Obsah:
- 1. Odesílejte materiály předem
- 2. Omezte pozvání
- 3. Stanovte základní základní pravidla, ale nedělejte si starosti
- 4. Moudře rotujte role
- 5. Začněte s pozitivem
- 6. Vyhněte se podrobným řešením problémů
- 7. Na konec dejte nejméně důležitá témata
rawpixel
Konferenční hovory často neumí víc než multitasking a chraplavé konverzace na Slacku nebo Gchatu. V jejich nejhorším případě jsou plným plýtváním lidským časem a mohou špatně řídit volání, pokud špatně zvládnou hovor. Někdy jsou tyto hovory nevyhnutelné, buď proto, že jsou logisticky nezbytné, nebo proto, že je vyžaduje vyšší úroveň, takže je můžete využít co nejlépe.
1. Odesílejte materiály předem
Pomáhá posílat agendu předem, aby lidé mohli předem upozornit na cokoli, co je třeba přidat. To snižuje pravděpodobnost, že lidé půjdou „Ach, ještě jedna věc!“ stejně jako se každý na rozloučenou rozloučil.
Pokud se chystáte odkázat na daný dokument nebo jiný vizuální prvek, může být užitečné, aby jej měl každý k dispozici během hovoru. Rachotit některá čísla a potom je musíte třikrát opakovat, bude ztráta času. I když by měl být dotyčný dokument ve složce doručené pošty lidí, zkuste jej znovu odeslat den před hovorem, zejména pokud byl odeslán před několika týdny nebo měsíci.
Měli byste také předem informovat lidi, zda budou odpovědní za aktualizaci aktuálního projektu. Zatímco někdy jsou žádosti na poslední chvíli nevyhnutelné a manažeři by měli být na tuto možnost obecně připraveni, je nejlepší dát lidem heads-up místo toho, aby předpokládali, že to vědí, a dali je na místo.
2. Omezte pozvání
Existují dvě skupiny lidí k zamyšlení: lidi, kteří potřebují být na výzvu, a lidi, kteří nemají potřebují být, ale může být stále výhodné mít. Lidé v této první kategorii jsou pravděpodobně ti, kdo rozhodují, a vedoucí týmu s aktualizacemi, které mají poskytovat. Identifikace těchto lidí by měla být poměrně snadná.
Do druhé kategorie mohou patřit lidé, kteří dokážou odpovědět na jakékoli otázky týkající se konkrétní situace, nebo kteří jim stojí v cestě vedoucím rolím a mohli by mít prospěch z toho, že jsou v pohotovosti. To není nutně zahrnovat všechny zaměstnance nebo každé oddělení. Nezapomeňte, že trávení času na konferenčních hovorech může být plýtváním lidskou silou, když manažeři mohou svým týmům později poskytnout klíčové informace. Pokud máte pochybnosti, konzultujte s manažery a vedoucími týmu, jak efektivně využít svůj čas.
V závislosti na vaší organizaci může mít smysl pozvat všechny, ale účast musí být povinná pouze pro určité lidi. To umožňuje zúčastněným stranám připojit se, dozvědět se více a doufejme, že nakonec něco přispějete. Ujistěte se, že sdělujete tato různá očekávání jasně - a pamatujte, že čím více lidí bude hovořit, tím více času to pravděpodobně zabere!
3. Stanovte základní základní pravidla, ale nedělejte si starosti
Pokyny ohledně toho, kdy máte klást otázky, kdo se očekává, že se zúčastní, a nezapomenutí vyslovit své jméno, když se připojujete nebo hovoříte, by měly být sděleny, možná ve stejném e-mailu, který obsahuje program. Nezapomeňte, že tyto pokyny budou mít často rozumné výjimky, nebo nováček nemusí znát pracovní kulturu vaší organizace. Nikdo nebude dokonalý, pokud si pamatuje ztlumení telefonu, takže se nemusíte starat o lidi kvůli malému hluku v pozadí nebo jiným malým přestupkům.
Pokud něco skutečně ruší hovor, zkuste široké „Může se každý ujistit, že je jeho telefon ztlumený, pokud je někde hlučný?“, I když přesně víte, kdo je viníkem. Díky nepřímé zpětné vazbě můžete dobře míněným zaměstnancům zabránit, aby se cítili pokáráni nebo nevítáni.
4. Moudře rotujte role
Přiřazování rolí lidem bez ohledu na jejich ochotu a dovednosti pravděpodobně způsobí, že bude váš konferenční hovor nudnější. Zkuste lidem, kteří mají skutečný zájem o vedení, přiřadit role v oblasti psaní poznámek, nastavení agendy a usnadnění. V ostatních případech možná budete chtít vyhledat členy týmu, kteří mají skutečný zájem o téma konkrétního hovoru. Ať už je důvod jakýkoli, dejte lidem vědět, proč je žádáte, aby se této role ujali, protože to může pomoci zlepšit jejich sebevědomí a morálku.
Je také hezké mít občas svěží hlasový hovor. Možná je jeden z regionálních manažerů velmi oblíbený a váš tým by si mohl užít, když mu dá věci do hlavy.
Zatímco náhodné nebo plánované střídání rolí se může zdát spravedlivé, může to selhat. Nováček vás možná bude nenávidět, pokud jim dáte zodpovědnost za poznámky k něčemu, co je úplně nové. Pravděpodobně také není dobré přidělit povinnost někomu, kdo odpovídá za řešení mimořádných událostí a možná bude muset vystoupit uprostřed hovoru.
5. Začněte s pozitivem
I když to nechcete přehánět a vypadáte neupřímně, je hezké uznat, že byla odvedena skvělá práce nebo bylo vynaloženo zvláštní úsilí. Pokud konkrétní skupina nebo jednotlivec právě dosáhli něčeho velkého, otevřete to, i když to pro hovor není příliš relevantní. Můžete také dát výkřik někomu čerstvému zpět z velké služební cesty, nebo možná celé kanceláře, pokud skočí z časové zóny, kde je ještě brzy ráno. Tím lze nastavit pozitivní tón pro jinak vyčerpávající hovor.
Nedělejte však tuto část příliš dlouhou, jinak to jen ztrácí čas. Buďte také opatrní, abyste se vyhnuli zasypání stejných lidí chválou při každém volání, protože to může selhat a snížit morálku u ostatních.
6. Vyhněte se podrobným řešením problémů
Zůstat na tématu je samozřejmě cílem konferenčních hovorů, ale někdy narazíte na složité situace, kdy něčí otázka souvisí s tématem, ale je to komplikované nebo velmi specifické pro jeho situaci. Pokud to pro ostatní účastníky hovoru není vůbec použitelné, nebojte se odpovědět „To je ošemetná věc, která je docela specifická pro kancelář. Můžeme o tom diskutovat offline? “
V některých případech můžete také vyzkoušet konkrétnější zdůvodnění, například „Vím, že někteří lidé z týmu HR mají další schůzku, na kterou se mohou dostat za 10 minut; můžeme odložit tuto diskusi, protože se jich netýká? “ Důležitou součástí je zajistit, aby se tazatel necítil jako jejich otázka nevhodná nebo zatěžující - je třeba s ní zacházet v jiném čase nebo na jiném místě.
7. Na konec dejte nejméně důležitá témata
I když cílem je vždy včasné ukončení konferenčního hovoru, existují dny, kdy technické problémy nebo komplikované problémy mohou trvat déle. Je také možné, že se objeví nouzová situace, která přinutí alespoň jednu osobu z hovoru skočit.
Pokud je váš hovor naplánován na déle než půl hodiny, existuje velká šance, že zaneprázdněný manažer nebo jiný rozhodující pracovník bude muset běžet na jinou naléhavější schůzku, ať už plánovanou, nebo ne. Zkuste do hovoru vložit jakékoli časově citlivé položky, které vyžadují jejich vstup dříve. I když je možné později přivést chybějícího manažera zpět do smyčky, zabere vám to čas a pozornost z vašeho dne - nebo někoho jiného.