Jak efektivně řídit a mentorovat letní stážistu

Začněte první den volna stážisty hned tím, že se představíte

MSecond.net

Efektivní stážisté

Program stáží jakékoli velikosti má potenciál být pro společnost velkým přínosem. Získáte levnou nebo bezplatnou pracovní sílu a váš nový nájem vejde do vašich dveří s otevřenou myslí a dychtivě se prokázat. Proč se tedy většina stážistů cítí nedostatečně využívána a proč mnozí manažeři uvádějí, že z praktikantů pracujících pro ně nemá velkou hodnotu? Většina z toho pramení z neúčinných postupů vedení, které nedisponují stážistům k skvělé práci.

Efektivita od prvního dne

Vzpomínáte si na svůj první den na stáži? Pokud jste měli stáž, pravděpodobně jste byli první den velmi nervózní a neměli jste tušení, co vás čeká. Jako mentor nebo manažer stážisty musíte být připraveni dlouho před jejich prvním dnem, protože víte, co můžete očekávat. Víte, co potřebujete, aby váš stážista dělal, a znáte kulturu a postoje, které chcete, aby dodržovali, aby byli úspěšní. Následující kroky vás oba uvedou do situace, aby se tak stalo.

1. Představte sebe a společnost

To by mělo být zřejmé, ale je třeba věnovat čas ráno, kdy váš stážista přijde, aby se s nimi setkal. Stáž nic nezačíná horší než sedět u stolu (nebo ještě hůře, nevědět, kam si sednout, nebo ještě vůbec mít stůl!) A čekat, až vám někdo řekne, co máte dělat.

Najděte je hned a dejte jim vědět, kdo jste. Poskytněte jim přehled o společnosti a týmu, na kterém budou pracovat. Možná už něco z toho vědí, ale oběma to dává prostor, kde začít s těmi snadnými.

2. Dozvíte se o nich

Během prvního dne a pravděpodobně prvních pár týdnů budou vaši stážisté většinou naslouchat. Udělejte si hned na začátku stáže bod, abyste měli čas mluvit o něčem, co nesouvisí s obchodem. Kam chodí do školy? Je pro ně tato stáž mimo stát, nebo zůstávají doma? Tato osoba má omezený čas na to, aby za vás mohla vykonávat úkoly, než se vrátí do školy; budete muset vynaložit určité úsilí na urychlení procesu vytváření vztahů.

3. Zjistěte více o jejich dovednostech a jejich cílech

Než je můžete uvolnit, věnujte jim nějaký čas, abyste pochopili, jaké dovednosti můžete využít mimo jejich životopis. Projděte si dovednosti uvedené v jejich životopisu a nechte je rozšířit. Oba budete moci začít mluvit.

Jak mluvit se stážisty

V zásadě si promluvte se stážisty, jako vy se svými vrstevníky, s několika dalšími úvahami. Většina stážistů je kombinací sebevědomí a nejistoty. Touží se dokázat, ale nevědí jak. Implementujte několik níže uvedených strategií a frází, když pomáháte stážistovi vaší společnosti v rámci letních prací.

„Pravděpodobně to už víš, ale…“

To je skvělý způsob, jak začít jakoukoli větu stážistovi, pokud si nejste jisti, jak v situaci postupovat. To je užitečné, pokud si myslíte: „Určitě mu to už někdo řekl, takže to přeskočím.“ nebo "Urazím ji tím, že předpokládám, že to ještě neví?" nebo "To by mělo být tak zřejmé, že to nikomu není třeba říkat, že?" Snižujete tlak na studenta tím, že začnete tím, že mu budete důvěřovat, ale stále můžete sdělit důležité informace, které mu pomohou držet se správným směrem.

Vysvětlete to, jako by mi bylo pět

Dobře, možná ne pět. Ujistěte se však, že to vysvětlujete, jako by jim bylo 18–22. Pravděpodobně mají omezené zkušenosti v kanceláři, na velkém projektu, před klientem a mluví zkratkami. To není jejich chyba, proto se tam teď učí. Úkolem je usnadnit přechod vysoké školy do vaší společnosti, aby se stážista mohl soustředit na dosahování skvělých výsledků.

Když se objeví otázky

Nestačí ukončit zdlouhavé pokyny, jak splnit úkol, „Nějaké otázky? Ne? Dobře, uvidíme se na týdenní schůzce s tím hotovo.“ Samozřejmě hned nebudou mít inteligentní otázky; ještě se vlastně nedostali do masa díla. Potřebují vědět, co mají dělat později, když narazí na problém. Měli by to zvýraznit a jít dál? Zeptejte se Google? Zeptat se manažera? Vy? Důležitou dovedností, kterou musí každý zaměstnanec rozvíjet, je autonomní řešení problémů, ale musíte navrhnout obrys, který je ve vaší společnosti přijatelný.

Kvalitní projekty stáží

Přijít s prací pro stážisty může být těžké. Máme tendenci házet na ně podřadné úkoly, abychom neztráceli čas, který potřebujeme, abychom vysvětlili, jak dělat složitější úkoly. To je v pořádku dělat někdy, když je třeba práci dokončit, ale pokuste se do své pracovní zátěže začlenit následující tři typy úkolů.

1. Probíhající projekt

Každý z vašich stážistů by měl mít dlouhodobý projekt s nízkou prioritou probíhající na pozadí jeho pracovního vytížení. Jedná se o projekt, který může trvat trochu času, než se naučíte, jak to udělat, a nemusí nutně posouvat hranice toho, co mohou dělat, nebo rozvíjet dovednosti. Ve skutečnosti je cílem, aby tento projekt byl něco, co mohou dělat většinou samostatně. Tento projekt je nezbytný pro každého stážisty, protože mezi projekty s vyšší prioritou budou mít vždy prostoj. Nebo se zaseknou na projektu s vysokou prioritou, když jim nebude k dispozici nikdo, kdo by jim pomohl.

Přemýšlejte o tom: pravděpodobně máte spoustu poněkud nudných úkolů s nižší prioritou, do kterých jdete, když jste uvízli v něčem důležitějším, nebo potřebujete něco, co po velmi poutavém ránu otupí. Podobná struktura úkolů může zvýšit produktivitu vašich stážistů.

2. Projekt hodný obnovení

Váš stážista možná pracuje pro výplaty keců, získává každému kávu a každý den píše chromé poznámky, protože to je to, co chce dělat po zbytek svého života. Pokud je to tak, pak jí ve všech ohledech dávejte takové úkoly, aby po dokončení mohla do svého životopisu vložit „zadávání dat“ a „správu souborů“. Je pravděpodobnější, že tuto stáž využila k řešení výzvy a získání zkušeností. Tato zkušenost se musí promítnout do černobílých úspěchů, které může v budoucnu uplatnit při žádostech o zaměstnání.

Znáte svůj obor a to, co chtějí manažeři najímat. Jste na skvělém místě, abyste pomohli stážistům pod vámi rozvíjet dovednosti, aby vás mohli později najmout: možná ve vaší společnosti, pokud je to vhodné, nebo možná někde jinde. Najděte projekt, který zvládnou na začátku, který lze zabalit před odjezdem a který bude mít skutečné výsledky, které mohou zaznamenat do životopisu a mluvit o nich na budoucích pracovních pohovorech. Dej jim něco vlastnit.

3. Projekt Get-out-There

Přesná forma, jakou tento projekt má, se velmi liší podle odvětví. Ale pokud se můžete pokusit najít projekt, který stážisty zvedne od stolu a mluví s lidmi nebo vidí věci. Přinejmenším by to měl být projekt, který od nich vyžaduje interakci s lidmi kromě jejich mentora, snad i mimo jejich tým. Pokud opravdu nemůžete něco najít, může to být jen účast na schůzkách s klientem a jen pozorování.

Na konci stáže

Doporučující dopis

Ucházet se o zaměstnání nebo postgraduální studium často vyžaduje doporučující dopis od předchozího zaměstnavatele. To může vypadat opravdu dobře od někoho, s kým stážista pracoval a ví to.

Jejich budoucnost ve vaší společnosti

Pokud to pro ně nebyl úplně mizerný zážitek, většina vašich stážistů bude dychtivě vědět, jestli je chcete pro příští léto zpět, nebo jestli po dokončení studia bude na stole pravděpodobně nabídka práce na plný úvazek. Před posledním dnem stážisty je vyzvěte, aby diskutovali o tom, kde vidí svou budoucnost a zda má společnost nějaké otevřené role, které by se dobře hodily. Možná není něco okamžitě k dispozici, ale pomozte jim pochopit další kroky k pokračování kariéry ve společnosti.