10 Základní dovednosti a strategie řízení času

Učení dovedností a strategií, jak dobře zvládnout čas, jsou zásadní pro to, abyste mohli žít takový život, jaký ve skutečnosti chcete žít.

Ať se na to podíváte jakkoli, každý z nás má každý den stejných 24 hodin. To je bez ohledu na naši rasu, hodnost, inteligenci nebo zůstatek na bankovním účtu. Pro každého je to stejných 24 hodin.

O úspěšných lidech lze říci hodně, ale jednu věc mají společnou, že jsou vědomě opatrní, jak tráví svůj čas. Všichni máme stejných 24 hodin, takže je logické, že kritický rozdíl spočívá v tom, jak moudře využíváme náš čas .

V tomto článku se budeme věnovat některým ze způsobů, kterými se můžete stát mnohem produktivnější díky efektivní správě svého času.

10 životně důležitých dovedností a strategií pro řízení času

1. Posuďte současnou situaci
2. Udržujte plán
3. Upřednostněte své úkoly
4. Stanovte limity toho, co se od vás očekává
5. Eliminujte všechna rozptýlení
6. Ovládejte své myšlenky
7. Držte se plánu
8. Najděte si nejvhodnější místo a čas
9. Kombinujte podobné úkoly dohromady
10. Buďte organizovaní

1. Posuďte současnou situaci

Nejprve se musíte zastavit a provést inventuru toho, jak jste v poslední době využívali svůj čas. Jedná se o osobní sebehodnocení, které vám poskytne obrázek o tom, jak přesně využíváte tento nenahraditelný zdroj.

Možná jste si všimli, že váš den jako by vyklouzl docela rychle. Než se nadějete, 24 hodin je pryč a stěží jste dokázali dosáhnout toho, co jste si předsevzali. Pokud ano, musíte začít zaznamenávat své každodenní aktivity.

Jakmile identifikujete činnosti, které zabírají váš čas, budete schopni izolovat a zaměřit se na ty, které přinášejí největší návratnost. Posaďte se a spočítejte, kolik času strávíte každým úkolem od okamžiku, kdy se probudíte.

Jak tedy sledovat svůj čas? Můžete si stáhnout užitečné aplikace, které vám pomohou každý den sledovat váš čas. Další informace najdete v tomto seznamu 10 nejlepších aplikací pro sledování času roku 2020.

Nastavení a udržování harmonogramu vám pomůže rozdělit velké projekty na menší, realizovatelné úkoly - nebudou tak zastrašující a budou snadněji dokončitelné.

2. Udržujte plán

Připravte si jednoduchou šablonu, kterou můžete vyplnit úkoly, které je třeba udělat pro každý konkrétní den. Tento seznam úkolů je třeba rozdělit do kategorií: osobní aktivity, rodinné aktivity, obchodní aktivity atd.

Je nutné rozdělit velké projekty na menší, proveditelné úkoly, aby nebyly tak zastrašující a byly snadněji dokončitelné.

3. Upřednostněte své úkoly

Pokud máte pocit, že máte vždy na práci víc, než kolik je hodin za den, musíte si dát přednost. Uspořádání úkolů podle jejich priority vám umožní věnovat čas problémům, na kterých ve vašem životě záleží nejvíce.

Zde můžete provádět několik experimentů, dokud nenajdete uspořádání, které vám nejlépe vyhovuje. Se softwarem pro zpracování dokumentů můžete pomocí barevného kódování rozlišit kategorie v pořadí podle priority.

Alternativně je můžete jednoduše označit jako aktivity A, B a C, přičemž A jsou úkoly s nejvyšší prioritou, B jsou úkoly se střední prioritou a C jsou úkoly s nejnižší prioritou.

Při rozhodování o tom, jak stanovit priority úkolů, si musíte položit následující otázky:

• Které úkoly je třeba udělat dnes?
• Které úkoly lze přeplánovat?
• Které úkoly lze delegovat?
• Které úkoly jsou ústředním bodem mých osobních cílů?
• Které úkoly lze eliminovat?

4. Stanovte limity toho, co se od vás očekává

Uvědomte si, že nemusíte souhlasit se vším nebo s požadavky všech. Naučte se říkat ne. Pokud je váš seznam úkolů příliš dlouhý, je pravděpodobné, že existují věci, kterým věnujete svůj čas a které jsou nepostradatelné.

Upevněte se ve svém odhodlání a stanovte ve svém životě jasné hranice. Než s něčím souhlasíte nebo souhlasíte, položte si následující otázky:

• Opravdu mám kapacitu a čas se s tím vypořádat?
• Bude to ziskové?
• Je to v souladu s mými prioritami, posláním a cíli?
• Jaké by byly náklady za neprovedení tohoto úkolu?

5. Odstraňte všechna vyrušování

Kamkoli se dnes otočíte, jsou přísavky na čas. Rozptýlení přetéká. Zastavte se a na okamžik zvažte nečekané věci, které se vyskytnou ve vašem každodenním životě a jsou neplánované a spotřebovávají váš čas.

Může to být cokoli, od e-mailů a textových zpráv v telefonu až po neplánovaná společenská setkání. Tomuto trendu můžete odolat tím, že při práci vypnete e-mail. Pokud vám někdo z rodiny nebo přítel dá společenský hovor, zdvořile se ho zeptejte, zda byste jej mohli později vrátit.

Přerušení může být rušivé, když pracujete na řízení času, zvláště když tato přerušení nejsou ani naléhavá, ani důležitá. Zde si musíte procvičit disciplínu držet se úkolu od začátku do konce. Pokud přijde něco jiného, ​​o co je třeba se postarat, poznamenejte si to do svého seznamu a pokračujte v práci na projektu nebo úkolu.

6. Ovládejte své myšlenky

Ne všechna rozptýlení jsou však vnější. Mnoho z nich je interních a souvisí s naším „myšlenkovým životem“. Někdy může mít pocit, že se proti vám spikne vaše vlastní mysl a sabotuje vaše úsilí.

Možná se snažíte věnovat svou pozornost nějakému úkolu, ale pak se do vás vkradou myšlenky týkající se něčeho, co se stalo v minulosti, nebo nějaké hrozné zprávy, které jste nedávno dostali, nebo emoční výměna, kterou jste s někým měli, a vykolejí vás z vašeho cíle.

Průměrný člověk má přibližně 70 000 myšlenek denně. Pokud se chystáte ve svém životě dělat věci, budete muset spravovat svou mysl. Kdykoli se místo soustředění na svůj projekt ocitnete v rušivém myšlenkovém směru, okamžitě se zastavte a zeptejte se sami sebe:

Procvičte si to a uvidíte, že bude snadné eliminovat rušivé myšlenky a znovu zaměřit svou pozornost na to, co se v současné době skutečně počítá.

7. Držte se plánu

To je tak důležité, že potřebuje vlastní část. Jakmile vytvoříte svou strategii řízení času, musíte jí zůstat věrní bez ohledu na to, co se stane.

Uvědomte si, že spousta lidí, kteří nemají zájem o správu svého času, bude mít nouzové situace, s nimiž budou od vás očekávat, že to vyřešíte. Jinými slovy, věci jdou v životě špatně kvůli jejich špatnému hospodaření s časem, pak se otočí a chci, abyste problém vyřešit.

Naučte se rozlišovat mezi tím, co je skutečná pohotovost, a tím, co vás jednoduše nastaví zpět. Přiřaďte si termíny pro projekty, které máte na seznamu, a zorganizujte se, abyste tyto termíny splnili. Dojde-li k rozptýlení, připravte si filtrační systém, abyste neztratili čas.

8. Najděte si nejvhodnější místo a čas

Při procházení aktivitami, které jste si na den naplánovali, proveďte úkoly, které vyžadují nejvyšší úroveň myšlení v době, kdy jste nejčerstvější.

Jste nejproduktivnější ráno nebo jste noční sova? Naplánujte si svůj plán tak, abyste zvládli i ty nejnáročnější úkoly, když jste nejproduktivnější.

Zajistěte prostor, který pro svou práci určíte, v němž nebude žádný nepořádek a vyrušování. Pokud je to možné, nastavení by mělo mít inspirativní pocit, který vás motivuje k vytváření výsledků s vaším časem.

9. Kombinujte podobné úkoly společně

Zkontrolujte seznam, který jste vytvořili. Pokud existují činnosti, které mají podobnou povahu nebo patří do stejné podkategorie, seskupte je dohromady a proveďte je v jedné posloupnosti.

Ve skutečnosti vám to ušetří více času při přechodu mezi různými úkoly v podkategoriích a budete moci rychleji zpracovávat své aktivity.

Když takto zkombinujete úkoly, bude pro váš mozek snazší se v nich pohybovat. Postupem času se začnete podmíňovat systematickou prací, na rozdíl od běžného rozptýleného přístupu k životu, který v naší moderní době tak převládá.

10. Staňte se organizovanými

Když je vše na správném místě, ušetříte čas a vytvoříte prostor pro soustředění na daný úkol. Osobní organizace se u jednotlivých lidí liší, protože pokud jde o to, jak přistupujeme k situacím, nejsme všichni stejní.

To je důvod, proč se zaměstnanci ve společnosti mohou cítit uvězněni a potlačeni na kontraproduktivní úrovni, když vedení implementuje obecný organizační proces, který je příliš konkrétní a neumožňuje jim stanovit vlastní rytmus.

Jak se tedy můžeme organizovat v osobním životě?

Mnoho času v dnešní době trávíme různými formami komunikace. Jedním ze způsobů uspořádání je uspořádat telefonní seznamy nebo kontakty do skupin a označit je podle toho, jak je používáte, například: rodina, příbuzní, přátelé, spolupracovníci atd.

Seskupte své e-maily do kategorií a pro každou vytvořte složky. Pokud pravidelně dostáváte velké množství e-mailů z určitých zdrojů, bylo by nejlepší nastavit pravidlo doručené pošty, které automaticky přenáší všechny takové zprávy do příslušných složek. Místo sledování více pracovních kalendářů nebo plánovačů ke sledování pracovních schůzek, jiných událostí a schůzek je naplánujte všechny najednou.

Jak již bylo řečeno, odkloňte své pracovní prostory, abyste zajistili, že nic nebude narušovat vaši koncentraci. Před odchodem do důchodu si zvykněte připravit vše, co potřebujete pro den předchozího večera.

Když svůj čas zvládnete správně, dosáhnete více s menším úsilím. Nikdy nedovolte, aby čas jednoduše utekl. Spíše převzít kontrolu a kontrolu.

Staňte se selektivní v tom, jak trávíte čas. Zaměřte se na činnosti, které jsou v souladu s vaší vizí a cíli.

Zpočátku to nebude snadné, ale čím více si zvyknete sledovat, měřit a spravovat svůj čas, tím více začnete ve svém životě vidět úspěšné výsledky. Odměny budou stát za námahu.