Jak naformátovat a napsat profesionální obchodní dopis

Obchodní dopis je pro některé každodenní rituál.

Petar Miloševi? (Vlastní práce), CC-BY-SA-3.0, přes Wiki Commons

Obchodní komunikace je klíčem k fungování ziskové a respektované společnosti. Obchodní dopis je každodenním rituálem mnoha podniků a jejich zaměstnanců. Obchodní dopis může uzavřít nebo přerušit obchodní dohodu a dobře napsaný dopis je samozřejmě schopen dohodu uzavřít.

Ukázkový formát profesionálního obchodního dopisu. Čísla označují hlavní součásti obchodního dopisu.

Teresa Coppens, 2012

Hlavní součásti skvělého obchodního dopisu

Existuje deset hlavních součástí velkého obchodního dopisu:

Adresa odesílatele
datum
Adresa příjemce
Dobrý první dojem (pozdrav)
Důvod psaní (tělo dopisu)
Končící k písmenu
S odkazem na budoucí kontakt
Uzavření dopisu
Přílohy
Iniciály písařů

1. Adresa odesílatele

Tato součást je často součástí hlavičkového papíru společnosti. Pokud však nepoužíváte hlavičkový papír, adresa odesílatele se zobrazí zarovnaná vlevo o dva palce od horní části stránky. Uveďte pouze poštovní adresu, město a poštovní směrovací číslo, za nímž následuje kontaktní telefonní číslo, faxové číslo a e-mailová adresa, jsou-li k dispozici. Vhodné písmo pro váš dopis by mělo být snadno čitelné a formální. Široce přijímané písmo je Times New Roman, velikost 12, což je konzervativní písmo.

2. Datum

Tato součást slouží k označení data, kdy byl dopis napsán. Pokud vám psaní dopisu trvalo několik dní, použijte datum, kdy byl dopis dokončen. Při psaní do společností ve Spojených státech použijte americký formát data, který se umístí měsíc před dnem (12. dubna 2012). Dateline by měl být zarovnán vlevo a měl by se objevit jeden řádek pod adresou odesílatele.

3. Adresa příjemce

Za adresou odesílatele a adresou příjemce ponechejte jeden prázdný řádek, který by měl být také ponechán zarovnaný. U mezinárodních adres zadejte do posledního řádku velkými písmeny název země. Pokud je to možné, měli byste napsat konkrétnímu jednotlivci. Zavolejte společnosti nebo promluvte se zaměstnanci společnosti, pokud nemáte jméno dané osoby. Uveďte přesný osobní titul, jako je paní, paní, pan nebo dr. Máte-li pochybnosti o tom, zda žena preferuje osobní titul, použijte paní

4. Dobrý první dojem (pozdrav)

Váš první dojem na čtenáře bude pozdravem vašeho dopisu. Ujistěte se, že jméno a titul osoby jsou přesné a jsou napsány správně. Pokud nebylo možné zjistit použití jména osoby, „Vážený pane nebo paní:“ Pokud si nejste jisti pohlavím dané osoby, můžete při oslovení použít celé jméno. Například můžete napsat Dear Chris Williams: pokud jste si nebyli jisti Chrisovým pohlavím. Jméno ve vašem pozdravu by mělo být stejné jméno, jaké se používá pro adresu příjemce. Po oslovení nechte jeden prázdný řádek.

5. Důvod pro napsání obchodního dopisu (tělo dopisu)

Obchodní dopisy lze psát z mnoha důvodů, například:

Poptávka (požádat o informace)
Žádost (požádat někoho, aby něco udělal)
Omluva (omlouvám se)
Stížnost (stížnost na problém)

Při psaní dotazu nebo žádosti můžete na začátku dopisu říci: „Mohli byste…“ nebo „Byl bych vám vděčný, kdybyste…“ Při podávání špatných zpráv nebo při omluvě byste měli být taktní a zdvořilí s uvedením důvodu kvůli problému. „Bohužel nebudeme schopni vaši objednávku zpracovat včas kvůli…“ nebo „Bohužel se s vámi v tuto chvíli nebudeme moci setkat kvůli drtivým předchozím závazkům.“

Při psaní dopisu použijte blokový formát. Neodsazujte odstavce, ale oddělte jednotlivé mezery. Mezi odstavci nechejte jedno prázdné místo. Při psaní obchodního dopisu je velmi důležité pamatovat na to, že stručnost je klíčová. V prvním odstavci otevřete přátelským způsobem a poté písemně uveďte svůj účel. Následující odstavec by měl poskytnout podrobnosti odůvodňující důvod psaní. Třetí odstavec může poskytnout základní informace a podpůrné podrobnosti.

6. Ukončení obchodního dopisu

Závěrečný odstavec by měl přeformulovat účel dopisu a v případě potřeby požadovat nějaký druh akce. "Prosím, kontaktujte nás, pokud máte nějaké další dotazy." "Rád bych se s vámi setkal, abyste si o této záležitosti mohli ještě promluvit." Pokud mají být přiloženy dokumenty, mělo by to být uvedeno v závěrečném odstavci. "V příloze naleznete…"

7. Umožnění budoucího kontaktu

Závěrečný odstavec by měl také odkazovat na budoucí kontakt, například „Těším se na setkání s vámi příští středu.“

8. Uzavření dopisu

Závěr vašeho dopisu závisí na vašem vztahu s příjemcem. „Vaše věrně“ je mnohem formálnější než „Vaše upřímně“. Pokud je vám čtenář dobře známý, lze použít výraz „S pozdravem“. Po příslušném uzavření, následovaném čárkou, ponechejte pro podpis čtyři řádky a poté zadejte své jméno a pozici.

9. Přílohy

Pokud jsou krabičky součástí dopisu, uveďte to napsáním „Příloha“. jeden řádek pod uzávěrkou. Pokud je zahrnuto několik dokumentů, je vhodné každý dokument pojmenovat.

10. Iniciály písařů

Pokud jste dopis složili, ale někdo jiný jej napsal, nebo jste dopis napsali pro někoho jiného, objeví se po přílohách iniciály písařky. Pokud jste odesílatel a sami jste dopis napsali, vynechejte iniciály písaře.

Nepospíchej!

Profesionální obchodní dopisy se řídí formálním obrysem, který jim dodává vyleštěný vzhled. Obsah je však nejdůležitější funkcí, která zajistí pozitivní výsledek účelu vašeho dopisu. Je bezpodmínečně nutné, aby váš pravopis a gramatika byly neposkvrněné. Před odesláním proto svou práci dvakrát nebo třikrát zkontrolujte. Ujistěte se, že vaše formulace je zdvořilá, taktní a věcná. Manažeři mají časová omezení a je nepravděpodobné, že stráví čas čtením próz, které se pohybují a trvá příliš dlouho, než se dostanou k věci. Udělejte si čas a postupujte podle pokynů v tomto článku a pečlivě upravte svůj výstižný obsah. Výsledkem bude profesionální dopis.