Jak řešit krádež zaměstnanců

Jak řešit krádež zaměstnanců

Autor

Krádež zaměstnanců: Může se vám to stát

Pokud jste majitelem malé firmy, je důvěřování vašim zaměstnancům nezbytné a riskantní. Na jedné straně potřebujete lidi, kteří vám mohou pomoci se všemi aspekty řízení firmy, od interakce se zákazníky a klienty, až po jednání s prodejci, přijímání plateb, vedení účetnictví, sledování výdajů a skladování regálů. I někteří zaměstnanci s působivými životopisy a odkazy však mohou být nečestní. Pokud má takový zaměstnanec na starosti přijímání plateb, nákup položek souvisejících s podnikáním nebo vyrovnávání účtů, může být pokušení odejít z vašeho podnikání příliš velké. Někteří zaměstnanci jsou zběhlí v skrývání své krádeže, ale jiní se prostě přímo účastní podvodů.

Statistiky krádeží zaměstnanců jsou překvapivé, ne-li šokující.

V roce 2011 průzkum provedený Národní maloobchodní federací zjistil, že ztráty v důsledku krádeží zaměstnanců, krádeží v obchodech, chyb papírování a podvodů s dodavateli činily až 34,5 miliardy USD, neboli 1,41 procenta z maloobchodního prodeje, Z toho celkem 43,9% lze přičíst krádeži zaměstnanců, výrazně více než ztráty v krádeži v obchodě (35,7%).

Zatímco některé krádeže zaměstnanců lze kategorizovat jako relativně malé (krádež kancelářských potřeb, používání firemního vybavení pro osobní potřebu), k významnějším ztrátám dochází zfalšováním časových záznamů, krádeží proprietárních obchodních informací, jako jsou seznamy klientů, a účty a záznamy o lékařských údajích, aby se dalo více peněz v kapse zaměstnance.

Bohužel pro tohoto autora jsem zjistil, že důvěryhodná zaměstnankyně, která byla v mé advokátní kanceláři ode dne jejího otevření, přeplatila sama prostřednictvím mezd a použila obchodní kreditní kartu pro širokou škálu osobních nákupů po dobu 5 měsíců v roce 2019 Byla to můj jediný zaměstnanec a já jsem s ní pracoval, když jsme byli oba rok předtím zaměstnáni v jiné společnosti. Tato zaměstnankyně měla na starosti příjem klientů, mzdy (pro nás dva), pohledávky a také sloužila jako moje sekretářka a asistentka. Měla přístup jak k kreditní kartě společnosti, tak ke kontrole účetních společností. Zaměstnanec také nastavil na mou žádost naše mzdové služby, webové stránky, reklamu a marketing. Opakovaně mi říkala: „Chci, abyste se mohli soustředit na výkon práva - o všechno ostatní se postarám.“Ta slova se mě vrátila, protože mě krádež zaměstnanců stála za pouhých pět měsíců něco málo přes 20 000 dolarů.

Pět známek krádeže zaměstnanců

Co dělat, když zjistíte nebo máte podezření na krádež zaměstnanců

1. Pokud zaměstnance nezachytíte při činu (viz č. 7 níže), okamžitě nahláste podezření na krádež vašemu oddělení lidských zdrojů, pokud je máte, a koordinujte se s oddělením podle všech publikovaných postupů příručky pro zaměstnance. Možná budete chtít tuto záležitost prodiskutovat se svým účetním oddělením, pokud takové máte.
2. Pokud má zaměstnanec přístup k obchodním kreditním kartám, hotovosti, bankovním účtům, zákaznickým účtům nebo zboží, okamžitě přístup omezte nebo zablokujte. To zahrnuje hlášení podezření na krádež bankám a odstranění zaměstnance jako autorizovaného signatáře nebo agenta na všech účtech. Pokud je to možné, omezte přístup zaměstnanců do obchodních prostor a všech a všech míst, kde je vaše firma realizována.
3. Pokud nemáte personální oddělení a / nebo nemáte publikovanou příručku pro zaměstnance, zajistěte přítomnost třetí strany na telefonním hovoru nebo schůzce se zaměstnancem podezřelým z krádeže.
4. Připravte se na telefonní hovor nebo schůzku se zaměstnancem, získejte důkazy, že tyto dokumenty máte, nebo podporujte podezření z krádeže.
5. Po dodržení publikovaných zásad a postupů okamžitě zaměstnance pozastavte nebo ukončete, v závislosti na vašich důkazech a existenci příručky pro zaměstnance. Během schůzky nebo telefonního hovoru se doporučuje, abyste měli třetí osobu.
6. Krádež okamžitě nahláste policejnímu oddělení.
7. Pokud zaměstnance přistihnete při krádeži, neprodleně zavolejte policii a poté nechte zaměstnance opustit.
8. Okamžitě nahlaste krádež zákazníkům nebo klientům, pokud měl zaměstnanec přístup k citlivým informacím, mimo jiné včetně čísel sociálního zabezpečení, čísel bankovních účtů a / nebo čísel kreditních karet.
9. Pokud má zaměstnanec vydaný přenosný počítač nebo jiné přenosné zařízení, na kterém jsou uloženy citlivé informace o zákaznících nebo klientech, okamžitě zabezpečte vrácení takového počítače nebo zařízení. Mělo by se požadovat vrácení veškerého majetku společnosti, včetně mobilních telefonů, členských karet a jakýchkoli jiných způsobů, kterými lze vynakládat výdaje společnosti (např. Kreditní karty na pohonné hmoty).

Zabraňte krádeži zaměstnanců ve vašem podnikání

Kroky, které můžete podniknout, abyste zabránili nebo minimalizovali krádeže zaměstnanců

Najímání zaměstnanců je choulostivá praxe. Možná se budete chtít poradit s právníkem pro zaměstnání, abyste se ujistili, že vaše náborové praktiky nejsou diskriminační. Advokát vám také může pomoci vytvořit příručku pro zaměstnance, která se bude zabývat situacemi, jako je krádež zaměstnanců. Pro ochranu obchodního tajemství a seznamů klientů může být také doporučena dohoda o nekonkurování.

Buďte od začátku aktivní v prevenci ztrát. To, spolu s pečlivými a legálními postupy prověřování zaměstnanců, může poskytnout určité pojištění pro majitele malé firmy.

Tady je několik kroků, kterými můžete zabránit nebo minimalizovat krádež zaměstnanců:

• Před přijetím si vyžádejte a kontaktujte alespoň tři odborné reference uvedené potenciálním zaměstnancem
• Pokud bude mít zaměstnanec přístup k hotovosti a / nebo účtům, provádějte pravidelné audity a často vyvažujte účetní knihy (ne méně než jednou za měsíc)
• Vysvětlete a nechte zaměstnance podepsat zásady a postupy zaměstnávání týkající se oprávněného používání kreditních karet společnosti a plateb veškerými nákupy souvisejícími s podnikem z prostředků společnosti.
• Vysvětlete a nechte zaměstnance podepsat zásady a postupy zaměstnanosti zakazující používání kreditních karet společnosti a platby z prostředků společnosti na jakékoli osobní výdaje
• Zvažte žádost o právního zástupce, aby vypracoval vynutitelnou nekonkurenční dohodu na ochranu proprietárních seznamů klientů a marketingových strategií podniku
• Zvažte požadavek předběžné autorizace jakýchkoli výdajů na nákup související s obchodem přesahující sto dolarů v jakékoli jednotlivé transakci a pro každou situaci, kdy více transakcí souvisejících s obchodem překročí v daném týdnu tři
• Zvažte požadavek, aby každý zaměstnanec (nikoli na časových hodinách) počítal s hodinami strávenými denně na pracovních úkolech s popisem každého úkolu
• Pokud souhlasíte s placením zdravotního pojištění nebo jiných výdajů (např. Služba mobilního telefonu), zvažte možnost přímé platby poskytovateli, nikoli přímé proplácení zaměstnance

Poznejte svá práva, pokud vám zaměstnanec ukradl

Autor

Krádež zaměstnanců: Take-Away

Lekce, které jsem se naučil v důsledku krádeží zaměstnanců, byly obtížné. Ode dne tohoto psaní je věc v trestním řízení. Dosud jsem neurčil, zda pronásledovat svého bývalého zaměstnance v civilním soudním řízení.

Tento majitel malé firmy možná nikdy neztratí ztráty, které jsem utrpěl. Určitě neobnovím nespočet hodin strávených podáváním zpráv policii a FBI, setkáváním s bankovními institucemi a institucemi vydávajícími kreditní karty, sledováním klientů s cílem upozornit je na krádež a řešením potenciálního kompromisu citlivých informací klientů. Tentokrát a emoční mýtné, které si to vyžádalo, daleko přesahuje skutečné množství peněz ukradených z mého malého podniku.

Od té doby, co jsem objevil krádež zaměstnanců, jsem se dozvěděl, že u mnoha dalších přátel a kolegů došlo k podobným situacím. I když jsem přesvědčen, že úplné prevence je obtížné dosáhnout, malé podniky určitě mohou podniknout určité kroky k minimalizaci rizika ztráty.

Jak častá je krádež zaměstnanců?

Mluvit s cizími lidmi: Co bychom měli vědět o lidech, které neznáme

V případě krádeže zaměstnanců mohou být nutné právní kroky

Autor

© 2020 Stephanie Marshall