Správa rozpočtů: pochopte, jak vykazovat výkon oproti rozpočtům

Správa peněz je velmi důležitou součástí každého obchodního i osobního života a pomáhá efektivněji a efektivněji mít kontrolu nad penězi. Rozpočty jsou finanční nástroje pro podnikání a zprávy o výkonu jsou hodnocení úkolů nebo projektů v obchodním prostředí. Zprávy o výkonu pomáhají s identifikací nebo sledováním odchylek v rozpočtech; například kde byly utraceny peníze a odkud byly generovány příjmy. Zprávy o výkonu mohou obsahovat i jiné informace než finance; například požadavek na nové vybavení, zásoby, zaměstnance atd.

3: Pochopte, jak vykazovat výkon v porovnání s rozpočty

Tento článek reaguje na jednotku NVQ úrovně 4 „Správa rozpočtů“ a má kreditní hodnotu „5“.

Chcete-li získat jasnou představu o účelu rozpočtu, který je první částí této jednotky, klikněte na níže uvedený odkaz

Správa rozpočtů - pochopte účel rozpočtů

Podrobné informace o tom, jak spravovat rozpočty, což je druhá část této jednotky, najdete na níže uvedeném odkazu

Správa rozpočtů - Pochopte, jak spravovat rozpočty

3.1 Vysvětlete účel a výhody vykazování informací o výkonnosti oproti rozpočtu

Aby bylo možné vykazovat informace o výkonnosti oproti rozpočtu, je třeba sledovat, zda jsou odhadované rozpočty v souladu se skutečnými dosaženými výsledky. Držitel rozpočtu nebo rozpočtový manažer odpovídá za pečlivé sledování všech těchto skutečností a údajů. Povinností ostatních zúčastněných zaměstnanců je také poskytovat manažerovi přesné informace v závislosti na jejich vlastní úrovni odpovědnosti. Na oplátku musí manažeři poskytnout zpětnou vazbu o výkonu a také poskytnout návrhy a rady ohledně všech plánovaných akcí nebo variací.

Hlášení informací o výkonu je proces, při kterém se shromažďují všechna data přímo od základů a vyvíjejí se informace o výkonu, které objasňují podrobnosti o tom, jak se využívají zdroje a dosahují cíle.

Účel a výhody vykazování informací o výkonnosti oproti rozpočtu jsou:

• To zvyšuje efektivitu finančních výkazů
• To pomáhá zkoumat veškerá rizika nebo odhad budoucích rizik a vyhlídky
• Pomáhá identifikovat a porovnávat výkonnost mezi současným a minulým finančním rokem a vypracovat odhad pro budoucí rozpočtové postupy.
• Pomáhá identifikovat odchylky v rozpočtu a dosažených výsledcích. Dále pomáhá s plánováním a stanovováním cílů pro budoucí výkony. Odchylky, pokud jsou příznivé, naznačují dobrý výkon, zatímco odchylky, které nejsou příznivé, naznačují špatný výkon.

• Pomáhá snižovat náklady a zvyšovat zisk - v zásadě kontrolu výdajů.
• Přebytečné peníze z rozpočtu lze použít na rozšíření nebo rozvoj podnikání. Zde hrají dobrou roli zprávy o výkonu.
• Pomáhá s plánováním dalších kroků, které je třeba podniknout, aby byl úkol dokončen.
• Pomáhá s dokončováním předpovědí pro všechny budoucí potenciální projekty, potřebu akcí řízení nebo změn v zásadách a postupech

• Pomáhá s identifikací chyb v jakémkoli okamžiku skutečného úkolu nebo projektu nebo čehokoli souvisejícího s podnikáním
• Pomáhá při rozhodování, zda jsou rozpočet a výdaje přiměřené.
• Pomáhá identifikovat, kdo a komu odpovídá a také odráží finanční plány
• Pomáhá s nápravou problémů, které vyžadují přijetí opatření, a to lze provést dříve, než se problém vymkne kontrole.

3.2 Vysvětlete, jak zkontrolovat přesnost rozpočtových výpočtů.

Přesnost při sestavování rozpočtu je velmi důležitá dovednost, pokud jde o řízení společnosti nebo organizace. Rozdíly v rozpočtu od prognózy mohou vést k výpadkům a ohrozit společnost. Pokud je celý proces rozpočtování důkladný, je pravděpodobné, že vypracuje přesnější rozpočet.

Jak lze zkontrolovat přesnost rozpočtových výpočtů? Podívejme se na několik způsobů, jak toho dosáhnout!

• Vždy se ujistěte, že každá položka výdajů a příjmů souvisejících s podnikáním je zahrnuta do rozpočtu; například i drobné položky, jako jsou malé účty, každodenní malé výdaje atd.
• Zkontrolujte, zda jste v rozpočtovém procesu přidali všechny informace týkající se každodenního chodu firmy; i drobné úkoly a jejich výdaje
• Při odhadu nákladů vždy vytvořte realistické předpoklady; toho lze dosáhnout důkladným prozkoumáním této konkrétní položky rozpočtu. Měli byste být schopni vysvětlit svůj předpoklad spolu s logickým uvažováním.

• Nerozhodujte se o odhadech sami; raději si vezměte informace a nápady od všech zúčastněných členů organizace. Tímto způsobem je vysoce nepravděpodobné, aby se odchýlila přesnost.
• Vždy máte nějaké další prostředky na pokrytí odchylek, což pomůže obchodní funkci v rámci přiděleného rozpočtu, čímž se zabrání odchylkám od přesnosti
• Podívejte se na každý řádek v rozpočtové položce, jako jsou náklady na školení, dary, fundraisingové akce, stacionární atd., A odhadujte s maximální péčí. Stručně řečeno, uveďte VŠECHNY příjmy a výdaje.
• Kategorizujte položky, aby bylo snazší zkontrolovat každý úkol nebo cíl z hlediska podrobností jejich rozpočtu. Například výdaje na školení, výdaje na plat zaměstnanců, výdaje na rekonstrukce, dopravu, právní služby, pojištění atd. Udělejte to pro příjmy i výdaje.

• Přidejte co nejvíce podrobností, abyste měli přesný údaj.
• Proveďte odhad součtu, odhad jednotlivých položek a sečtěte je, abyste získali součet; oba by se měly shodovat; například najít mezisoučty kategorií a sečíst mezisoučty; najít celkový součet všech položek. Celkový součet by se měl rovnat součtu mezisoučtů.
• Máte standardní formát, ve kterém uvedete seznam položek rozpočtu a provedete výpočty. Součty vypracujte pomocí vzorců a také ručně. Vždy výpočty s dvojitou / trojitou kontrolou.

• Provádějte kontrolní seznamy a pomáhejte ostatním při kontrole přesnosti položek, odhadů a výpočtů.
• Zapište si částky / náklady u každé jednotlivé položky
• Buďte připraveni odpovědět na jakékoli dotazy nebo pochybnosti, které mohou vzniknout z rozpočtu. Kdykoli je to nutné, přidávejte poznámky a komentáře, protože to ušetří čas na odpovídání na otázky, rozpočet bude jasnější a transparentnější. Podívejte se na minulé rozpočtové a finanční výkazy a proveďte srovnání.
• Před dokončením si vezměte zpětnou vazbu, nikoli pouze od jedné osoby, ale zapojte dostatečný počet kvalifikovaných a zkušených lidí. Například lidé z finančního oddělení, účetní, projektový tým, ředitel, správní rada atd.

3.3 Vysvětlete účel a výhody zaznamenávání informací, které pomohou při budoucí přípravě rozpočtů

Když připravujete rozpočet na konkrétní rok, uchovávejte záznamy o všech informacích, které jste použili k vytvoření rozpočtu, včetně poznámek, komentářů, prohlášení a dokumentace, které vám pomohou s budoucím rozpočtováním pro organizaci nebo podnik.

Účel a výhody tohoto postupu jsou:

• Pomáhá koordinovat proces sestavování rozpočtu napříč různými funkčními oblastmi a integrovat je pro účely organizace. Víte, že máte připraveny plány a materiály pro příští finanční rok, místo abyste začínali od nuly.
• Pomůže vám naučit se a vyvarovat se chyb z toho, co jste se v minulém roce naučili a zažili.
• Máte motivaci a proces je mnohem jednodušší. Na rozpočet se nedíváte jako na hektický úkol, ale spíše s motivací. Zlepšuje pracovní spokojenost.

• Pomáhá s neustálým zlepšováním, pomáhá vám vyhnout se chybám z minulosti a přijmout alternativní opatření k dosažení lepších výsledků.
• Pomáhá zlepšit výkon oddělení a organizace jako celku. Máte základy v ruce a víte, kde hledat zdroje a jak je rozumně utratit.
• Budete lépe rozumět sledování, kontrole a kontrole rozpočtů. Můžete také vylepšit hlášení o výkonu a určitě uvidíte obrovský rozdíl v sestavování rozpočtu a hlášení o výkonu.
• Snižuje nejistoty ve většině oblastí, omezuje případné konflikty a zlepšuje rozhodování.

• Pomáhá vám soustředit se a sledovat, jakým směrem se podnikání ubírá. Můžete se posadit a zkontrolovat výkony a faktory, které přispívají nebo ovlivňují růst firmy
• Pomáhá vám soustředit se spíše na budoucnost podnikání než jen na současné situace a výkony.

Doufám, že vám zde byly užitečné a zajímavé informace. Neváhejte nám poslat zpětnou vazbu a podělit se o své myšlenky a zkušenosti.

Děkuji, že jste se zastavili. Vše nejlepší.

Livingsta.