Jak psát lepší obchodní zprávy a prezentace

Představte si zprávy a prezentace jako cestu - pro vás a vaše publikum.

Pixabay (upraveno Catherine Giordano)

V podnikání jsme často vyzváni k napsání zprávy nebo poznámky nebo k prezentaci. Zde je několik tipů, které vám pomohou být efektivnějším komunikátorem.

Představme si tento úkol jako cestu. Jsou věci, které je třeba udělat na začátku cesty, co je třeba udělat, aby byla cesta jednodušší a příjemnější, a věci, které musíte udělat na konci cesty.

Tipy pro prezentace od začátku do konce

1. Začněte obrysem
2. Dej první věci na první místo
3. Přejděte od velkého obrázku k podrobnostem
4. Postupujte podle závěrů s podporou
5. Je v pořádku začít uprostřed
6. Používejte obyčejnou angličtinu
7. Buďte struční a přímí
8. Nezneužívejte Power Point
9. Zajistěte, aby formátování fungovalo dobře
10. Udělejte z bílého prostoru svého přítele
11. Pište pro své publikum
12. Spojte to dohromady shrnutím
13. Splňte svůj cíl

Dobře začněte s plánováním a organizací.

Pixabay (upraveno Catherine Giordano)

Zahájení cesty

Než se vydáte na cestu, možná budete chtít shromáždit informace - například prozkoumat možnosti dopravy a ubytování a získat brožury k cíli. Podobně první fází přípravy obchodní zprávy nebo prezentace je sběr a organizace informací o faktech a datech, které chcete zahrnout.

Zde je několik tipů, které vám pomohou začít.

1. Začněte obrysem

Uveďte všechny body, které chcete ve své zprávě, poznámce nebo prezentaci uvést. Seskupte je do tematických oblastí. Rozhodněte, které body jsou vašimi závěry a které jsou vašimi podpůrnými důkazy.

Toto je váš plán. Zmapujte svou trasu - jak se dostanete od začátku do konce. Jak budete postupovat, můžete najít lepší trasu, takže můžete během postupu provádět změny.

2. Dej první věci na první místo

Pokud plánujete výlet, musíte nejprve vědět, co musíte vědět, než budete moci pokračovat. Například byste se nerozhodli, jaké oblečení si zabalit, než se rozhodnete pro svůj cíl.

Stejně tak musí být ve zprávě uvedeny vaše body ve správném pořadí. Nezačínejte diskutovat o bodě, dokud nepředložíte všechny informace, které vaše publikum bude potřebovat, aby tomuto bodu porozumělo.

Pokud budete používat technický výraz, který by vaše publikum možná neznalo, měli byste tento pojem definovat, než jej zavedete do zprávy nebo prezentace.

3. Přejděte od velkého obrázku k podrobnostem

Pokud jste byli na výletě, začali byste s mezistátními, poté se přesunuli na státní silnice a nakonec dorazili do ulic města nebo polních cest.

Při psaní zprávy chcete začít s velkým obrazem - hlavními problémy, nejdůležitějšími body. Odtud se přesunete k podrobnostem a méně důležitým bodům.

4. Postupujte podle závěrů s podporou

Zde se vám bude hodit obrys.

Každý odstavec by měl začínat závěrem. Dále poskytnete důkazy, které tento závěr podporují. Každý závěr by měl mít dvě nebo tři podpůrná prohlášení.

Pokud máte dlouhý seznam podpůrných prohlášení, musíte svůj obrys přehodnotit. Možná se snažíte spojit dva nebo tři různé závěry do jednoho závěru. Pokuste se přeskupit své body do dvou nebo dokonce tří nadpisů, místo aby byly všechny pod jedním nadpisem.

5. Je v pořádku začít uprostřed

Když cestujete, nemůžete začít uprostřed cesty. Naštěstí, když píšete, je skvělé začít uprostřed.

Někdy máme blok spisovatelů. Prostě nemůžeme najít správný způsob, jak začít. Když k tomu dojde, podívejte se na svůj obrys. Najděte část, která vám nejvíce vyhovuje. Napište tu část. Jakmile to uděláte, zbytek bude často plynout snadno.

Části sestavy nebo prezentace můžete přeskupit později, abyste dosáhli správného toku.

Jděte do první třídy. Vždy pište stylově.

Pixabay (upraveno Catherine Giordano)

Cestování ve velkém stylu

Na výletě je vždy příjemné cestovat stylově - pokud si to můžete dovolit.

Naštěstí to nestojí víc, než psát stylově. Vždy byste měli psát stylově, protože to, jak píšete nebo mluvíte, může být stejně důležité jako to, co říkáte.

Zde je několik tipů, jak psát a prezentovat stylově.

6. Použijte prostou angličtinu

Zapomeňte na hlášky a žargon. Možná se snažíte znít jako zasvěcený nebo se snažíte zapůsobit na své publikum, ale nakonec to může znít jen pompézně.

Používejte běžný jazyk, kterému každý rozumí. Vezměte co nejvíce konverzační tón. Tato rada není určena pouze pro prezentace, ale také pro písemné zprávy a poznámky.

7. Buďte struční a přímí

Snažte se o to. Uveďte závěr a podpůrná prohlášení a poté pokračujte. Nebuďte opakující se. Prezentaci nepodkládejte. Nepřeplňujte to triky.

Pokud používáte grafy nebo tabulky, omezte množství informací o každém z nich na základní informace.

• Zkuste mít v grafu pouze jeden až tři sloupce - maximálně by mělo být pět. Zbývající data můžete kdykoli poskytnout v jiném grafu nebo tabulce.
• Čtenář nebo divák by měl být schopen přehledně zobrazit graf nebo tabulku. Podrobné tabulky můžete poskytnout v příloze zprávy nebo v samostatném letáku.

8. Nezneužívejte Power Point

Jen proto, že je software Power Point dodáván se spoustou zvonků a píšťal, neznamená to, že je musíte použít všechny v jedné prezentaci. Nechcete své publikum oslnit; chcete je informovat.

Udržujte snímky minimální. Někdy stačí jedno slovo nebo krátká věta. Účelem snímku je fungovat jako vodítko pro bod, který chcete udělat, a zaměřit pozornost publika na dané téma.

• Nechcete, aby vám lidé při čtení četli vaše snímky.
• Navíc, když je na snímku spousta textu, stane se text příliš malý na to, aby jej viděli lidé v zadní části místnosti.

Pokud dokončení bodu, který chcete udělat, trvá dva nebo tři snímky, opakujte záhlaví na každém snímku. Opakování záhlaví dává publiku vědět, že stále děláte stejný bod. Řekněme například, že chci nahlásit seznam údajů o prodeji na dvanácti hlavních trzích. Moje záhlaví je „Údaje o prodeji“ a zopakoval bych záhlaví pro každý snímek, na každém snímku jsou uvedeny pouze tři nebo čtyři trhy.

9. Zajistěte, aby formátování fungovalo dobře

Nenechte snímky nakonec vypadat „příliš zaneprázdněné“. Pokud chcete použít obrázky nebo speciální efekty, omezte je na minimum.

Rozhodněte se o schématu formátování a buďte jednotní ve své sestavě nebo prezentaci. Vaše závěrečná kontrola by měla zahrnovat kontrolu formátu.

• Použijte pouze jedno písmo. Pokud měníte velikost písma, buďte důslední. Například záhlaví může být ve větším písmu. Pokud ano, zkontrolujte, zda jste pro každé záhlaví použili písmo stejné velikosti.
• Používáte odsazení nebo odrážky? Pokud ano, zkontrolujte, zda je tento formát používán jednotným způsobem a zda je počet odsazených mezer stejný.
• Používáte v aplikaci PowerPoint speciální efekty? Pokud ano, vyberte pouze jeden speciální efekt a používejte jej konzistentním způsobem. Například mohou vyletět podpůrná prohlášení, ale ne záhlaví nebo závěry.

Pokud používáte formát osnovy, nepřekračujte dvě úrovně. Pokud tak učiníte, bude váš text tak daleko napravo, že to bude vypadat, jako by měl vypadnout ze stránky.

10. Udělejte z bílého prostoru svého přítele

Husté stránky textu nejsou čitelné. Bílá místa jsou jako malé odpočívadla u silnice.

Udržujte své odstavce krátké. Udržujte své grafy krátké. Pomocí odrážek započtěte podpůrná prohlášení ze závěrů.

Musíte své publikum vést k cíli.

Pixabay (upraveno Catherine Giordano)

Jak se dostat na místo určení

Jste téměř tam - už jen pár zastávek a vaše cesta je hotová.

Zde je několik tipů na „šťastné přistání“.

11. Pište pro své publikum

Psali jste pro své publikum? Zvažovali jste, co už vědí a co chtějí vědět? Řešili jste nějaké nesprávné vnímání, které by mohli mít? Říkáte jim informace, které budou rádi slyšet, nebo vás budou chtít vyvrátit?

Zkontrolujte svůj text s ohledem na tyto otázky a podle potřeby proveďte změny. Chcete předvídat otázky a námitky a odpovídat na ně v průběhu zprávy nebo během prezentace.

12. Spojte to dohromady shrnutím

Shrnutí není místem pro opakování údajů zobrazených v hlavní části zprávy nebo prezentace. Je to místo k převyprávění příběhu. Je to místo, kde to spojit dohromady.

V písemné prezentaci bude souhrn obvykle předcházet textu. V prezentaci to přijde na konci. Je to shrnutí.

Nepoužívejte čísla v souhrnu. Místo toho uveďte význam za čísly. Vydejte se na hlavní body a diskutujte o důsledcích informací, které jste poskytli.

Fakta nemusíte uvádět ve stejném pořadí, jaké jste použili pro zprávu. To je rehabilitace, ne shrnutí. Uveďte fakta v pořadí, které nejlépe vypráví příběh. Odstraňte tangenciální nebo nedůležité informace.

Pomocí shrnutí vysvětlete jakékoli rozpory v datech. Pokud nemůžete vysvětlit rozpory v datech, nejste připraveni odeslat zprávu nebo předložit prezentaci. Pracujte s daty, dokud nenajdete odpovědi.

13. Splňte svůj cíl

Kam chcete, aby vaši čtenáři a posluchači šli? Je vaším cílem prosazovat postup? Chcete, aby vaše publikum dospělo k určitému závěru?

Možná jste si stanovili cíl, než jste začali psát, ale někdy není cíl jasný, dokud nepracujete s daty. Až dokončíte svůj první koncept, zkontrolujte svou práci a upravte, abyste dosáhli svého cíle.

Představte si, že své publikum berete za ruku a vedete je krok za krokem tam, kam chcete. Když se dostanete ke svým konečným závěrům nebo doporučením, chcete, aby vaše publikum kývlo ano, ano, ano. Přivedli jste je přesně tam, kam chcete.

Vyprávíte příběh, ne chrlíte spoustu dat. Diváci by měli být schopni vidět, jak všechny části příběhu do sebe zapadají. Stejně jako děj příběhu, každá informace vede ke konci.

Při představování každého nového faktu ukažte, jak to zapadá do ostatních dříve uvedených faktů.

Je čas oslavit skvělou práci.

Pixabay (upraveno Catherine Giordano)

Užij si výlet

Pokud jste postupovali podle výše uvedených rad, budete se cítit sebevědomě, když předložíte svou zprávu nebo poznámku nebo když předložíte svou prezentaci. Stejně důležité je, že vaše publikum bude šťastné.

Takže teď můžete mít ten mai-tai na pláži. Zasloužil sis to.

© 2016 Catherine Giordano

Vítám vaše dotazy a připomínky.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floridě 12. září 2016:

Děkuji Larry Rankin. Jsem rád, že se ti to líbílo.

Larry Rankin z Oklahomy 12. září 2016:

Skvělá analýza procesu.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floridě 25. srpna 2016:

teahes12345 Je tak skvělé, když mi učitel říká, že moje esej o psaní lepších zpráv a prezentací (zejména Power Point) je užitečná. Část, která se mi nejvíc líbí, je ta, která se týká pohledu na reportáž nebo prezentaci jako cesty a spisovatele / moderátora jako průvodce, který vede publikum k závěru.

Dianna Mendez 25. srpna 2016:

Vaše tipy na Powerpoint mi přišly vynikající. Toto je informace, kterou jsem studentům poskytl k prezentacím, a pomáhá poukázat na hlavní body. Váš článek poskytuje čtenářům cenné informace, které povedou k úspěchu.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floridě 21. srpna 2016:

AudreyHowitt: Děkuji, že jste mi dali vědět, že se vám líbí dovednosti, které jsem učil v tomto článku.

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floridě 21. srpna 2016:

heidithorne: Moc děkuji za projev vašeho uznání. Jsem rád, že vám jeden z mých tipů připadal užitečný.

Audrey Howitt z Kalifornie 21. srpna 2016:

Jaký poučný článek - existuje velká dovednost v efektivních obchodních prezentacích -

Heidi Thorne z oblasti Chicaga 21. srpna 2016:

Několik skvělých tipů na snímky PowerPoint a prázdné místo. Sdílení zde na HP!

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floridě 21. srpna 2016:

ChitrangadaSharan: Děkuji za komentář. Zdá se, že jste o tom už většinu věděli, ale doufám, že jste si vybrali tip nebo dva. Jak říkáte, psaní dobrých zpráv a prezentací je důležitá obchodní dovednost.

Chitrangada Sharan z Nového Dillí v Indii 21. srpna 2016:

Obchodní prezentace je dovednost, kterou má mnoho profesionálů, zatímco ostatní se ji učí na základě zkušeností.

Velmi pěkně jste bod po bodu vysvětlili, jak psát lepší zprávy a prezentace. Opravdu působivé.

Jsem si jist, že to pomůže mnoha zainteresovaným odborníkům.

Děkuji za sdílení!

Catherine Giordano (autorka) z Orlanda na Floridě 21. srpna 2016:

FlourishAnyway: Souhlasím. Příliš rušné prezentace aplikace PowerPoint jsou více otravné než poučné. Úkolem řečníka je vyplnit podrobnosti. Text v aplikaci PowerPoint slouží pouze k soustředění pozornosti diváka na dané téma. Fotografie by se měly používat pouze v případě, že do prezentace něco přidají, nejen kvůli tomu, aby byly obrázky k dispozici. Děkuji za Váš komentář.

FlourishAnyway z USA 21. srpna 2016:

Skvělé tipy pro obchodní zprávy a prezentace. Jedním z mých mazlíčků je zaseknutý snímek aplikace PowerPoint, který je tak zaneprázdněný, že pozornost publika je přesměrována spíše na čtení než na poslech. Žádný důvod pro mluvčího.