Jak uspořádat své finanční záznamy

Rok co rok jsem žil se stresem neuspořádaných hromádek papíru roztroušených po domě. U vchodu, v kuchyni a na mém stole byly sem a tam malé hromádky. Měl jsem systém doručené pošty / odeslané pošty, ale nefungoval efektivně. Účty by se ztratily, prohlášení se do jejich spisů dostávala jen zřídka a já jsem nikdy nemohl najít, co jsem potřeboval, když jsem to potřeboval. Nejzákladnějším způsobem nebyly moje finance správně organizovány.

Efektivní správa vašich financí vyžaduje systém pro sledování všech vašich účtů, finančních výkazů, pojistných smluv a dalších důležitých papírování. Nevyžaduje, abyste ukládali každý kousek papíru, účtenky nebo směnky, který vám projde rukama. Níže je uveden průvodce, který vám pomůže určit, čeho se musíte držet a co můžete skartovat. Jakmile budete mít jasno v těchto požadavcích, můžete vyčistit staré soubory a hromádky papírů a nastavit systém, který je rychlý a jednoduchý na každodenní udržení kroku.

Domácí registrační systém

Co by mělo být podáno? Co by se mělo hodit?

Většina z nás ušetří příliš mnoho papírování, což se stává zátěží pro správu. Není nutné ukládat každý příjem z bankomatu nebo účet za kabel. Jak často jste je potřebovali pro referenci? Zvykněte si každý den projít celou poštu a zbavit se všeho, co nepotřebujete. Neustále zůstaňte na vrcholu toku papíru do domu, do kanceláře nebo na stůl.

Jakmile vytvoříte funkční systém, bude jeho udržování v pořádku každý den trvat jen několik minut.

Zde je rychlý pohled na některé finanční dokumenty, které musíte pověsit a archivovat, a ty, které můžete hodit. Při „házení“ mějte na paměti, že skartace a recyklace jsou nejzodpovědnější cestou - pro vaši ochranu identity a planetu.

• Výplatní stuby: Jakmile zkontrolujete přesnost výplatních stubů, nejsou nutné. Poslední si můžete uložit, pokud ji při žádosti o půjčku potřebujete jako doklad o zaměstnání.
• Bankovní výpisy, zrušené kontroly: Ukládejte a ukládejte bankovní výpisy za celé tři daňové roky. Budou potřebné, pokud budete auditováni a mohou sloužit jako potvrzení k prokázání zaplacených účtů. Zrušené šeky by měly být uloženy po dobu nejméně jednoho roku. Pokud prohlášení a kontroly již nejsou relevantní, spálte je nebo je skartujte.
• Účty: Není třeba ukládat účty za měsíce nebo roky. Když přijde účet, zkontrolujte, zda vám byla připsána poslední platba, a poté starý účet zahoďte nebo skartujte. Uložit pouze nejnovější.
• Výpisy z kreditní karty: Stejně jako u účtů za služby si ověřte, zda vám byla připsána částka za poslední platbu, a ponechejte si pouze nejnovější výpis. Není třeba zalepovat soubory starými výpisy z kreditních karet, pokud tyto karty nebyly použity pro daňové uznatelné výdaje.
• Pojistné politiky a účty: Uchovávejte je po dobu, kdy jsou aktuální a účinné. Zrušené zásady a související prohlášení lze hodit.
• Vkladové listy, stvrzenky z debetních karet a bankomaty: Ukládejte je pouze do doby, než dorazí váš další bankovní výpis, abyste je mohli zkontrolovat a ověřit částky. Dokud nepředstavují daňově uznatelný náklad a nebudou potřeba jako důkaz pro warrany, můžete je hodit.
• Záznamy o majetku: Záznamy o nemovitosti je třeba uchovávat po dobu vlastnictví. Pokud existuje šance, že záznamy budou potřebné pro daňové účely, uložte je po převodu vlastnictví nebo prodeji.
• Investiční záznamy: Všechny investiční záznamy a bankovní výpisy související s investicemi by měly být uloženy. Pokud jsou vaše výroky kumulativní, můžete si ponechat jen ty nejnovější a skartovat zastaralé doklady.

Udělejte si čas projít veškerým papírem - včetně starých souborů - a vyčistit vše, co již není potřeba. Díky tomu bude úkol organizovat vaše finanční záznamy jednodušší a méně přeplněný. Nakonec budete mít organizovaný registrační systém, který vám umožní okamžitě najít to, co potřebujete.

Plátce účtů, domácí finanční organizační sada.

Nastavit registrační systém

Existuje několik různých druhů registračních systémů, které je třeba zvážit. V závislosti na vašich potřebách může být vyžadováno cokoli od přenosného akordeonového pořadače po malou kartotéku. Jakmile odstraníte všechny přebytečné finanční doklady, vyhodnotte, kolik místa budete potřebovat k uložení zbývajících souborů. Jděte jen o něco větší, než aktuálně potřebujete, takže se nemusíte starat o to, že se později přesunete do většího systému, a můžete rychle a snadno ukládat dokumenty.

Pro každou kategorii používám jednoduchý tradiční archivační systém s kartami (obecné kategorie viz výše). Navíc mám samostatné soubory pro uložení důležitých dokumentů pro každé z mých dětí, účty za lékařskou péči a pojištění. Každá pojistná smlouva a související prohlášení mají také svůj vlastní soubor.

Vytvořte stanici pro placení účtů. Může to být jednoduchý malý úložný box obsahující vše, co potřebujete k zaplacení účtů, organizátor souborů na ploše nebo organizační produkt založený na kalendáři navržený speciálně pro tento úkol. I když většinu svých účtů zaplatíte online, budete nevyhnutelně muset platit zvláštní účty „staromódním“ způsobem a požadovat na vhodném místě šekovou knížku, známky atd. Místo jediného souboru „k zaplacení“ používám systém založený na kalendáři. Placení co největšího počtu účtů online pomáhá udržovat papír na minimu a já si mohu označit svůj kalendář i pro tyto splatné platby.

Dokumenty, které by měly být uloženy v trezoru

Pro jistotu zvažte uložení následujících důležitých, často nenahraditelných dokumentů do pronajaté bezpečnostní schránky nebo do protipožárního trezoru ve vaší domácnosti.

• Rodné, úmrtní a oddací listy
• Dokumenty o vypořádání, úschově a rozvodu
• Osvědčení o přijetí nebo občanství
• Listy vlastnictví, tituly motorových vozidel
• Akcie, spořicí dluhopisy v USA
• Smlouvy o hypotéce a pozemku nebo jakékoli právně závazné dohody
• Vojenské doklady
• Patenty, autorská práva
• Seznam vašeho domácího inventáře včetně fotografií a účtenek.

V případě nouze

Jste jediný ve své rodině, kdo zpracovává platby za účet a finanční podání? Dokázal by váš manžel nebo jiná milovaná osoba ve vaší nepřítomnosti najít potřebné doklady?

Udělejte si čas na vytvoření souboru „V případě nouze“, který vysvětlí váš systém, objasní, kde jsou uloženy důležité právní a pojistné informace, a pokyny, jak zjistit, co může být v případě nouze zapotřebí. Uveďte důležitá telefonní čísla, například čísla na vašeho účetního, právníka a investičního makléře. Označte soubor jasně, aby ho bylo možné snadno najít ve vaší nepřítomnosti. Pravidelně jej aktualizujte.

Udělejte závazek

Klíčem k tomu, aby fungoval jakýkoli registrační systém a aby byly vaše finanční záznamy dobře organizovány, je závazek držet krok s ním každý den. Jakmile je váš systém k dispozici, věnujte každý den několik minut třídění pošty, ukládání výpisů a mějte aktuální informace o svých fakturách.

Brzy si vytvoříte návyk, který je nezbytný pro vaše dlouhodobé finanční zdraví a snížíte část stresu generovaného správou vašich financí.

Užitečné video o tom, jak uspořádat papírování