Jděte do Carnegie Hall: procvičujte řešení problémů

Carnegie Hall v New Yorku

Model kategorie problému od FJG

Téměř vše, co v životě děláme, je o řešení problémů a rozhodování. Myslím na to vteřinu. Neustále se díváme na nějaký typ problému a rozhodujeme se, jak se s ním vypořádat. Mnoho našich rozhodnutí činíme ve stresu a s malým časem na důkladné přemýšlení. V důsledku toho okamžitě hledáme řešení, které fungovalo dříve. Ale tento přístup nás zasekne v kruhu řešení stejného problému se stejným řešením znovu a znovu. Ale co když se povaha problému změní? Řešení jednoho nevyhnutelně ztratí účinek a stane se v nejhorším možném čase. Proto je užitečné použít organizovanou metodu k pochopení problému a jeho případnému vyřešení. První věcí, kterou musíme udělat, je zjistit, v čem je problém.

Definujte a orámujte problém

V 7 návyků skutečně efektivních lidí, Stephen R. Covey je 5. zvyk je: „ Seek první rozumět.“ Pochopení problému je zásadní, protože nám jednoduše umožňuje vědět, co musíme vyřešit. Mnoho z nás ztrácí drahocenný čas řešením špatného problému. Jen velmi málo z nás si může dovolit takovou ztrátu času. Dobrým způsobem, jak začít, je použít jednoduchý kontrolní seznam, kde můžete klást krátké, ale zasvěcené otázky.

1. Jakému typu problému čelíme?
2. Co vidíš nebo cítíš, kvůli čemuž si myslíš, že je problém?
3. Existují projevy problému, na které mohu poukázat?
4. Kdy a jak se to děje?
5. Kde a komu se to děje?
6. Proč se to děje?

Na základě výše uvedených otázek je třeba připravit prohlášení o problému, které bude sloužit jako výchozí bod pro rafinované porozumění a soustředěnou analýzu řešení problémů. Příkladem jednoduchého, ale efektivního formátu prohlášení o problému je 5 W: kdo, co, kde, kdy a proč. Takové prohlášení fixuje problém a jeho rámec, i když někdy primitivní, může rozšířit naše chápání problému.

Kategorizace problému

Dichotomie kontroly je klíčovým filozofickým a psychologickým konceptem. Jedná se o nástroj pro řešení problémů, který identifikuje způsob, jakým člověk potřebuje, aby úspěšně reagoval na životní výzvy. Nejprve identifikujete prvky situace, které můžete ovládat. Potom prvky, které nemůžete ovládat, ale které můžete ovlivnit. A konečně, člověk identifikuje a věci, které nemůže ani ovládat, ani ovlivňovat, což ho nutí se tomu odpovídajícím způsobem přizpůsobit. Podobným způsobem je třeba uvést problémy do souvislostí, abyste získali představu o tom, co můžete a co nemůžete dosáhnout. To umožňuje soustředit energii a úsilí tam, kde budou mít největší dopad.

Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je použití modelu kategorie problému vytvořeného autorem ke kategorizaci problému, kterému čelí související vliv a důležitost.

Model zobrazuje čtyři kvadranty kategorie a dvě osy. Osa y, která demonstruje vliv stupně (od nejnižšího po nejvyšší) na problém, a osa x ukazuje stupeň důležitosti a / nebo úroveň priority. Každý kvadrant je kategorií, do které problém spadá na základě úrovně vlivu a důležitosti problému.

Kategorie I je ignorována. V tomto kvadrantu má problém malou důležitost a my na něj nechceme ztrácet mnoho energie. Proto je v dohledné budoucnosti ignorován a je skutečně podáván jako studený případ.

Kategorie II je sklizeň. Tento typ problému lze, pokud to čas dovolí, analyzovat a vyřešit, pokud se neobjeví problémy s vyšší prioritou. Problémy v tomto kvadrantu musí být udržovány aktivní, přezkoumávány a řešeny, kdykoli je to možné. Úkolem je, že pokud jsou příliš dlouho ignorovány, hromadí se a jejich hmotou a rychlostí se stávají větší problémy, které mohou bránit pokroku ve velkém měřítku.

Kategorie III je Vyřešit. Jedná se o vysoce důležité / prioritní problémy, které můžeme a potřebujeme vyřešit. V takovém případě má jednotlivec nebo organizace předpoklady k efektivnímu řešení problému.

Kategorie IV je Spravovat. Budou existovat problémy, které jsou rozhodující pro řešení, ale jsou tak složité a dynamické, že jejich řešení si vyžaduje čas.

Práce na řešení

Nyní, když jsme problém zarámovali a kategorizovali, je čas začít identifikovat postup řešení (COA) k vyřešení problému. Protože považujeme za nejlepší postup, měli bychom zvážit následující body:

1. Který certifikát pravosti je nejpravděpodobnějším řešením problému z dlouhodobého hlediska?
2. Kterého certifikátu pravosti je nyní nejpravděpodobnější, nejpřijatelnější a nejvhodnější dosáhnout?
3. Jaká rizika jsou spojena s každým certifikátem pravosti?

V tomto okamžiku je užitečné pochopit, jak může vedoucí nejlépe komunikovat se svým týmem a důvěryhodnými poradci, aby získali zpětnou vazbu a vytvořili sadu řešení pro konkrétní problém. Tři způsoby, které mohou vést k účinné zpětné vazbě a rozvoji COA, jsou brainstorming, advokacie a dotazování.

Všichni chápeme, jak brainstorming shromažďuje co nejvíce nápadů, a poté je prověřujeme, abychom našli ten nejlepší nápad. Funguje to nejlépe, když dáte dohromady skupinu vrstevníků, kteří mají pohodlné nápady na míčování bez přítomnosti vedoucích představitelů, kteří by vynesli skutečné nebo vnímané soudy. Dalšími dvěma způsoby jsou advokacie a vyšetřování.

V advokacii každý člen přímo uvádí svůj názor. Ačkoli umožňuje všem hráčům vědět, jaká je pozice ostatních, neumožňuje mnoho porozumění, protože je málo dotazů na vzájemnou pozici. Pokud tento proces nebude pečlivě kontrolován, může vést k plné obhajobě jedné konkrétní pozice, protože může mít pocit, že určený vedoucí skupiny prosazuje svou agendu a chce parodovat ty, kteří jsou proti návrhu.

Na druhou stranu se dotaz pokouší vytvořit rovnější podmínky pomocí otázek k vyprázdnění informací o problému. Umožňuje každému napadnout problém prostřednictvím odpovědí na otázku. Tato metoda umožňuje větší zapojení, protože má tendenci vytvářet atmosféru sdílení a dialogu.

Poslední metodu lze nazvat hybridní. To je místo, kde vůdce kombinuje nejlepší aspekty advokacie a bádání do diskurzu řešení problémů.

Odpověď na prohlášení o problému

Dříve jsme hovořili o vytvoření prohlášení o problému, které nám umožní zahájit analýzu, která nám otevřela dveře k vytvoření postupu k řešení našeho problému. Nyní musíme vyvinout postup, jak reagovat na naše prohlášení o problému. Jedním z užitečných způsobů je doporučení tohoto autora v sedmi krocích.

1. Přehodnotit problém. Toto je poslední čas k zajištění řešení správného problému.
2. Startovní bod; kde jsme byli.
3. Požadovaný koncový bod založený na postupech. Může jich být více.
4. Proč bylo pro nás důležité problém vyřešit? Jaká teorie tento problém podtrhla?
5. Co nám údaje říkaly? Jaké ukazatele nás vedly k našim závěrům?
6. Předložit pouze faktickou analýzu. Nikdy neohýbejte data, abyste vyjádřili zaujatý názor. Nechte data mluvit sama za sebe.
7. Udělejte doporučení.

Pozorujte - orientujte - rozhodujte - jednejte

Do tohoto bodu zbývá ještě jedna poslední věc v souladu s cyklem smyčky OODA Johna Boyda, pozorovat - orientovat - rozhodovat - jednat ; musíme jednat - učinit rozhodnutí. Cílem je odvážné a informované rozhodnutí. Někdy však bude nutné rozhodnutí, než přijdou všechny požadované informace. Rozhodnutí je zásadní, protože nic nemůže být horší, než být příliš pozdě.

Z hlediska pilota nelétá letadlo samo. Velící pilot musí letět letadlem a nikdy nemůže souhlasit s tím, že je jeho pasažérem, a tak pozve nebezpečí. Převezměte velení a řízení a buďte rozhodní. Toto je základní schopnost úspěšného vůdce.

S vaším akčním plánem v ruce musíte mít na paměti některé důležité věci.

1. Pečlivě zvažte, jaké indikátory očekáváte, že se začnou zobrazovat. „Jak bude vypadat situace, když problém vyřešíme?“
2. Jaké kroky by měly být podniknuty k implementaci nejlepší alternativy v přijatelné časové linii. Čas je málokdy přítel.
3. Jak budete dohlížet na provádění plánu?
4. Jaké zdroje budete potřebovat?
5. Kdo je odpovědný a má potřebné oprávnění?
6. Komunikujte, komunikujte a komunikujte.
7. Nezapomeňte, že je vždy co dělat. Musíte být ostražití. Věnujte pozornost problémům, jako je třída mateřské školy, a nic vás nepřekvapí.

Nakonec musí vůdce získat výsledky. Pokud někdo chce angažovaný tým zaměřený na výsledky, musí vize, vedení a motivace odpovídat výzvě. To umožňuje členům týmu v celé organizaci ztělesnit vedení jak kvantitativním, tak kvalitativním způsobem, kde jsou všichni zaměřeni na výsledky a zároveň porozumí a maximalizují mezilidské dovednosti. Nechte tedy problémy přijít, bojujte za jejich řešení a zlepšujte se každý den. Nezapomeňte, že se musíme dostat do Carnegie Hall.

© 2019 Fernando Guadalupe Jr.