Nejlepší způsob, jak organizovat účtenky

Tyto jednoduché kroky vám pomohou uspořádat stvrzenky.

VirginiaLynne CC-BY přes Hubpages

Rychlé a snadné systémy pro příjem účtenek

Trávíte příliš mnoho času hledáním potvrzení o vrácení zboží? Jste připraveni na daňový čas, nebo je obtížné to stihnout včas do 15. dubna? Pokud jste jako já, můžete být v pokušení nechat hromadit účtenky, dokud nebudou nepořádkem. Proto je nejlepším způsobem, jak organizovat stvrzenky, udržovat váš systém:

• Snadné zapamatování.
• Rychlé ukládání dokumentů.
• Snadno najdete to, co potřebujete.

Když budete mít tyto tři cíle na paměti, pomůže vám to pomocí následujících čtyř snadných kroků vytvořit systém, který vám bude vyhovovat.

1. Vyberte systém

Žádný registrační systém není dokonalý. Vždy musíte zvážit náklady na podrobný systém, díky kterému je snadné najít příjmy, s časem, který je zapotřebí k podání těchto příjmů. Zde jsou čtyři různé systémy s klady a zápory každého z nich.

Binder System for Receipts je trochu víc práce, ale pomůže vám rychle najít věci. Pomocí děliče kapesních indexů můžete ukládat menší stvrzenky.

VirginiaLynne CC-BY přes HubPages

Pojiva

Díky pořadači, který má indexové karty k oddělení typů účtenek, můžete snadno najít, co potřebujete. Tento systém funguje nejlépe pro lidi, kteří se často vracejí a dívají se na stvrzenky, protože můžete snadno listovat sem a tam do různých sekcí a protože pořadač udržuje papíry v pořádku. Pokud stále vkládáte nové papíry buď na přední část sekce nebo na zadní stranu, můžete rychle procházet účtenky chronologicky.

Tento systém jsem používal k organizaci příjmů rodičů mého manžela, když nad nimi měl poručnictví, protože jsme byli povinni pravidelně podávat zprávy o jejich příjmech a výdajích, a potřeboval jsem být schopen snadno najít příjmy.

Výhody a nevýhody používání pojiv

• Trvá to nejvíce času na archivaci
• Nejjednodušší je udržovat soubory v pořadí podle měsíce.
• Nejlepší pro účtenky, na které se musíte často odvolávat
• Elegantní a snadno se udržuje na polici.
• Omezeno velikostí notebooku, nebo můžete použít více než jeden.

Složky souborů jsou rychlé, snadné a rozšiřitelné.

VirginiaLynne, CC-BY, prostřednictvím HubPages

Složky souborů

Systém složek souborů je nejjednodušší a nejrychlejší systém, který lze použít, takže máte větší šanci, že budete mít věci pořádně uspořádané. Poté, co jsem 6 měsíců zaostával v registraci svého notebooku pro naše rodinné příjmy, nakonec jsem se rozhodl vrátit se do složek souborů. Vložil jsem nezařazené papíry dopředu a obecně je umístil na místo, když je tato přední oblast zaplněna nebo přibližně jednou za měsíc.

Tip: Doklady, o kterých víte, že je budete později potřebovat, si uschovejte společně. Všechny své daňové údaje, včetně charitativních příspěvků, jsem vložil do jednoho souboru.

Výhody a nevýhody používání složek souborů

• Levná a jednoduchá.
• Potřebujete pouze složky na soubory a kartotéku nebo krabici.
• Rychle do souboru.
• Rozšiřitelné na libovolnou velikost a počet souborů.
• Těžší najít papír než Notebook System.

VirginiaLynne, CC-BY přes HubPages

Rozšiřování souborů

U menšího organizačního projektu uchopte rozšiřující soubor, který má sekce a karty. Pokud jste student s pouze několika typy účtenek, nebo pokud chcete organizovat účtenky z projektu, jako je projekt renovace domu, je to skvělý způsob, jak to udělat. Tento systém jsem také použil pro všechny papírování pro naše přijetí a často používám malý rozšiřující soubor pro plány dovolené.

Výhody a nevýhody používání rozšiřujících souborů

• Udržuje vše v přehledném a přenosném souboru.
• Skvělé pro organizaci účtenek, které si chcete uchovat natrvalo.
• Dobré pro malé dávky papírů.
• Přenosný.
• Nepracuje pro spoustu papírů.

Digitální soubory

Začínám bez papírování a vy možná také. Spousta společností od vás chce, abyste „šli na papír“, a může vám za to poskytnout bonus. Některé obchody, jako je Home Depot, vám nyní umožňují dostávat e-mailové potvrzení, nikoli papírové. Kromě toho můžete skenovat a pořizovat fotografie účtenek, které nejsou digitální. Stále si však budete muset pamatovat:

• Uspořádejte digitální soubory: nejen ukládejte všechny své stvrzenky do jednoho souboru, věnujte nějaký čas vytváření skupin souborů a nezapomeňte označit všechny své stvrzenky tak, jak je vytváříte, nebo vás bude bolet hlava, když je budete muset každý otevřít snažíš se něco najít.
• Záloha: počítačové viry nebo zhroucení počítače mohou do vašeho systému zasahovat, takže se ujistěte, že máte stvrzenky v počítači, který má cloudovou zálohu, jako je Carbonite.

Digitální účtenky mohou při registraci zmírnit spoustu bolestí hlavy, ale pouze pokud jste opatrní. Měli byste si být jisti, že si skutečně stáhnete potvrzení všech důležitých výpisů, které budete později potřebovat, protože mnoho společností uchovává pouze 12měsíční záznamy o vašich výpisech. Například když jsem šel podat žádost o prodlouženou záruku kreditní karty na rozbitou myčku, vyžadovali naše původní prohlášení z doby před 15 měsíci. Nebylo k dispozici žádné