Seznamte se a přivítejte návštěvníky: postupy, účel a odpovědnosti

Když návštěvníci přijdou do obchodního prostředí, měli by být zdvořile uvítáni a přivítáni.

Foto Helena Lopes na Unsplash

Když se setkáte a pozdravíte návštěvníky / zákazníky v obchodním prostředí, máte prvních pár sekund k vytvoření dobrého dojmu, který bude mít dlouhodobý dopad.

Návštěvníci přicházejí do obchodního prostředí z různých důvodů; mohou to být zákazníci (stávající nebo noví), zástupci, dodavatelé, obchodní partneři, lidé z různých oddělení / oblastí / organizací atd.

První kontaktní bod s návštěvníkem závisí na struktuře organizace. V kancelářském nebo průmyslovém prostředí je pravděpodobné, že bude mít recepci, kde bude prvním kontaktním místem administrativní pracovník recepce, zatímco v maloobchodním prostředí může být prvním kontaktním místem jakýkoli personál.

Při setkání a pozdravu se zákazníky je třeba mít na paměti různé věci. Pokud jste si vědomi a máte dobré znalosti o obchodních praktikách, politikách, předpisech, legislativě a nejdůležitějších mezilidských a komunikačních dovednostech, budete schopni vytvořit ten první nejlepší dojem.

Obsah zde vychází z jednotky NVQ úrovně 2 v oboru podnikání a správy a tato jednotka má kreditní hodnotu 3. Budeme diskutovat o různých postupech, které je třeba dodržovat, a očekává se, že pohostinství, které člověk nabídne při setkání, pozdravu a přivítání návštěvníků v obchodním prostředí.

Tato jednotka má dvě části. První část bude hodnocena na základě znalostí a porozumění, které má kandidát o postupech pro setkání a přivítání návštěvníků, a druhá část bude hodnocena na základě výkonu kandidáta; tj. pozorováním, osobními výpovědi, výpovědi svědků atd. Obě části lze hodnotit také prostřednictvím dotazování a odborných diskusí.

1. Porozumět postupům při setkání a uvítání návštěvníků

1.1. Popište různé důvody pro lidi navštěvující firmu, jejich požadavky a způsob, jakým mohou být jejich potřeby uspokojeny

Vzhledem k podnikatelskému prostředí a typu podnikání lze návštěvníky z různých důvodů očekávat při návštěvě obchodních prostor. Je odpovědností organizace, aby se návštěvníci cítili vítáni, splňovali jejich požadavky a potřeby a poskytovali jim informace a služby související s návštěvou.

Různé důvody, proč mohou lidé navštívit obchodní provozovnu, jsou:

• Dotazy týkající se produktů a služeb
• Promluvte si se zaměstnancem o stávajících službách
• Stížnosti
• Marketing
• Různé schůzky, mezi něž patří schůze správní rady / výboru, schůzky vážných obav, skupinové diskuse atd
• Sbírání a dodávky
• Opravy a údržba
• Audity

Různé požadavky na návštěvníky návštěvy podniku mohou být:

• Uveďte správnou adresu včetně poštovních směrovacích čísel a také případných orientačních bodů.
• Parkovací zařízení - ujistěte se, že v dostatečné vzdálenosti je dostatek parkovacích míst a také, aby byla vyhrazena parkovací místa pro zdravotně postižené
• Někteří klienti mohou mít speciální potřeby, a tudíž i zařízení související s typem zákazníků nebo návštěvníků, u nichž organizace očekává, že budou na místě.
• Viditelné značky vedou návštěvníky do správné oblasti bez jakéhokoli zmatku. Značky musí být také profesionální. Zkontrolujte, zda jsou vchody jasné, čisté a příjemné a odrážejí povahu podnikání.
• Ujistěte se, že je na recepci někdo, kdo návštěvníka pozdraví a přivítá, že je dostatek místa k sezení, toalety, brožury, deníky, časopisy atd.

Různé způsoby, jak lze uspokojit potřeby návštěvníků, kteří navštíví podnik, jsou:

• Vždy, když je to nutné, udržujte recepce snadno přístupné pomocí směrovek a dalších informací.
• Vchod by měl být čistý a čistý, protože odráží organizaci.
• Měly by být k dispozici všechny základní potřeby a vybavení - parkování, posezení, toalety, noviny / časopisy v čekárně, pitná voda.
• Buďte připraveni odpovědět na jakékoli dotazy týkající se podnikání, pokud je to možné, poskytněte letáky / brožury nebo jiné informační zdroje.
• Oblasti přístupné návštěvníkům musí dodržovat standardy ochrany zdraví a bezpečnosti.

1.2 Vysvětlete účel rychlého a zdvořilého jednání s návštěvníky

Když návštěvníci přijdou do obchodního prostředí, měli by být zdvořile uvítáni a přivítáni. Pokud organizace podává něco k jídlu nebo pití, zeptejte se jich, jestli by si chtěli něco dát, pokud ne, můžete se zeptat, jestli by si chtěli dát trochu vody. Jednejte s každým návštěvníkem, jakmile to bude možné, a reagujte na jeho dotazy pohotově a zdvořile.

Mohou nastat situace, kdy je recepce zaneprázdněna návštěvníky, kteří budou muset nějakou dobu čekat. Nezapomeňte se omluvit za zpoždění a poděkovat jim za čekání.

Účelem rychlého a zdvořilého jednání s návštěvníky je:

• Návštěvníci budou vědět, že jsou respektováni, vzhledem k důležitosti a společnost je také považuje za důležité.
• Návštěvníci si na oplátku zachovají profesionální přístup a chování.
• Návštěvníci společnosti důvěřují a budou mít také dobrou poznámku a dojem o organizaci.
• Každý zaměstnanec a jeho chování bude odrazem organizace, a proto pohotová a zdvořilá reakce zanechá dobrý obraz organizace.
• Návštěvníci doporučí organizaci ostatním a rozšíří dobré slovo a tuto organizaci také využijí v budoucnu.

1.3 Vysvětlete účel prezentace pozitivního obrazu o sobě a organizaci

Když návštěvníci navštíví obchodní prostředí, jejich prvním kontaktním místem bude osoba na recepci (většina organizací ji má) nebo alespoň osoba, která se setká a pozdraví. Jak všichni víme, první dojem vždy změní, a proto je velmi důležité prezentovat pozitivní obraz o vás a organizaci. Oblékněte se a úhledně se prezentujte. Držte se oblékání organizace. Usmívejte se, udržujte oční kontakt, poslouchejte, buďte pozitivní a snažte se jim pomáhat s jejich dotazy.

Účelem je:

• V tomto konkrétním okamžiku zastupujete organizaci návštěvníka. Vaše chování a přístup se tedy odrazí na organizaci jako celku. Vy a organizace budete posouzeni nebo hodnoceni na základě vašeho přístupu a služeb.
• Vytváří v návštěvníka pocit důvěry.
• Návštěvníci získají z organizace pozitivní dojem.
• Pomáhá budovat důvěru mezi organizací a jejími zákazníky a zaměstnanci.
• Přitahuje kvalitní klienty, což zlepší podnikání pro organizaci, čímž se zvýší zisk organizace.

1.4 Vysvětlete účel dodržování postupů v oblasti ochrany zdraví, bezpečnosti a zabezpečení při jednání s návštěvníky, včetně vlastních odpovědností

V každé organizaci jsou zavedeny různé postupy v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví. Tyto postupy musí zaměstnanci vždy odpovědně dodržovat, což zahrnuje i jednání s návštěvníky.

nioh.ac.za

Účelem těchto postupů je:

• Udržovat organizaci a její prostředí bezpečnějším místem pro návštěvy a práci
• Mít všechna požadovaná zařízení první pomoci v odpovídajících požadavcích.
• Předcházet zdravotním rizikům pro zaměstnance a návštěvníky.
• Zajistit bezpečné používání strojů a zařízení nebo zařízení, která pracují v prostorách organizace.
• Pomáhat přijímat preventivní opatření nebo připravovat havarijní plány podle potřeby.
• Zaznamenávat a hlásit nehody, zranění a další zdravotní a bezpečnostní problémy.
• Zajistit, aby pracovní postupy byly bezpečné a byla zavedena a dodržována opatření v oblasti ochrany zdraví a bezpečnosti.
• Podlahy, schody a další oblasti musí být bezpečné

• Potvrzujeme, že pokud jsou nebezpečné materiály, pokud jsou použity, skladovány bezpečným způsobem, na bezpečném místě a že se s nimi zachází a používá se bezpečným způsobem, protože by mohly v mnoha ohledech poškodit
• Ujistěte se, že v prostorách, kde mají návštěvníci přístup a kde pracují zaměstnanci, je zajištěno správné větrání
• Udržovat teplotu pracovních a návštěvních prostor na odpovídající úrovni a také to, aby toalety, umývárny a toalety byly v dobrém stavu, aby je návštěvníci mohli bez problémů a bez námahy používat
• Návštěvní a pracovní prostory musí být prosté hořlavých materiálů, výbušných materiálů a jiných škodlivých radioaktivních materiálů.

• Aby se předešlo nehodám, musí být obrovské stroje a zařízení udržovány v dostatečné vzdálenosti od navštěvujících oblastí
• Výstražné značky musí být umístěny na požadovaných místech.
• Ujistěte se, že zde nejsou žádné vlečné vodiče, a vyhněte se zdravotním a bezpečnostním rizikům
• Pokud používáte jakékoli vybavení na pracovišti, absolvujte náležité školení a dodržujte zásady ochrany zdraví a bezpečnosti organizací a postupy při nehodách.
• Z důvodu zajištění bezpečnosti se ujistěte, že jste zaznamenali návštěvníky podle organizačních postupů.

Doufám, že vám zde byly užitečné a zajímavé informace. Neváhejte nám poslat zpětnou vazbu a podělit se o své myšlenky a zkušenosti.

Děkuji, že jste se zastavili.

Livingsta.

Laskavá poznámka pro kandidáty NVQ: Toto je pouze pro informaci a prosím nekopírujte. Při zapisování svých jednotek se prosím také vztahujte k vašemu obchodnímu prostředí a popisu práce. Vše nejlepší!