řízení projektu pro váš další projekt.

Učil jsem přes 4 000 projektových manažerů a napsal čtyři knihy o projektovém řízení. Nemusíte je číst všechny. Ve skutečnosti, pokud budete postupovat podle kroků v tomto článku, budete daleko před většinou profesionálů, se kterými jsem se setkal!

Obsah

• Kompletní plán se vyplatí

  Projekt s plánem bude hotový dříve, za nižší cenu.

• Nejjednodušší plán projektu: Rozsah, čas a náklady

  plánujte, co dodáte, kdy to dokončíte a kolik to bude stát.

• Klíčové prvky skvělého plánu projektu

  Naučte se, jak naplánovat šest (p) faktorů procesu, které zajišťují úspěch projektu

• Rozvržení dalšího plánu projektu

  Podle kroků v tomto článku můžete rozvrhnout další plán projektu.

• Používejte svůj plán projektu každý den

  Váš plán vede váš projekt - každý den!

Kompletní plán se vyplatí

Až přečtete tento článek, budete vědět, jak vytvořit kompletní plán řízení projektu zahrnující devět problémů, které je třeba plánovat a spravovat.

Zní to jako hodně práce - ale to nemusí být nutně pravda.

Takový plán můžu vyložit za asi 45 minut pro malý projekt. A pokud ano, je pravděpodobné, že tento projekt bude trvat 5 hodin, místo 8, a potěší zákazníka, místo aby ho frustroval. Účinně jsem zdvojnásobil svůj příjem stanovením plánu projektu. Pracuji chytřeji - snížil jsem frustraci a plýtvání.

Plán projektu velkého projektu samozřejmě trvá déle. Ale vždy se to vyplatí. Čas strávený plánováním nakonec ušetří více času na projektu než pokaždé - pokaždé.

Ve skutečnosti mohou být úspory obrovské. Jednou jsem byl povolán k záchraně projektu s rozpočtem 10 milionů dolarů. Byla to již úplná katastrofa - utracených 1,5 milionu dolarů, nic, co by se ukázalo, a zbytečné měsíce. Zásoby společnosti se chystají ponořit, pokud tento produkt vyjde také pozdě. Naučil jsem tým, jak vytvořit plán projektu, a společně jsme plán stanovili. O necelý měsíc později jsme měli nový plán, který využíval nejlepší dovednosti každého člena týmu a každého konzultanta, a nový produkt byl naplánován na včasné dodání podle nového plánu projektu.

Jistě, vytvoření tohoto plánu stálo asi 10 000 $. Ale společnosti to ušetřilo 10 milionů dolarů a pomohlo jí to v příštích několika letech vydělat asi sto milionů dolarů.

Obrázek č. 1: Železný trojúhelník

Železný trojúhelník: Zvýšení rozsahu vyžaduje více času a více peněz.

Sid Kemp

Nejjednodušší plán projektu: rozsah, čas a náklady

Nejjednodušší plán projektu má alespoň tři prvky: rozsah, čas a náklady. Nebo v jednoduché angličtině:

• Rozsah: Co děláme?
• Čas: Jak dlouho to bude trvat? Kdy začneme a kdy skončíme?
• Cena: Kolik to bude stát?

Řekněme, že zákazník najme můj tým, aby mu vytvořil webovou stránku. Pokud řeknu „Budu mít webovou stránku, kterou chcete udělat, za dva týdny za 1 200 $,“ pak to je souhrn rozsahu, času a nákladů projektu. Musím však rozvrhnout celý plán, aby se ujistil, že web, který vytváříme, je to, co zákazník chce, a že to za dva týdny opravdu zvládneme za dva týdny.

Rozsah, čas a náklady se nazývají „Železný trojúhelník“, jak je znázorněno na obrázku č. 1. Proč? Protože se železo neroztahuje, a jakmile má trojúhelník dvě strany pevné, druhá strana se nemůže změnit, aniž by trojúhelník rozbila. Železný trojúhelník je způsob, jak zákazníkům připomenout, že nemohou dostat více, než za co zaplatili. Pokud se na určitou dobu a cenu dohodnou na určitém rozsahu, nemohou se později vrátit a říct: „Chci víc.“ Pokud ano, ukážeme jim diagram Železného trojúhelníku a řekneme: „Železný trojúhelník nelze protáhnout. Pokud chcete více výsledků, potřebujeme více času na provedení práce a také to bude stát víc peněz.“

Podívejme se blíže na každý z těchto tří prvků.

Rozsah: Co děláme?

Může se to zdát jednoduché: vytváříme web. Zákazník však může předpokládat, že bude k dispozici video a šestnáct stránek a nákupní košík, i když vaše nabídka jasně uváděla, že web o hodnotě 1 200 $ měl až pět fotografií, šest stránek, žádné video a žádný nákupní košík. Abychom tedy učinili prohlášení o rozsahu, což je první část plánu projektu, zapíšeme si, co dodáme.

A také zapsat, co nebude dodávat. Zákazníci mají tendenci si pamatovat, že jste řekli „ano“ všemu, co chtěli, i když jste řekli „ne“. Řekněme, že zákazník požádal o video, a vy jste řekli: „Rád poskytnu odkaz na video, pokud nějaké poskytnete. Vytvoření videa však není zahrnuto v ceně 1 200 $ a nelze jej provést ve dvou týdny. “ Pokud k tomu došlo na plánovací schůzce, ujistěte se, že je to také v plánu projektu, v části s názvem „výluky“. Můžeme být zdvořilí. Nemusíme říkat „POSLOUCHEJTE: ŽÁDNÉ VIDEO.“ Můžeme ale říci: „Současný plán 1 200 $ nezahrnuje žádnou produkci videa. Pokud chcete na webu video, můžeme vytvořit 3minutové video a přidat jej za dalších 350 $, až bude web spuštěn.Vytvoření videa bude trvat další týden. “

Další častou chybou v prohlášeních o rozsahu je, zda je zahrnuta podpora. Zákazník může předpokládat, že jakmile je webový server funkční, můžete provádět změny a doplňky zdarma. Vaše prohlášení o rozsahu by mělo obsahovat podporu, kterou poskytnete, a výslovně vyloučit jakoukoli podporu, kterou neposkytnete.

Dobré prohlášení o rozsahu jasně stanoví všechny předpoklady, takže si můžete být jisti, že všichni, kdo se projektu účastní, mají na mysli stejný cíl. Jak projekt pokračuje, budete lidem připomínat prohlášení o rozsahu, aby byli všichni na stejné stránce. A až budete hotovi, porovnáte své výstupy s prohlášením o rozsahu. Doručíte vše, co klient chce, a zajistíte potěšení zákazníka!

Čas: Jak dlouho to bude trvat?

Může se zdát jednoduché říci: „Dokážu vytvořit web za dva týdny.“ Ale co to ve skutečnosti znamená? Dobré plánování a odhad času projektu je mnohem víc než jen takové tvrzení. Zde je třeba vzít v úvahu několik problémů:

• Úsilí je celkový počet hodin, kdy my a náš tým budeme pracovat.
• Doba trvání je celková doba, kterou bude projekt trvat od začátku do konce.
• Trvání a úsilí nemají jednoduchý vztah. Například bychom mohli doručit dříve s tím, že na stejném projektu bude pracovat více lidí najednou. Nebo možná budeme potřebovat více času čekat na doručení informací od zákazníka, nebo proto, že pracujeme na několika projektech najednou.

Pokud děláme projekt, který je pro nás a náš tým velmi rutinní, můžeme odhadnout čas porovnáním s podobným minulým projektem. Dávejte však pozor, abyste o projektu nevytvářeli domněnky. Pečlivě zkontrolujte rozdíly v rozsahu, protože malý rozdíl v rozsahu může způsobit velký rozdíl v čase. Například pokud byly všechny vaše předchozí webové stránky hostovány na jednom webovém hostiteli a tento klient chce, abyste používali jiného hostitele, může to trvat mnohem déle.

Existují i ​​další časové pasti. Co když klient nedodá text pro web na začátku projektu? Co když rychle neschválí vaši grafiku a stránky? To by mohlo prodloužit dobu trvání projektu. A pokud nebudete komunikovat velmi jasně, klient nebude vědět, že on nebo ona zdržuje jeho vlastní projekt.

Cena: Kolik to bude stát?

Nejjednodušším nákladovým plánem je čas a materiál: hodiny práce vynásobené sazbou za služby plus cena všech položek, které pro klienta nakupujete. Často to stačí. Měli byste však také zahrnout fakturační podmínky a prohlášení o tom, jak budou překročení nákladů řešeny.

Když váš projektový plán zahrnuje rozsah, čas a náklady, máte připraveny základní informace. Je plán hotový? Daleko od toho! Rozsah, čas a náklady jsou výsledky dobré práce, nedělání chyb a péče o problémy, jakmile k nim dojde. Musíme tedy také naplánovat tyto procesní faktory.

Obrázek č. 2: Železný trojúhelník je podporován 6 procesními faktory

Můžeme dodat rozsah včas a v rámci rozpočtu, pouze pokud spravujeme také dalších šest procesních oblastí.

Sid Kemp

Klíčové prvky velkého plánu projektu

Plánování železného trojúhelníku nestačí. Pokud plánujeme a spravujeme pouze rozsah, čas a náklady, pak se věci pokazí, než se nadějeme. Budeme zaostávat, doručíme pozdě nebo vyčerpáme rozpočet. Ve skutečnosti si někdo naposledy myslel, že plán projektu stanovený s rozsahem, časem a náklady byl kompletní, byl asi před 50 lety.

Obrázek č. 2 výše ukazuje, jak Železný trojúhelník, tři faktory Výsledky (r), závisí na šesti dalších faktorech Procesu (p). Zajišťujeme úspěšné dodání výsledků včas a v rámci rozpočtu správou všech devíti faktorů, tří (r) faktorů popsaných výše a těchto šesti (p) faktorů:

• Kvalita: V čem je dobrý?
• Riziko: Co by se mohlo pokazit a co s tím uděláme?
• Lidské zdroje: Kdo bude dělat práci a kdo jakou práci?
• Komunikace: Jak budeme v kontaktu a zůstaneme na stejné stránce?
• Zadávání veřejných zakázek: Co koupíme a jak to získáme?
• Integrace: Jak udržíme všech těchto devět oblastí pohromadě a jak zvládneme změny?

Nyní možná nebudete muset vytyčit plán pro každou z těchto devíti oblastí. Musíte se však zeptat, zda potřebujete naplánovat plán pro každou oblast. Každá oblast, která potřebuje plán a žádný nedostane, je postavena na dohadech a předpokladech. Je pravděpodobné, že uspěje stejně jako letadlo držené pohromadě pomocí záchranného drátu a žvýkačky. Tady je tedy rychlý průvodce šesti oblastmi procesu (p) dobře stanoveného plánu řízení projektu.

Kvalita: V čem je dobrý?

Klíčové otázky: Jaké jsou nejdůležitější součásti dodávky pro zákazníka? Co by je potěšilo? Jak zajistíme, abychom na těchto konkrétních věcech odvedli skvělou práci?

Riziko: Co by se mohlo pokazit? A co s tím můžeme dělat?

Nejjednodušší způsob, jak vytvořit plán rizik, je zeptat se: Co se pokazilo za posledních pětkrát, kdy jsme udělali projekt, jako je tento? Mohli bychom dostat seznam jako:

• Doručili jsme pozdě, protože někdo onemocněl.
• Klientovi trvalo tři dny, než doručil souhlas s grafikou, a dostali jsme je v pátek a museli jsme celý víkend pracovat, abychom dokončili.
• Klient nám neřekl heslo k webu a začali jsme o tři dny později.
• Klientovi se web líbil, ale nikdy nezaplatil svůj účet.

Zní to něco povědomě? Vytvořte si svůj vlastní seznam, jako je tento, a poté si zapište, jak můžete tomuto problému zabránit , snížit pravděpodobnost, že k němu dojde, nebo s ním dobře zacházet, pokud k němu dojde. Zde jsou řešení pro správu pro každé z těchto rizik:

• Vyškolte dva lidi v týmu, aby zvládli každý úkol, nebo zavolejte konzultanta, který zaplní mezeru v týmu.
• Vzdělávejte klienta před zahájením projektu a řekněte mu, jak rychle očekáváme schválení nebo žádosti o změnu, a toto zpoždění klienta zpozdí datum dodání projektu.
• Vytvořte si od klienta kontrolní seznam všeho, co potřebujeme, doručte jej klientovi a nespouštějte projekt, dokud nebudeme mít vše po ruce.
• Vyžadovat zálohu. U klientů bez prokázané platební historie požadujte úschovu.

Plán rizik může být mnohem komplikovanější než tento. Ve skutečnosti plánují manažeři náročných projektů rizika pomocí statistik! Pokud jste však vytvořili seznam rizik a naplánovali, jak každému z nich předcházet nebo jak s nimi zacházet, běžíte nadprůměrně.

Lidské zdroje: Kdo je v týmu a co bude každý dělat?

Zde je nejdůležitější věcí zajistit, abychom měli tým se všemi dovednostmi potřebnými k vykonání práce. Ale u velkých a komplikovaných projektů může Project Human Resources Planning zahrnovat věci, jako je najímání, udržení, přesčasy, rozvrhy dovolené a pravidla odborů.

Komunikace: Jak budeme v kontaktu a zůstaneme na stejné stránce?

Většina projektů se zpozdí, protože zásadní rozhodnutí nejsou učiněna včas a práce se zastaví. Ve filmu Aviator je scéna o Howardovi Hughesovi, kde se začíná zbláznit, a stovky dělníků jsou nečinné a čekají na pokyny, zatímco Hughes se snaží rozhodnout o správném tvaru joysticku. Tato scéna je nám projektovým manažerům bohužel příliš známá, i když se nikdo nezbláznil!

Také jsem viděl selhání projektu, protože různí členové týmu dostali různé verze plánu. Jednou jsme se rozhodli vypustit určitý modul z produktu a zákazník souhlasil. Programátorovi to ale nikdo neřekl a on doslova zůstal vzhůru celou noc a snažil se, aby to fungovalo. Nemusím vám říkat, jak se programátor cítil příštího rána, když jsme mu řekli, že bez důvodu zůstal vzhůru celou noc. Řekněme, že takové komunikační chyby nevytvářejí loajalitu! Při špatné komunikaci si polovina týmu myslí, že děláme koně, a druhá polovina si myslí, že děláme osla. Když je projekt hotový, máme něco s hlavou koně a ocasem osla, díky čemuž vedoucí projektu vypadá jako zadní konec koně!

Komunikace je tedy klíčová. A to platí ještě více v dnešní době, kdy se mnoho projektů provádí prostřednictvím webu, e-mailu a telefonu. Často pracujeme se členy týmu, kteří žijí v různých časových pásmech a mluví různými jazyky. V těchto případech je komunikační plán klíčem k úspěchu. Jednoduše se zeptejte každého člověka, kdy a jak ho kontaktovat, a napište pokyny pro schůzky, konverzace a žádosti o schválení nebo změnu.

Zadávání veřejných zakázek: Co koupíme a jak to získáme?

Některé projekty nepotřebují žádné zakázky. Pokud nic nekoupíme, nepronajmeme ani nepronajmeme a nezachováme služby subdodavatele, můžeme tuto část přeskočit. Pokud však děláme některou z těchto věcí, musíme s projektovým plánem koordinovat smlouvy, písemné dohody, pojištění, dodržování předpisů atd. Tak jsme stanovili plán nákupu projektu.

Integrace

Při sestavování plánu projektu má integrace dva významy. První je toto: Musíme se ujistit, že všechny části plánu spolu souvisejí. Předpokládejme, že zákazník požádá o další stránky na webu, a my souhlasíme. Potom přidáme deset hodin práce. Aktualizovali jsme však náklady, aby odrážely změny v rozsahu a čase? Co když se těchto 10 hodin počítá jako přesčas a podle pravidel lidských zdrojů musíme platit čas a půl? Všech devět oblastí se k sobě váže, a když plánujeme plán projektu, musíme vše překontrolovat.

I když vše podrobíme křížové kontrole, nestačí to. Projekty se mění uprostřed, na. Druhá část integrace tedy přichází po plánování - je to řízení kontroly změn během projektu, aby bylo vše na správné cestě.

Připravte si svůj další plán projektu

Podle kroků v tomto článku můžete rozvrhnout svůj další plán projektu. Pokud jste projekt plánovali již dříve, pravděpodobně ho můžete vylepšit mnohem lépe, stačí věnovat pozornost devíti oblastem.

Institut projektového řízení nazývá těchto devět oblastí znalostí v projektovém řízení. Ale doporučuji vám, abyste to udrželi jednoduché. Zdravý rozum je v projektovém řízení mnohem důležitější než znalosti. Udělejte si čas na promyšlení z hlediska těchto devíti oblastí, které budou vyžadovat správu, a to, s čím přijdete, bude skvělé.

Některé plány projektů jsou samozřejmě mnohem jednodušší než jiné. Klíčovým faktorem je jedinečnost projektu: Čím rutinnější je projekt, tím snazší je jeho plánování. A samozřejmě, velikost, složitost a tlak na snížení nákladů nebo rychlé dodání, to vše také vyžaduje požadavky na plánování. Pokud potřebujete další pomoc, můžete se podívat na mou knihu Project Management Made Easy nebo se podívat na zdroje dostupné z PMI.

Použijte svůj plán projektu každý den

Největším důvodem neúspěchu projektu je absence dobrého plánu. Gratulujeme! Tento problém jste přežili. Nyní jste připraveni udělat druhou největší chybu, kterou je vyhodit plán do šuplíku, pustit se do práce a nevyužívat dobře svou práci.

Když jedete někam, kde jste nikdy předtím nebyli, nastavíte GPS v autě, pak ho ignorujete a budete jen jet, dokud nebudete úplně ztraceni. Samozřejmě že ne!

Přesto je to příliš mnoho projektových manažerů. Používání plánu projektu každý den a každý týden je jako poslech vašeho GPS. Každý den vám váš plán řekne:

• co dnes dělat
• co dělat dál
• co říct svému týmu, aby udělal
• kdy kontaktovat zákazníka a co na to říct
• na jaká rizika si dávat pozor a předcházet jim nebo je spravovat

Každý týden porovnejte práci, kterou jste dokončili, se svým plánem a vyřešte všechny problémy, které se objeví. Pokud sledujete čas a náklady podle výsledků, zjistíte, že jdete pozdě a máte nadměrný rozpočet. Pokud ale budete také sledovat šest procesních faktorů, zachytíte problémy dříve, než vyhodí váš rozpočet, způsobí velká zpoždění a váš projekt hluboce rozdělí. S dobrým plánem jste na cestě k úspěchu.