Jak pořádat efektivní schůzky v práci

Jak zabránit tomu, aby schůzky byly ztrátou času

Setkání jsou jedním z nejčastějších způsobů, jak lidé v práci navzájem komunikují. Po správném jednání mohou schůzky omezit nedorozumění, vytvářet nové nápady, posilovat společné cíle týmu a řešit problémy. Ve většině organizací jsou schůzky důležitou součástí rozhodovacího procesu. Chytrý vůdce však také ví, že pokaždé, když svolá schůzku, jsou jeho zaměstnanci odváděni z práce, na kterou byli najati. Pokud schůzky nejsou řádně naplánovány a provedeny, mohou lidi nechat frustrovanými, považovanými za samozřejmost a přepracovanými.

Účastníci by měli odcházet ze schůzek s pocitem síly a inspirace, nikoli zmatení a rozčarovaní. Zde je několik tipů a návrhů, které vám pomohou vést efektivní a příjemná setkání na pracovišti. Při pečlivém plánování schůzky končí tím, že každý má pocit, že bylo dosaženo něčeho smysluplného.

Efektivní schůzky začínají výběrem správného prostoru pro shromáždění. Nezapomeňte si rezervovat konferenční místnost v dostatečném předstihu, aby byla k dispozici, když ji potřebujete.

9 způsobů, jak uspořádat efektivní a produktivní pracovní setkání

1. Vyberte správné místo pro schůzku.

Vyberte si správné místo schůzky a ujistěte se, že jste si ji rezervovali s přiměřeným časovým odstupem před a po schůzce, abyste mohli připravit místnost, pozdravit hosty a následně odpovědět na jejich otázky. Vytvořením prostoru před hlavní částí schůzky a po ní se vyhnete nepříjemným situacím, kdy se lidé objeví dříve, než budete připraveni, nebo schůzka běží přesčas a musíte si pospíšit z místnosti, aby se skupina naplánovala poté, co můžete začít včas.

2. Pochopte, jaký typ schůzky budete mít (a dodržujte tento cíl).

Bude se jednat o společnou schůzku, na které se bude od každého očekávat účast na diskusi, nebo se bude jednat o schůzku, na které budete mluvit nejvíce? Obecně lze říci, že existují tři hlavní typy schůzek založených na toku informací.

Setkání pro šíření informací: Vedoucí představí fakta, vysvětlí nový směr politiky nebo předvede postup nebo postup. Po hlavní prezentaci může být čas pro účastníky klást otázky, ale informace většinou proudí shora dolů.
Setkání shromažďování informací: Vedoucí hledá vstupy a zpětnou vazbu od účastníků. Například mohou být požádáni předsedové podvýborů, aby poskytli zjištění své skupiny. Nebo možná vedoucí schůzky potřebuje nápady, které by pomohly zlepšit výrobní nebo administrativní procesy, a chce dát zaměstnancům příležitost nabídnout své nápady. Na tomto typovém setkání je tok informací od účastníků skupiny až po vedoucího.
Kolaborativní setkání: Brainstormingová setkání, interaktivní workshopy, strategické plánování a setkání, jejichž účelem je generovat nápady k řešení problému nebo vypracovat plán směřující vpřed, vyžadují vzájemný tok informací tam a zpět. V těchto typech relací vůdce schůzky často slouží jako pomocník, který udržuje věci v chodu a směruje tvůrčí energii skupiny do užitečných řešení, která slouží celé organizaci.

3. Rozdejte předem agendu.

Zasláním agendy všem účastníkům schůzky předem se lidé mohou řádně připravit na svou roli. Budou vědět, o jakých problémech se diskutuje, o kterých sekcích se od nich očekává, že budou hovořit, a o tom, kdo další na schůzi bude. Je prostě neprofesionální a neúčinné očekávat, že se lidé dostaví na schůzku, na kterou se nemohou připravit. Pořádáte obchodní schůzku, ne překvapení, takže poskytněte jasné informace.

4. Pozvěte ty správné lidi.

Už jste někdy seděli na schůzce a přemýšleli, proč jste tam proboha byli? Probírané problémy nemají vliv na vaše oddělení, nemáte zkušenosti nebo odborné znalosti potřebné k přispění do diskuse nebo máte krátký termín pro vlastní projekt oddělení a nemáte čas nazbyt. Ano, bohužel někteří manažeři plánují schůzky s uvažováním „čím více, tím veselější“ a místo toho, aby pozvali jen lidi, kteří nejvíce potřebují diskutovat o problémech na pořadu jednání, je rozesláno všeobecné pozvání a lidé ze všech koutů organizace Očekává se, že se zúčastní.

Pokud chcete naplánovat efektivní schůzku, buďte při vytváření seznamu účastníků selektivní. Jedním ze způsobů, jak rozhodnout, zda by se někdo měl schůzky zúčastnit, je položit si otázku, zda daná osoba bude nebo nebude muset provést některá z rozhodnutí učiněných na schůzce. Pokud je odpověď ano, zahrňte tuto osobu do seznamu pozvaných.

Nejúčinnější plánovači schůzek jsou ti, kteří si cení času svých účastníků stejně jako oni sami.

5. Nastavte tón na začátku.

Přijďte dříve a nechte si své materiály uspořádat před zahájením schůzky. Nastavte a otestujte své AV zařízení dříve, než začnou účastníci přicházet. Než projdou dveřmi zasedací místnosti, měli jste mít čas udělat rychlou kontrolu péče a pak být připraveni je přivítat přátelským úsměvem a příjemným pozdravem. Uklidněte své účastníky schůzky a ujistěte se, že vědí, že je jejich přítomnost oceněna --- když schůzka začne, budou s větší pravděpodobností věnovat pozornost a zůstat v kontaktu s tím, o co jde.

6. Vyberte správnou konfiguraci místnosti pro schůzku.

Typ schůzky, kterou pořádáte (poskytování informací, přijímání informací nebo řešení problémů), vám pomůže rozhodnout se, jak připravit stoly a židle. Například na schůzce poskytující informace, kde jedna osoba dělá nejvíce --- ne-li všichni --- řečeno, by bylo vhodné uspořádat stoly a židle ve třídě tak, aby účastníci směřovali dopředu. Na schůzce, která je interaktivnější, například na schůzce při řešení problémů, kde chcete, aby lidé mohli mluvit a poslouchat jeden druhého, by pak nastavení podkovy (čtverec nebo obdélník se sedadly a židlemi na třech ze čtyř stran) být vhodný.

7. Ujistěte se, že jste správně odpočatí a plní energie.

Jako vedoucí schůzky nastavujete tón, jak bude schůzka probíhat. Pokud dusíte zívnutí nebo mícháte po místnosti, jako by vám ubývaly baterie, nemůžete očekávat, že ostatní v místnosti zůstanou zasnoubení a zajímají se o to, co říkáte.

8. Zajistěte vhodné občerstvení.

Pokud máte dlouhou schůzku, která vám zabere většinu dopoledne nebo odpoledne, vždy, když je to možné, je dobré zajistit nějaké lehké občerstvení, jako je čaj, káva, ovoce a čajové sušenky, které lidem pomohou příliv a odliv. Přinejmenším zajistěte vodu. Pokud nemůžete poskytnout občerstvení, nezapomeňte si během schůzky odpočinout, aby si lidé mohli dát vlastní občerstvení nebo si něco vzít z kávového kiosku.

9. Získejte další praxi v tom, jak organizovat efektivní schůzky, absolvováním kurzů a výcvikových programů.

Tipy a návrhy uvedené v tomto článku, jak vést efektivní schůzku, byly inspirovány organizací, která již téměř 100 let vyučuje mluvení a vůdčí schopnosti: Toastmasters International. Na schůzce Toastmasters se nejen naučíte, jak uklidnit své obavy z rozhovoru s publikem, ale také se naučíte plánovat a vést schůzku, efektivně řídit čas, vyrušovat a poskytovat smysluplnou zpětnou vazbu a podporu svým kolegům. Dokonce se naučíte, jak se uklidnit a myslet na nohy, když to nejde podle plánu.

Rozvíjením svých dovedností v oblasti plánování schůzek a akcí v rámci vašeho trvalého závazku k profesionálnímu rozvoji se budete připravovat na úspěch, když budete postupovat vpřed ve své kariéře. Kdo nemá rád zaměstnance, který dokáže mistrovsky spojit příjemné a produktivní setkání?