Obsah:
- Různé typy schůzek
- Administrativní podpora pro schůzky
- Organizace schůzek
- Obchodní ubytování
- Rezervace cestování
- Druhy kancelářského vybavení
- Používání kancelářského vybavení
- Snižování odpadu
- Deníkové systémy
- Výhody deníkového systému
- Příklad používaného systému
Poznámka: Tyto informace vám pomohou s diplomem úrovně 2 v oboru podnikání a správy. Nekopírujte prosím.
Různé typy schůzek
Typy schůzek závisí na velikosti organizace, problémech, které je třeba projednat, a počtu lidí, kteří se případně zúčastní.
- Stojící setkání je přesně to, co zní jako: setkání ve stoje. Tyto schůzky se často konají na denní bázi manažerem na krátkou dobu. Obvykle se používají, když manažer musí informovat zaměstnance o jednoduchých změnách nebo úkolech, které je třeba začít a dokončit.
- Konference je velmi plánovaná a organizovaná setkání a konferencí se výrazně vychází z diskuse a názorů. Koná je předseda, aby diskutovali o jednom nebo několika tématech a často mají vysokou účast různých lidí v organizaci. Někdy probíhají konferenční hovory. Mohou zahrnovat jednoho nebo více lidí.
- Prezentace je setkání, které se koná informovat zaměstnance o změnách rutinních, pravidel a postupů. Plánování prezentace je často velmi časově náročné, protože je důležité, aby všechny informace byly přesné a podrobné. V prezentaci je často jeden nebo dva přednášející a účastníci mají obvykle na konci šanci diskutovat o jakýchkoli dotazech.
- Lokální setkání je setkání, které se koná diskutovat jeden individuální téma.
- Nouzové schůzky se konají náhle, často bez velkého plánování a upozornění. Obvykle zahrnují diskuse o krizi interní nebo externí v organizaci. Nouzové schůzky se budou muset zúčastnit všichni členové týmu, což může způsobit narušení každodenní práce, přesto je to velmi důležité. Pro nouzové jednání není z důvodu krátké lhůty nutný pořad jednání; během schůzky nebo po ní je však třeba zaznamenat zápis.
Administrativní podpora pro schůzky
Je zásadní, aby byla schůzkám poskytována administrativní podpora. Před konáním schůzky by měl být vytvořen seznam všech účastníků a měly by být shromážděny stručné informace o účelu schůzky. Při vstupu na schůzku je důležité, aby si někdo všiml, kdo přijde.
Vždy by měl být minutý; jsou to lidé, kteří zaznamenávají diskuse a dohody, které se během schůzky odehrávají, a umožňují lidem odkazovat se na ně zpět. Když lidé vstupují do oblasti pro schůzku, je důležité, aby si někdo zapsal jména lidí, kteří tam budou, pro případ, že by se mělo konat druhé setkání se stejnými účastníky. To také umožňuje manažerovi atd. Vědět, kdo dostal nové cíle nebo kdo si je vědom nových výsledků.
Při plánování a organizaci schůzky je rovněž nutná administrativní podpora (s čím pomáhají, viz otázka 3).
Organizace schůzek
Při organizování schůzky zvažte její účel a to, kdo bude jejím „vedoucím“. Měl by být dohodnut vhodný čas, aby schůzka nebyla v rozporu s žádnými důležitými schůzkami osob zapojených do schůzky. Měla by být naplánována délka schůzky a seznam účastníků, kteří by se měli zúčastnit, a mělo by se zvolit vhodné místo konání (takové, které budou moci získat také všichni účastníci). Měla by být vytvořena agenda; toto je seznam položek popisujících témata, která mají být na schůzce projednána.
Pokud má být poskytnuto nějaké občerstvení, mělo by se na částku myslet a podle toho, jak daleko / blízko je schůzka, by se občerstvení mělo koupit a správně uložit. Je třeba vzít v úvahu speciální dietu.
Pro podporu účastníků je třeba zvážit přístup pro osoby se zdravotním postižením. V případě potřeby by mělo být zkontrolováno místo schůzky, aby bylo zajištěno, že je vhodné pro bezbariérový přístup atd. Mohou být najati nebo pozváni tlumočníci znakového jazyka, aby se zúčastnili komunikace.
Obchodní ubytování
Pokud cestujete za obchodními účely, může být tato oblast místní nebo mezinárodní. Je důležité, aby byly před rezervací prozkoumány všechny různé možnosti cestování, aby bylo možné porovnat vhodnost a spolehlivost a různé typy ubytování.
- Různé možnosti cestování: Auto, taxi, autobus, autobus, vlak, loď / trajekt, letadlo
- Různé typy ubytování: hotel, nocleh se snídaní.
V podnikatelském sektoru je velmi důležité potvrdit pokyny a požadavky na služební cesty a ubytování. Při zajišťování služebních cest s ubytováním je proces plánování velmi důležitý. Aby bylo možné v procesu plánování pokročit, bude třeba zjistit počet cestujících a rozpočet.
Nejprve by měly být známy různé typy služebních cest; bude cesta místní nebo mezinárodní? Jakmile je místo potvrzeno, je třeba pečlivě zvážit výběr ubytování.
- Hotely často poskytují tři jídla čtvercová denně (což může zahrnovat i obědový balíček), přesto mohou být docela drahé. Poskytují však návštěvníkům spoustu různých zařízení, včetně veřejných místností v hotelu, a mohou také poskytovat bezplatné Wi-Fi, které obchodním pracovníkům umožní držet krok s aktuálními úkoly v jejich pokoji a umožní jim komunikovat se spolupracovníky.
- Bed and Breakfasts vždy poskytují snídani v dopoledních hodinách, která je včetně nákladů na pobyt někoho. Zařízení v některých bed and breakfasts jsou omezená, což by nemělo být příliš znepokojující, protože při služební cestě je pravděpodobné, že pracovník nebude často ve své přidělené místnosti.
Rezervace cestování
Při rezervaci cesty je důležité provést další průzkum. Pokud má hotel / nocleh se snídaní čas na rezervaci, je zásadní, aby tam pracovník obchodu dorazil dříve. V některých případech je snazší cestovat den předem, usadit se v místnosti a odpočívat, dokud nezačne práce. Výdaje bude nutné pečlivě zkontrolovat, aby náklady byly v rámci rozpočtu.
Vstupenky na cestu a do hotelu / pokojů se snídaní je třeba rezervovat předem, aby nedošlo ke zklamání a stresu. V některých případech může být obchodním cestujícím poskytnuta určitá částka peněz na nákup jídla, cestování autobusem nebo taxíkem a zajištění dalších potřeb.
Po dokončení plánování by měli všichni zaměstnanci účastnící se služební cesty dostat podrobnosti o cestě a ubytování, aby byli schopni připravit a znát přesné podrobnosti toho, co dělají.
Je důležité vést záznamy o služební cestě a ubytování, abyste mohli sledovat peněžní toky a zisky společnosti, protože peníze použité na služební cestu jsou často nastaveny na rozpočet. Pokud jsou vedeny podrobnosti o cestování a ubytování, například kolik peněz stojí a jejich vhodnost, může být záznam v budoucnu vrácen zpět, aby se ušetřily peníze a / nebo našlo lepší ubytování.
Je také užitečné vést záznamy, protože umožňuje komunikaci se zaměstnanci o možných změnách během jejich cest.
Druhy kancelářského vybavení
Kancelářské potřeby: Kancelářské potřeby se většinou používají v kanceláři. Příklady psacích potřeb: Pera, tužky, sešívačky, sponky, post-it poznámky, pravítka.
Bezpečnostní systém: Na mém pracovišti jsou všechny dveře kanceláře zavřené a mají kódované zámky. To má zajistit, aby veřejnost a neoprávněné osoby nemohly získat přístup k souborům pacientů a také k drobné hotovosti. V recepci i mimo budovu jsou také CCTV kamery, které zajišťují bezpečnost interních i externích zákazníků. Všechny zaměstnanecké počítače mají speciální „panické“ tlačítko, které se po stisknutí zobrazí jako výstraha na ostatních počítačích zaměstnanců. To je varuje, že jste v nouzi a je naší politikou, že pokud k tomu dojde, když nebudeme jednat s pacientem, musíme jít za zaměstnancem, který aktivoval tísňové tlačítko, aby zjistil, co se děje.
Počítač: Počítač je jednou z hlavních částí vybavení používaného v kanceláři. Obsahují různý software, například Microsoft Word, který umožňuje zaměstnancům vytvářet dopisy atd. Počítače jsou obvykle připojeny k internetu, což umožňuje online komunikaci a výzkum. Na všech počítačích by měl být nainstalován speciální antivirový software pro bezpečné použití při používání internetu. Je také důležité, aby veškerá práce byla zálohována, aby nedošlo ke ztrátě práce. Většina softwaru v počítačích může být šifrována heslem, aby umožňovala pouze autorizovaný přístup a chránila důvěrnost.
Tiskárna / kopírka: Kopírky se používají k vytváření kopií dokumentů na papíře. Vždy je užitečné mít kopie informací, zejména pokud se týkají zákazníka.
Skener: Skenery jsou připojeny k počítačům a používají se k přenosu něčeho z papíru do počítače. Mým úkolem na mém pracovišti je používat skener k vkládání poznámek pacientů a dopisů z nemocnic do systému pro přidělování.
Stoly a židle: Většina zaměstnanců v organizaci úřadu je přiřazena k vlastním stolům. V některých organizacích je „hot desk“ zaměstnanců. To znamená, že nemají vlastní oblast, prostě berou všude, kde je k dispozici.
Fax: Faxy se používají ke kopírování dokumentů do externího podniku. Každý fax má své vlastní číslo, podobně jako telefonní číslo, které umožňuje dalším podnikům, aby vám ihned předávaly informace.
Frankovací stroj: Frankovací stroje se používají k vážení a „tisku“ na obálky (dopisy / balíky), aby je bylo možné zaúčtovat. Je zakoupen kredit a vložen do stroje k úhradě nákladů na razítko, které lze změnit na 1. nebo 2. třídu. (další informace o frankovacích strojích viz jednotka 12)
Laminátor: Papír nebo karta se vloží do laminátoru, který se poté „zalepí“ do plastového obalu, aby byly chráněny před poškozením vodou a roztržením. Dokumenty jsou často laminovány, pokud mají být vystaveny, například plakáty nebo pokyny.
Pevný telefon: Telefony se téměř vždy používají v kanceláři. Lze je použít k přijímání / přijímání externích i interních hovorů. Na mém pracovišti se telefony používají ke komunikaci s ostatními zaměstnanci a používají se k volání jiných zdravotnických podniků a pacientů. Přijímáme také příchozí hovory od pacientů, kteří mohou mít dotaz nebo si chtějí objednat schůzku. Každý telefon má také „poštovní schránku“, kde mohou volající zanechat zprávu, pokud na ni nejste schopni odpovědět. Lze je také nastavit na nastavení „nerušit“.
Registrační skříňka: Registrační skříňka se používá k uspořádání a ukládání dokumentů. Často mají více zásuvek a sekcí, které lze označit, aby pomohly s organizací. Na mém pracovišti máme kartotéky, zejména pro pacienty, osobní údaje, které jsou seřazeny v abecedním pořadí podle příjmení a lze je uzamknout. Výhodou mnoha z nich je, že jsou ohnivzdorné, takže důležité informace nebudou zničeny, pokud dojde k požáru.
Skartovač: Skartovače lze v kanceláři použít k likvidaci soukromých a důvěrných informací o jiném zaměstnanci nebo zákazníkovi / pacientovi. To má zajistit, aby informace nemohly získat žádné neoprávněné osoby. Zákon o ochraně údajů stanoví, že osobní údaje by měly být „uchovávány po dobu, která je nezbytně nutná“. Na mém pracovišti skartujeme veškeré důvěrné informace, které již nejsou potřeba.
Trezor: Trezor je důležitým „vybavením“ pro kancelář, pokud dochází k ukládání peněz. Trezor bezpečně uloží peníze a pouze oprávnění lidé by měli vědět, jak k nim získat přístup buď pomocí klíče, nebo kódu. Klíč (klíče) k trezoru by měl být také uložen na bezpečném místě, aby nedošlo ke ztrátě nebo krádeži.
Používání kancelářského vybavení
Při výběru kancelářského vybavení k dokončení úkolu je třeba zvážit, co daný úkol vyžaduje. Pokud musíte napsat dopis, můžete použít aplikaci Microsoft Word v počítači a poté použít tiskárnu. (Zvažte dostupné zdroje: pro tisk nemusí být dostatek papíru.)
Je také důležité vzít v úvahu množství času, které máte k dokončení úkolu. Například pokud jste povinni vytvořit graf, bude jeho kreslení z ruky trvat déle, než když používáte software na počítači.
Pokud úkol zahrnuje poskytování informací ostatním lidem, je třeba to udělat rychle, nebo není rychlost příliš důležitá? Faxování a používání telefonické komunikace jsou téměř okamžité, zatímco e-mail závisí na tom, jak dlouho někomu trvá, než jej získá a přečte.
Při provádění úkolu bude také třeba vzít v úvahu náklady a kvalitu. Některá kancelářská zařízení mohou produkovat dokumenty vyšší kvality, ale s vysokými náklady to bude nutné pečlivě naplánovat.
Snižování odpadu
Je důležité v pracovním prostředí omezit odpad na minimum, protože výkon bude efektivnější a zákazníci / pacienti se budou cítit lépe. Všem zaměstnancům by mělo být poskytnuto správné školení, včetně toho, jak identifikovat a minimalizovat plýtvání.
- Používání e-mailů pomáhá snižovat plýtvání papírem, protože zápisy ze schůzky, zpravodaje atd. Mohou být zasílány na e-maily zaměstnanců místo toho, aby jim byly poskytovány na papíře.
- Pokud zaměstnanec používá tiskárnu, měl by vytisknout pouze takové množství stránek, které potřebuje, a pokud je to možné, duplexovat je. To platí také při použití kopírky.
- „Elektrický odpad“ je také velmi důležité snížit: účty budou nižší a budovy a životní prostředí budou ekonomičtější. Po skončení pracovního dne by měla být vypnuta všechna světla a také počítače a jejich součásti (skenery, tiskárny, kopírky). Ústřední topení nebo klimatizace by se měly používat pouze v případě potřeby.
Deníkové systémy
Tištěná verze nebo systém manuálního deníku má často podobu vázané nebo vázané knihy. Přicházejí v mnoha různých formátech den / měsíc, takže před výběrem bude třeba zvážit, kolik záznamů se do deníku dostane. Nevýhodou tohoto systému je možnost ztráty a použití papíru. Ve vázaném deníku může být omezený prostor, což by mohlo vést k nejasným položkám. To by mohlo mít za následek nesprávné čtení záznamů. V mé organizaci je v každé místnosti udržované zaměstnanci jeden nebo více plánovačů stěn, které jsou pravidelně aktualizovány. Jsou užitečné, protože jsou vždy na dohled. Je to osobní rozhodnutí, zda použijeme deník „ve stylu knihy“, nebo ne.
Systémy elektronických deníků lze vytvářet na počítači, telefonu nebo v elektrickém organizéru. V počítači existuje mnoho různých programů, které můžete použít k vytvoření systému deníků, takže je to na osobních preferencích. Pokud jsou systémy diářů elektronické, vždy existuje možnost jejich šifrování heslem, aby bylo zajištěno, že je budou moci zobrazit a upravovat pouze lidé s oprávněným přístupem.
Výhody deníkového systému
Používání deníkových systémů vám umožňuje efektivně plánovat a organizovat svůj vlastní čas i ostatní. Pokud jsou deníkové systémy přístupné ostatním členům personálu, umožní jim to zjistit vaši obecnou dostupnost pro schůzky, dny školení a na mém pracovišti, pokud jsou jejich dny administrace. Systémy deníků pomáhají při plánování schůzek a událostí, protože budete schopni zajistit, aby se s nimi nic nepřekrývalo.
Při objednávání zdrojů je často dobré vést si deník toho, co bylo objednáno, kdy a jaké množství bylo objednáno. To pomáhá manažerovi a hlavě drobné hotovosti sledovat, jak často jsou zdroje vyčerpány, a mohlo by to případně pomoci vyřešit problémy se snížením plýtvání zdroji.
Je důležité zahrnout do systému deníků data a časy. V případě potřeby by za nimi měla následovat jména a informace o jmenování nebo události. Systémy deníků by měly být vždy přesné a správné a měly by obsahovat všechny nezbytné podrobnosti.
Příklad používaného systému
Získávání správných informací při zadávání deníků je zásadní. Na mém pracovišti používáme software s názvem „SystmOne“. Obsahuje typ systému elektronického deníku pro rezervaci schůzek a telefonické konzultace. Je důležité, aby informace o této záležitosti byly správné, aby nedocházelo ke střetávání schůzek, aby se zajistila ochrana pacientů, zajistilo se, že je zadán správný pacient, a aby lékař nebo předepisující pracovník věděl malé shrnutí týkající se symptomů / potřeb pacientů.
Máme také možnost vést vlastní deníkové systémy pro zadávání termínů týmových schůzek a tréninkových dnů. Sledování těchto dat nám pomáhá udržovat volný čas k dispozici. Účast na schůzkách a tréninkových dnech nám umožňuje komunikovat s ostatními kolegy, zlepšovat případné problémy v ordinaci a pomáhá nám rozšiřovat naše znalosti.
© 2015 Tasha Fox