Jak psát zásady a postupy pro vaše podnikání

Toto je průvodce, jak psát zásady a postupy pro vaše pracoviště.

David Livermore

Co je politika a postup?

Co je tedy politika a postup? Jednoduše řečeno, jedná se o podrobné pokyny, jak ve vaší organizaci něco udělat. Může to být něco obecného, ​​jako je to, co se očekává od všech zaměstnanců, nebo to může být způsob, jak splnit konkrétní pracovní úkol. Ať tak či onak, politika a postup mohou tyto myšlenky dostat na papír, aby je každý mohl vidět a sledovat.

Tento článek pojednává o následujících tématech:

• Co zahrnout do politiky a postupu
• Jak formátovat zásady a postup.
• Příklad jednoho
• Tipy
• Výhody a nevýhody používání zásad a postupů.

Co zahrnout do politiky a postupu

Níže je uvedeno, co je potřeba v každé politice a postupu.

• Záhlaví - mělo by obsahovat název vaší organizace, oddělení atd. Bude tak určeno, pro koho je postup určen.
• Název - Název postupu. Snažte se, aby to nebylo příliš dlouhé. Usnadněte si zapamatování a odkaz.
• Číslo procedury - slouží také pro snadnou orientaci. To umožňuje, aby postupy byly v určitém pořadí v knize, pořadači, online databázi atd. Nejen, že by měly být v číselném pořadí, mezi čísly procedur by měly být stejné mezery (tj. 100, 105, 110 atd.).
• Datum účinnosti - Datum, kdy byl postup poprvé uveden v platnost. Může být důležité při pokusu o stanovení časové linie pro určitý pracovní úkol.
• Datum revize - Pokud byly v postupu provedeny změny v jednom bodě, je třeba toto datum změnit na datum revize postupu. Díky tomu jsou všichni aktuální o aktuálních změnách.
• Zkontrolováno datum - Pokud byl postup zkontrolován, aby se zjistilo, zda je třeba provést nějaké změny, je nutné toto datum změnit. Nezáleží na tom, zda nebyly provedeny žádné změny, toto datum by mělo být změněno tak, aby bylo uvedeno při poslední kontrole.
• Autorizovaný - jméno osoby, která povolila uvolnění politiky a postupu. To by byl vedoucí oddělení nebo vedoucí.
• Zásady - To by mělo jít do toho, kdo, co, kdy, kde, proč a jak. Tato část by však měla být krátká. Měl by to být nanejvýš přehled toho, proč tato politika platí.
• Směrnice - Pokud je třeba něco udělat, nebo pokud existuje obecný pokyn, který musí osoba dodržet, mělo by to být ve směrnici. Nezahrnujte to, pokud není něco kritického, co si musíte hned všimnout.
• Postup - Toto bude většina vašich zásad a postupů. Poskytuje podrobný postup, jak dosáhnout toho, co diktuje politika.
• Číslo stránky - Na každé stránce by mělo být číslo stránky.
• Záhlaví stránky - Záhlaví stránky by měla obsahovat název a číslo postupu zásady a postupu.
• Iniciály - Mělo by to být iniciály poslední osoby, která zkontrolovala zásady a postup. Mělo by také obsahovat datum, kdy byla naposledy zkontrolována.
• Příklady - Budou na samostatných stránkách, které nebudou mít záhlaví, čísla stránek atd. Toto jsou příklady toho, co je popsáno v důležitých krocích postupu.

Jak formátovat zásady a postup

Při psaní zásad a postupů existuje několik základních pravidel:

• Písmo - Písmo by mělo být běžně používané a uznávané, ale není považováno za neprofesionální. Například Comic Sans je neprofesionální písmo.
• Velikost písma - Nanejvýš byste neměli mít během celého postupu používanou velkou velikost písma. Mělo by to být vždy konzistentní postup od postupu.
• Barvy - Barvy nejsou opravdu nutné. Postup by měl být na bílém pozadí s černým písmem. V příkladech však lze použít barvy.
• Mezery - Část procedury by měla být vhodně rozmístěna pro snadné čtení. Pokud mezi kroky nejsou mezery, text se spustí společně, když si někdo přečte zásady.
• Okraje - Měly by být vytvořeny na jakémkoli standardu ve vaší organizaci pro jiné dokumenty. Díky tomu mají uživatelé větší sklon tento postup číst a používat.

Níže jsou uvedeny doporučené požadavky na styling pro každou z výše uvedených kategorií.

• Záhlaví - Záhlaví by mělo být vždy uprostřed, tučně, velkými písmeny a na samém vrcholu zásady. Mělo by také mít písmo největší velikosti ve srovnání se zbytkem politiky a postupu.
• Název a číslo postupu - Oba by měly být na stejném řádku, protože se oba používají jako reference v zásadách a postupech. Mohou mít stejnou velikost nebo o něco menší než záhlaví, ale měly by být tučně a také velkými písmeny. Název by měl být zcela vlevo a číslo procedury zcela vpravo.
• Efektivní, revidované a zkontrolované datum - viděl jsem je udělat různými způsoby. Někdy jsou ve svém vlastním sloupci, zatímco jindy jsem je viděl v jejich vlastním řádku. Je to osobní preference, ale vždy by měly být pod nadpisem a měly by mít malé písmo. Stejně jako v předchozích kategoriích by měly být tučně a psány velkými písmeny.
• Autorizovaný - Může to být poslední řádek v horní části zásady a postupu. Mělo by to být tučně, velké a na levé straně dokumentu.
• Zásady - Mělo by existovat něco, co by naznačovalo, že zásady začínají v tomto bodě. Slovo „zásada“ je obvykle možné psát velkými písmeny a tučně, zatímco samotná zásada je vysvětlena ne tučným písmem ani bez velkých písmen. Také budete chtít zarovnat text v dokumentu.
• Směrnice - To je něco, čím obvykle chcete vyniknout, takže bude uvedeno tučně a velkými písmeny. Zarovnejte odstavec tak, aby vypadal dobře z hlediska politiky a postupu.
• Postup - Toto je nejtěžší část vysvětlit, protože je tak podrobně orientovaná. V zásadě budete chtít své kroky co nejvíce oddělit. Nechcete odstavce informací, chcete jednoduše sledovat text. Takže se rozdělte, jak jen můžete, pomocí různých druhů seznamů v různých odsazeních. Například A.1.ia, každý s jiným odsazením než před ním. Při přechodu na „B“ však musí být stejné odsazení jako „A“ před ním. Níže uvedený příklad ukáže skutečný příklad.
• Číslo stránky - Mělo by být vycentrováno v zápatí dokumentu. Buď udělejte číslo pro každou stránku, nebo zobrazte aktuální stránku a celkový počet stránek (tj. Stránka 1 ze 2). První stránka nemusí mít číslo stránky.
• Záhlaví stránky - Záhlaví stránky na každé následující stránce po první by mělo vypadat stejně jako u názvu a číslo procedury je na první stránce.
• Iniciály - Na samém konci každého postupu by osoba revidující / revidující postup měla uvést své iniciály a datum, kdy jej naposledy zkontrolovali / revidovali.
• Příklady - Jsou oddělené od psaného postupu. Mohou zahrnovat snímky obrazovky z programu, tabulky, které se mají zkontrolovat atd. V příslušném bodě postupu by se měl odkazovat na příklad (tj. Příklad A). V pravém horním rohu každého příkladu by pak měl být odkaz na to, o jaký příklad jde.

Nejlepší písmo pro zásady a postupy

Doporučuji čtyři písma:

1. Arial - Toto písmo je považováno za průmyslový standard pro většinu dokumentů. Mnoho počítačů používá toto písmo jako výchozí a je snadno čitelné. S tímto písmem se nikdy nemůžete pokazit.
2. Times New Roman - Další průmyslový standard. Používá se také jako výchozí písmo pro některé počítačové programy. Někteří lidé to považují za starý styl, který uznává první generace uživatelů počítačů.
3. Calibri - Pro jemnější přístup můžete použít toto písmo. Je to snadné pro oči a vyhlazuje vzhled dokumentu. Vzhledem k tomu, že zásady a postupy mohou být při čtení a zápisu nudné, mohlo by to být jedno z lepších písem, která lze použít.
4. Gruzie - Toto je neobvykle používané písmo, které však na vás může vyskočit. Považuji to za kříženec Arialu a Times New Roman.

Nepoužíval bych žádnou frontu, která je příliš obtížně čitelná nebo vypadá neprofesionálně. Pokud použijete neprofesionální písmo, nikdo nebude brát zásady a postup vážně.

Obrázek níže zobrazuje všechna čtyři písma v akci.

Příklady písem zmíněných výše.

David Livermore

Příklad politiky a postupu.

David Livermore

Formátování použité v příkladu výše uvedené zásady a postupu

Tato tabulka popisuje formátování, které jsem použil ve výše uvedeném příkladu. Používané písmo je Arial a text je implicitně nastaven na straně nechat, pokud není uvedeno jinak.

Kategorie	Formát
Záhlaví	14 bodů, tučné, střed
Titul	14 bodů, tučně
Číslo postupu	14 bodů, tučně
Termíny	12 bodů, tučné, střed
Autorizován od	12 bodů, tučné, střed
Politika	12 bodů. „Zásady“ jsou tučně, odůvodněno
Směrnice	12 bodů, tučně, odůvodněno
Postup	12 bodů, odůvodněno
Číslo stránky	10 bodů, střed
Záhlaví stránky	12 bodů, tučně
Iniciály	12 bodů

Tipy týkající se politiky a postupu

Zde je několik obecných tipů, které je třeba dodržovat, pokud jde o zásady a postupy.

• Postupy často kontrolujte. To, že napíšete postup, ještě neznamená, že je hotovo. Pravidelně se musíte vrátit a zkontrolovat, zda váš postup neobsahuje jakékoli změny. Někteří doporučují kontrolovat je každých pár let, ale pokud je to možné, rád je kontroluji každý rok. Kromě toho, když se v organizaci něco změní, což ovlivňuje postup, zásady a postup by se měly okamžitě změnit.
• Než bude postup k dispozici, nechte jej zkontrolovat. Požádejte několik lidí, aby zkontrolovali postup a ověřili, zda má smysl. Zahrňte do tohoto procesu nové i zkušené zaměstnance. Mohou poskytnout informace, které vás možná nenapadly. Pokud máte pravidelný výbor, který kontroluje postupy, je to ještě lepší.
• Nechte všechny potvrdit, že zkontrolovali postup, jakmile je uvolněn. Jakmile dokončím psaní nebo revizi postupu, odešlu jej všem svým zaměstnancům. Při kontrole to podepíší a uvedou datum. Rovněž posílám e-maily zaměstnancům, aby informovali o změnách zásad a postupů. Tímto způsobem mám dokumentaci, na kterou jsem každého upozornil. Ve velkých organizacích by to měli řešit nadřízení na úrovni týmu nebo sekce.
• Vytvořte obsah. Pokud nakonec vytvoříte mnoho zásad a postupů, vytvořte obsah, který usnadní vyhledání konkrétní zásady.
• Počkejte, až se nějaká kroutící místnost v proceduře. Od zaměstnanců by se nemělo očekávat, že budou dodržovat zásady a postupy až do písmene. Mělo by sloužit jako vodítko k dokončení práce. Dokud nedojde k žádným chybám a nebudou porušeny žádné zákony, může být při dodržení postupu povolena určitá volnost.
• Postup udržujte co nejkratší. Nezahrnujte všechny scénáře nebo situace, které by se mohly objevit. Pokud se něco stane jednou za rok, proč na tom vyvinout postup? To by mohlo být nejlépe doručeno v poznámce nebo e-mailu.
• Ověřte, že v rámci postupu neporušujete žádná pravidla ani zákony. Ve velkých organizacích budete možná muset při vypracování postupu ověřit, že zaměstnavateli nebo zaměstnanci neubližujete. V případě potřeby uveďte právní část, proč byla politika a postup vytvořena, v politické části postupu.
• Vygoogli to. Než začnete psát zásady, prohledejte online a zjistěte, zda podobné zásady nenapsala ani jiná organizace. Nepoužívejte plagiát postupu. Místo toho si ho jen přečtěte a vytvořte si svůj na základě myšlenek toho, kterého najdete.

Výhody použití politiky a postupu

Níže uvádíme výhody při vývoji politiky a postupu:

• Umožňuje jednotný způsob, jak dělat věci. Bez zavedení politiky a postupu by to lidem umožnilo dělat věci tak, jak chtějí. Mohly by udělat chyby nebo způsobit chyby v procesu. Politika a postup tento problém řeší.
• Eliminuje neustálé kladení otázek ze strany zaměstnanců. Jako supervizor dostávám neustále dotazy od svých zaměstnanců. Nyní, když jsou naše zásady a postup plně aktualizovány, mohu je jen nasměrovat na postup, jak odpovědět na jejich otázky. Někdy je však nutné objasnit postup.
• Zásady a postupy zajišťují odpovědnost zaměstnanců. Pokud bude postup proveden správně, může použití zásad a postupů udržet vaše zaměstnance na konkrétním standardu. Někdo nemůže říci, že si něčeho neuvědomoval, nebo nemá na co odkazovat. Díky zásadám a postupům informuje zaměstnance o tom, co se od nich očekává.
• Skvělé pro školení nových zaměstnanců. Když přijmu nového zaměstnance, strávím s ním první nebo dva dny úzkou spoluprací. Ukazuji jim hlavní část práce, ale pak odcházím. Jedinou věcí, kterou jim nechávám, je politika a postup. Jelikož mají otázky, směřuji je k tomuto postupu. Dozví se o práci a o tom, kam jít, pokud mají nějaké otázky. Navíc mě to osvobozuje dělat svou práci.
• Může stanovit cíle. Skvělá věc, že ​​máte písemné pracovní povinnosti, je, že může vašim zaměstnancům stanovit cíle. Postup může nastínit, co je třeba udělat a kdy to musí být jeden po druhém. Zaměstnanci to mohou považovat za cíl pro sebe ve snaze propagovat, získávat navýšení atd.

Nevýhody použití politiky a postupu

Níže jsou uvedeny nevýhody při vytváření politiky a postupu:

• Potlačí kreativitu. Zaměstnanci mají pocit, že nemají při rozhodování žádnou svobodu. Nebudou myslet mimo krabici ani nenajdou nová, kreativní řešení problému, pokud mají pocit, že musí vždy dodržovat stanovený postup. Svým zaměstnancům vždy říkám, že postupy mají být pokyny, nikoli tvrdá a rychlá pravidla. Jak úspěšně dosáhnete cíle, na tom nezáleží.
• Vyžaduje neustálé aktualizace, které mohou být časově náročné. Kdykoli se něco změní, někdo se musí vrátit k zásadám, aby ji přepracoval. Když se objeví nové pracovní povinnosti, někdo musí sepsat postup, jak na to. Je to velmi časově náročný proces. Každý týden se zabývám aktualizací, kontrolou nebo plánováním, jak aktualizovat zásady a postupy.
• Může potlačit růst organizace. Mnoho zaměstnanců se vrací k frázi, že něco „se vždy dělo tímto způsobem, tak proč to změnit?“. To není totéž jako zastavit někoho v kreativitě. Místo toho mohou zásady a postupy zadržet změny v organizaci, pokud má někdo dokument, který uvádí, že něco bylo vždy provedeno určitým způsobem.
• Zaměstnanci mohou krok v postupu interpretovat několika způsoby. Někdo může číst krok jedním způsobem, zatímco jiný může číst krok jiným způsobem, když pisatel postupu mohl znamenat něco úplně jiného. Slova na kousku papíru lze interpretovat. Když je tedy vyvinut postup, zejména zdlouhavý, měla by o něm existovat ústní komunikace.
• Jsou nudní psát. Někdy jsem několik dní za sebou psal a revidoval postup. Může to být velmi dlouhý a vyčerpávající proces, takže to není v mé práci ta nejzajímavější věc. Problém s tím, že je to nudné, je v tom, že jste náchylnější k chybám, a proto je důležité, aby zásady po každé revizi kontrolovalo více lidí.

© 2014 David Livermore