Jak napsat tiskovou zprávu pro malou firmu

Jako majitel malé firmy je důležité vědět, jak psát tiskovou zprávu.

Canva

Jak získat média k pokrytí vašeho příběhu

Pokud je váš status celebrity nebo vliv na veřejnost velmi vysoký (myslím, že nejvyšší vládní úředníci a filmové hvězdy), média vás možná budou chtít požádat o rozhovor a zahrnout váš příběh do jejich vysílání nebo publikací. Ale buďme upřímní, většina obchodníků, zejména malých podniků, nezaručuje (nebo nechce!) Tento druh pozornosti. Ne, je nepravděpodobné, že by vás mediální redaktoři nebo reportéři zaměstnanců vyhledali a napsali příběh o vašem podnikání nebo událostech.

Podniky všech velikostí však mají jeden nákladově efektivní marketingový nástroj, který jim pomůže získat mediální pokrytí: tisková zpráva.

Co je to tisková zpráva?

Tisková zpráva je dokument, který je zasílán členům tisku - dnes se jim běžněji říká média, aby zahrnoval noviny, televizi, rozhlas, internetové zpravodajské weby atd. - aby je upozornil na novinky nebo jiné informace, které by mohly zajímat svým čtenářům, divákům nebo posluchačům. Redaktoři mediálních výstupů poté rozhodnou, zda novinku zahrnou do své publikace nebo vysílání… nebo to ignorovat. Pokud bude redakce přijata k zařazení, může zveřejnit tiskovou zprávu tak, jak ji odeslal odesílatel, může ji upravovat tak, aby splňovala své redakční pokyny, nebo ji může dokonce přiřadit svým pracovníkům autorů a reportérů, aby příběh popsali nebo rozšířili.

Pokud je tisková zpráva nebo obsah této zprávy přijata a zahrnuta do publikace nebo vysílání, je to výhra pro osobu nebo společnost, která zprávu vydala. Toto se často považuje za zasloužené médium, protože kromě nákladů na přípravu a odeslání vydání odesílateli nevznikají žádné náklady na příjem inkoustu nebo tisku, což znamená privilegium být publikován nebo vysílán mediálním kanálem. Naproti tomu se reklama považuje za placená média, protože odesílatel (inzerent) platí za to, aby byly zahrnuty jejich informace (reklama nebo příběh).

O čem by měla být tisková zpráva?

Jako obchodník v malém byznysu můžete mít pocit, že by vaše novinky nebyly ani hodné pozornosti editora. To je možná pravda… nebo možná ne. Někdy to záleží na tom, jak se editor v ten den cítí.

Pamatujte, že vaše tisková zpráva by měla být „novinka“, což znamená, že hlásíte, že se něco stalo nebo se má stát, nebo reagujete na něco, co se stalo, pro vás a vaše podnikání. Rovněž musí být věcná a nesmí porušovat autorská práva nebo ochranné známky, nesmí být urážlivá nebo pomlouvačná, nesmí narušovat soukromí nikoho a rozhodně nesmí porušovat důvěrnost. Vzdělávejte se v otázkách odpovědnosti za média a vyhledejte právní pokyny ohledně toho, co je vhodné publikovat pro vás a vaše podnikání.

Je to tisková zpráva nebo novinový článek?

Máte informace, tipy nebo jiné informace, které by publikum mediálního kanálu ocenilo? I když tyto položky mohou být často formátovány jako tisková zpráva, technicky tomu tak není. To by byly považovány za články nebo funkce. Projděte si různá oddělení redakce médií a zjistěte, kteří lidé by měli dostávat funkce za zvážení, na rozdíl od novinek.

Struktura obrácené pyramidy pro tiskové zprávy

Abychom si zasloužili kontrolu zaneprázdněnými redaktory médií, tiskové zprávy by se měly řídit standardní strukturou a formátem.

Pokud jde o strukturu, tisková zpráva se řídí vzorec psaní obrácené pyramidy , což znamená, že nejdůležitější informace - kdo, co, proč, kde, kdy a jak - příběhu by měly být co nejblíže začátku dokumentu, nejlépe v prvním odstavci. Potom následují méně důležité podrobnosti.

Proč je dodržování této struktury důležité? Redaktoři často musí ořezávat příběhy tak, aby odpovídaly dostupnému prostoru nebo času. Redaktoři stříhají zdola nahoru. Takže pokud vaše nejdůležitější informace byly dole, jsou pryč.

Jak formátovat tiskovou zprávu

Při psaní tiskové zprávy je třeba dodržovat několik konvencí. Tyto prvky by měly být zahrnuty a obvykle se zobrazují v tomto pořadí:

Zápis PRO OKAMŽITÉ UVOLNĚNÍ nebo HOLD PRO UVOLNĚNÍ DO

To sdělí redaktorovi, spisovateli nebo reportérovi, kdy je v pořádku zveřejnit, co jste odeslali. Obvykle je umístěn na levém okraji.

Titulek

Tak kritické! Toto je fráze, která shrnuje celý váš zpravodajský příběh. Pamatujte, že většina lidí skenuje titulky a mnozí ve skutečnosti nečtou celý příběh. Zajistěte, aby to bylo relevantní pro vaše publikum, aby je alespoň přimělo přečíst si nejdůležitější první odstavec. Váš nadpis musí přitahovat také redaktory. Rozumí potřebám a potřebám svých čtenářů, posluchačů a diváků. Pokud tedy dokážete prokázat své porozumění cílovému publiku, máte větší šanci, že bude zváženo jeho zveřejnění.

Nadpis je obvykle vycentrován na stránce nebo obrazovce. Pokuste se udržet nadpis s co nejmenším počtem slov. Naučte se používat Twitter k psaní dobrých nadpisů. Jelikož máte jen 140 postav, abyste někoho upoutali, je to dobré cvičiště!

Podnadpis (volitelný)

Pokud nadpis nedokáže plně vyprávět váš příběh, může být užitečný podnadpis. Vážně však zvažte, zda může mít přepsání nadpisu větší dopad. Podobně jako nadpis je i podřízený nadpis vycentrován na stránce nebo obrazovce.

Slovo moudrému: Jako redaktor mě podnadpisy přiváděly k šílenství, protože v našem konkrétním schématu rozložení sloupců vypadaly trapně. Obvykle jsem je tedy smazal.

Místo a datum příběhu

Mělo by to být samozřejmé. Je umístěn na levém okraji nebo, jak jsem někdy viděl, na začátku prvního odstavce.

Tělo

Vyprávějte svůj příběh ve výše uvedené obrácené pyramidové struktuře. Tiskovou zprávu vždy pište ve třetí osobě. Proč? Protože toto je příběh o vás, ne o tom, že vyprávíte svůj příběh. Takže když se bavíme o vašem příběhu, vyhněte se „já“ a „my“, pokud to není uvedeno v nabídce. Příklad: „S hrdostí oznamujeme tuto novou inovaci,“ řekl pan Small Business. Udržujte to krátké a věcné, dobrý cíl je omezit celkový text příběhu na přibližně 500 slov nebo méně.

Informace (volitelné)

Často jsem viděl tiskové zprávy, které shrnují příběh odstavcem o tom, který vypráví o organizaci, která zaslala vydání. Redaktoři jej mohou zahrnout (což je výhra pro odesílatele). Ale často je to omezeno kvůli prostorovým omezením a lze to považovat za příliš propagační. Hodnota v zahrnutí spočívá v tom, že pokud editor nezná odesílatele (což může být případ mnoha malých podniků), může editorovi pomoci ověřit důvěryhodnost odesílatele. Stejně jako u těla dokumentu je i toto napsáno třetí osobou a je zahrnuto do celkového počtu slov pro vydání.

Kontaktní informace

Redaktoři, autoři a reportéři mohou chtít před zveřejněním vašeho vydání objasnit informace. Zahrňte tedy nejlepší způsob, jak vás zastihnout (telefon, e-mail atd.), A zahrňte svůj web. Nenechte se však překvapit, pokud vás nikdo nekontaktuje a - překvapení! - uvidíte, že se váš příběh objeví. Mějte na paměti, že když pošlete tiskovou zprávu, řeknete médiím, že je v pořádku ji zveřejnit a že by to mohlo být zveřejněno! Buďte opatrní, že to, co píšete, je to, co byste chtěli slyšet ve večerních zprávách.

Zápis ### nebo END

Toto sděluje médiu, že neexistují žádné další informace, které je třeba vzít v úvahu, a je umístěno ve spodní části vydání. Někteří lidé také uvedou počet slov vydání na konci (volitelné). Tyto notace byly spíše problémem starých časů, kdy byly papírové tiskové zprávy normou a redaktoři potřebovali vědět, jestli je na více stránkách více příběhu. Ale i tak stojí za to dělat cokoli.

Jako vedlejší poznámku, pokud se vaše fyzické, tištěné vydání přelévá na více stránek, uvedení poznámky VÍCE na konec stránky upozorní redakci, že před KONECEM je třeba zvážit více informací.

Některé další různé tipy:

• Žádná funky písma ani efektní formátování. Publikace naformátuje vaše informace k publikaci, jak uznají za vhodné. Používání standardních písem, jako je Times New Roman nebo Helvetica, usnadňuje redakčním čtením vydání a pomáhá vám označit vás jako profesionála.
• Připravte si sadu médií. Kromě tiskové zprávy se doporučuje mít k dispozici sadu médií. V dnešní době je sada digitálních médií na webu populární, protože je levná a média k ní mají snadný přístup.

Kam posíláte tiskovou zprávu?

Větší publikace často mají několik editorů, z nichž každý je věnován určitému rytmu , což znamená, že pokrývají konkrétní segment odvětví, geografickou polohu nebo typ příběhu. Znovu se podívejte na webové stránky médií, abyste zjistili, kdo by byl vaším ideálním kandidátem na redaktora a jak si přejí být kontaktováni.

Klíčem je, že jej obvykle pošlete editorovi. U menších médií může existovat jedna osoba, která je vydavatelem, editorem, reportérem a spisovatelem! Zkontrolujte správný kontakt na webu mediálního výstupu.

Někteří lidé dávají přednost distribuci tiskových zpráv pomocí tiskové zprávy a služeb pro styk s veřejností. Příkladem může být PRWeb. Tyto služby mohou vysílat vaše vydání na stovky, dokonce tisíce mediálních výstupů. To může být efektivní, ale také nákladné, protože tyto služby si obvykle účtují poplatek za každou tiskovou zprávu nebo měsíční poplatek za předplatné. Zvažte také, že pokud má váš příběh pouze místní zájem, široká distribuce může být kontraproduktivní a nákladná.

Lze také uvažovat o bezplatných distribučních službách pro tiskové zprávy, ale nemusí mít takový dosah jako placené služby, a může vaše vydání poslat do irelevantních médií. Než se vydáte touto cestou, pečlivě zvažte možnosti a náklady každé služby.

Stojí za to rozvíjet vztahy s klíčovými mediálními výstupy pro vaše odvětví a publikum. Poté, co redaktor nebo reportér obdrží vaše vydání, může být ochotnější zvážit zařazení vašeho příběhu. Distribuce vašeho vydání do médií také není jediným způsobem, jak dostat slovo do vašeho příběhu. Zasílání tiskové zprávy zákazníkům a vysílání prostřednictvím sociálních médií může být také velmi efektivní a nákladově efektivní.

Můžete zaslat tiskovou zprávu e-mailem?

E-mailové tiskové zprávy jsou v dnešní době velmi běžné, dokonce preferované. Každá mediální zásuvka je však jiná. Pokyny k odeslání najdete na webu kanálu nebo publikace.

Jak byste měli s redaktory navázat na svou tiskovou zprávu?

Když jsem dělal public relations pro veletržní průmysl, pamatuji si, jak jsem volal redaktory a pobláznil je následnými hovory. Hej, právě jsem dělal svou práci. Ale pak, když jsem byl na druhém konci jako redaktor, mě přivádění následných hovorů vedlo k šílenství!

Pokud jste nenavázali vztah s redaktorem nebo reportérem, který by váš hovor uvítal, postupujte opatrně, když budete sledovat tiskovou zprávu, kterou jste odeslali. Jedinou věcí, kterou nechcete zjistit, je pověst škůdce. Při telefonickém sledování vždy používejte správnou obchodní etiketu.

Pokud si nevyzvedli vaše vydání ke zveřejnění nebo vás nekontaktovali ohledně dalších informací, je to známka toho, že pro ně nemáte nic zajímavého… alespoň dnes ne. Nenechte se odradit. Stále zasílejte zajímavé a relevantní příběhy do médií, která mají pro vás a vaše publikum největší hodnotu. Nenazývají to „vydělanými médii“ pro nic za nic!

Z redakce: Jak jsem se rozhodl, jaké tiskové zprávy budou spuštěny

Jako redaktor obchodních novin po více než 15 let uvádíme několik otázek, které by mě napadly, kdybych zvažoval použití hromady tiskových zpráv:

1. Má to místní význam? Jelikož publikace, kterou jsem editoval, byla lokální, místní zprávy byly na prvním místě.
2. Existuje termín nebo významné datum oznámení, které by diváci měli vědět?
3. Jsou zprávy relevantní a významné pro publikum nebo průmysl, v němž publikace slouží?
4. Je to skutečně novinka? Nebo by to mělo být zváženo pro prvky nebo výplňový materiál?
5. Je zdroj důvěryhodný?

© 2016 Heidi Thorne