Vysvětleny 4 fáze efektivní schůzky

Foto rawpixel.com přes Unsplash

Téměř v každé epizodě americké verze The Office uvedl nevšední Michael Scott Steve Scott své zaměstnance do konferenční místnosti na schůzku, která začala špatně, nikam nevedla a obvykle skončila tím, že někomu hrozilo ukončení, fyzické zranění nebo nechtěné obejmout. Ve skutečném životě se schůzky na pracovišti (nebo schůzky kdekoli, opravdu - kostel, mimoškolní programy nebo dokonce posezení s rodinou) mohou cítit stejně svévolně a nepohodlně. Pokud jde o brainstorming a nakonec dosažení řešení, pak se schoulení kolem stolu v zasedací místnosti nebo zaokrouhlování 40 zaměstnanců pomocí Zoom bez definovaného směru je jako naskočit na plachetnici bez plachet. Vážně nikam nejdete.

Postupujte podle těchto kroků a získejte lepší schůzky, které začínají a končí silně a mezi nimi je hodně pokroku.

Tipy pro efektivní schůzku

Vyberte si čas a místo, které nebude členy rozptylovat. Setkání hodinu před obědem v kanceláři naproti jídelně bude pro účastníky zcela nezajímavé.
Pokud můžete schůzku vést virtuálně, udělejte to. Už není důvod žádat lidi, aby změnili svůj den, aby se setkali na jednom místě.
Ujistěte se, že váš účel má pevný a jednoznačný účel. Setkání, kde se diskutuje o způsobech, jak snížit rozpočet na příští čtvrtletí, není dostatečně úzké. Vytvořte téma „Rozhodování, které tři věci nepotřebujeme utrácet peníze v příští čtvrtletí.“
Pozvěte pouze lidi, kteří jsou relevantní pro bod schůzky. Lidé obecně neradi chodí na schůzky, takže se nemusíte účastnit nikoho, kdo k řešení problému není nezbytný.
Vytvořte základní pravidla před zahájením schůzky a zajistěte, aby všichni účastníci měli kopii - univerzálně skvělé základní pravidlo je „žádné vzájemné vyrušování“.
Odešlete následné e-maily do 24 hodin od schůzky s potvrzením a přijatými rozhodnutími a o tom, kdo bude v těchto rozhodnutích vykonávat konkrétní role.

4 fáze efektivních schůzek

První věcí, kterou si musíte uvědomit při vedení efektivních schůzek, je to, že se nejen kouzelně spojí, když vstoupíte do ucpané zasedací místnosti. Jako každé úžasné setkání existuje prvek plánování a přípravy, bez něhož je skutečné setkání naprosto zbytečné.

Čtyři fáze účinných schůzek jsou:

Příprava. Nastal čas skutečně definovat, o čem vaše schůzka je. Je to brainstorming o tom, jak lépe využít letní stážisty? Snažíte se rozhodnout, kam utratit peníze navíc v rozpočtu uměleckého oddělení? Dobře formované hlavní téma diskuse je klíčem k úspěchu schůzky, protože účastníci se chtějí cítit, jako by se tento čas navíc vyňatý z jejich rutiny vyplatil.
Setkání. Během setkání, budete mít jistotu, sledovat program vám vytvořeného během p reparace , takže všechny klíčové mluví body jsou vychováváni, a každý je dána možnost přispět vstup, aniž by jít off-topic, takže schůzka déle, než je potřeba, aby být.
Zavírání Několik minut před plánovaným ukončením schůzky zabalíte diskuse, v případě potřeby nastavíte čas pro další schůzku a zkontrolujete příležitost účastníků kontaktovat vás s dalšími dotazy.
Následovat. Následná opatření jsou pro kvalitu schůzky stejně důležitá jako fáze přípravy. To je místo, kde odstraníte všechny mezery a spojíte všechny volné konce, abyste se ujistili, že rozhodnutí učiněná během schůzky jsou správně implementována.

Ze všech fází schůzky by měla trvat nejvíce času příprava. Uspokojte se v klidném prostředí a vykreslete, co chcete od nadcházející schůzky, se zaměřením pouze na to, co pomůže implementovat vylepšení.

Foto Alejandro Escamilla přes Unsplash

Příprava na efektivní schůzku

Rozhodněte o účelu setkání

Tady jsme v nejdůležitější fázi plánování schůzky - rozhodujeme se, proč se scházíte. Chcete-li rozhodnout o účelu schůzky, položte si nejprve dvě jednoduché otázky:

Jaký problém je třeba řešit?
Proč je třeba problém řešit?

Účelem setkání budou odpovědi na tyto otázky.

Vyberte nejlepší čas a místo

Přemýšlejte o čase a místě, které bude příznivé pro brainstorming a otevřenou diskusi, a jaké nastavení bude nejlépe odpovídat velikosti vaší skupiny.

Pokud zvolíte vzdálené místo, můžete využít službu videochatu, jako je Zoom, jednoduchý konferenční hovor nebo dokonce chatovací diskuse prostřednictvím služby messenger. Velkou výhodou vzdálených schůzek je, že čas může být mnohem flexibilnější, protože účastníci se mohou připojit prostřednictvím svého telefonu odkudkoli.

Pokud se rozhodnete setkat osobně, zvažte možnost vybrat si čas, kdy nebudou břicha dunět a oči nebudou zírat na hodiny. Setkání těsně před prací nebo těsně před obědem je pravděpodobně špatný nápad.

Vytvořte program

Dále budete muset vytvořit agendu. Někdy se tomu říká „cestovní mapa“, program vás bude řídit schůzkou a pomůže vám jako dirigentovi i všem ostatním zúčastněným. Udržujte si přehled o tom, kde jste a kam byste měli jít.

Dobrý program schůzky bude zahrnovat:

Témata, která je třeba projednat
Klíčové body rozhovoru týkající se každého konkrétního tématu
Definovaný čas začátku a konce schůzky
Prostor pro otázky před časem ukončení

Agenda může vypadat asi takto:

Časový plán schůzky

15:00 Setkání začíná

3: 00-3: 05 Představení účastníků a tématu

3: 05–3: 20 Diskuse k tématu a body rozhovoru

3: 20-3: 30 Otázky

15:30 Schůze končí

Čas ukončení: 15:30

Hlavní téma: Kam bychom měli dát nové prodejní automaty?

K dispozici budou tři nové automaty - dva na občerstvení a jeden na nápoje
Měly by být všechny automaty umístěny na jednom místě nebo rozloženy v budově?
Podle požárního kódu nelze automaty umístit poblíž východů z budovy

Zašlete prosím e-mail na adresu [email protected] do 28. června s dalšími dotazy a obavami.

Tato agenda funguje, protože stanoví jasné pokyny pro cestu schůzky. Vytiskněte si svoji agendu a rozdejte ji každému účastníkovi na začátku schůzky nebo ji předem pošlete e-mailem, aby měl každý šanci agendu zkontrolovat a vrátit se k ní během schůzky. Je také dobré zveřejnit jej kdekoli, kde se setkáváte, aby byl po celou dobu diskuse vždy před vámi a účastníky.

Vyberte a pozvěte členy na schůzku

Rozhodněte, kdo by měl být na schůzi a proč
Posílejte žádosti členů e-mailem, textem nebo jinou formou profesionální komunikace

Stanovte základní pravidla

Hranice pomáhají udržovat fungování společnosti v převážně civilním státě. Přemýšlejte o svém setkání jako o minispolečnosti a stanovte si nějaké hranice, které se nazývají Základní pravidla. Chcete-li stanovit základní pravidla pro efektivní schůzku, buďte konkrétní a řešte potenciální rozptýlení, například:

Technologie. Měly by být během schůzky povoleny telefony a počítače?
Respektování ostatních členů. Mělo by se odradit od rušení, hlasitého mluvení, přes sebe nebo příliš dlouho.
Přestávky. Pokud bude schůzka dlouhá, dojde k nějakým přestávkám a kdy a kde by měli členové očekávat, že se znovu setkají?

Cíle základního pravidla

Základní pravidla by měla být konkrétní a měla by zajistit, aby všichni přítomní na schůzce měli šanci zapojit se a účastnit se produktivního prostředí.

Přiřaďte kritické role

Jako každý dobře naolejovaný stroj, úspěšné setkání si vyžaduje více než osoba, která jej vede. V rámci schůzky budete muset přiřadit tři kritické role, abyste ji udrželi v chodu od začátku do konce.

Facilitátor

Facilitátor udržuje schůzku na správné cestě, prosazuje základní pravidla a pomáhá vést členy zpět k účelu schůzky, pokud se konverzace odchýlí od tématu.

Časoměřič

Časoměřič bude sledovat definované počáteční a koncové časy schůzky a bude členům pravidelně připomínat, kolik času uplynulo a kolik času zbývá.

Zapisovač

Rekordér zaznamenává myšlenky vznesené během schůzky a v případě, že je konverzace matoucí, požádá o vysvětlení, aby všechny zaznamenané informace byly užitečné a mohly být použity jako efektivní reference po schůzce.

Pořizujte a organizujte materiály

Rozhodněte, jaké materiály jsou pro schůzku potřebné, a shromážděte je před časem schůzky. Pokud tedy používáte notebook, zkontrolujte, zda to nebude jen tak začít s aktualizací v polovině schůzky, a pokud očekáváte, že si všichni budou dělat poznámky, popadněte dostatek per a poznámkových bloků, abyste mohli projít kolem. Pokud plánujete prezentovat data, udělejte si čas na vytvoření několika vizuálů, která podpoří vaše čísla.

Přijďte na schůzku připraveni přijmout jednu nebo dvě přesně definované otázky. Příliš mnoho bodů diskuse by mohlo bránit skutečnému pokroku a vést k tečné diskusi.

Foto Tim Gouw přes Unplash

Setkání

Úvod

Proveďte krátký úvod, abyste seznámili všechny členy schůzky navzájem, poté uveďte účel schůzky a projděte základní pravidla, aby všichni měli jasnou představu o tom, jak bude schůzka probíhat.

Uveďte účel schůzky

Projděte si účel schůzky, proč jste tam všichni a čeho chcete dosáhnout (k jednomyslnému rozhodnutí o nejlepším umístění nebo místech pro tři nové prodejní automaty).

Projděte si Agendu

Při osobních schůzkách rozdávejte tištěné kopie pořadu jednání, které obsahují témata k diskusi, body rozhovoru a časy zahájení a ukončení.

U vzdálených schůzek nejprve zkontrolujte, zda byli všichni odesláni a zda mají přístup k agendě. Dejte účastníkům další minutu, aby ji mohli vytáhnout, než se ponoří do diskuse.

Nastavte si čas, kdy schůzku zabalíte a budete se jí držet. Vaši zaměstnanci a kolegové ocení vaši rozhodnost. Povzbuďte všechny, aby vám poslali e-mail s dalšími dotazy, aby se nikdo necítil opuštěný.

Foto Eder Pozo Perez přes Unsplash

Ukončení schůze

Balení

I když schůzka probíhá opravdu dobře a každý přichází se skvělými nápady, je důležité držet se konečného času stanoveného na začátku schůzky. Pokud je třeba více diskutovat, lze to provést během fáze sledování .

Chcete-li mít hladké zavírání:

Na konci schůzky věnujte několik minut členům, aby se zeptali a odpověděli na otázky.
Rozhodněte, zda bylo dosaženo řešení nebo zda bude znovu projednáno na příští schůzi.
Pokud bylo dosaženo řešení, vytvořte akční plán s konkrétní časovou osou.
Pokud nebylo dosaženo řešení, vymyslete v blízké budoucnosti další čas schůzky.

Vytvoření akčního plánu

Když je čas vytvořit akční plán, budete muset zahrnout následující prvky:

Řešení. Řešením je přemístit všechny tři prodejní automaty do jednoho centrálního umístění s nápojovým automatem uprostřed, aby bylo možné stroje snadno najít, a všechny občerstvení lze zakoupit na jednom místě.
Jak implementovat řešení. K implementaci tohoto řešení budou stroje přesunuty do úseku haly naproti koupelnám.
Kdo bude součástí implementace řešení a jejich konkrétní role. Jackie kontaktuje prodejce, aby jim sdělil, kde mají být stroje nainstalovány, a Juan se s nimi setká v den instalace, aby zajistil, že jsou stroje nainstalovány na správném místě.
Časová osa procesu řešení. Jackie zavolá prodejcům v pondělí ráno s informacemi a nastaví datum instalace, zatímco Juan bude kontaktovat svého manažera a požádat o volno z jeho obvyklých ranních úkolů na setkání s prodejci.

Do jednoho týdne od schůzky můžete prostřednictvím e-mailu kontaktovat účastníky a vyjasnit případné dotazy a vyřešit problémy, které se po schůzce objeví. Udržujte komunikační linky otevřené, abyste mohli plně využívat své schůzky.

Foto Andrew Neel přes Unsplash

Následovat

Posílejte následné e-maily

Udržujte dynamiku schůzky i po jejím ukončení odesláním poznámek zapisovače účastníkům schůzky v následném e-mailu. Připomeňte všem povinnosti Jackie a Juana a zajistěte, aby měl každý vaše kontaktní informace, pokud se vyskytnou jakékoli problémy nebo dotazy.

Posílejte jednotlivé následné e-maily

Pro ty, kteří jsou vybráni k plnění konkrétních povinností při implementaci řešení, pošlete e-mail, který zkontroluje průběh, a prodiskutujte jakékoli problémy, které by mohly bránit na časové ose. Ujistěte se, že Juan dostal souhlas od svého manažera, aby si vzal volno na setkání s prodejci, a v pondělí odpoledne zkontrolujte, zda se Jackie spojila s prodejci a potvrdila čas a místo instalace.

Dodržování těchto jednoduchých pokynů pro krátké a vysoce efektivní setkání vám a vašim kolegům pomůže zůstat na vrcholu problémů, aniž by se jimi úplně vykolejili.