Pravidla a tipy pro dobrou e-mailovou etiketu

Screenshot z doručené pošty s užitečnými tipy.

Jak postupujeme hlouběji do digitálního věku, zjišťujeme, že stále existují pravidla etikety, která musíme dodržovat. Svět e-mailu má také konkrétní pravidla etikety. Pokaždé, když odešlete e-mail, odešlete také zprávu o sobě. Lidé o vás budou dělat závěry, ať vás znají nebo ne, na základě vašeho psaní.

Pokud budete dodržovat těchto šest pravidel e-mailové etikety, uděláte nejlepší krok vpřed. Můžete si být jisti, že uděláte pozitivní dojem. Tato pravidla platí zejména na pracovišti.

Pravidlo č. 1 e-mailové etikety: Ujistěte se, že formát vaší zprávy je profesionální

Při odesílání e-mailu použijte příslušný pozdrav. Můžete osobu oslovit jménem nebo dokonce uvést „ahoj“.
Používejte genderově neutrální jazyk.
Pokud někomu posíláte e-mailem poprvé a nevíte, o koho jde, použijte adresu „Vážený pane nebo paní.“
Ukončete e-mail vhodným zakončením, například děkuji, upřímně, s úctou a další podobná slova.
Uveďte elektronický podpis se svým jménem, titulem a e-mailovou adresou nebo jinými způsoby komunikace, jako jsou telefonní čísla, webové stránky atd.

Pravidlo č. 2 e-mailové etikety: Udržujte svou zprávu krátkou

Uveďte předmět, aby lidé věděli, o čem zpráva je, a mohli určit relevanci e-mailu. Pokud do řádku předmětu nezadáte předmět, může být váš příjemce opatrný a zprávu nekontroluje.
Text zprávy by měl být krátký - okamžitě přejděte k věci. Vše, co potřebujete, by mělo být několik vět.
Vaše psaní by mělo obsahovat krátké věty.
Napište krátké odstavce a použijte prázdné místo. To znamená, že píšete pro internet.

Jejda… To jsem nechtěl poslat

Pravidlo č. 3 e-mailové etikety: Používejte profesionální jazyk

E-mailové zprávy jsou méně formální než psaní dopisů, ale nedovolte, abyste byli nedbalí.
Zkontrolujte správnou gramatiku, interpunkci a pravopis. Nic nepodkopává vaši důvěryhodnost víc než zpráva plná chyb.
Vyvarujte se nadměrného používání emotikonů. Pokud jich vložíte příliš mnoho, můžete ohrozit svou profesionalitu. Někdo by namítal, že používání emotikonů je obecně neprofesionální.
Zamyslete se nad zněním ve své zprávě. Někdy je obtížné písemně vyjádřit tón svého významu. Vyhněte se sarkasmu, protože váš čtenář to může snadno zneužít jako urážku.
Vyvarujte se psaní emocionálně nabitých zpráv. Pokud jste v emocionálním stavu, počkejte, dokud nebudete v klidnějším stavu, než se pokusíte něco napsat.
Použití ALL CAPS znamená, že na někoho křičíte. Je také obtížné číst.

Upravený princip „KISS“. Méně je více.

C. Calhoun

Pravidlo č. 4 e-mailové etikety: Žádné nevyžádané zprávy

Odesílání nevyžádané pošty otravuje lidi a může je vyzvat, aby vás zablokovali.
Nepřipojujte nepotřebné soubory. Lidé mají pochybnosti o přílohách od neznámých odesílatelů, a to oprávněně: mohou obsahovat viry.
Neposílejte „dopředu“. Tyto zprávy jsou neosobní a lidé si je před přečtením často smažou.
Ozdobná písma a pozadí může být obtížné číst a odvádět pozornost čtenáře. Vaše publikum vás možná bude brát méně vážně. Kdo chce být známý jako Curly Cue Sue - a to není odkaz na její vlasy.

Pravidlo č. 5 etikety e-mailu: E-mail není soukromý

I nadále můžete zprávy učinit osobními, ale uvědomte si, že vaši zprávu mohou vidět i jiné oči.
Každá zpráva, kterou někomu pošlete, může být přeposílána.
Funkci „CC“ (kopírování do) používejte pouze v případě, že tato strana potřebuje znát příslušné informace. Jinak zaplníte něčí doručenou poštu.
Funkce „BCC“ (slepá kopie) je vhodná pro hromadné zasílání e-mailů, protože příjemci nebudou muset procházet spoustou e-mailových adres. Pokud někoho tajně zapojujete do konverzace, nezapomeňte, že e-mail NENÍ soukromý.
Ujistěte se, že osobní zpráva, kterou posíláte, skutečně jde tomu, komu chcete. Mnoho e-mailů bylo odesláno nesprávné straně na úkor odesílatele.
Pokud hledáte práci, ne, NEPOUŽÍVEJTE k provádění tohoto typu podnikání e-mail vašeho současného zaměstnavatele. Váš budoucí zaměstnavatel bude pouze předpokládat, že to uděláte znovu - ale pro ně.
Protože e-mail není zabezpečený, předpokládejte, že váš zaměstnavatel sleduje všechny příchozí a odchozí zprávy.

Pravidlo č. 6 e-mailové etikety: Pohotově reagujte na příchozí zprávy

Pokud budete na zprávy reagovat rychle, uchováte si obraz profesionality.
Odpovězte na otázky, které od vás někdo požádal v e-mailu. Někdy lidé pošlou zpět informace, které nejsou relevantní, a zapomenou odpovědět na původní otázku.
Dobrým způsobem, jak otravovat čtenáře, je použití účtenek „žádost o doručení / přečtení“. Příjemce někdy tyto zprávy nebude číst a / nebo nebude schopen číst kvůli programům pro filtrování e-mailů. Vyhněte se této funkci.