Nvq úroveň 3: používání deníkových systémů (účel, typy a další)

Zkontrolujte použití deníkových systémů v podnikové správě, včetně typů dostupných deníků, informací, které je třeba zahrnout, a způsobu bezpečného uložení záznamů.

Fotografie od Viktora Talashuka na Unsplash

Úvod do této jednotky

Toto je volitelná jednotka skupiny B na úrovni 2 s celkovým počtem 3 kreditů. Po dokončení této jednotky bude mít kandidát dobrou znalost účelu deníkových systémů, jak je používat a proč je používat. Budou vědět, jaké informace jsou potřebné k vedení deníku a proč, a budou vědět, jak jasně a přesně dělat deníkové záznamy a proč.

Uchazeči budou znát účel změn a to, jak je upřednostnit a sdělit jim, spolu s pochopením potřeby je sdělit. Uchazeči budou také vědět, jak hlásit a řešit jakékoli problémy v záznamech deníku a jak je bezpečně ukládat, protože mohou obsahovat citlivé a důvěrné informace. Zahrnuto je také sdílení deníků, včetně úrovní sdílení, jaká práva má každá osoba na deník a jak udržovat důvěrné a soukromé schůzky mimo všechny uživatele.

Připojil jsem také osobní prohlášení.

1.1 Jaký je účel používání systému deníků?

Čas je velmi důležitý a lze ho velmi efektivně využít udržováním systému deníku. Efektivní plánování a organizace vašeho času a ostatních lidí je proto jednou z nejdůležitějších činností, do kterých se můžete zapojit.

Deník je jedním z hlavních zdrojů v kanceláři, bez kterého by nikdo z nás nevěděl, kde bychom měli být nebo co bychom měli v daném okamžiku dělat.

Deník může být veden ručně nebo elektronicky.

1.2 Popište různé typy deníkových systémů.

Systémy deníků lze v zásadě rozdělit na dva typy:

Manuální systémy

Nejběžnější typ systému ručního diáře používaný v kancelářích

je vázaná kniha, ve které jsou zaznamenány schůzky.

Mohou to být:

• Jeden den na stránku
• Dva dny na stránku
• Jeden týden k prohlížení
• Dva týdny na prohlídku

Při výběru nejvhodnějšího typu ručního deníku, který chcete použít, budete muset zvážit, kolik záznamů pravděpodobně za jeden den provedete.

Alternativou k vázané knize je systém volných listů, často známý jako správce času. To má tu výhodu, že část deníku je spojitá. Nové stránky se jednoduše přidávají s přibývajícími roky, takže ke konci každého roku není nutné získávat nový deník.

Dalším zcela odlišným manuálním systémem je plánovač stěn. Jedná se obvykle o laminované mapy, které mají prostor za den pokrývající celý rok.

Elektronické systémy

Elektronické deníky lze vést na osobním počítači, notebooku, na dlani nebo v elektronickém organizéru. Oproti manuálním systémům mají řadu výhod:

• Zvýraznění možného konfliktu mezi schůzkami
• Vstup na pravidelné akce pouze jednou
• Je použito méně papíru.
• Ochrana heslem.
• K dispozici je vícenásobný přístup.
• Připomenutí schůzek na obrazovce.
• Kompatibilita databáze.
• Elektronický kontakt.

Je důležité zkontrolovat účinky změn provedených v položkách.

123rf.com

1.3 Proč byste měli získat relevantní informace o požadovaných záznamech deníku a změnách?

Žádosti o změny se mohou zdát relativně malé, ale mohou mít vedlejší účinek, který by mohl mít velké důsledky. Zpoždění schůzky by mohlo způsobit, že osoba účastnící se schůzky bude pozdě nebo se dokonce nebude moci zúčastnit jiných schůzek sjednaných na pozdější den. Je proto důležité zkontrolovat, jaké účinky bude mít požadovaná změna, než s ní souhlasíte.

Je třeba získat všechny důležité informace, protože musíte zajistit, aby všichni, kdo se účastní schůzky nebo schůzky, měli pohodlí a byly jim poskytnuty všechny podrobnosti, aby nedocházelo k žádným chybám kdykoli.

2.1 Jaké informace jsou potřebné pro zápis do deníku?

Informace, jako je čas, doba trvání, datum, místo konání, účastníci, židle, návštěvníci, jsou povinni dělat deníkové záznamy.

2.2 / 3 Proč byste měli upřednostňovat žádosti a jak to děláte?

Je nezbytné, abyste upřednostňovali akce, které musíte podniknout v případě, že obdržíte několik požadavků nebo změny uspořádání současně. Je zřejmé, že se změnami se pravděpodobně bude nejlépe zabývat v chronologickém pořadí. Rovněž je nutné kontaktovat všechny účastníky schůzky a ujistit se, že je to pro všechny výhodné, než budou potvrzeny požadavky nebo změny. Změny, které ovlivní schůzky v den, kdy obdržíte změny, bude nutné řešit před změnami schůzek nebo schůzek v budoucnu.

Příklad softwaru pro diáře.

2.4 Proč byste se měli snažit vyvážit potřeby všech zúčastněných?

Každý, kdo se účastní schůzky nebo schůzky, musí mít dostatek času na plánování, cestování a další potřeby, aby schůzka proběhla bez problémů pro kohokoli. Aby bylo schůzka úspěšná, musí být všichni zúčastnění přítomni a musí jim být poskytnut dostatečný čas na přípravu.

2.5 Proč byste měli sdělovat změny těm, kterých se to týká?

Změny musí být sděleny včas a pokud jste zodpovědní za deníky jiných lidí, je zásadní, abyste jim včas sdělili jakékoli změny, aby se mohli připravit na jakékoli schůzky nebo cestování. Je také důležité ponechat jim během dne dostatek času na řešení běžných záležitostí a v případě potřeby dostatek času na cestu mezi schůzkami.

Ostatní, kterých se změny dotknou, budou mít ve svých denících také další schůzky. Je důležité, abyste na ně nepůsobili dojmem, že ke změnám dochází buď lehce, nebo naopak, protože přišlo něco důležitějšího.

Systémy elektronického deníku mohou automaticky komunikovat změny těm zúčastněným, jejichž systémy jsou propojeny s vašimi systémy, ale budete se muset spojit s kýmkoli jiným postiženým. V závislosti na příslušných časových harmonogramech to lze provést telefonicky, e-mailem, faxem, dopisem nebo ústně.

Příklad manuálního deníku.

getentrepreneurial.com

2.6 Proč byste měli udržovat systém deníků aktuální?

Udržování aktuálního deníku po dohodě o změnách je nesmírně důležité. Musíte se ujistit, že jste odstranili všechny zrušené schůzky. Je nepříjemné i trapné přijet na schůzku, ale pouze se dozvíte, že byla zrušena, a je to také ztráta času.

Deník, který není veden úplně aktuální, bude mít nejrůznější zmatky. To způsobí, že lidé ztratí důvěru a ztratí čas.

Při sdělování změn ujednání se mohou vyskytnout otázky bezpečnosti a důvěrnosti. Mohou probíhat jednání, která by mohla mít dopad na budoucnost organizace. Pokud jste si toho vědomi v důsledku sjednávání schůzek, je důležité, abyste tyto informace nezpřístupnili.

Lze říci, že efektivita celé organizace závisí na správném udržování používaných deníkových systémů. I když se to na první pohled může zdát jako velmi malá role, bylo by velmi obtížné, kdyby si každý zaměstnanec musel pamatovat, jaké schůzky měl a kde měl být v daném okamžiku.

2.7 Popište různé typy problémů, které mohou nastat při podávání nových požadavků, a řešení těchto problémů.

Na schůzku nebo schůzku nebo na rezervaci pokoje nebo na změnu stávající rezervace lze vznést nové požadavky na deníkový systém. Požadavky závisí na rolích, do nichž je držitel deníku zapojen. Když jsou vzneseny požadavky, žadatel mohl, ale nemusí, prohledat systém deníků, zda jsou k dispozici sloty nebo volné časy, a může to být proto, že nemají přístup k potřebným informacím. Při zadání nového požadavku mohou nastat následující problémy

• Důsledky pro stávající požadavky - mohou být založeny na následujících faktorech, jako je překrývání a duplikace
• Překrývání více požadavků - je třeba dbát na to, aby se požadavky nepřekrývaly, protože mohou vytvářet chaos a bránit lidem v účasti na schůzkách nebo schůzkách.
• Duplicitní nebo dvojité rezervace - běžná chyba, ke které dochází, když deník zpracovává více lidí a komunikace je špatná
• Nekomunikující požadavky nebo změna v požadavcích - špatná komunikace selže v celém systému
• Nepotvrzování požadavků - požadavky je třeba potvrdit, jinak si nebudete jisti, zda bude požadavek pokračovat. Někdy to vede k tomu, že sloty zůstanou prázdné, takže lidé v nouzi čekají
• Nezaznamenávání požadavků - toto se zobrazí jako prázdné, když skutečně existuje požadavek
• Upřednostňování požadavků - žádost o přeplánování požadavků, když přijdou nějaké žádosti s vysokou prioritou / mimořádnou událostí / naléhavostí
• Aktualizace požadavků - aby nedocházelo k nedovolené komunikaci a dezinformacím
• Ochrana dat
• Bezpečnostní

Řešení

Řešení těchto problémů jsou:

• Mít důkladnou znalost deníkových systémů, jak je používat, jak plánovat a koordinovat požadavky, aby nedocházelo k duplikaci a překrývání
• Znalosti o získání relevantních informací o požadavku a typech požadovaných informací
• Upřednostnění požadavků podle potřeb a naléhavosti a jejich zaznamenání ve správném formátu a také umožnění přístupu požadovanému personálu
• Komunikace je dalším důležitým aspektem, který, pokud není použit, selže v chodu organizace
• Aktualizace se mnoha způsoby vyhne zklamáním a chybám
• Dodržování zásad a postupů organizace týkajících se ochrany a zabezpečení dat.
• Pomocí přihlášeného systému souborů, aby nikdo neměl přístup k souborům, aniž by byl přihlášen v systému

Sdílení vašeho kalendáře

2.8 Vysvětlete účel dodržování postupů zabezpečení a zachování důvěrnosti při používání systému deníku.

Deník lze použít k různým účelům. Jeden si do svého deníku zapisuje osobní nebo důvěrné schůzky, schůzky, diskuse a další informace. Mohou také existovat záznamy týkající se důvěrných informací jiných lidí, které jsou citlivé a osobní. Každý záznam v deníku tedy musí mít nastavení typu „soukromý“ pro soukromé informace a musí zajistit, aby provedené záznamy viděly pouze vhodné osoby, jinak by došlo k porušení důvěrnosti. Nechceme, aby někdo viděl naše nebo jiné důvěrné informace. Jako příklady lze uvést jmenování v oblasti ochrany zdraví při práci, formální přezkoumání, disciplinární schůzku, rehabilitační nebo ochrannou schůzku atd.… Přístup lidí k informacím tedy musí být udržován a sledován.

Pokud jde o bezpečnostní problémy, pokud kalendář nebo deník nebyly chráněny, kdokoli bude mít přístup k informacím v deníku a může dokonce upravovat nebo mazat důležité informace. Když je lidem udělen přístup k kalendářům, je jim při zvažování přístupových práv a práv na úpravy udělena určitá úroveň oprávnění. Také deník by měl být otevřen pouze lidem, kteří požadují tyto konkrétní informace, a uzavřen od všech ostatních.

Aby organizace nebo oddělení správně fungovaly a fungovaly, je třeba dodržovat postupy zachování důvěrnosti a bezpečnostní postupy.

Hodně štěstí při studiu

Doufám, že to pro vás bylo nějak užitečné. Neváhejte zanechat své komentáře nebo zpětnou vazbu. Máte-li jakékoli dotazy nebo potřebujete pomoc a radu, neváhejte mě kontaktovat. Děkuji.