Zacházejte s poštou: diplom ocr nvq úrovně 3 v oboru podnikání a správy

Úvod:

Tato jednotka je volitelnou jednotkou skupiny B na úrovni 2 s celkem třemi kredity. Tato jednotka pomáhá uchazeči vykreslit jeho / její dovednosti v poštovních službách. Uchazeči budou mít dobrou znalost dodržování bezpečnostních a bezpečnostních postupů při manipulaci s interní a externí poštou, a to jak příchozí, tak odchozí, a důvodem, proč s nimi musí být zacházeno. Budou mít dobré znalosti o různých dostupných službách, proč jsou tyto služby potřebné a jak jsou využívány. Naučí se vybrat konkrétní služby podle potřeb a priorit, vypočítat poštovné, vypořádat se s problémy, dodržovat postupy a hlásit chyby a problémy.

Zahrnuto bylo také osobní prohlášení k této jednotce!

1.1 / 2 Jaký je účel bezpečnostních postupů pro zpracování pošty nebo balíků?

Mail může obsahovat důvěrné informace. Může zahrnovat osobní informace o zaměstnancích nebo obsahovat obchodní tajemství, jako jsou jména zákazníků a důvěrné informace týkající se podniku, zákazníků a klientů. Pošta a balíčky musí být také zkontrolovány na podezřelé funkce. Bude tedy nutné dodržovat bezpečnostní postupy.

Například když dostáváme poštu nebo balíky z podivných adres nebo které přicházejí v podezřelých formách, tvarech nebo velikostech, je třeba dodržovat bezpečnostní postupy a hlásit je vedoucímu kanceláře.

2.1 Proč byste měli distribuovat / odesílat poštu správnému příjemci v dohodnutých časových harmonogramech?

E-maily by měly být vždy odesílány nebo distribuovány správnému příjemci, protože to mohou být důležité a důvěrné informace, které by neměly být zveřejňovány ostatním. Musí být také distribuovány včas, aby se úkol uvedený v e-mailu dokončil ve zmíněném časovém rámci a aby byl dodržen termín, abychom se vyhnuli stížnostem nebo jiným závažným problémům.

2.2 Jaká je organizační struktura a jména, role a umístění jednotlivců a týmů?

Zde jsem nezveřejnil své odpovědi, protože se jedná o důvěrné informace. Můžete nakreslit vývojový diagram pro vaši organizaci nebo si můžete stáhnout web vaší organizace, pokud jej máte. Začněte s vedoucím svého oddělení, poté se rozdělte na různé týmy a manažery a nakonec skončete členy týmu. Nezapomeňte uvést jméno, pozici a polohu každé osoby, abyste získali jasný portrét.

Snad to pomůže!

2.3 Jaké interní a externí poštovní služby jsou organizacím k dispozici?

Dostupné interní poštovní služby jsou určeny k distribuci pošty v kancelářích a odděleních ______________________ (odstraněny z důvodu zachování důvěrnosti) . Jsou shromažďovány a dodávány denně.

Externí pošta se odesílá prostřednictvím ___________________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) . Externí poštovní služby se používají, když pošta může nebo nemusí pokrýt kritéria interních poštovních služeb. Například tam, kde je třeba doručovat poštu klientům nebo jiným společnostem nebo mimo okresní korespondenci. Rovněž se denně doručuje a shromažďuje.

2.4 Uveďte důvody pro výběr interních a externích poštovních služeb

Vyberou se externí poštovní služby tam, kde je doručení mimo zemi a kde je to pro jiné společnosti nebo klienty. Budou to oblasti, které nespadají pod kancelářské oblasti ___________________ (odstraněny z důvodu zachování důvěrnosti) .

Interní pošta se používá tam, kde je třeba doručovat do kanceláří nebo oddělení, která spadají pod ____________________ (odstraněno z důvodu zachování důvěrnosti) . Interní pošta šetří čas a peníze. Takže veškerá pošta, kterou lze odeslat interní poštou, se odesílá tímto způsobem a pouze zbývající se odesílá prostřednictvím externího poštovního systému.

2.5 Jakými metodami počítáte poštovné?

Příspěvek musí být seřazen podle naléhavosti a důležitosti jako první nebo druhá třída. Jakékoli zahraniční příspěvky musí být vyřešeny. Je třeba znát poštovní poplatky za příspěvky různých velikostí a také poštovní poplatky za hromadnou poštu. Poštovní služby mohou poskytnout slevu na hromadnou poštu a lze ji použít pouze v případě, že poštu předem roztřídíme.

Pokud potřebujeme odeslat zásilku a zaručit, že bude doručena následující pracovní den nebo ve stejný den, nebo pokud je třeba zaslat poštu na doporučenou zásilku, musíme hledat poštovní poplatky a časový rámec, ve kterém musí být zásilka doručena odeslat a odpovídajícím způsobem jej odeslat.

2.6 Jaký druh problémů může nastat u příchozí a odchozí pošty a jak s nimi zacházet?

Mezi hlavní problémy, které mohou nastat, patří zpoždění, chybějící dodávky a podezřelá pošta. Abychom se vyhnuli zpožděním, musíme posílat poštu ve správný čas se správným poštovným. Aby nedocházelo ke zmeškání dodávek důležitého dokumentu, lze jej doručit prostřednictvím zaznamenané dodávky, což umožňuje jednomu sledovat doručení. S jakoukoli podezřelou poštou nebo balíkem je třeba zacházet s maximální opatrností a nahlásit příslušné odpovědné osobě.