Integrace externích dat do vaší společnosti

Integrace externích dat do HRIS

Tento článek poskytuje komplexní přehled integrace externích dat do základního HRIS, příležitostí a výzev této integrace a poskytuje osvědčené postupy, které je třeba mít na paměti při plánování integrace. I když je toto téma použitelné ve všech oblastech HR a HR dat, hlavní zaměření tohoto článku zkoumá integraci průzkumů platů a údajů o trhu.

Informační systém o lidských zdrojích (HRIS) je definován jako systém záznamu všech údajů o lidských zdrojích. Efektivní HRIS poskytuje organizacím schopnost spravovat pracovní toky běžných HR aktivit, jako je nábor, registrace, sledování výhod a podávání zpráv (Celergo.com, 2017). Není neobvyklé, že různé funkce HR využívají ke správě každodenní práce funkce specializovaný systém. Organizace tradičně nakupuje základní HRIS, který slouží jako základní operační systém a obsahuje údaje o lidských zdrojích, jako jsou zaměstnanci:

název
adresa
číslo sociálního zabezpečení
název pozice
Stav FLSA atd.

Jakmile je zaveden základní systém, organizace obvykle zjistí, že je třeba přiřadit další systémy, aby vyhovovaly rostoucím potřebám podnikání. V dokonalém světě lze další potřeby funkce HR uspokojit nákupem a implementací modulů základního systému. V některých situacích doplňky základního systému dostatečně nepodporují obchodní procesy. V těchto případech musí být učiněno rozhodnutí buď změnit organizační procesy, zakoupit jiný software, který bude podporovat aktuální obchodní proces, nebo vyvinout zcela přizpůsobené domácí systémy. Odborníci HRIS jsou stále častěji vyzváni k integraci různých HR systémů (Kavanagh a Johnson, 2018). Kromě systémové integrace mohou být odborníci HRIS požádáni také o integraci datových prvků do systému, které pomáhají vedoucím organizacím při rozhodování.

Integrované informační systémy

Kavanagh a Johnson (2015) definují integrované informační systémy jako „systémy postavené na společných platformách, které umožňují použití jedné instance dat v několika aplikacích a bezproblémový přenos dat mezi systémy“ (str. 165). Minimálně datová integrace zahrnuje propojení informací ve dvou systémech, ale obchodní potřeba může vyžadovat více než dvě propojení. Integrace často zahrnují propojení transakčních operací v jednom systému, které zahajují nějakou akci v následném systému. Příkladem toho je systém sledování žadatele (ATS) propojený s více systémy. Kvůli příkladu, jakmile je kandidát vybrán a potvrzen,ATS spouští vstup do mzdového systému, který spouští vstup do systému docházky a docházky a upozorňuje oddělení odznaků, že začíná nový zaměstnanec a že by měl být vytvořen odznak, aby zaměstnanec mohl přejet prstem dovnitř a ven na časových hodinách. V tomto příkladu jsou data bezproblémově přenášena bez nutnosti dalšího lidského zásahu nad rámec počátečního spouštěče v ATS. Tento typ podpory pracovního toku zbavuje HR profesionály většiny transakčních a administrativních povinností, které byly tradičně součástí HR funkce, a poskytuje HR schopnost stát se strategickými obchodními partnery a podporovat organizační rozhodování.data jsou bezproblémově přenášena bez nutnosti dalšího lidského zásahu nad počáteční spouště v ATS. Tento typ podpory pracovního toku zbavuje HR profesionály většiny transakčních a administrativních povinností, které byly tradičně součástí HR funkce, a poskytuje HR schopnost stát se strategickými obchodními partnery a podporovat organizační rozhodování.data jsou bezproblémově přenášena bez nutnosti dalšího lidského zásahu nad počáteční spouště v ATS. Tento typ podpory pracovního toku zbavuje HR profesionály většiny transakčních a administrativních povinností, které byly tradičně součástí HR funkce, a poskytuje HR schopnost stát se strategickými obchodními partnery a podporovat organizační rozhodování.

Díky integraci systémů a dalších dat mají odborníci na HRIS potenciál vytvářet a vytvářet smysluplné metriky a poskytovat komplexní podporu rozhodování. Díky integraci kompenzací, trhu práce a času potřebného k vyplnění údajů o náborové činnosti může být HR schopen identifikovat položky, které lze použít ke zlepšení správy náboru a / nebo kompenzace. Pro ilustraci tohoto bodu je uveden následující příklad náboru sestry:

Příklad náboru sestry

Celková průměrná doba pro zaplnění volných míst v ABC Medical Center je 40 dní. Průměrná doba na obsazení ošetřovatelských pozic je však 70 dní. Někteří mohou namítnout, že existuje nedostatek ošetřovatelství, což vede k delší době k naplnění postavy. Kombinací údajů však zkušený odborník v oblasti HRIS zjistí, že když náboráři inzerují volná pracovní místa pomocí 75. percentilu tržního referenčního platu, čas na vyplnění se snížil na 50 dní…

… ve srovnání s dobami, kdy byla použita standardní filozofie kompenzace společnosti a doba na vyplnění byla v průměru 80 dní. S těmito informacemi může vedení učinit rozhodnutí změnit filozofii kompenzace ABC Medical Center, pokud jde o zdravotní sestry. V tomto zjednodušujícím příkladu byla data získána z hlavních HRIS, ATS a trhu práce a použita k rozhodování, které má dopad na rozpočet organizace. Integrace dat dává organizaci schopnost porozumět měnícím se podmínkám a uvědomit si jejich dopad v čase - nebo okamžitě - na změnu.

Výhody integrace dat

Existuje několik důvodů, proč by se organizace rozhodla integrovat externí data s jádrem HRIS. Jak je vysvětleno ve výše uvedeném příkladu, integrovaná data umožňují vedoucím pracovníkům získávat just in time analytické i ad hoc reporty. Díky integraci datových sad vytváří HRIS hodnotu při zpřístupňování funkcí hlášení na jednom místě. V případě plánování odměn mohou integrované systémy zahrnovat zásady zásluh založené na umístění a v příslušném rozmezí platů na základě hodnocení výkonu. Tímto způsobem integrace dat eliminuje potřebu manažerů interpretovat složitou matici a snižuje pravděpodobnost chyb na základě manuálních výpočtů a interpretace zásad. Plánování kompenzací, které se neprovádí s využitím integrovaného systému v reálném čase, je navíc časově náročné a nákladné.V samoobslužném průzkumu HR z roku 2002 společnost Cedar Group odhadovala, že v Severní Americe zaznamenaly společnosti automatizovaný systém plánování kompenzací úspory 5,29 USD za průměrnou transakci (Wright, 2004). Pokud je toto číslo pravdivé, mohou i malé a střední společnosti získat integraci dat a automatizaci plánování kompenzací, aby vytvořily tento druh samoobslužné aplikace pro správce.

Integrovaný HRIS také zajišťuje bezproblémové dodržování federálních zpráv. Pro organizace, které jsou povinny každoročně vykazovat údaje, může být úsilí při shromažďování údajů zdlouhavé a časově náročné. S integrovaným systémem, který sleduje například požadované školení, lze snadno manipulovat a vytvářet standardní zprávy Společné komise. Totéž platí pro hlášení EEO-1 a Vets-100. Kromě plánovaného souladu umožňují integrované systémy organizacím poskytovat včasné odpovědi auditorům a vytvářet data pro provádění auto-auditů. Integrace dat ze samoobslužných webových platforem zaměstnanců také zvyšuje efektivitu a snižuje chyby tím, že zaměstnanci musejí odesílat svá vlastní data do HRIS.

Výzvy, které je třeba zvážit

Integrace externích dat není všechno pozitivní a určitě přináší organizaci řadu výzev, které je třeba zvážit. Integrace dat a systémů je nákladná a často vyžaduje řešení nebo opravy k poskytnutí dat, která jsou užitečná pro podporu rozhodování. Pokud si organizace přeje integrovat domácí systém se systémem prodejců nebo integrovat dva nebo více systémů prodejců, bude zapotřebí odborníka HRIS s technickými znalostmi protokolů a programovacích jazyků pro sdílení dat mezi systémy (Kavanagh a Johnson, 2018). Pokud tento programátor v současné době není součástí zaměstnanců organizace, vedoucí HRIS bude muset rozpočet na další pozici. I když vysoce integrovaný HRIS může poskytovat větší efektivitu díky využívání samoobslužných služeb pro uchazeče, zaměstnance a manažery,někteří tvrdí, že tyto systémy mohou přenášet práci z HR na manažery a zaměstnance, a tak přetížit liniové manažery a liniové zaměstnance. Říká se, že to má dlouhodobý účinek na snížení celkové produktivity v organizacích. Systémy výhod nemusí být dobře přijaty zaměstnanci, kteří mají pocit, že při rozhodování potřebují další podporu (Stone, et al. 2015). Někteří zaměstnanci navíc nemusí být s používáním technologie spokojení a mohou preferovat papírové formuláře před vstupem do počítače.některým zaměstnancům nemusí být používání technologie pohodlné a mohou upřednostňovat papírové formuláře před vstupem do počítače.některým zaměstnancům nemusí být používání technologie pohodlné a mohou upřednostňovat papírové formuláře před vstupem do počítače.

Další velkou výzvou, kterou je třeba vzít v úvahu, je flexibilita systému - což je zásadní pro úspěch integrace dat. V příkladu automatizace kompenzací se kompenzační plány časem mění a HRIS musí být schopen tyto změny držet. Změny mohou zahrnovat způsobilost, obchodní pravidla (např. Minimální a maximální částky zvýšení), rozpočty, pokyny, data přístupu, výpočty a dokonce i prezentace na obrazovce. Přidání nebo odebrání základních platových komponent, bonusových plánů nebo skladových plánů je nutné k zajištění flexibility pro typické změny programu (Wright, 2004). Systémy musí také poskytovat flexibilitu, která je nezbytná pro přizpůsobení se také měnícím se potřebám souvisejícím s dodržováním předpisů. Například plánování odměn pro zaměstnance osvobozené od daně a zaměstnance, kteří nejsou osvobozeni od daně, se může řídit různými pokyny.Integrace kompenzačních dat může manažerům také poskytnout příznaky, které naznačují potenciální problémy s dodržováním předpisů - například indikátory pro ženy a zaměstnance menšin, když jejich platy klesnou pod podobně kvalifikované zaměstnance a zaměstnance většiny. Implementace tohoto typu příznaku může být komplikovaná, protože vyžaduje, aby systém stahoval data z několika různých systémů (základní HRIS, ATS, údaje o mzdovém trhu), použil výpočty (poměr poměru založený na hodinové sazbě nebo roční plat v závislosti na stavu FLSA), a předat manažerovi indikátor nebo příznak na základě podnikové definice toho, co představuje položku vyžadující kontrolu (Wright 2004).Implementace tohoto typu příznaku může být komplikovaná, protože vyžaduje, aby systém stahoval data z několika různých systémů (základní HRIS, ATS, údaje o mzdovém trhu), použil výpočty (poměr poměru založený na hodinové sazbě nebo roční plat v závislosti na stavu FLSA), a předat manažerovi indikátor nebo příznak na základě podnikové definice toho, co představuje položku vyžadující kontrolu (Wright 2004).Implementace tohoto typu příznaku může být komplikovaná, protože vyžaduje, aby systém stahoval data z několika různých systémů (základní HRIS, ATS, údaje o mzdovém trhu), použil výpočty (poměr poměru založený na hodinové sazbě nebo roční plat v závislosti na stavu FLSA), a předat manažerovi indikátor nebo příznak na základě podnikové definice toho, co představuje položku vyžadující kontrolu (Wright 2004).

Osvědčené postupy pro integraci dat

Wright (2004) nabízí osm návrhů, které je třeba dodržovat při integraci dat a jejich použití k automatizaci plánování kompenzací. Návrhy jsou použitelné napříč HR funkcemi a odborníci na HRIS by měli mít na paměti doporučení.

Plánujte důkladně. Integrace dat by neměla být rozhodnutím na poslední chvíli nebo dodatečným nápadem. Data ze všech systémů zapojených do propojení musí být mapována, aby byla zajištěna kompatibilita datových sad pro přenos.
Funkčnost by měla být postupně zaváděna. Doporučuje se, aby se organizace nepokoušely dělat příliš mnoho příliš rychle. Implementací ve fázích si organizace dávají příležitost reagovat na výzvy a v případě potřeby přesměrovat zdroje.
Je důležité zkoumat a dodržovat osvědčené postupy, které jsou specifické pro dané odvětví. Potřeby zdravotnického zařízení by se pravděpodobně značně lišily od potřeb výrobce. Pro potřeby integrace dat neexistuje univerzální řešení a odborníci HRIS by si toho měli být vědomi při zahájení projektu.
HR by měl zkontrolovat četnost výjimek z obchodních pravidel a určit, zda by měl být nově integrovaný systém nakonfigurován tak, aby vyhovoval těmto výjimkám.
Organizace by měly zvážit důsledky výpočtů založených na zaokrouhlování. Tento tip je specifický pro údaje o kompenzaci, ale je důležité ho vzít v úvahu. Pokud jsou údaje zaokrouhleny, může to neočekávaným způsobem ovlivnit rozpočet a narušit rozpočtové projekce. To se jeví jako malá záležitost, ale postupem času by se to mohlo ukázat jako nákladné.
Ověřte požadovaná data v základním HRIS a v případě potřeby naplánujte čas na implementaci plánovaného čištění dat.
Wright zdůrazňuje potřebu otestovat jakékoli úpravy systému před jejich uvedením do provozu. Je důležité, aby byly v systému testovány všechny možné scénáře, aby bylo zajištěno, že je zabezpečení neporušené a že integrovaný systém funguje podle očekávání.
A nakonec osmé doporučení je naplánovat komunikaci správy změn. O implementacích HRIS se říká, že selhávají ne kvůli problémům s hardwarem nebo softwarem, ale kvůli vedoucímu změny a kvůli problémům s lidmi a organizacemi souvisejícími se změnou (Kavanagh a Johnson, 2015).

Závěrem lze říci, že integrace externích dat má několik výhod. Integrace dat umožňuje lepší podporu rozhodování a metriku. I když je efektivita nakonec realizována, s integrací dat jsou spojeny počáteční náklady, které musí odborníci HRIS zohlednit. Někteří zaměstnanci a manažeři mohou být navíc odolní vůči využívání samoobslužných funkcí, na kterých závisí integrovaná data. Pokud vedoucí použijí efektivní metody řízení změn a odpovídajícím způsobem plánují zdroje, bude mít integrace dat pravděpodobně pozitivní dopad na funkci lidských zdrojů a celkový obchod.

Prameny:

Integrace HRIS s globální mzdou - čtyři klíče k úspěchu. (2017, 6. října). Citováno 24. února 2018, z

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). Informační systémy o lidských zdrojích (4. vydání). Los Angeles, CA: Mudrc.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Vliv technologie na budoucnost řízení lidských zdrojů. Recenze řízení lidských zdrojů, 25 (Řízení lidských zdrojů: minulost, přítomnost a budoucnost - svazek 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

Wright, A. (2004). Neuspokojte se s méně: Globální kompenzační programy potřebují globální kompenzační nástroje. Přehled plánu zaměstnaneckých výhod, 58 (9), 14.